Grunddaten
In den Grunddaten definieren Sie die Grundeinstellungen des Projekts, die für Auswertungen oder die weitere Bearbeitung wichtig sind.
Hier können Sie auch oben rechts Projektpläne, Sales Stage, Umsatzforecast und RAS / Restaufwandsschätzung verwalten.
Die Grunddaten sind für das Projekt und alle Unterprojekte verfügbar. Sie navigieren über das erweiterte Menü oben links durch die Projektstruktur.
Die Einstellungsmöglichkeiten in den Grunddaten sind:
- Mandant
- Kunde (um den Kunden zu verändern, kopieren Sie das Projekt in den gewünschten Kunden)
- Ansprechpartner (Ansprechpartner beim Kunden für das Projekt)
- Projektteam (alle Mitglieder werden automatisch zur Zeiterfassung auf das Projekt berechtigt)
- Rechnungsadresse (abweichende Rechnungsadresse)
- Rechnungsansprechpartner (Ansprechpartner beim Kunden für die Rechnung)
- Mehrwertsteuer
- Projekttyp (welche Art von Projekt wird umgesetzt)
- Projektverantwortlicher (Ansprechpartner intern für das Projekt)
- Daten (Projektsprache Deutsch oder Englisch, das Sprach-Drop-Down in der Fußzeile wird deaktiviert)
- externe Projektbeschreibung (Projektbeschreibung für den Kunden)
- interne Projektbeschreibung (Projektbeschreibung für Projektverantwortlichen)
- Projekt schreibgeschützt (das Projekt kann nicht verändert werden, nur ein Super User oder derjenige, der den Schreibschutz aktiviert hat, kann ihn wieder deaktivieren)
- Freigabestatus (Freigabestatus des Projekts)
- Projekt beauftragt (nur in einem beauftragten Projekt können Rechnungen geschrieben werden)
- Projektstatus (in welchen Status befindet sich das Projekt)
Abb.: Standardansicht des Grunddaten-Reiters
Projektstruktur anlegen und bearbeiten
Mit einen Klick auf das erweiterte Menü oben links können Sie das Projektmenü aufrufen.
verschiedene Status innerhalb des Projektes
Wird im erweiterten Menü neben dem Projektnamen ein rotes Ausrufezeichen angezeigt, sind Unterprojekte vorhanden die einen anderen Status haben wie das Hauptprojekt.
Sie können sich Unterprojekte mit einem beliebigen Status oder alle Unterprojekte anzeigen lassen, indem Sie bei dem Unterprojekt rechts auf den schwarzen Pfeil klicken und unter Status wählen zeige alle auswählen.
Wenn Sie für alle Unterprojekte den gleichen Status wie beim Hauptprojekt wünschen, können Sie den Status im Hauptprojekt beliebig ändern, speichern und anschließend wieder den gewünschten Status wählen und speichern. Alle Unterprojekte sind jetzt mit dem gleichen Status versehen.
Mit einem Klick auf ein Unterprojekt gelangen Sie in die Grundeinstellungen der Unterprojekte. In den Grundeinstellungen der Unterprojekte können Sie diese auch für die Stundenerfassung sperren.
Mit einen Klick auf den Pfeil der erscheint, wenn Sie das Projekt berühren, eröffnen sich mehrere Möglichkeiten das Projekt zu bearbeiten.
- Unterprojekt hinzufügen
- Unterprojekt/Kalkulationsposition aus Preisliste hinzufügen
- Projekt bearbeiten
- Projekt löschen
- erweiterte Einstellungen (Detaileinstellungen)
- Aufgabe erstellen (Projektaufgabe wird erstellt)
- individuelle Kundenfelder
- Status wählen
Abb.: Ansicht des erweiterten Menüs auf Projektebene
Mit einem Klick auf den Pfeil der erscheint, wenn Sie das Unterprojekt berühren, eröffnen sich mehrere Möglichkeiten das Unterprojekt zu bearbeiten. Diese sind:
- Unterprojekt hinzufügen
- Unterprojekt bearbeiten
- Unterprojekt löschen
- Aufgabe zum Unterprojekt erstellen
- erweiterte Einstellungen
- Unterprojekt kopieren
- Kalkulationsposition hinzufügen
Abb.: Ansicht des erweiterten Menüs auf Unterprojektebene
Weitere Individualisierung
In der Fußleiste finden Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten.
- Mitarbeiterstundensätze
- Projektteam
Ein Klick auf den Button Mitarbeiterstundensätze ermöglicht es Ihnen nur für dieses Projekt individuelle Daten zu erfassen (wie zum Beispiel eine nur für dieses Projekt einmalig geltende Preisliste oder Stundensätze).
Mit einem Klick auf den Button Projektteam können Sie Mitarbeiter zur Stundenerfassung auf das Projekt berechtigen oder den Zugriff auf das Projekt festlegen.
Ist die Spalte Aktuell ausgewählter Mitarbeiter leer haben alle Mitarbeiter Zugriff auf das Projekt. Verschieben Sie einen Mitarbeiter in die Spalte Aktuell ausgewählter Mitarbeiter hat nur dieser Mitarbeiter Zugriff auf das Projekt.
Super User haben ebenfalls Zugriff und könnten die Zugriffsbeschränkung wieder aufheben.
Die wichtigste Funktion im Bearbeitungsfenster ist die Auswahl der Mitarbeiter, die zum Team gehören sollen. Dazu haben Sie die beiden Felder zugeordnete Mitarbeiter und nicht zugeordnete Mitarbeiter.
Mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:
- << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
- >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet. Mit Klick auf den Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen.
Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle zu-/aufklappen zur Auswahl.
Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle zu-/aufklappen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal.
Abb.: Ansicht des Projektteam-Popups
Troubleshooting
MwSt. ist nicht sichtbar / veränderbar
PROBLEM:
- In den Grunddaten erscheint nicht die MwSt.
- In den Grunddaten erscheint zwar die MwSt., aber ich kann Sie nicht ändern
LÖSUNG:
Super User
Der Super User hat immer Lese- und Schreibzugriff auf die MwSt.
Änderung in der Kundenliste
Sie haben auch die Möglichkeit über Projekte → Kundenliste, die MwSt.-Angabe in den Grunddaten mit Lese- und/oder Schreibzugriff anzeigen zulassen.
Hierzu ändern Sie bitte in der Kundenliste für den gewünschten Kunden über das Drop-Down-Menu Steuersatz sichtbar/änderbar den gewünschten Zugriff
In den Grunddaten definieren Sie die Grundeinstellungen des Projekts, die für Auswertungen oder die weitere Bearbeitung wichtig sind.
Hier können Sie auch oben rechts Projektpläne, Sales Stage, Umsatzforecast und RAS / Restaufwandsschätzung verwalten.
Die Grunddaten sind für das Projekt und alle Unterprojekte verfügbar. Sie navigieren über das erweiterte Menü oben links durch die Projektstruktur.
Die Einstellungsmöglichkeiten in den Grunddaten sind:
- Mandant
- Kunde (um den Kunden zu verändern, kopieren Sie das Projekt in den gewünschten Kunden)
- Ansprechpartner (Ansprechpartner beim Kunden für das Projekt)
- Projektteam (alle Mitglieder werden automatisch zur Zeiterfassung auf das Projekt berechtigt)
- Rechnungsadresse (abweichende Rechnungsadresse)
- Rechnungsansprechpartner (Ansprechpartner beim Kunden für die Rechnung)
- Mehrwertsteuer
- Projekttyp (welche Art von Projekt wird umgesetzt)
- Projektverantwortlicher (Ansprechpartner intern für das Projekt)
- Daten (Projektsprache Deutsch oder Englisch, das Sprach-Drop-Down in der Fußzeile wird deaktiviert)
- externe Projektbeschreibung (Projektbeschreibung für den Kunden)
- interne Projektbeschreibung (Projektbeschreibung für Projektverantwortlichen)
- Projekt schreibgeschützt (das Projekt kann nicht verändert werden, nur ein Super User oder derjenige, der den Schreibschutz aktiviert hat, kann ihn wieder deaktivieren)
- Freigabestatus (Freigabestatus des Projekts)
- Projekt beauftragt (nur in einem beauftragten Projekt können Rechnungen geschrieben werden)
- Projektstatus (in welchen Status befindet sich das Projekt)
Abb.: Standardansicht des Grunddaten-Reiters
Projektstruktur anlegen und bearbeiten
Mit einen Klick auf das erweiterte Menü oben links können Sie das Projektmenü aufrufen.
verschiedene Status innerhalb des Projektes
Wird im erweiterten Menü neben dem Projektnamen ein rotes Ausrufezeichen angezeigt, sind Unterprojekte vorhanden die einen anderen Status haben wie das Hauptprojekt.
Sie können sich Unterprojekte mit einem beliebigen Status oder alle Unterprojekte anzeigen lassen, indem Sie bei dem Unterprojekt rechts auf den schwarzen Pfeil klicken und unter Status wählen zeige alle auswählen.
Wenn Sie für alle Unterprojekte den gleichen Status wie beim Hauptprojekt wünschen, können Sie den Status im Hauptprojekt beliebig ändern, speichern und anschließend wieder den gewünschten Status wählen und speichern. Alle Unterprojekte sind jetzt mit dem gleichen Status versehen.
Mit einem Klick auf ein Unterprojekt gelangen Sie in die Grundeinstellungen der Unterprojekte. In den Grundeinstellungen der Unterprojekte können Sie diese auch für die Stundenerfassung sperren.
Mit einen Klick auf den Pfeil der erscheint, wenn Sie das Projekt berühren, eröffnen sich mehrere Möglichkeiten das Projekt zu bearbeiten.
- Unterprojekt hinzufügen
- Unterprojekt/Kalkulationsposition aus Preisliste hinzufügen
- Projekt bearbeiten
- Projekt löschen
- erweiterte Einstellungen (Detaileinstellungen)
- Aufgabe erstellen (Projektaufgabe wird erstellt)
- individuelle Kundenfelder
- Status wählen
Abb.: Ansicht des erweiterten Menüs auf Projektebene
Mit einem Klick auf den Pfeil der erscheint, wenn Sie das Unterprojekt berühren, eröffnen sich mehrere Möglichkeiten das Unterprojekt zu bearbeiten. Diese sind:
- Unterprojekt hinzufügen
- Unterprojekt bearbeiten
- Unterprojekt löschen
- Aufgabe zum Unterprojekt erstellen
- erweiterte Einstellungen
- Unterprojekt kopieren
- Kalkulationsposition hinzufügen
Abb.: Ansicht des erweiterten Menüs auf Unterprojektebene
Weitere Individualisierung
In der Fußleiste finden Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten.
- Mitarbeiterstundensätze
- Projektteam
Ein Klick auf den Button Mitarbeiterstundensätze ermöglicht es Ihnen nur für dieses Projekt individuelle Daten zu erfassen (wie zum Beispiel eine nur für dieses Projekt einmalig geltende Preisliste oder Stundensätze).
Mit einem Klick auf den Button Projektteam können Sie Mitarbeiter zur Stundenerfassung auf das Projekt berechtigen oder den Zugriff auf das Projekt festlegen.
Ist die Spalte Aktuell ausgewählter Mitarbeiter leer haben alle Mitarbeiter Zugriff auf das Projekt. Verschieben Sie einen Mitarbeiter in die Spalte Aktuell ausgewählter Mitarbeiter hat nur dieser Mitarbeiter Zugriff auf das Projekt.
Super User haben ebenfalls Zugriff und könnten die Zugriffsbeschränkung wieder aufheben.
Die wichtigste Funktion im Bearbeitungsfenster ist die Auswahl der Mitarbeiter, die zum Team gehören sollen. Dazu haben Sie die beiden Felder zugeordnete Mitarbeiter und nicht zugeordnete Mitarbeiter.
Mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:
- << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
- >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet. Mit Klick auf den Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen.
Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle zu-/aufklappen zur Auswahl.
Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle zu-/aufklappen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal.
Abb.: Ansicht des Projektteam-Popups
Troubleshooting
MwSt. ist nicht sichtbar / veränderbar
PROBLEM:
- In den Grunddaten erscheint nicht die MwSt.
- In den Grunddaten erscheint zwar die MwSt., aber ich kann Sie nicht ändern
LÖSUNG:
Super User
Der Super User hat immer Lese- und Schreibzugriff auf die MwSt.
Änderung in der Kundenliste
Sie haben auch die Möglichkeit über Projekte → Kundenliste, die MwSt.-Angabe in den Grunddaten mit Lese- und/oder Schreibzugriff anzeigen zulassen.
Hierzu ändern Sie bitte in der Kundenliste für den gewünschten Kunden über das Drop-Down-Menu Steuersatz sichtbar/änderbar den gewünschten Zugriff