Protokoll

Projekte, die über eine längere Zeit umgesetzt werden, benötigen einen zuverlässigen zentralisierten Informationsfluss, damit man Projektänderungen, Aufgaben und Entscheidungen nachvollziehen kann. 

Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste aller erstellten Protokolle. Die Ansicht zeigt Ihnen verschiedene Informationen. Diese sind: 

• Protokolltitel (Titel des Protokolls) 
• Datum (Datum der Besprechung)
• Autor (Protokollführer)
• Teilnehmer (Teilnehmer der Besprechung)
• Verteilerliste (E-Mail Benachrichtigung)

Zusätzlich stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. 

• Autor
• Teilnehmer
• Zeitraum
• Suchfeld

Mit einem Klick auf GO wird die Suche gestartet.

Abb.: Standardansicht des Protokoll-Moduls

Mit einem Klick auf den Pfeil, der erscheint, wenn Sie ein Protokoll in der Ansicht berühren, stehen Ihnen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind: 

• Protokoll bearbeiten
• Protokoll löschen
• Protokoll kopieren
• Protokoll versenden (E-Mail)
• Einladung versenden (E-Mail)
• Protokoll drucken (PDF)

Wechseln Sie mit einem Klick auf das Protokoll.

In der Detailansicht des Protokolls können Sie in der Fußzeile das Protokoll drucken, löschen oder speichern. 

Protokoll erstellen und bearbeiten

Wenn Sie ein neues Protokoll anlegen möchten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen oben rechts.

• Mandant
• Kunde
• Projekt
• Protokolltitel

Abb.: Pop-up für ein neues Protokoll 

Basiseinstellungen

Die ersten Informationen zur Protokollanlage sind: 

• Protokolltitel
• Ziel
• Datum und Zeit
• Ort
• Zugriff
• Kalendereintrag für alle Teilnehmer erstellen

Teilnehmer, Anschreiben und Verteiler

In diesen Bereichen legen Sie die Teilnehmer fest, fügen ein Anschreiben ein und legen eine Verteilerliste für die E-Mail Benachrichtigung fest.

Mit einem Klick auf das Plus-/Minus-Zeichen neben den Teams können Sie die Mitarbeiterliste öffnen oder schließen.

Aktivieren Sie die Checkbox bei den teilnehmenden Mitarbeitern, um diese hinzuzufügen.

Abwesende Teilnehmer können als entschuldigt markiert werden.

Alle Teilnehmer sind automatisch auch in der Verteilerliste, weitere Personen können Sie hinzufügen, indem Sie die aktivieren. 

Um externe Kontakte hinzuzufügen, geben Sie im Suchfeld den gewünschten Kontakt ein, wählen im Drop-Down den Kontakt aus und klicken anschließend auf das Plus-Zeichen.

Abb.: Basiseinstellung des Protokolls (Teilansicht)

Protokollinhalt, Protokollvorschau und Anhänge

Im Protokollinhalt können Sie zwischen verschiedenen Typen wählen. 

• Überschrift (H)
• Entscheidung
• Information
• To Do
• Projektaufgabe

Geben Sie im Textfeld den Inhalt ein und wählen anschließend einen Typ.

Nach Klick auf das Disketten-Symbol erscheint das Element im Bereich Protokollvorschau. 

Mit einem Klick auf den Papierkorb, der erscheint, wenn Sie einen Eintrag berühren, können Sie den Inhalt löschen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Anhänge können Sie eine Datei zum Upload auswählen oder Sie ziehen das gewünschte Dokument via Drag & Drop auf die Schaltfläche. 

Historie

In der Historie sehen Sie verschiedene Informationen. Diese sind: 

• erstellt von
• erstellt am
• geändert von
• geändert am