Reporting

Das Reporting gibt Ihnen einen Überblick über den aktuellen Status eines Projektes.

Troi stellt eine Vielzahl an Auswertungen zur Verfügung, die Sie zur weiteren Bearbeitung in Excel exportieren können. 

Sie haben dieselben Funktionen zur Verfügung wie im 1. MIS nach Status/beauftragt, lediglich die Filter sind auf das aktuelle Projekt beschränkt. 

Abb.: Standardansicht des Reporting-Reiters 

Das Werte Pop-up 

Mit einem Klick auf die Werte in der Spalte IST VK können Sie die Übersicht über alle erfassten Stunden oder Eingangsrechnungen öffnen.

In dieser Ansicht können Sie Stunden bearbeiten, splitten oder umbuchen.

Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten.

Abb.: Ansicht, um Stunden umzubuchen oder zu bearbeiten

Spaltenbeschreibungen:

Icons	Icon-Name	Beschreibung
	Anhang	Details zu der Datei
	Künstlersozialkasse	Die Leistung beachtet die Künstlersozialkasse-Funktion (unter Systemeinstellung > Drop-Down "Datenfeld Konfiguration" aktivierbar)
	weiterberechenbar (wb)	Die Leistung ist weiterberechenbar oder nicht weiterberechenbar
	fakturiert (f)	Die Leistung wurde in Troi tatsächlich einer Rechnung zugeordnet
	ist geschoben (gs)	Die Leistung wird für eine spätere Abrechnung geschoben, der IST Wert der aktuellen Abrechnung reduziert sich dadurch
	ist visiert (v)	Die Leistung ist ein durchlaufender Posten und wurde gesichtet
	abgerechnet (r)	Bedeutet, dass die Leistung berechnet wurde (ggf. manuell auf berechnet gesetzt)

Umbuchen

Um Stunden umzubuchen, muss wie folgt vorgegangen werden:

1. Zu erst werden die gewünschten Stunden, die umgebucht werden sollen, über die Checkboxen ausgewählt.
2. Anschließend öffnet man das Umbuchungsmenü über den Button "Umbuchen".
3. Danach wird nach der gewünschten Position, auf die umgebucht werden soll, gesucht.
4. Sollte die Suche mehr als eine Position ausgeben, kann mit einem Klick auf den Kreis die korrekte Position ausgewählt werden.
5. Abschließend muss noch auf "Umbuchen" geklickt werden.

Abb.: Ansicht, um Stunden umzubuchen

Freigeben 

Die Freigabeaktion für Buchungen stehen auch direkt im Werte-Popup zur Verfügung. Eingangsrechnungen / Buchungen können über die Checkboxen ausgewählt werden und ein Freigabevorgang kann anschließend angestoßen werden. Im Werte-Popup sind dadurch auch Massenfreigaben / Stapelverarbeitungen möglich.

Um Eingangsrechnungen freizugeben, muss wie folgt vorgegangen werden:

1. Zunächst muss der Filter „zeige nur meine ausstehenden“ gesetzt / aktiviert werden.
2. Anschließend werden die gewünschten Eingangsrechnungen, welche freigegeben werden sollen, über die Checkboxen ausgewählt.
3. Anschließend öffnet man das Freigabemenü über den Button "Freigabe".
4. Anschließend können die verfügbaren Freigabeaktionen ausgewählt werden.

Exportieren

Um einen Excel Export über alle Einträge zu erstellen, kann über den Button "Exportieren" das PopUp Export geöffnet werden. 

Hier kann zwischen drei Export-Varianten gewählt werden. 

Abb.: Ansicht Export

Weitere Optionen

Es gibt diverse Optionen, die bei den Einträgen hinterlegt werden können.

Hierfür müssen die gewünschten Einträge ausgewählt werden und anschließend über das Menü "Weitere Optionen" bearbeitet werden. Dabei gibt es die folgenden Optionen:

• Auf wb/nwb setzen (Stunde ist weiterberechenbar oder nicht weiterberechenbar)
• Auf geschoben/nicht geschoben (die Stunden werden für eine spätere Abrechnung geschoben, der IST Wert der aktuellen Abrechnung reduziert sich dadurch)
• Visiert wechseln (die Stunden sind durchlaufende Posten und wurden gesichtet)
• KsK wechseln (unter Systemeinstellung > Drop-Down "Datenfeld Konfiguration" aktivierbar)
• Verstecken (Versteckte Einträge sind ausschließlich in den Reports einsehbar)
• Zeigen (Versteckte Einträge werden wieder in der Rechnungsvorbereitung angezeigt)
• Auf berechnet setzen (Stunde als berechnet markieren)
• Auf nicht berechnet setzen (Stunde als nicht berechnet markieren)

Abb.: Ansicht weitere Optionen

Einzelbearbeitung

Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag öffnet sich das Bearbeitungsfenster. 

Um Stunden auf eine andere Kalkulationsposition umzubuchen, geben Sie im Suchfeld die gewünschte Kalkulationsposition oder das Projekt ein.

Anschließend wählen Sie die Position im Drop Down aus und klicken auf das Disketten-Symbol.

In der Ansicht haben Sie noch weitere Bearbeitungsmöglichkeiten. 

• Datum 
• Kommentar 
• interner Kommentar 
• Anzahl 
• Schätzung 
• wb 
• Stunden splitten

Abb.: Ansicht um Stunden zu bearbeiten oder zu splitten

Um Stunden zu splitten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen.

Mit einem Klick auf den Papierkorb löschen Sie den Eintrag. 

Sammelbearbeitung

Eine Sammelbearbeitung der Einträge kann durch eine Mehrfachauswahl geschehen oder es können alle Einträge einer Seite durch die Checkbox vor den Einträgen aktiviert werden.

Abb.: Ansicht weitere Sammelbearbeitung

Um Stunden auf eine andere Kalkulationsposition umzubuchen, geben Sie im Suchfeld die gewünschte Kalkulationsposition oder das Projekt ein.

Anschließend wählen Sie die Position im Drop-Down aus und gehen auf speichern.

Weitere Sammelbearbeitungsmöglichkeiten sind:

• Auf wb/nwb setzen 
• Auf geschoben/nicht geschoben
• Visiert 
• KsK wechseln
• Verstecken 
• Zeigen 
• Auf berechnet setzen
• Auf nicht berechnet setzen

Troubleshooting

Stunden von Kollegen können nicht umgebucht werden

PROBLEM: 

Benutzer kann keine Stunden von Kollegen bearbeiten (umbuchen, ...)

LÖSUNG:

• Bitte prüfen Sie, ob in Mitarbeiter -> Benutzer -> Ihren Benutzer auswählen -> Programm bei Zeiterfassung die Auswahl auf für alle Mitarbeiter steht.
• Bitte prüfen Sie, ob in Mitarbeiter -> Benutzer -> Ihren Benutzer auswählen -> Programm der Personaladministrator ausgewählt ist.

• Bitte prüfen Sie, ob in System -> Systemeinstellungen  -> Reiter Stundenerfassung die Anzahl der Tage, Stunden erfasst/geändert werden können  auf einen ausreichend großen Zeitraum gestellt wurde. Dies können Sie sowohl auf Benutzer als auch auf Mandantenebene einstellen.

Eigene Stunden können nicht umgebucht werden

PROBLEM: 

Benutzer kann keine eignen Stunden bearbeiten (umbuchen, ...)

LÖSUNG:

Bitte prüfen Sie, ob in System -> Systemeinstellungen  -> Reiter Stundenerfassung die Anzahl der Tage, Stunden erfasst/geändert werden können  auf einen ausreichend großen Zeitraum gestellt wurde.

Dies können Sie sowohl auf Benutzer als auch auf Mandantenebene einstellen.