In den Mailkonten können Sie ein Systemmailkonto anlegen, welches alle Informationsmails zu Abwesenheiten, Terminen, Aufgaben und Freigaben versendet.

Wenn Sie das System im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Mailkonten. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.

Hinweis: Es nicht mehr notwendig, Konten für jeden Mitarbeiter einzurichten, wenn Sie E-Mailbenachrichtigungen erhalten möchten. Es reicht, wenn ein Systemaccount konfiguriert und das Feld E-Mail in den Mitarbeiterdetails befüllt wird.

Wenn einzelne Mitarbeiter E-Mails versenden möchten, zum Beispiel im PR-Modul, ist es notwendig für diese Mitarbeiter ein spezifisches Mailkonto anzulegen.

Neue Mailkonten hinzufügen und bearbeiten

Sie können ein neues Mailkonto anlegen indem Sie auf das Plus-Zeichen oben links drücken.

Das gewünschte Systemmailkonto legen Sie zuerst auf Ihren Mailserver an und hinterlegen danach alle Informationen in Troi.

Damit Troi E-Mails verschicken kann, sucht es sich den ersten System-Account aus der Liste aus (diese werden kursiv geschrieben). Der System-Account muss vollständig eingerichtet werden, inklusive SMTP-, IMAP- und Benutzerdaten, um erfolgreich Benachrichtigungen zu versenden. Um ein Mailkonto als System-Account einzustellen aktivieren Sie die Checkbox System-Account.

Wenn mehrere Konten genutzt werden, kann die Einstellung dieser Konten erleichtert werden indem Sie die Checkbox Standardeinstellungen aktivieren. Das bedeutet, dass leere Felder anderer Konten mit den Informationen des Standardmailkontos befüllt werden, oft sind IMAP- und SMTP-Server unternehmensweit identisch.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingaben, mit einem Klick auf den Papierkorb löschen Sie das Mailkonto und mit einem Klick auf das x verwerfen Sie die Bearbeitung.

Felderklärung:

Beschreibung:	Geben Sie hier bitte einen beschreibenden Text ein. Dieser wird in Auswahllisten angezeigt.
E-Mail:	Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein.
Postausgangs-Server (SMTP):	Der Postausgangs-Server ist für den Versand von E-Mails verantwortlich. Den Namen bzw. die Adresse des Servers erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. Hinweis: Klären Sie bitte im Vorfeld Ihres ersten Mailings, ob Ihr Mailserver den Versand von Mails an externe Adressen (Relaying) zulässt.
SMTP Verschlüsselung	Dieses Feld ermöglicht die Option zwischen "default", "SSL" und "starttls" als Verschlüsselung zu wählen. Der Standard wird aus der config des Troi Support abgeleitet.
Posteingangs-Server (POP3):	Dieses Feld dürfen Sie leer lassen.
Benutzer:	Den Benutzernamen erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider.
Passwort:	Das Passwort erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider.
Server erfordert Authentifizierung:	Markieren Sie dieses Ankreuzfeld, wenn Ihr Postausgangs-Server für das Versenden von E-Mails eine Anmeldung verlangt.
Signatur (Text):	Dieses Feld nimmt Ihre Signatur auf. Wenn Sie eine E-Mail versenden wird diese automatisch an den Mailtext angehängt.
Signatur (HTML):	Falls Sie E-Mails im HTML-Format versenden und die Signatur formatieren wollen, können Sie dieses Feld füllen. Beachten Sie in diesem Fall, dass Sie auch für die Zeilenumbrüche die entsprechenden HTML-Tags verwenden. Wenn Ihre Signatur keine spezielle Formatierung ausweißt, können Sie dieses Feld leer lassen.
Standardeinstellungen:	Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, dient dieses Mailkonto als Standardeinstellung für alle anderen Konten. D.h. Felder, die in den anderen Mailkonten leer bleiben, werden aus den Standardeinstellungen gefüllt.
SMTP Verbindungstest:	Zum überprüfen der angegeben Daten, wird eine Test E-Mail an das hinterlegte Postfach versendet.

SMTP Verbindungstest

Über den Button SMTP Test E-Mail senden kann die SMTP Verbindung getestet werden.

Anschließend wird im oberen Teil entweder eine Erfolgsmeldung angezeigt oder eine Fehlermeldung, falls die hinterlegte Verbindung nicht korrekt funktioniert.

Mitarbeitereinstellungen zum Erhalt von E-Mail Benachrichtigungen

Damit Troi weiß wohin es die Benachrichtigung schicken soll, ist es notwendig in den Mitarbeiterdetails im Reiter Allgemein im Feld E-Mail eine E-Mailadresse einzutragen.

Anschließend müssen Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Wechseln Sie in den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen. Gehen Sie in den Reiter Benutzer und wählen den gewünschten Benutzer und das Drop Down allgemeine Einstellungen. In der Auswahlliste aktivieren Sie die Checkboxen bei:

E-Mail an mich senden, wenn von mir ein To-Do oder Projektaufgabe (für mich) erstellt/bearbeitet wird
E-Mail an mich senden, wenn von mir ein Kalendereintrag (für mich) erstellt/bearbeitet wird

Wenn trotz richtiger Einstellungen keine Mails verschickt werden, sind entweder die Mailkonten oder das Systemmailkonto falsch konfiguriert.

Überprüfung Mailkonten

Die E-Mailbenachrichtigungen werden über Ihren Mailserver abgewickelt. Die Fehlermeldungen zu Mailkonten können Sie im Bereich Hintergrunddienste einsehen.

Sind keine Mailkonten oder alle Mailkonten korrekt eingerichtet, ist die Anzeige in den Hintergrunddienstereignissen leer.

Sobald ein fehlerhaftes Konto erkannt wird, wird die Fehlermeldung in den Hintergrunddienstereignissen angezeigt. Unter Klasse/Funktion wird die betroffene E-Mailadresse ausgewiesen und unter Log Text ein Hinweis für die noch fehlerhafte Information, sofern diese vom Server gemeldet wird. Damit kann Ihr Mailserveradministrator alle Konten korrigieren und weitere Benachrichtigungen sicherstellen.

Troubleshooting

Der SMPT-Verbindungstest ist nicht erfolgreich (Microsoft 365)

PROBLEM:

Ich habe die SMPT Test Email versendet und erhalte die Test Email nicht.

Wir verwenden kein SMTP Basic Auth, sondern Modern Authentication.

Kann die Verbindung auch ohne SMTP Basic Auth hergestellt werden?

LÖSUNG:

Viele Applikationen, einschließlich Troi, unterstützen in der Regel nur SMTP Basic Auth. Wenn diese Geräte und Applikationen nicht mit Modern Authentication kompatibel sind, gibt es dennoch Lösungen:

SMTP Auth aktivieren: Es ist möglich, SMTP Auth zu aktivieren, um eine bessere Kompatibilität mit Geräten und Anwendungen zu gewährleisten. Dies ist auch möglich explizit für ein einziges Mailkonto.
SMTP-Relay: Sie könnten ein SMTP-Relay verwenden und dieses so konfigurieren, dass es nur im Troi-Netzwerk zugelassen ist. Zusätzlich könnten Sie SPF-Einträge für Troi einstellen, um die E-Mail-Sicherheit zu erhöhen.
Microsoft 365 oder Office 365 SMTP-Relay: Es gibt die Möglichkeit, einen Connector zu konfigurieren, um E-Mails über das Microsoft 365 oder Office 365 SMTP-Relay zu senden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Nachrichten senden oder wenn Ihre Geräte nicht die Möglichkeit haben, sich direkt mit Office 365 oder Microsoft 365 zu authentifizieren.

Hilfreiche Informationen von Microsoft gibt es zum Thema Einrichten einer Anwendung zum Senden von E-Mails mit Office 365 hier:

https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/mail-flow-best-practices/how-to-set-up-a-multifunction-device-or-application-to-send-email-using-microsoft-365-or-office-365

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