Mailkonten
- G Feller (Unlicensed)
- Ole Zachlod
- Kerstin Vogel (Unlicensed)
In den Mailkonten können Sie ein Systemmailkonto anlegen, welches alle Informationsmails zu Abwesenheiten, Terminen, Aufgaben und Freigaben versendet.
Wenn Sie das System im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Mailkonten. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.
Hinweis: Es nicht mehr notwendig, Konten für jeden Mitarbeiter einzurichten, wenn Sie E-Mailbenachrichtigungen erhalten möchten. Es reicht, wenn ein Systemaccount konfiguriert und das Feld E-Mail in den Mitarbeiterdetails befüllt wird.
Wenn einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen E-Mails versenden möchten, zum Beispiel im PR-Modul oder Ausgangsrechnungen, ist es notwendig für diese Mitarbeiter/Abteilungen ein spezifisches Mailkonto anzulegen.
Neue Mailkonten hinzufügen und bearbeiten
Sie können ein neues Mailkonto anlegen indem Sie auf den "Hinzufügen" Button oben rechts drücken.
Das gewünschte Systemmailkonto legen Sie zuerst auf Ihren Mailserver an und hinterlegen danach alle Informationen in Troi.
Damit Troi E-Mails verschicken kann, sucht es sich den ersten System-Account aus der Liste aus (sie können in der Liste an der Checkbox erkannt werden). Der System-Account muss vollständig eingerichtet werden, inklusive SMTP-, IMAP- und Benutzerdaten, um erfolgreich Benachrichtigungen zu versenden. Um ein Mailkonto als System-Account einzustellen aktivieren Sie die Checkbox System-Account.
Wenn mehrere Konten genutzt werden, kann die Einstellung dieser Konten erleichtert werden indem Sie die Checkbox Standardeinstellungen aktivieren. Das bedeutet, dass leere Felder anderer Konten mit den Informationen des Standardmailkontos befüllt werden, oft sind IMAP- und SMTP-Server unternehmensweit identisch.
Mit einem Klick auf den "Speichern“ Button speichern Sie Ihre Eingaben und mit einem Klick auf das x verwerfen Sie die Bearbeitung.
Um eine Mailkonto zu bearbeiten muss das Bearbeitungsfeld aufgerufen werden, dies ist über den Stift-Button am rechten Rand der Tablee möglich. Mailkonten werden über den Delete-Button daneben gelöscht.
Felderklärung:
Beschreibung: | Geben Sie hier bitte einen beschreibenden Text ein. Dieser wird in Auswahllisten angezeigt. |
E-Mail: | Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein. |
Postausgangs-Server (SMTP): | Der Postausgangs-Server ist für den Versand von E-Mails verantwortlich. Den Namen bzw. die Adresse des Servers erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. |
SMTP Verschlüsselung | Dieses Feld ermöglicht die Option zwischen "default", "SSL" und "starttls" als Verschlüsselung zu wählen. Der Standard wird aus der config des Troi Support abgeleitet. |
Posteingangs-Server (POP3): | Dieses Feld dürfen Sie leer lassen. |
Benutzer: | Den Benutzernamen erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. |
Passwort: | Das Passwort erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. |
Server erfordert Authentifizierung: | Markieren Sie dieses Ankreuzfeld, wenn Ihr Postausgangs-Server für das Versenden von E-Mails eine Anmeldung verlangt. |
Signatur (Text): | Dieses Feld nimmt Ihre Signatur auf. Wenn Sie eine E-Mail versenden wird diese automatisch an den Mailtext angehängt. |
Signatur (HTML): | Falls Sie E-Mails im HTML-Format versenden und die Signatur formatieren wollen, können Sie dieses Feld füllen. Beachten Sie in diesem Fall, dass Sie auch für die Zeilenumbrüche die entsprechenden HTML-Tags verwenden. |
Standardeinstellungen: | Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, dient dieses Mailkonto als Standardeinstellung für alle anderen Konten. D.h. Felder, die in den anderen Mailkonten leer bleiben, werden aus den Standardeinstellungen gefüllt. |
SMTP Verbindungstest: | Zum überprüfen der angegeben Daten, wird eine Test E-Mail an das hinterlegte Postfach versendet. |
SMTP Verbindungstest
Über den Button Test SMTP kann die SMTP Verbindung getestet werden.
Anschließend wird über dem Button entweder eine Erfolgsmeldung angezeigt oder eine Fehlermeldung, falls die hinterlegte Verbindung nicht korrekt funktioniert.
Mitarbeitereinstellungen zum Erhalt von E-Mail Benachrichtigungen
Damit Troi weiß wohin es die Benachrichtigung schicken soll, ist es notwendig in den Mitarbeiterdetails im Reiter Allgemein im Feld E-Mail eine E-Mailadresse einzutragen.
Anschließend müssen Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Wechseln Sie in den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen. Gehen Sie in den Reiter Benutzer und wählen den gewünschten Benutzer und das Drop Down allgemeine Einstellungen. In der Auswahlliste aktivieren Sie die Checkboxen bei:
E-Mail an mich senden, wenn von mir ein To-Do oder Projektaufgabe (für mich) erstellt/bearbeitet wird
E-Mail an mich senden, wenn von mir ein Kalendereintrag (für mich) erstellt/bearbeitet wird
Wenn trotz richtiger Einstellungen keine Mails verschickt werden, sind entweder die Mailkonten oder das Systemmailkonto falsch konfiguriert.
Überprüfung Mailkonten
Die E-Mailbenachrichtigungen werden über Ihren Mailserver abgewickelt. Die Fehlermeldungen zu Mailkonten können Sie im Bereich Hintergrunddienste einsehen.
Sind keine Mailkonten oder alle Mailkonten korrekt eingerichtet, ist die Anzeige in den Hintergrunddienstereignissen leer.
Sobald ein fehlerhaftes Konto erkannt wird, wird die Fehlermeldung in den Hintergrunddienstereignissen angezeigt. Unter Klasse/Funktion wird die betroffene E-Mailadresse ausgewiesen und unter Log Text ein Hinweis für die noch fehlerhafte Information, sofern diese vom Server gemeldet wird. Damit kann Ihr Mailserveradministrator alle Konten korrigieren und weitere Benachrichtigungen sicherstellen.
Einrichtung von Google-Mail-Accounts
Wenn die eigene Email-Domain bei Google liegt und mit einem Google Workspace verwaltet wird muss eine spezielle Einrichtung über OAuth2 erfolgen. Dazu sind auch Administratorbefugnisse im Google Workspace nötig. Es muss in Google (https://console.cloud.google.com/) eine Anwendung hinterlegt werden, die Gmail API aktiviert werden und die Client-ID und der Secret Key in Troi abgespeichert werden, sowie eine Weiterleitungs-Url aus Troi bei Google gespeichert werden.
Dazu wird zuerst in der Google API Bibliothek nach der Gmail-API gesucht und diese aktiviert.
Sobald die Gmail-API aktiviert ist kann im Bereich “Anmeldedaten" entweder ein neue Oauth 2.0 Client erstellt werden oder die Zugangsdaten von einem bereits existierenden Clients eingesehen werden. Parallel dazu sollte der Mailkonten Bereich in Troi geöffnet werden, allerdings im Bereich für die OAuth-Clients. Hier muss ein neuer Eintrag hinterlegt werden.
Dazu muss ein Name ausgewählt werden, dieser ist frei wählbar. Danach müssen die aus Google entnommenen Client ID und das Client Secret eingetragen werden. Dabei ist zu beachten, dass das Client Secret nachträglich nicht bearbeitet werden kann, sollten hier Änderungen nötig sein bitte den alten Eintrag löschen und einen neuen erstellen. Die Weiterleitungsurl wird in Google eingetragen. Es ist zwingend erforderlich diese einzutragen, da sonst Google die Authentifizierung nicht abschließen kann. Sobald diese Eintragungen erledigt wurden, wird zurück auf die Mailkontenseite gewechselt.
Hier kann nun ein bestehendes Konto geändert oder ein neues erstellt werden. Dazu wird der entsprechende Dialog aufgerufen. Die wichtigsten Angaben sind bei Google immer gleich. Der Name des Mailkontos wird auch später der Absender sein. Abseits der Mailadresse, des Namens und des (im vorherigen Schritt angelegtem) OAuth Client, können die Informationen aus dem Bild übernommen werden.
Sobald alles eingetragen wurde kann der Button "Mit Google authentifizieren“ verwendet werden. Es erfolgt eine Weiterleitung zu Google. Es ist wichtig, dass jetzt das richtige Google-Konto ausgewählt wird. Nach der Authentifizirung wird man zurück nach Troi gesendet. Das Mailkonto wurde nun erfolgreich eingerichtet.
Troubleshooting
Der SMPT-Verbindungstest ist nicht erfolgreich (Microsoft 365)
Problem:
Ich habe die SMPT Test Email versendet und erhalte die Test Email nicht.
Wir verwenden kein SMTP Basic Auth, sondern Modern Authentication.
Kann die Verbindung auch ohne SMTP Basic Auth hergestellt werden?
Lösung:
Viele Applikationen, einschließlich Troi, unterstützen in der Regel nur SMTP Basic Auth. Wenn diese Geräte und Applikationen nicht mit Modern Authentication kompatibel sind, gibt es dennoch Lösungen:
SMTP Auth aktivieren: Es ist möglich, SMTP Auth zu aktivieren, um eine bessere Kompatibilität mit Geräten und Anwendungen zu gewährleisten. Dies ist auch möglich explizit für ein einziges Mailkonto.
SMTP-Relay: Sie könnten ein SMTP-Relay verwenden und dieses so konfigurieren, dass es nur im Troi-Netzwerk zugelassen ist. Zusätzlich könnten Sie SPF-Einträge für Troi einstellen, um die E-Mail-Sicherheit zu erhöhen.
Microsoft 365 oder Office 365 SMTP-Relay: Es gibt die Möglichkeit, einen Connector zu konfigurieren, um E-Mails über das Microsoft 365 oder Office 365 SMTP-Relay zu senden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Nachrichten senden oder wenn Ihre Geräte nicht die Möglichkeit haben, sich direkt mit Office 365 oder Microsoft 365 zu authentifizieren.
Hilfreiche Informationen von Microsoft gibt es zum Thema Einrichten einer Anwendung zum Senden von E-Mails mit Office 365 hier: