Asana

Funktionsweise

Ein in Asana erstelltes Projekt kann mit einem gleichnamigen Troi Projekt dauerhaft verknüpft werden.

Für die Nutzung muss sichergestellt werden, dass der Name des Asana-Projektes die zugehörige Troi-Projektnummer enthält. 

Anschließend kann über ein Browser-Plugin, die Synchronisierung nach Troi erfolgen. Wenn in Asana eine Aufgabe ausgewählt wurde und man sich im Bearbeitungsfenster der Aufgabe befindet, erhält man durch Klicken des Addons im Browser ein Fenster mit einer Auflistung aller Kalkulationspositionen im TROI-Projekt. Nach Auswahl einer Position können anschließend Zeiten über das Addon erfasst werden. 

Dabei werden einzelne Aufgaben Kalkulationspositionen in Troi zugewiesen. Bei der Übertragung werden folgende Informationen übernommen: 

• Aufgaben Titel (als "Betreff")
• Verantwortliche Person (als "an Mitarbeiter")
• Beschreibung (als "Beschreibung") 

In Troi sind die Aufgaben schließlich im Modul Projektaufgaben zu finden. Die Projektaufgaben werden mit dem Status offen und vorbereitet übergeben. 

Abb.: Firefox Browser Plugin bei der Auswahl einer Kalkulationsposition  

Die Synchronisation wird standardmäßig alle 30 Minuten durchgeführt.

Zusätzlich ist es nach der Erstellung der Aufgabe möglich über das Browser-Plugin direkt die angefallenen Zeiten zu erfassen und an Troi zu übergeben. 

Abb.: Zeiterfassung über das Firefox Browser Plugin 

Einrichtung

Voraussetzung für die Nutzung ist die Troi Teams oder Troi Professional Lizenz (siehe auch Leistungsbeschreibung).

1. Bitte erstellen Sie im Helpdesk ein Ticket mit der Bitte, die Asana Schnittstelle für Ihre Instanz zu aktivieren.
2. Unser Serviceteam aktiviert die Schnittstelle und gibt Ihnen anschließend Rückmeldung.
3. Nach der Freischaltung müssen Sie noch folgende Einstellungen vornehmen:

       In Troi: 

•  Ergänzung der Systemeinstellungen 

            Personal Access Token aus Asana (https://asana.com/de/guide/help/api/api) erstellen und in Troi unter System > Systemeinstellungen > Asana Integration eintragen.

            Anschließend einmal über "Check connection" die Verbindung testen. Zudem kann hier noch ein Auffang-Mitarbeiter festgelegt  werden. Dies ist ein Mitarbeiter, welchem alle nicht zugeordneten Aufgaben zugewiesen werden.

            Ist hier keine Person aktiviert, werden die Aufgaben nicht synchronisiert. 

• Vergleich der Mitarbeiterliste

            Die Mitarbeiter in Troi sowie in Asana müssen identisch sein. Speziell der Vor- und Nachname sind hier entscheidend. 

       In Firefox: 

• Plugin herunterladen 

           Für die Synchronisierung ist ein Plugin erforderlich. Diese können Sie unter folgendem Link: https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/troi-asana-interface/ herunterladen.

           Anschließend muss noch die Troi URL unter Preferences hinterlegt werden. 

In Chrome: 

• Plugin herunterladen 

           Für die Synchronisierung ist ebenfalls ein Plugin erforderlich. Öffnen Sie hierzu folgenden Link und fügen Sie die Troi Asana Extension hinzu: https://chrome.google.com/webstore/search/troi%20asana?hl=de

          Öffnen sie anschließend die Erweiterung in Chrome und ergänzen Sie die URL: