Troi Live App
- 1 Aktivierung der Troi Live App in den Mitarbeiterdetails
- 2 Login in der Troi Live App
- 3 Modulauswahl
- 4 Zeiterfassung
- 5 Buchungserfassung
- 5.1 Belege erfassen
- 6 Dashboard
- 6.1 Umsatz Gesamt
- 6.2 DBI
- 6.3 DBI in %
- 6.4 Gesamt Stunden
- 6.5 WB / NWB
- 6.6 WB in %
- 6.7 EL / FL
- 6.8 Projektfortschritt
- 6.9 Projektfortschritt in %
- 6.10 Arbeitstage
- 6.11 Krankenstand in %
- 6.12 Eigene Vorlagen anlegen
- 7 Kontakte
Mit der blauen Troi Live App haben Sie die Agentur immer dabei.
Die Troi Live App bietet ein übersichtliches Dashboard, Funktionen zur Zeiterfassung und Buchungserfassung sowie ein Kontaktmodul.
Neben einem mobilen Reporting zu Projektfortschritt, Teamperformance, Umsatz- und Magenentwicklung können Sie die App zur Zeiterfassung verwenden. Sie ermöglicht Tages- und Wochenzeiterfassung sowie smartes Time Tracking mit intuitiver Bedienung für eine zuverlässige und konsequente Pflege der Aufwände und Arbeitszeiten.
Damit ermöglicht sie eine schnelle Interaktion und vermindert Fehleranfälligkeiten – denn die App speist sich automatisch aus den Live-Daten der webbasierten Troi Lösung.
Hinweis: Zur Freischaltung der Troi Live App wenden Sie sich gerne an unser Customer Success Team unter cc@troi.de.
Die Freischaltung der Troi Live App ist mit allen Troi Lizenzen möglich.
Eine weitere Voraussetzung ist die Installation der Troi Live App auf dem mobilen Endgerät. Die Troi Live App ist über den App Store und den Play Store verfügbar.
Bei Apple-Geräten werden die Modelle iPhone 6s und neuer unterstützt. Bei Android-Geräten wurde die App für die Android Version 13 entwickelt.
Aktivierung der Troi Live App in den Mitarbeiterdetails
Um die Troi Live App nutzen zu können, öffnen Sie die Mitarbeiterdetails in der Troi Webapplikation unter Troi Menü ⇨ Mitarbeiter ⇨ Benutzer ⇨ (Benutzer auswählen).
In den Mitarbeiterdetails unter dem Reiter Programm muss folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Troi App-Zugriff
API: Schreibzugriff
Abb.: Ansicht der Einstellungsmöglichkeiten in den Mitarbeiterdetails unter Troi Menü ⇨ Mitarbeiter ⇨ Benutzer ⇨ (Benutzer auswählen) ⇨ Reiter Programm.
Zusätzlich ist je nach Funktionsbedarf mindestens eine der folgenden Checkboxen zu aktivieren:
Troi Live App - mobile Stundenerfassung
Troi Live App - mobiles Dashboard
Troi Live App - mobile Kontakte
Abb.: Ansicht der Einstellungsmöglichkeiten in den Mitarbeiterdetails unter Troi Menü ⇨ Mitarbeiter ⇨ Benutzer ⇨ (Benutzer auswählen) ⇨ Reiter Programm.
Anschließend die Änderungen über das Disketten-Symbol unten rechts speichern.
Hinweis: Für die Anmeldung in der Troi Live App ist ein API v2 Token und ein API v3 Token erforderlich. Sollte bei Ihnen noch kein API v3 Token vorhanden sein, können Sie diesen im Sicherheitscenter erzeugen.
Wichtig: Dieser Schritt kann nicht von einem Administrator durchgeführt werden, sondern muss immer von dem Benutzer, welcher die Troi Live App nutzen möchte, selbst durchgeführt werden.
Login in der Troi Live App
Nachdem die Einstellungen in der Troi Webapplikation vorgenommen wurden, kann sich der Benutzer in die Troi Live App einloggen. Wird die App geöffnet erscheint der Login-Screen. Hier sind die entsprechenden Zugangsdaten des Benutzers (Benutzername, Troi Passwort, Domain der Live-Instanz sowie der API v2 Token) einzugeben.
Abb.: Auf dem Login-Screen sind der Troi Benutzername (1.), das Troi Passwort (2.), die Domain Ihrer Troi-Instanz (3.) und der API v2 Token aus dem Sicherheitsscenter (4.) einzugeben. Anschließend ist ein Login möglich (5.).
Hinweis
Ist ein Login nicht möglich, prüfen Sie im Sicherheitscenter, ob auch der API v3 Token erzeugt wurde.
Modulauswahl
Nach dem Login in die Troi Live App gelangen Sie in die Modulauswahl. Hierüber können Sie die jeweils freigeschalteten Module aufrufen und sich aus der App ausloggen.
Abb.: Home-Screen der TROI Live App
Zeiterfassung
Mit dem Modul Zeiterfassung der Troi Live App haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projektstunden sowie Ihre Arbeitszeiten zu erfassen.
Die Erfassung der Projektstunden kann auf Tages- oder auf Wochenbasis erfolgen.
Die Stunden werden dabei auf die jeweilige Kalkulationsposition eingetragen. Die Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten erfolgt über die Check-In/Check-Out Funktion.
Projektstunden erfassen
Starten Sie die TROI Live App, melden Sie sich an und wählen Sie das Modul Zeiterfassung.
Diese startet mit der Ansicht für den aktuellen Tag in der aktuellen Woche.
Über den Tab Wochen können Sie in die Wochenansicht wechseln.
Abb.: Ansicht der Stundenerfassung
Der Aufbau von Tages- und die Wochenansicht ist identisch.
In der Mitte des Screens werden Ihnen die bereits erfassten Stunden sowie die Soll-Arbeitsstunden angezeigt.
In der Tagesansicht wird Ihnen immer der gewählte Tag angezeigt in der Wochenansicht immer die gewählte Woche.
Über den Wochenkalender können Sie durch die Kalenderwochen wechseln, einzelne Tage oder in der Wochenansicht eine komplette Woche auswählen.
Unterhalb des Wochenkalenders werden die bereits erfassten Stunden angezeigt.
Stunden erfassen in der Tagesansicht
Um eine neue Stundenerfassung durchzuführen, klicken Sie auf den blauen Meldungstext unterhalb der Auflistung der bereits erfassten Stunden.
Der Meldungstext passt sich immer auf die noch zu erfassenden Stunden an.
Haben Sie einen 8 Stunden Tag und es wurde für diesen Tag noch keine Erfassung vorgenommen, wird hier 8 Std. zu erfassen angezeigt.
Nach Klick auf den Meldungstext öffnet sich die Maske zur Erfassung der Stunden.
Soll-Arbeitszeit
Die Soll-Arbeitszeiten werden aus den Mitarbeitereinstellungen aus TROI übernommen.
Wählen Sie nun die Erfassungsposition aus, auf welche Sie Stunden erfassen möchten.
Wenn Sie die K-Nummer der Erfassungsposition bereits wissen, können Sie diese direkt in das Feld K-Nummer eingeben, um die entsprechende Erfassungsposition zu laden.
Mit Klick auf das Feld Erfassungsposition öffnet sich die Suchmaske für die Erfassungspositionen (falls die K-Nummer nicht bekannt ist).
Sie können dabei nach Mandanten, Kunden, Projekten oder K-Nummer einschränken.
Mindestens muss jedoch Mandant und Kunde angegeben werden.
Um das Suchergebnis in die Maske zur Stundenerfassung zu übernehmen klicken Sie auf das entsprechende Ergebnis in der Auflistung.
Sie können einzelne Einträge des Suchergebnisses mit einem Klick auf das Sternchen favorisieren.
Die favorisierten Kalkulationspositionen werden Ihnen im linken Side-Menü angezeigt als auch in der Suche der Erfassungspositionen, sofern Sie noch keine Suchkriterien eingegeben haben.
Zurück in der Erfassungsmaske können Sie die Stunden und Minuten eingeben, die Sie auf die Aufgabe erfassen möchten. Hier können Sie auch angeben, ob eine Aufgabe weiterberechenbar ist oder nicht (Häkchen setzen).
Nach dem Speichern wird der Screen für die Tagesansicht geladen. Die soeben erfassten Stunden werden dann in der Auflistung angezeigt.
Stunden erfassen in der Wochenansicht
Um eine neue Stundenerfassung in der Wochenansicht durchzuführen, wechseln Sie zunächst aus der Tagesansicht über den Tab Woche in die Wochenansicht.
Der Aufbau der Wochenansicht ist identisch zur Tagesansicht, es werden lediglich alle Wochentage in der Auflistung angezeigt und im Wochenkalender alle Tage gewählt.
Um eine neue Wochenerfassung durchzuführen, klicken Sie im unteren Bereich des Screens auf den Button neue Wochenerfassung.
Die Auswahl der Erfassungsposition erfolgt analog zur Auswahl in der Tageserfassung.
Wählen Sie die Erfassungsposition aus, auf welche Sie Stunden erfassen möchten.
Wenn Sie die K-Nummer der Erfassungsposition bereits wissen, können Sie diese direkt in das Feld K-Nummer eingeben und es wird die entsprechende Erfassungsposition geladen.
Mit Klick auf das Feld Erfassungsposition öffnet sich die Suchmaske für die Erfassungspositionen (falls die K-Nummer nicht bekannt ist).
Sie können dabei nach Mandanten, Kunden, Projekten oder K-Nummer einschränken. Mindestens muss jedoch Mandant und Kunde angegeben werden.
Um das Suchergebnis in die Maske zur Stundenerfassung zu übernehmen klicken Sie auf das entsprechende Ergebnis in der Auflistung.
Sie können einzelne Einträge des Suchergebnisses mit einem Klick auf das Sternchen favorisieren.
Die favorisierten Kalkulationspositionen werden Ihnen im linken Side-Menü angezeigt als auch in der Suche der Erfassungspositionen, sofern Sie noch keine Suchkriterien eingegeben haben.
Zurück in der Erfassungsmaske können Sie die Stunden und Minuten eingeben, die Sie auf die Aufgabe erfassen möchten. Hier können Sie auch angeben, ob eine Aufgabe weiterberechenbar ist oder nicht (Häkchen setzen).
Nach dem Speichern wird der Screen für Tagesansicht geladen. Die soeben erfassten Stunden werden dann in der Auflistung angezeigt.
Arbeitszeit erfassen
Arbeits- und Pausenzeiten können über die Check-In/Check-Out Funktion erfasst werden.
Die Arbeitszeit kann gesondert von der Projektzeit erfasst werden, aber es gibt auch die Möglichkeit diese auf Projekte zu buchen.
Um die Erfassung bzw. den Check-In zu starten, können Sie dies entweder über das linke Side-Menü oder den Timer innerhalb der oberen Navigationsleiste der Stundenerfassung vornehmen.
Klicken Sie im Side Menü auf den Eintrag „Check-In“. Sie können hier mit dem Slider den Check-In/Check-Out tätigen.
Sind Sie eingecheckt, können Sie über den blauen Textlink Pausieren eine Pause einlegen.
Abb.: Check-In / Check-Out
Stoppuhren
Mit den Stoppuhren können Sie bequem während des Tages Zeiten aufzeichnen und diese für die Projektstundenerfassung verwenden.
Um zu den Stoppuhren zu gelangen, wählen Sie über das linke Side-Menü den Menüeintrag “Stoppuhr“ aus.
Stoppuhren können nur für den aktuellen Tag angelegt werden, wenn der Check-In aktiv ist.
Sie können mit dem Button neue Stoppuhr eine neue Stoppuhr anlegen und eine Bezeichnung vergeben.
Die Stoppuhr startet sofort nachdem sie gespeichert wurde.
Legen Sie eine weitere Stoppuhr an, wird die aktuell laufende Stoppuhr angehalten und die soeben neu angelegte Stoppuhr gestartet.
Sie können Stoppuhren auch pausieren oder nachträglich umbenennen.
Über den Wochenkalender können Sie auch Stoppuhren der vergangenen Tage abrufen.
Zur Erfassung einer Stoppuhr in der Projektstundenerfassung klicken Sie auf die Bezeichnung der Stoppuhr, es öffnet sich dann ein Pop-up, welches Sie in die Tageserfassungsmaske leitet.
Abb.: Die Stoppuhr
Buchungserfassung
Mit der Buchungserfassung können schnell, einfach und unkompliziert Belege auf bestimmte Projekte erfasst werden.
Damit auf einem Projekt ein Beleg erfasst werden kann, benötigt dieses Projekt eine als Fremdleistung gekennzeichnete Kalkulationsposition.
Belege erfassen
In der zu Beginn angezeigten Übersicht, erhält man einen Überblick über alle bereits erfassten Belege in dem definierten Zeitraum.
Erfasste Belege filtern
Um die erfassten Belege zu filtern reicht ein Klick auf das Filter-Symbol in der oberen rechten Ecke. In den Filtereinstellungen gibt es die Option, einen vor-definierten Zeitraum auszuwählen oder einen eigenen Zeitraum zu bestimmen.