Troi Live App
- Michael Movchin
- Maximilian Stephan
- Dominik Starp (Unlicensed)
Mit der blauen Troi Live App haben Sie die Agentur immer dabei.
Die Troi Live App bietet ein übersichtliches Dashboard, Funktionen zur Zeiterfassung und Buchungserfassung sowie ein Kontaktmodul.
Neben einem mobilen Reporting zu Projektfortschritt, Teamperformance, Umsatz- und Magenentwicklung können Sie die App zur Zeiterfassung verwenden. Sie ermöglicht Tages- und Wochenzeiterfassung sowie smartes Time Tracking mit intuitiver Bedienung für eine zuverlässige und konsequente Pflege der Aufwände und Arbeitszeiten.
Damit ermöglicht sie eine schnelle Interaktion und vermindert Fehleranfälligkeiten – denn die App speist sich automatisch aus den Live-Daten der webbasierten Troi Lösung.
Aktivierung der Troi Live App in den Mitarbeiterdetails
Um die Troi Live App nutzen zu können, öffnen Sie die Mitarbeiterdetails in der Troi Webapplikation unter Troi Menü ⇨ Mitarbeiter ⇨ Benutzer ⇨ (Benutzer auswählen).
In den Mitarbeiterdetails unter dem Reiter Programm muss folgende Einstellungen vorgenommen werden:
- Troi App-Zugriff
- API: Schreibzugriff
Abb.: Ansicht der Einstellungsmöglichkeiten in den Mitarbeiterdetails unter Troi Menü ⇨ Mitarbeiter ⇨ Benutzer ⇨ (Benutzer auswählen) ⇨ Reiter Programm.
Zusätzlich ist je nach Funktionsbedarf mindestens eine der folgenden Checkboxen zu aktivieren:
- Troi Live App - mobile Stundenerfassung
- Troi Live App - mobiles Dashboard
- Troi Live App - mobile Kontakte
Abb.: Ansicht der Einstellungsmöglichkeiten in den Mitarbeiterdetails unter Troi Menü ⇨ Mitarbeiter ⇨ Benutzer ⇨ (Benutzer auswählen) ⇨ Reiter Programm.
Anschließend die Änderungen über das Disketten-Symbol unten rechts speichern.
Login in der Troi Live App
Nachdem die Einstellungen in der Troi Webapplikation vorgenommen wurden, kann sich der Benutzer in die Troi Live App einloggen. Wird die App geöffnet erscheint der Login-Screen. Hier sind die entsprechenden Zugangsdaten des Benutzers (Benutzername, Troi Passwort, Domain der Live-Instanz sowie der API v2 Token) einzugeben.
Abb.: Auf dem Login-Screen sind der Troi Benutzername (1.), das Troi Passwort (2.), die Domain Ihrer Troi-Instanz (3.) und der API v2 Token aus dem Sicherheitsscenter (4.) einzugeben. Anschließend ist ein Login möglich (5.).
Hinweis
Modulauswahl
Nach dem Login in die Troi Live App gelangen Sie in die Modulauswahl. Hierüber können Sie die jeweils freigeschalteten Module aufrufen und sich aus der App ausloggen.
Abb.: Home-Screen der TROI Live App
Zeiterfassung
Mit dem Modul Zeiterfassung der Troi Live App haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projektstunden sowie Ihre Arbeitszeiten zu erfassen.
Die Erfassung der Projektstunden kann auf Tages- oder auf Wochenbasis erfolgen.
Die Stunden werden dabei auf die jeweilige Kalkulationsposition eingetragen. Die Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten erfolgt über die Check-In/Check-Out Funktion.
Projektstunden erfassen
Starten Sie die TROI Live App, melden Sie sich an und wählen Sie das Modul Zeiterfassung.
Diese startet mit der Ansicht für den aktuellen Tag in der aktuellen Woche.
Über den Tab Wochen können Sie in die Wochenansicht wechseln. 
Abb.: Ansicht der Stundenerfassung
Der Aufbau von Tages- und die Wochenansicht ist identisch.
In der Mitte des Screens werden Ihnen die bereits erfassten Stunden sowie die Soll-Arbeitsstunden angezeigt.
In der Tagesansicht wird Ihnen immer der gewählte Tag angezeigt in der Wochenansicht immer die gewählte Woche.
Über den Wochenkalender können Sie durch die Kalenderwochen wechseln, einzelne Tage oder in der Wochenansicht eine komplette Woche auswählen.
Unterhalb des Wochenkalenders werden die bereits erfassten Stunden angezeigt.
Stunden erfassen in der Tagesansicht
Um eine neue Stundenerfassung durchzuführen, klicken Sie auf den blauen Meldungstext unterhalb der Auflistung der bereits erfassten Stunden.
Der Meldungstext passt sich immer auf die noch zu erfassenden Stunden an.
Haben Sie einen 8 Stunden Tag und es wurde für diesen Tag noch keine Erfassung vorgenommen, wird hier 8 Std. zu erfassen angezeigt.
Nach Klick auf den Meldungstext öffnet sich die Maske zur Erfassung der Stunden.
Soll-Arbeitszeit
Die Soll-Arbeitszeiten werden aus den Mitarbeitereinstellungen aus TROI übernommen.
Wählen Sie nun die Erfassungsposition aus, auf welche Sie Stunden erfassen möchten.
Wenn Sie die K-Nummer der Erfassungsposition bereits wissen, können Sie diese direkt in das Feld K-Nummer eingeben, um die entsprechende Erfassungsposition zu laden.
Mit Klick auf das Feld Erfassungsposition öffnet sich die Suchmaske für die Erfassungspositionen (falls die K-Nummer nicht bekannt ist).
Sie können dabei nach Mandanten, Kunden, Projekten oder K-Nummer einschränken.
Mindestens muss jedoch Mandant und Kunde angegeben werden.
Um das Suchergebnis in die Maske zur Stundenerfassung zu übernehmen klicken Sie auf das entsprechende Ergebnis in der Auflistung.
Sie können einzelne Einträge des Suchergebnisses mit einem Klick auf das Sternchen favorisieren.
Die favorisierten Kalkulationspositionen werden Ihnen im linken Side-Menü angezeigt als auch in der Suche der Erfassungspositionen, sofern Sie noch keine Suchkriterien eingegeben haben.
Zurück in der Erfassungsmaske können Sie die Stunden und Minuten eingeben, die Sie auf die Aufgabe erfassen möchten. Hier können Sie auch angeben, ob eine Aufgabe weiterberechenbar ist oder nicht (Häkchen setzen).
Nach dem Speichern wird der Screen für die Tagesansicht geladen. Die soeben erfassten Stunden werden dann in der Auflistung angezeigt.
Stunden erfassen in der Wochenansicht
Um eine neue Stundenerfassung in der Wochenansicht durchzuführen, wechseln Sie zunächst aus der Tagesansicht über den Tab Woche in die Wochenansicht.
Der Aufbau der Wochenansicht ist identisch zur Tagesansicht, es werden lediglich alle Wochentage in der Auflistung angezeigt und im Wochenkalender alle Tage gewählt.
Um eine neue Wochenerfassung durchzuführen, klicken Sie im unteren Bereich des Screens auf den Button neue Wochenerfassung.
Die Auswahl der Erfassungsposition erfolgt analog zur Auswahl in der Tageserfassung.
Wählen Sie die Erfassungsposition aus, auf welche Sie Stunden erfassen möchten.
Wenn Sie die K-Nummer der Erfassungsposition bereits wissen, können Sie diese direkt in das Feld K-Nummer eingeben und es wird die entsprechende Erfassungsposition geladen.
Mit Klick auf das Feld Erfassungsposition öffnet sich die Suchmaske für die Erfassungspositionen (falls die K-Nummer nicht bekannt ist).
Sie können dabei nach Mandanten, Kunden, Projekten oder K-Nummer einschränken. Mindestens muss jedoch Mandant und Kunde angegeben werden.
Um das Suchergebnis in die Maske zur Stundenerfassung zu übernehmen klicken Sie auf das entsprechende Ergebnis in der Auflistung.
Sie können einzelne Einträge des Suchergebnisses mit einem Klick auf das Sternchen favorisieren.
Die favorisierten Kalkulationspositionen werden Ihnen im linken Side-Menü angezeigt als auch in der Suche der Erfassungspositionen, sofern Sie noch keine Suchkriterien eingegeben haben.
Zurück in der Erfassungsmaske können Sie die Stunden und Minuten eingeben, die Sie auf die Aufgabe erfassen möchten. Hier können Sie auch angeben, ob eine Aufgabe weiterberechenbar ist oder nicht (Häkchen setzen).
Nach dem Speichern wird der Screen für Tagesansicht geladen. Die soeben erfassten Stunden werden dann in der Auflistung angezeigt.
Arbeitszeit erfassen
Arbeits- und Pausenzeiten können über die Check-In/Check-Out Funktion erfasst werden.
Die Arbeitszeit kann gesondert von der Projektzeit erfasst werden, aber es gibt auch die Möglichkeit diese auf Projekte zu buchen.
Um die Erfassung bzw. den Check-In zu starten, können Sie dies entweder über das linke Side-Menü oder den Timer innerhalb der oberen Navigationsleiste der Stundenerfassung vornehmen.
Klicken Sie im Side Menü auf den Eintrag „Check-In“. Sie können hier mit dem Slider den Check-In/Check-Out tätigen.
Sind Sie eingecheckt, können Sie über den blauen Textlink Pausieren eine Pause einlegen.
Abb.: Check-In / Check-Out
Stoppuhren
Mit den Stoppuhren können Sie bequem während des Tages Zeiten aufzeichnen und diese für die Projektstundenerfassung verwenden.
Um zu den Stoppuhren zu gelangen, wählen Sie über das linke Side-Menü den Menüeintrag “Stoppuhr“ aus.
Stoppuhren können nur für den aktuellen Tag angelegt werden, wenn der Check-In aktiv ist.
Sie können mit dem Button neue Stoppuhr eine neue Stoppuhr anlegen und eine Bezeichnung vergeben.
Die Stoppuhr startet sofort nachdem sie gespeichert wurde.
Legen Sie eine weitere Stoppuhr an, wird die aktuell laufende Stoppuhr angehalten und die soeben neu angelegte Stoppuhr gestartet.
Sie können Stoppuhren auch pausieren oder nachträglich umbenennen.
Über den Wochenkalender können Sie auch Stoppuhren der vergangenen Tage abrufen.
Zur Erfassung einer Stoppuhr in der Projektstundenerfassung klicken Sie auf die Bezeichnung der Stoppuhr, es öffnet sich dann ein Pop-up, welches Sie in die Tageserfassungsmaske leitet.
Abb.: Die Stoppuhr
Buchungserfassung
Mit der Buchungserfassung können schnell, einfach und unkompliziert Belege auf bestimmte Projekte erfasst werden.
Damit auf einem Projekt ein Beleg erfasst werden kann, benötigt dieses Projekt eine als Fremdleistung gekennzeichnete Kalkulationsposition.
Belege erfassen
In der zu Beginn angezeigten Übersicht, erhält man einen Überblick über alle bereits erfassten Belege in dem definierten Zeitraum.
Erfasste Belege filtern
Um die erfassten Belege zu filtern reicht ein Klick auf das Filter-Symbol in der oberen rechten Ecke. In den Filtereinstellungen gibt es die Option, einen vor-definierten Zeitraum auszuwählen oder einen eigenen Zeitraum zu bestimmen.
Mit Klick auf das blaue "Plus"
wird die Belegerfassung gestartet.
In der Belegerfassung können die
folgenden Daten eingetragen werden:
- Belegfoto
- Belegdatum
- Betrag
- Netto/Brutto
- Mandant
- Belegnummer
- Steuer
- Lieferant
- Erfassungsposition
- Beschreibung
- Zahlungsmethode
- Weiterberechnung
Durch ein Klick auf das blaue Plus kann ein Foto 
entweder ausgewählt oder aufgenommen werden.
Sobald alle Informationen eingetragen sind,
kann der Beleg eingereicht werden.
Wenn der Beleg erfolgreich eingereicht wurde, 
erscheint diese Erfolgsmeldung.
Anschließend können die wichtigsten Informationen
über den oder die eingereichten Belege in der
Übersicht eingesehen werden.
Dashboard
Das Dashboard gibt die wichtigsten KPIs für das tägliche Projektgeschäft aus.
Dabei stehen Ihnen eine Vielzahl von vordefinierten Filtermöglichkeiten und Visualisierungen zur Verfügung.
Es werden die KPIs Umsatz Gesamt, DBI, DBI in %, Gesamt Stunden, WB / NWB, WB in %, EL / FL, Projektfortschritt, Projektfortschritt in %, Arbeitstage sowie der Krankenstand in % ausgewiesen.
Die KPIs sind mit Voreinstellungen für Zeiträume, Filter und Aggregationen welche sie individuell abändern und als eigene Vorlage speichern können.
Umsatz Gesamt
Der Gesamtumsatz wird anhand der erbrachten Leistung (d.h. Ist-Werte gem. VK) ausgewertet.
Er gibt Ihnen Auskunft darüber, welche Leistungen Sie abrechnen können.
Sie können die Daten nach Eigenleistung, Fremdleistung sowie nach Weiterberechenbarkeit filtern.
Als Darstellungsform können Sie zwischen Liniendiagramm oder Tabelle wählen.
Abb.: Das Dashboard
DBI
Der DBI wird anhand der Umsätze abzüglich der anfallenden Kosten ermittelt.
Dabei kann der DBI anhand der Kalkulation, des Angebots oder der gestellten Rechnungen betrachtet werden.
Ebenso ist es möglich, den DBI nach Eigenleistung oder Fremdleistung zu filtern.
DBI in %
Der prozentuale DBI wird anhand des Verhältnisses des DBI zum Umsatz ermittelt. Dabei kann der prozentuale DBI ebenfalls anhand der Kalkulation, des Angebots oder der gestellten Rechnungen betrachtet werden. Die Filter nach Eigenleistung oder Fremdleistung sind ebenfalls möglich.
Gesamt Stunden
Die Gesamtstunden ergeben sich aus der Summe der Soll-Stunden aller Mitarbeiter abzüglich der Urlaube und der Krankheitstage. Die Soll-Stunden ergeben sich aus den Wochenarbeitszeiten, welche in den Mitarbeitereinstellungen in TROI gepflegt sind.
Abb.: Ansicht der Gesamt Stunden
WB / NWB
Der KPI WB/NWB zeigt Ihnen die Summe der Leistungen nach Weiterberechenbarkeit. Dabei können Sie nach Eigenleistung und Fremdleistung filtern.
Abb.: Die WB versus NWB Ansicht
WB in %
Der KPI WB/NWB in % zeigt Ihnen das Verhältnis der weiterberechenbaren erbrachten Leistungen gegenüber den nicht weiterberechenbaren Leistungen an. Dabei können Sie ebenfalls nach Eigenleistung und Fremdleistung filtern.
EL / FL
Der KPI EL/FL zeigt Ihnen die Summe der erbrachten Leistungen nach Fremdleistung und Eigenleistung an.
Projektfortschritt
Der Projektfortschritt zeigt Ihnen den nominalen Projektfortschritt in Euro an. Hierbei werden die Werte aus dem Angebot den Werten aus der Projektstundenerfassung gegenübergestellt. Hierbei können Sie nach Eigenleistung und Fremdleistung filtern.
Projektfortschritt in %
Der Projektfortschritt zeigt Ihnen das Verhältnis des Fortschritts des Projekts zwischen den Werten aus dem Angebot und den Werten aus der Projektstundenerfassung. Hierbei können Sie nach Eigenleistung und Fremdleistung filtern.
Abb.: Der Projektfortschritt
Arbeitstage
Die Arbeitstage ergeben sich aus der Summe der Soll-Tage aller Mitarbeiter abzüglich der Urlaube und der Krankheitstage.
Die Soll-Tage ergeben sich aus den Wochenarbeitszeiten, welche in den Mitarbeitereinstellungen in TROI gepflegt sind.
Für die Berechnung der Arbeitstage wird die Länge des Arbeitstags pro Mitarbeiter berücksichtigt.
Hat ein Mitarbeiter einen 8 Stunden Tag, so werden bei diesem Mitarbeiter 8 Stunden als ein Arbeitstag gewertet.
Hat ein Mitarbeiter einen 6 Stunden Tag so wird bei diesem Mitarbeiter 6 Stunden als Arbeitstag gewertet.
Abb.: Die Arbeitstage -Ansicht
Krankenstand in %
Der Krankenstand in Prozent weist die aktuellen und vergangenen Krankheitstage aus.
Abb.: Die Krankenstand in Prozent-Ansicht
Eigene Vorlagen anlegen
Im Dashboard können Sie sich eigene Vorlagen anlegen, um schnell auf die Zahlen des gewünschten Projektes, Projektteams oder Kunden zuzugreifen.
Um eine eigene Vorlage anzulegen, wechseln Sie im jeweiligen KPI in das rechte Side-Menü.
Hier finden Sie alle Dateneinstellungen und Filtermöglichkeiten zum jeweiligen KPI.
Mit Klick auf Neue Vorlage legen Sie eine neue Vorlage an und können einen Namen für Ihre individuelle Vorlage vergeben.
Nehmen Sie dann die gewünschten Dateneinstellungen vor und speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Symbol.
Die neue Vorlage können Sie über das Sternsymbol favorisieren.
Favorisierte Vorlagen erscheinen im Linken Side-Menü und ermöglichen Ihnen den schnellen Zugriff auf Ihre eigenen Vorlagen.
Kontakte
Im Modul Kontakte können die in Troi hinterlegten Personenkontakte eingesehen und editiert werden.
In der Übersicht sind die als Favoriten markierten Personenkontakte aufgelistet.
Abb.: Das Modul Kontakte mit der Ansicht der Favoriten
Mit einem Klick auf das Lupen-Symbol gelangen Sie zu all Ihren Personenkontakten und können nach bestimmten Kontakten suchen.
Abb.: Suche nach Kontakten
Mit einem Klick auf das Plus-Symbol in der Hauptansicht kann ein neuer Kontakt angelegt werden.
Abb.: Dropdown-Menü eines Kontakts. Hierüber kann direkt ein Anruf gestartet (1.), ein E-Mail-Entwurf erstellt (2.) und die Navigation zur Adresse (3.) gestartet werden. Über "Editieren" (4.) kann der Kontakt bearbeitet werden.
Nach einem Klick auf das Plus-Symbol oder auf "Editieren" öffnet sich eine Maske zum Bearbeiten der jeweiligen Personenkontaktdaten.
Abb.: Ansicht zum Editieren von Kontakten. Mit der Auswahl des Stern-Symbols (1.) kann der Kontakt als Favorit markiert werden. Durch die Auswahl Speichern (2.) werden die Änderungen übernommen.