Microsoft Office 365
Voraussetzungen
Für die Nutzung wird das Lizenzmodul Troi Connect benötigt.
Für die Einrichtung der Integration müssen die folgenden Daten bereitliegen bzw. Einstellungen vorgenommen werden:
Benutzer-Zugangsdaten für Outlook 365 (E-Mail-Adresse und Passwort)
der persönliche API v2 Token in Troi
Freischalten des Moduls Integrationen im Modul Zugangsberechtigung Programm
Zusätzlich benötigt der Troi Benutzer in seinen Mitarbeiterdetails einen Schreibzugriff auf die Troi API
für die Einrichtung der Übertragung von Outlook zu Troi wird die Troi Mitarbeiter-ID benötigt
Freischalten der Scopes für die Microsoft Graph API
Scopes für die Microsoft Graph API
Folgende Microsoft Graph API-Scopes werden für die Einrichtung der Microsoft Office Integration benötigt:
offline_access
user.read
mail.read
mail.read.shared
contacts.read.shared
contacts.readwrite.shared
contacts.readwrite
Calendars.ReadWrite
Calendars.ReadWrite.Shared
Die entsprechenden Berechtigungen können im Microsoft Graph Explorer erteilt werden.
Funktionsweise
Übertrag von Kalendereinträgen und Abwesenheiten von Troi nach Outlook 365
Übertrag der Kalendereinträge eines Troi Benutzer Kalenders zu einem bestimmten Outlook Kalender
Der Übertrag der Kalendereinträge von Troi zu Outlook wird durch die Troi Integrationen ermöglicht. Benutzer von Outlook 365 können somit Ihre Kalendereinträge aus Troi nach Outlook 365 übertragen.
Zusätzlich werden Abwesenheitseinträge aus Troi zum Outlook-Kalender übertragen.
Sofern es sich um genehmigungspflichtige Abwesenheitseinträge handelt, werden diese erst übertragen, wenn die Genehmigung erfolgt ist.
Übertrag von Kalendereinträgen von Outlook 365 nach Troi
Übertrag der Kalendereinträge eines Outlook Kalenders zu einem bestimmten Troi Benutzer Kalender
Der Übertrag der Kalendereinträge von Outlook zu Troi wird durch die Troi Integrationen ermöglicht. Benutzer von Troi können somit Ihre Kalendereinträge aus Outlook nach Troi übertragen.
Dieser Anwendungsfall ist besonders relevant, wenn Troi als Projektmanagement-Software und gleichzeitig Outlook 365 als zentrales Tool für die Terminverwaltung eingesetzt wird.
Es können Termine nach Troi übertragen werden und in Troi als Projektzeit erfasst werden.
Beide Integrationen können unabhängig voneinander oder gleichzeitig aktiviert werden.
Übertragene Attribute
Troi ↔ Outlook O365 |
|---|
Kalendereintrag Startdatum |
Kalendereintrag Enddatum |
Kalendereintrag Betreff |
Kalendereintrag Beschreibung |
Abwesenheiten Abwesenheitsart |
Abwesenheiten Startdatum |
Abwesenheiten Enddatum |
Abwesenheiten Bemerkung |
Einrichtung
Einrichtung durch den Administrator
Als Erstes muss ein Administrator unter Zugangsberechtigung Daten für die gewünschte Benutzergruppe den Schreibzugriff auf das Modul Integrationen erlauben.
Zusätzlich benötigt der Troi Benutzer in seinen Mitarbeiterdetails einen Schreibzugriff auf die Troi API.
Darüber hinaus benötigt der Benutzer seinen persönlichen API V2 Token, welcher für die Authentifizierung der MS Office-Integration an die Troi REST API verwendet wird.
Die Mitarbeiter-ID kann ein Troi Benutzer mit entsprechenden Zugangsberechtigungen auf das Modul Mitarbeiter > Benutzer abrufen, indem das Pop-up Mitarbeiterdetails aufgerufen wird. Die Mitarbeiter-ID kann am Ende der URL des Pop-ups abgelesen werden.
Einrichtung durch den einzelnen Troi Benutzer
Nachdem die obige Einrichtung durch den Administrator durchgeführt wurde, kann ich als Troi Benutzer mit der Einrichtung der persönlichen Integration für MS Office unter Troi Menü > Einstellungen im Modul Integrationen beginnen.
Im nächsten Schritt muss die Integration MS Office ausgewählt werden. Daraufhin werden die verfügbaren Integrationen (Flows) angezeigt:
Übertrag von Kalendereinträgen von Troi nach Outlook 365
Die Integration für den Übertrag der Kalendereinträge von Troi nach Outlook 365 kann eingerichtet werden, indem innerhalb der Box des Flows "Troi to Outlook“ auf den Button Start Integration geklickt wird.
In dem folgenden Screen können die URL der Troi Instanz mit dem Pfad "https://<Ihre Troi Webadrresse>/api/v2/rest" sowie die Zugangsdaten des Benutzers eingegeben werden. Der Username entspricht dem Troi Benutzernamen und die Passphrase dem persönlichen API v2 Token aus dem Modul Sicherheitscenter.
Nachdem die Daten eingegeben wurden, kann auf Continue geklickt werden.
Im folgenden Schritt kann die Verbindung zum Microsoft Account hergestellt werden, indem auf den Button Sign in to MS Office geklickt wird.
Nachdem die Zugangsdaten für den Microsoft Account eingegeben wurden, sind die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.
Im letzten Schritt wird das Zielpostfach angegeben, dessen Kalendereinträge zu synchronisieren sind.
Mit einem Klick auf den Button Save wird die Integration gespeichert. Die Einrichtung ist nun abgeschlossen und die Übertragung wird alle fünf Minuten ausgeführt.
Übertrag von Kalendereinträgen von Outlook 365 nach Troi
Die Integration für die Übertragung der Kalendereinträge von Outlook 365 nach Troi kann eingerichtet werden, indem innerhalb der Box des Flows "Outlook to Troi“ auf den Button Start Automation geklickt wird.
Im folgenden Schritt ist die Mailbox-ID anzugeben und die Verbindung zum Microsoft Account herzustellen, indem auf den Button Sign in to MS Office geklickt wird.
Als mailboxId ist die E-Mail-Adresse des zu verbindenden Microsoft Accounts anzugeben.
Nachdem die Zugangsdaten für den Microsoft Account eingegeben wurden, sind die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.
Nachdem der Microsoft Account erfolgreich verbunden wurde, kann auf den Button Continue geklickt werden.
In dem folgenden Screen können die URL mit dem Pfad "https://<Ihre Troi Webadrresse>/api/v2/rest" der Troi Instanz sowie die Zugangsdaten des Benutzers eingegeben werden. Der Username entspricht dem Troi Benutzernamen und die Passphrase dem persönlichen API v2 Token aus dem Modul Sicherheitscenter.
Nachdem die Daten eingegeben wurden, kann auf Continue geklickt werden.
Im folgenden Schritt ist der Pfad "/exampleitem/<Mitarbeiter-ID>" einzugeben. Die Mitarbeiter-ID ist zuvor von einem Administrator im Modul Mitarbeiter > Benutzer abzulesen. Was hierfür zu tun ist, lesen Sie im Abschnitt Einrichtung durch den Administrator.
Integration (Flow) deaktivieren oder löschen
Um eine eingerichtete Integration (Flow) zu deaktivieren oder zu löschen, ist im Modul Integrationen die jeweilige Integration auszuwählen. Anschließend kann auf My Flows geklickt werden, um die eingerichteten Integrationen für die jeweilige Integration anzuzeigen.
Um eine Integration zu deaktivieren, kann der Schieberegler neben Deactivate von rechts nach links geschoben werden. Dadurch ändert sich das Wort Deactivate in Activate.
Um eine Integration zu löschen, kann im Bereich My Flows bei der zu löschenden Integration auf das Papierkorb-Symbol geklickt werden. Das Löschen ist mit einem Klick auf den Button Delete zu bestätigen.