Microsoft Office 365
- Maximilian Stephan
- Reinke Christof Sackel (Unlicensed)
Voraussetzungen
Für die Nutzung wird das Lizenzmodul Troi Connect benötigt.
Für die Einrichtung der Integration müssen die folgenden Daten bereitliegen bzw. Einstellungen vorgenommen werden:
Benutzer-Zugangsdaten für Outlook 365 (E-Mail-Adresse und Passwort)
der persönliche API v2 Token in Troi
der persönliche API v3 Token in Troi (nur generieren)
Freischalten des Moduls Integrationen im Modul Zugangsberechtigung Programm
Zusätzlich benötigt der Troi Benutzer in seinen Mitarbeiterdetails einen Schreibzugriff auf die Troi API
für die Einrichtung der Übertragung von Outlook zu Troi wird die Troi Mitarbeiter-ID benötigt
Freischalten der Scopes für die Microsoft Graph API
Scopes für die Microsoft Graph API
Folgende Microsoft Graph API-Scopes werden für die Einrichtung der Microsoft Office Integration benötigt:
offline_access
user.read
mail.read
mail.read.shared
contacts.read.shared
contacts.readwrite.shared
contacts.readwrite
Calendars.ReadWrite
Calendars.ReadWrite.Shared
Die entsprechenden Berechtigungen können im Microsoft Graph Explorer erteilt werden.
Funktionsweise
Übertrag von Kalendereinträgen und Abwesenheiten von Troi nach Outlook 365
Übertrag der Kalendereinträge eines Troi Benutzer Kalenders zu einem bestimmten Outlook Kalender
Der Übertrag der Kalendereinträge von Troi zu Outlook wird durch die Troi Integrationen ermöglicht. Benutzer von Outlook 365 können somit Ihre Kalendereinträge aus Troi nach Outlook 365 übertragen.
Zusätzlich werden Abwesenheitseinträge aus Troi zum Outlook-Kalender übertragen.
Sofern es sich um genehmigungspflichtige Abwesenheitseinträge handelt, werden diese erst übertragen, wenn die Genehmigung erfolgt ist.
Übertrag von Kalendereinträgen von Outlook 365 nach Troi
Übertrag der Kalendereinträge eines Outlook Kalenders zu einem bestimmten Troi Benutzer Kalender
Der Übertrag der Kalendereinträge von Outlook zu Troi wird durch die Troi Integrationen ermöglicht. Benutzer von Troi können somit Ihre Kalendereinträge aus Outlook nach Troi übertragen.
Dieser Anwendungsfall ist besonders relevant, wenn Troi als Projektmanagement-Software und gleichzeitig Outlook 365 als zentrales Tool für die Terminverwaltung eingesetzt wird.
Es können Termine nach Troi übertragen werden und in Troi als Projektzeit erfasst werden.
Beide Integrationen können unabhängig voneinander oder gleichzeitig aktiviert werden.
Übertragene Attribute
Troi ↔ Outlook O365 |
|---|
Kalendereintrag Startdatum |
Kalendereintrag Enddatum |
Kalendereintrag Betreff |
Kalendereintrag Beschreibung |
Abwesenheiten Abwesenheitsart |
Abwesenheiten Startdatum |
Abwesenheiten Enddatum |
Abwesenheiten Bemerkung |
Einrichtung
Einrichtung durch den Administrator
Als Erstes muss ein Administrator unter Zugangsberechtigung Daten für die gewünschte Benutzergruppe den Schreibzugriff auf das Modul Integrationen erlauben.
Zusätzlich benötigt der Troi Benutzer in seinen Mitarbeiterdetails einen Schreibzugriff auf die Troi API.
Darüber hinaus benötigt der Benutzer seinen persönlichen API V2 Token, welcher für die Authentifizierung der MS Office-Integration an die Troi REST API verwendet wird. Ein API v3 Token ist zudem im Modul Sicherheitscenter zu generieren. Dieser wird jedoch für die weitere Einrichtung nicht benötigt.
Die Mitarbeiter-ID kann ein Troi Benutzer mit entsprechenden Zugangsberechtigungen auf das Modul Mitarbeiter > Benutzer abrufen, indem das Pop-up Mitarbeiterdetails aufgerufen wird. Die Mitarbeiter-ID kann am Ende der URL des Pop-ups abgelesen werden.
Einrichtung durch den einzelnen Troi Benutzer
Nachdem die obige Einrichtung durch den Administrator durchgeführt wurde, kann ich als Troi Benutzer mit der Einrichtung der persönlichen Integration für MS Office unter Troi Menü > Einstellungen im Modul Integrationen beginnen.
Zu Beginn der Einrichtung ist wichtig, dass durch einen Troi-Administrator die Troi-Mitarbeiter-ID bereitgestellt wurde. Ebenfalls werden die Benutzer-Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) für Outlook 365 benötigt sowie der persönliche API v2 Token benötigt.
Im nächsten Schritt muss die Integration MS Office ausgewählt werden. Daraufhin werden die verfügbaren Integrationen (Flows) angezeigt:
Übertrag von Kalendereinträgen von Troi nach Outlook 365
Die Integration für den Übertrag der Kalendereinträge von Troi nach Outlook 365 kann eingerichtet werden, indem auf den Button Connect MS Office account geklickt wird.
Falls der Microsoft Account bereits hinzugefügt wurde, kann dieser Schritt übersprungen werden. Dann können Sie direkt mit der Konfiguration des Flows starten.
In dem folgenden Screen sind folgende Daten einzugeben:
Credential Name (hier kann ein beliebiger Text stehen)
Username (Der Username entspricht dem Troi Benutzernamen)
Passphrase (die Passphrase entspricht dem persönlichen API v2 Token aus dem Modul Sicherheitscenter)
Server URL (die URL der Troi Instanz mit dem Pfad "https://<Ihre Troi Webadrresse>/api/v2/rest") Zum Beispiel: https://helpdesk.troi.software/api/v2/rest
Nachdem die Daten eingegeben wurden, kann auf Continue geklickt werden.
Im nächsten Schritt kann die Verbindung zum Microsoft Account hergestellt werden:
Nachdem die Zugangsdaten für den Microsoft Account eingegeben wurden, sind die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.
Konfiguration des Flows Troi zu Outlook 365
Nachdem die Verbindung zum Microsoft Account erfolgreich hergestellt wurde, wählen Sie die gewünschte Konfiguration aus, zum Beispiel "Troi to Outlook“. Geben Sie in folgender Eingabemaske Ihre Troi Mitarbeiter-ID und Ihre Email-Adresse des Zielpostfachs ein:
Mit einem Klick auf den Button Save wird die Integration gespeichert. Die Einrichtung ist nun abgeschlossen und die Übertragung wird alle fünf Minuten ausgeführt.
Schlussendlich aktivieren Sie den Flow durch die Aktivierung der Checkbox:
Übertrag von Kalendereinträgen von Outlook 365 nach Troi
Die Integration für den Übertrag der Kalendereinträge von Outlook 365 nach Troi kann eingerichtet werden, indem auf den Button Connect MS Office account geklickt wird.
Falls der Microsoft Account bereits hinzugefügt wurde, kann dieser Schritt übersprungen werden. Dann können Sie direkt mit der Konfiguration des Flows starten.
In dem folgenden Screen sind folgende Daten einzugeben:
Credential Name (hier kann ein beliebiger Text stehen)
Username (Der Username entspricht dem Troi Benutzernamen)
Passphrase (die Passphrase entspricht dem persönlichen API v2 Token aus dem Modul Sicherheitscenter)
Server URL (die URL der Troi Instanz mit dem Pfad "https://<Ihre Troi Webadrresse>/api/v2/rest") Zum Beispiel: https://helpdesk.troi.software/api/v2/rest
Nachdem die Daten eingegeben wurden, kann auf Continue geklickt werden.
Im nächsten Schritt kann die Verbindung zum Microsoft Account hergestellt werden:
Nachdem die Zugangsdaten für den Microsoft Account eingegeben wurden, sind die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.
Konfiguration des Flows Outlook 365 zu Troi
Nachdem die Verbindung zum Microsoft Account erfolgreich hergestellt wurde, wählen Sie die gewünschte Konfiguration aus, zum Beispiel "Outlook zu Troi (create/update)“. Geben Sie in folgender Eingabemaske als Mailbox-ID Ihre Email-Adresse des Zielpostfachs ein und dann zwei mal Ihre Troi Mitarbeiter-ID:
Mit einem Klick auf den Button Save wird die Integration gespeichert. Die Einrichtung ist nun abgeschlossen und die Übertragung wird alle fünf Minuten ausgeführt.
Schlussendlich aktivieren Sie den Flow durch die Aktivierung der Checkbox:
Integration (Flow) deaktivieren oder löschen
Sie können eine Integration über die Checkboxen am linken Rand aktivieren/deaktivieren.
Um eine Integration zu löschen, gehen Sie auf das Drei-Striche-Menü und klicken auf "Delete“.
Um eine Integration (Flow) löschen zu können, ist diese vorher auf inaktiv zu setzen.