Microsoft Office 365

Voraussetzungen

Für die Nutzung wird das Lizenzmodul Troi Connect benötigt.

Für die Einrichtung der Integration müssen die folgenden Daten bereitliegen bzw. Einstellungen vorgenommen werden:

• Benutzer-Zugangsdaten für Outlook 365 (E-Mail-Adresse und Passwort)

• der persönliche API v2 Token in Troi

• der persönliche API v3 Token in Troi (nur generieren)

• Freischalten des Moduls Integrationen im Modul Zugangsberechtigung Programm

• Zusätzlich benötigt der Troi Benutzer in seinen Mitarbeiterdetails einen Schreibzugriff auf die Troi API

• für die Einrichtung der Übertragung von Outlook zu Troi wird die Troi Mitarbeiter-ID benötigt

• Freischalten der Scopes für die Microsoft Graph API

Scopes für die Microsoft Graph API

Folgende Microsoft Graph API-Scopes werden für die Einrichtung der Microsoft Office Integration benötigt:

• offline_access

• user.read

• mail.read

• mail.read.shared

• contacts.read.shared

• contacts.readwrite.shared

• contacts.readwrite

• Calendars.ReadWrite

• Calendars.ReadWrite.Shared

Funktionsweise

Übertrag von Kalendereinträgen und Abwesenheiten von Troi nach Outlook 365

Übertrag der Kalendereinträge eines Troi Benutzer Kalenders zu einem bestimmten Outlook Kalender

Der Übertrag der Kalendereinträge von Troi zu Outlook wird durch die Troi Integrationen ermöglicht. Benutzer von Outlook 365 können somit Ihre Kalendereinträge aus Troi nach Outlook 365 übertragen.

Zusätzlich werden Abwesenheitseinträge aus Troi zum Outlook-Kalender übertragen.

Übertrag von Kalendereinträgen von Outlook 365 nach Troi

Übertrag der Kalendereinträge eines Outlook Kalenders zu einem bestimmten Troi Benutzer Kalender

Der Übertrag der Kalendereinträge von Outlook zu Troi wird durch die Troi Integrationen ermöglicht. Benutzer von Troi können somit Ihre Kalendereinträge aus Outlook nach Troi übertragen.

Dieser Anwendungsfall ist besonders relevant, wenn Troi als Projektmanagement-Software und gleichzeitig Outlook 365 als zentrales Tool für die Terminverwaltung eingesetzt wird.

Es können Termine nach Troi übertragen werden und in Troi als Projektzeit erfasst werden.

Übertragene Attribute

Einrichtung

Einrichtung durch den Administrator

Als Erstes muss ein Administrator unter Zugangsberechtigung Daten für die gewünschte Benutzergruppe den Schreibzugriff auf das Modul Integrationen erlauben.

Zusätzlich benötigt der Troi Benutzer in seinen Mitarbeiterdetails einen Schreibzugriff auf die Troi API.

Darüber hinaus benötigt der Benutzer seinen persönlichen API V2 Token, welcher für die Authentifizierung der MS Office-Integration an die Troi REST API verwendet wird. Ein API v3 Token ist zudem im Modul Sicherheitscenter zu generieren. Dieser wird jedoch für die weitere Einrichtung nicht benötigt.

Die Mitarbeiter-ID kann ein Troi Benutzer mit entsprechenden Zugangsberechtigungen auf das Modul Mitarbeiter > Benutzer abrufen, indem das Pop-up Mitarbeiterdetails aufgerufen wird. Die Mitarbeiter-ID kann am Ende der URL des Pop-ups abgelesen werden.

Open

Abb.: Die Mitarbeiter-ID (im Beispiel 33) kann am Ende der URL abgelesen werden.

Einrichtung durch den einzelnen Troi Benutzer

Nachdem die obige Einrichtung durch den Administrator durchgeführt wurde, kann ich als Troi Benutzer mit der Einrichtung der persönlichen Integration für MS Office unter Troi Menü > Einstellungen im Modul Integrationen beginnen.

Open

Abb.: Standardansicht des Moduls Integrationen

Im nächsten Schritt muss die Integration MS Office ausgewählt werden. Daraufhin werden die verfügbaren Integrationen (Flows) angezeigt:

Übertrag von Kalendereinträgen von Troi nach Outlook 365

Die Integration für den Übertrag der Kalendereinträge von Troi nach Outlook 365 kann eingerichtet werden, indem innerhalb der Box des Flows "Troi to Outlook“ auf den Button Start Integration geklickt wird.

In dem folgenden Screen können die URL der Troi Instanz mit dem Pfad "https://<Ihre Troi Webadrresse>/api/v2/rest" sowie die Zugangsdaten des Benutzers eingegeben werden. Der Username entspricht dem Troi Benutzernamen und die Passphrase dem persönlichen API v2 Token aus dem Modul Sicherheitscenter.

Nachdem die Daten eingegeben wurden, kann auf Continue geklickt werden.

Im folgenden Schritt kann die Verbindung zum Microsoft Account hergestellt werden, indem auf den Button Sign in to MS Office geklickt wird.

Nachdem die Zugangsdaten für den Microsoft Account eingegeben wurden, sind die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.

Im letzten Schritt wird das Zielpostfach angegeben, dessen Kalendereinträge zu synchronisieren sind.

Mit einem Klick auf den Button Save wird die Integration gespeichert. Die Einrichtung ist nun abgeschlossen und die Übertragung wird alle fünf Minuten ausgeführt.

Übertrag von Kalendereinträgen von Outlook 365 nach Troi

Die Integration für die Übertragung der Kalendereinträge von Outlook 365 nach Troi kann eingerichtet werden, indem innerhalb der Box des Flows "Outlook to Troi“ auf den Button Start Automation geklickt wird.

Im folgenden Schritt ist die Mailbox-ID anzugeben und die Verbindung zum Microsoft Account herzustellen, indem auf den Button Sign in to MS Office geklickt wird.

Als mailboxId ist die E-Mail-Adresse des zu verbindenden Microsoft Accounts anzugeben.

Nachdem die Zugangsdaten für den Microsoft Account eingegeben wurden, sind die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.

Nachdem der Microsoft Account erfolgreich verbunden wurde, kann auf den Button Continue geklickt werden.

In dem folgenden Screen können die URL mit dem Pfad "https://<Ihre Troi Webadrresse>/api/v2/rest" der Troi Instanz sowie die Zugangsdaten des Benutzers eingegeben werden. Der Username entspricht dem Troi Benutzernamen und die Passphrase dem persönlichen API v2 Token aus dem Modul Sicherheitscenter.

Nachdem die Daten eingegeben wurden, kann auf Continue geklickt werden.

Im folgenden Schritt ist der Pfad "/exampleitem/<Mitarbeiter-ID>" einzugeben. Die Mitarbeiter-ID ist zuvor von einem Administrator im Modul Mitarbeiter > Benutzer abzulesen. Was hierfür zu tun ist, lesen Sie im Abschnitt Einrichtung durch den Administrator.

Integration (Flow) deaktivieren oder löschen

Um eine eingerichtete Integration (Flow) zu deaktivieren oder zu löschen, ist im Modul Integrationen die jeweilige Integration auszuwählen. Anschließend kann auf My Flows geklickt werden, um die eingerichteten Integrationen für die jeweilige Integration anzuzeigen.

Um eine Integration zu deaktivieren, kann der Schieberegler neben Deactivate von rechts nach links geschoben werden. Dadurch ändert sich das Wort Deactivate in Activate.

Um eine Integration zu löschen, kann im Bereich My Flows bei der zu löschenden Integration auf das Papierkorb-Symbol geklickt werden. Das Löschen ist mit einem Klick auf den Button Delete zu bestätigen.