Personio
- Michael Movchin
- Maximilian Stephan
- Reinke Christof Sackel (Unlicensed)
- Susanne Plabst (Unlicensed)
Funktionsweise
Damit die Personio-Schnittstelle eingerichtet werden kann, wird die Relation-Lizenz oder das Troi-Connect-Modul benötigt.
Synchronisation von Mitarbeiterdaten: Die Integration synchronisiert nach Einrichtung die Mitarbeiterdaten von Personio an Troi. Personio ist somit das vorherrschende System hinsichtlich der Mitarbeiterdaten. Es genügt die Angabe der E-Mail-Adresse, um alle weiteren Daten des Mitarbeiters zu übertragen.
Synchronisation von Abwesenheiten: Die Integration synchronisiert nach Einrichtung die Abwesenheiten der Mitarbeitenden zwischen Troi und Personio. Für die Übertragung der Abwesenheiten werden die Abwesenheitseinträge in beide Richtungen übertragen. Alle Abwesenheiten, welche von Personio nach Troi geladenen werden, gelten in Troi automatisch als freigegeben. Abwesenheiten werden 61 Tage rückwirkend und 365 Tage in die Zukunft synchronisiert.s
Aktuell unterstützt Troi die Übertragung von Abwesenheiten mit der Einheit "Tage“, also Ganzer Tag oder Halber Tag.
Bei der Synchronisation von mehrtägigen Abwesenheiten von Personio zu Troi ist zu beachten, dass lediglich ganze Tage synchronisiert werden. Halbtägige Abwesenheiten können nur als einzelner Tag synchronisiert werden.
Synchronisation von Arbeitszeiten: Es stehen die beiden Optionen zur Auswahl:
Anwesenheiten (Arbeitszeiterfassung) von TROI nach Personio synchronisieren
Anwesenheiten (Arbeitszeiterfassung) von Personio nach TROI synchronisieren
Nach der Aktivierung werden die Arbeitszeit der letzten 7 Tage übertragen. Wenn innerhalb des Check-Ins/Check-Outs eine Pause enthalten ist, wird auch diese mit übertragen.
Diese Synchronisationen werden standardmäßig alle 15 Minuten durchgeführt. Der Abgleich der Daten zwischen Troi und Personio findet anhand der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters statt.
Attribute der Synchronisation von Mitarbeiterdaten
Nachfolgend finden sich die Attribute, welche im Rahmen der Mitarbeiterdaten übertragen werden können:
Attribut | Technische Bezeichnung | Beschreibung | Information in der Troi Instanz | Weitere Hinweise |
|---|---|---|---|---|
Vorname | first_name | Das Attribut enthält den Vornamen des Mitarbeiters. In Troi wird dieser Wert für den Vornamen des Mitarbeiters verwendet. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Allgemein > Vorname |
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Nachname | last_name | Das Attribut enthält den Nachnamen des Mitarbeiters. In Troi wird dieser Wert für den Nachnamen des Mitarbeiters verwendet. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Allgemein > Nachname |
|
Geschlecht | gender | Das Attribut enthält das Geschlecht des Mitarbeiters. In Troi existiert kein Geschlecht des Mitarbeiters. In Troi wird eine Anrede verwendet. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Allgemein > Anrede | Weiblich = Frau // Männlich = Herr |
Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters dient als Identifikationsmerkmal. Sie wird nicht übertragen. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Allgemein > E-Mail | Es wird vorausgesetzt, dass ein Mitarbeiterdatensatz in Troi mit einer zu Personio passenden E-Mail-Adresse vorhanden ist. | ||
Position | position | Das Attribut enthält die Position des Mitarbeiters. In Troi wird dieser Wert für die Position des Mitarbeiters verwendet. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Allgemein > Position |
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Profilbild | profile_picture | Das Attribut enthält das Profilbild des Mitarbeiters. In Troi wird das Bild als Profilbild des Mitarbeiters verwendet. | Schwarzes Brett / Troi Connect |
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Feiertage | holiday_calendar holiday_calender country | Das Attribut enthält die Region des Mitarbeiters. Über die Region des Mitarbeiters werden die gesetzlichen Feiertage ermittelt. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Allgemein > Land/Bundesland | Abweichende Unternehmensspezifische Feiertage müssen manuell in Troi selbst angelegt werden. |
Status | status | Das Attribut enthält den Status (aktiv/inaktiv) des Mitarbeiters. In Troi wird dieser als Wert für den Status (aktiv/inaktiv) des Mitarbeiters verwendet. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Programm > Mitarbeiter ist aktiv | Troi kennt nur die Status Aktiv und Inaktiv. Alle weiteren Status verarbeitet Troi automatisch als inaktiv. |
Team | team | Teams gibt es in Troi nur auf Projektebene nicht auf Benutzerebene. Projektteams sind nicht verpflichtend. | Projektadmin. > Projektteam | Der Übertrag und Zuordnung eines Projektteam, ist nur erfolgreich, wenn in Troi ebenfalls ein aktives Projektteam mit dem gleichen Namen wie in Personio existiert. |
Abteilung | department | Das Attribut enthält die Abteilung des Mitarbeiters. In Troi wird dieser Wert für die Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Berechtigungsgruppe genutzt. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Programm > Benutzergruppe Programm | In Troi kann einem Mitarbeiter nur eine Berechtigungsgruppe zugewiesen werden. Liegt in Troi keine Berechtigungsgruppe mit dem gleichen Namen der Abteilung aus Personio vor, so wird dem Mitarbeiter keine Berechtigungsgruppe zugewiesen. Die Konfiguration dieser Berechtigungsgruppe erfolgt in Troi unter Mitarbeiter > Zugangsberechtigung Programm. |
Anstelldatum | hire_date | Das Attribut enthält das Anstellungsdatum des Mitarbeiters. In Troi wird dieses als Eintrittsdatum des Mitarbeiters in Troi verwendet. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Abrechnung > Eintrittsdatum |
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Ende des Arbeitsverhältnisses | termination_date | Das Attribut enthält das Kündigungsdatum des Mitarbeiters. In Troi wird dieses als Austrittsdatum des Mitarbeiters in Troi verwendet. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Abrechnung > Austrittsdatum |
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Arbeitszeiten | work_schedule | Das Attribut enthält die Sollstunden des Mitarbeiters pro Wochentag. Es gibt vor, wie viele Stunden ein Mitarbeiter an einem Wochentag arbeitet. | Mitarbeiter > Benutzer > User > Mitarbeiterdetails > Arbeitszeit | Wird ein Unterschied zwischen Troi und Personio festgestellt, so wird die Gültigkeit des in Troi vorhandenen Datensatz der Sollstunden des Mitarbeiters pro Wochentag mit dem Bis-Datum auf (Datum der Übertragung) - 1 Tag abgeschlossen und ein neuer Datensatz der Sollstunden des Mitarbeiters pro Wochentag mit dem Von-Datum (Datum der Übertragung) und einem Bis-Datum bis unendlich (repräsentiert durch 0000-00-00) gespeichert. |
Wochenstunden | weekly_working hours | Dieses Attribute gibt die Wochenstunden wieder. In Troi wird dieser Wert ausschließlich zur Berechnung des Stundenlohns verwendet. Dies geschieht im Backend. |
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Stundenlohn | hourly_salary | Das Attribut enthält den Stundensatz des Mitarbeiters. In Troi wird dieser Wert für den internen Stundensatz des Mitarbeiters verwendet. | Mitarbeiter > Stunden Tagessätze | Tagessätze werden nicht ausgefüllt - können händisch nachgetragen werden. |
Fixgehalt | fix_salary | Das Attribut enthält das Monatsgehalt des Mitarbeiters. In Troi wird dieser Wert für die Berechnung des internen Stundensatz des Mitarbeiters verwendet. |
| Sollte in Personio kein Stundenlohn hinterlegt sein, wird auf das Monatsgehalt zurückgegriffen und daraus entsprechend der Stundenlohn errechnet. |
Zuletzt geändert | last_modified_at | Dient ausschließlich der technischen Übermittlung |
| Muss in den Attributen vorkommen. |
Einrichtung
Voraussetzung für die Nutzung ist die Troi Relation Lizenz oder das Troi-Connect-Modul (siehe auch Leistungsbeschreibung).
Bitte erstellen Sie im Helpdesk ein Ticket mit der Bitte, die Personio-Integration für Ihre Instanz zu aktivieren. Teilen Sie uns bitte mit, für welchen bzw. welche Mandanten die Anbindung aktiviert werden soll
Unser Serviceteam pflegt einen Hintergrunddienst für die Schnittstelle ein und gibt Ihnen anschließend Rückmeldung.
Nach der Freischaltung müssen Sie noch folgende Einstellungen vornehmen:
In Troi:
Ergänzung der Systemeinstellungen unter Troi Menü > Einstellungen > Systemeinstellungen > Drop-Down "Personio-Integration“
Tragen Sie zuerst den Client ID und Client Secret aus Personio ein. Sie haben die Möglichkeit, die Checkbox für "Abwesenheiten synchronisieren",
"Mitarbeiter synchronisieren" und/oder "Anwesenheiten synchronisieren" zu aktivieren.
Anwesenheiten beziehen sich hier auf die Synchronisation der Arbeitszeiten. Zudem kann die Synchronisationsrichtung eingestellt werden:
"Anwesenheiten von TROI nach Personio synchronisieren“ und/oder
"Anwesenheiten (Arbeitszeiterfassung) von Personio nach TROI synchronisieren“
Erweiterung der Abwesenheitsarten
Jede Abwesenheit, welche synchronisiert werden soll, muss unter System > Abwesenheitsarten entsprechend mit der richtigen Abwesenheit in Troi verknüpft werden.
Anlage der Mitarbeiter in Troi
Bevor ein Abgleich der Mitarbeiterdaten funktioniert, muss in Troi ein Mitarbeiter mindestens mit Benutzername und Emailadresse angelegt werden.
In Personio
Klicken Sie unter Personio Menü > Einstellungen > Integrationen > API-Zugriffsdaten > oben rechts auf "Individuelle Integration erstellen“. Geben Sie den für die Integration gewünschten Namen ein, zum Beispiel "Troi-Integration“. Hier ein Beispiel, wenn sowohl Mitarbeiterdetails, Abwesenheiten als auch Anwesenheiten (Arbeitszeiten) synchronisiert werden sollen:
Im Anschluss können folgende lesbare Mitarbeiterattribute können ausgewählt werden:
Vorname
Nachname
E-Mail
Geschlecht
Status (Pflicht-Attribut)
Position
Wochenstunden
Anstelldatum
Ende des Arbeitszeitverhältnisses
Zuletzt geändert
Abteilung
Feiertage
Arbeitszeiten
Fixgehalt
Stundenlohn
Profilbild
Team
Das Mitarbeiterattribut Status ist ein Pflichtfeld für die Troi-Personio-Anbindung und muss in Personio zwingend ausgewählt sein.
Einrichtung bei mehreren Troi Mandanten
Wenn Sie mehrere Mandanten haben und für diese eine Personio-Instanz an Troi anbinden möchten, ist bei der Einrichtung der Troi-Personio-Anbindung in Personio nur ein einziger API Schlüssel erforderlich. Nachdem dieser in Personio unter Einstellungen > Integration > API Zugriffsdaten erstellt wurde, kann dieser in Troi unter Troi Menü > System > Einstellungen > Systemeinstellung > (Mandanten auswählen) > Drop-Down "Personio-Integration" für jeden gewünschten Mandanten hinterlegt werden.
Troubleshooting
Benutzer in Troi werden automatisch auf gesperrt gesetzt
Problem:
Ich habe die Troi-Personio-Integration für Mitarbeiterdaten aktiviert.
In regelmäßigen Abständen werden Benutzer in Troi automatisch in Ihren Mitarbeiterdetails > Programm auf "ist gesperrt"gesetzt.
Lösung:
In diesem Fall wurde das Attribut "Status" der betroffenen Benutzer in Personio auf inaktiv gesetzt ist. Durch die Synchronisation der Mitarbeiterdaten von Personio nach Troi wird der Benutzer in Troi immer wieder automatisch auf "ist gesperrt" gesetzt.
Sollte dies nicht gewünscht sein, besteht folgende Möglichkeit, dass Sie den Benutzer in Personio auf "aktiv" setzen.