Die zentrale Funktion des neuen Projektaufgaben-Moduls ist die Erstellung von neuen Projektaufgaben.

Neue Projektaufgaben können in der Listenansicht, im Kanban Board und in der Timeline Übersicht über das Projektaufgaben-Pop-up erstellt und geändert werden.

Allgemein teilt sich Projektaufgaben-Pop-up in fünf Bereiche auf, die in einzelne Tabs untergliedert sind:

Infos
Ressourcen
Zeiterfassung
Unteraufgaben
Kommentare

Abb.: Tabs des Projektaufgaben-Pop-ups.

Tab: Infos

Unter dem Tab Infos kann der Benutzer den Titel eingeben, der Aufgabe Stunden zuweisen, eine Beschreibung der Aufgabe verfassen und diese formatieren sowie alternativ Textbausteine verwenden und es können Dateien an die Projektaufgabe angehängt werden. Per Klick auf das -Symbol wird zur Aufgabe eine URL kopiert, welche mit Troi-Benutzer:innen geteilt werden kann.

Abb.: Start-Ansicht des Projektaufgaben-Pop-ups mit dem Tab Infos.

Tag hinzufügen und filtern

Die Projektaufgabe kann mit Tags versehen werden, nach welchen im Filter-Overlay gefiltert werden kann.

Dem Tag kann eine bestimmte Farbe zugewiesen werden.

Abb.: Der Projektaufgabe ein Tag zuweisen.

Beispiele für Tags:

Im Filter-Overlay unter dem Punkt Tags können Projektaufgaben nach einem oder mehrerer Tags gefiltert werden:

Abb.: Filtern nach Tags über das Filter-Overlay.

Kalkulationsposition zuweisen

Zudem kann der Aufgabe eine Kalkulationsposition zugeordnet werden, um die Zeiterfassung auf die Projektaufgabe zu ermöglichen:

Abb.: Kalkulationsposition hinzufügen.

Mitarbeiter hinzufügen

Sobald eine Kalkulationsposition zugeordnet ist, können auch verantwortliche Mitarbeiter mit einer Zuordnung von Stunden der Projektaufgabe zugewiesen werden.

Abb.: Mitarbeiter hinzufügen.

Hinweis

Wenn eine Projektaufgabe mit einer Kalkulationsposition verknüpft ist, können nur Mitarbeiter der Projektaufgabe zugewiesen werden, die zur Zeiterfassung in dem jeweiligen Projekt berechtigt sind. Weitere Informationen zum Projektteam finden Sie hier.

Hinweis

Unter Status Kalkulationsposition wird die Summe der auf die Projektaufgabe erfassten Stunden angezeigt. Ist bei der zugeordneten Kalkulationsposition als Einheit eine Tageseinheit hinterlegt, werden die gebuchten Stunden mit 8 multipliziert dargestellt.

Tab: Ressourcen

Dem hinzugefügtem Mitarbeiter können nun Stunden zugewiesen werden. Damit die Stunden im Tab Ressourcen dargestellt werden, müssen die Stunden mindestens einem Zeitraum zugeordnet sein.

Hierzu können die Zeiträume über einen Klick auf das -Symbol festgelegt werden:

Abb.: Die Stunden eines Mitarbeiters für die Projektaufgabe einem oder mehreren Zeiträumen zuordnen.

Durch die Zuordnung der Projektaufgaben zu bestimmten Zeiträumen hilft der Ressourcen-Tab, einen optimalen Überblick über verfügbare Mitarbeiter zu bekommen.

Die Ressourcen lassen sich anhand von Projektteams und Zeitraum filtern. In der Ressourcenauslastung gibt es die Möglichkeit einer Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Die verschiedenen Ansichten vereinfachen die Planung der verfügbaren Mitarbeiter auf die jeweiligen Projektaufgaben.

Tab: Zeiterfassung

Im Tab Zeiterfassung können die auf die Projektaufgabe erfassten Zeiten eingesehen oder gelöscht und neue Zeiten erfasst werden.

Bei der Erfassung können auch externe und interne Kommentare ergänzt werden.

Hinweis

Die Systemeinstellungen für die Verpflichtung zum Hinterlegen von internen und externen Kommentaren finden hier Anwendung.

Zeiterfassung in der Projektaufgabe VS Erfassung in der Stundenerfassung

Zeiterfassungen in der Projektaufgabe werden überall, auch in der Stundenerfassung, angezeigt. Hingegen werden Zeiterfassungen in der Stundenerfassung nicht in der Projektaufgabe angezeigt, da diese keiner Projektaufgabe zugeordnet werden können.

Um eine Zeit zu erfassen, kann das entsprechende Datum, für das die Zeit erfasst werden soll, ausgewählt werden. Anschließend wird die Zeit in Stunden und Minuten ausgewählt und ein internes und/oder externes Kommentar vergeben. Durch einen Klick auf das -Symbol, wird der Eintrag gespeichert.

Abb.: Zeit auf Projektaufgabe erfassen.

Um eine erfasste Zeit zu löschen, kann das-Symbol ausgewählt werden, welches erscheint, wenn der Mauszeiger über den Zeiteintrag bewegt wird.

Die erfassten Stunden werden auf die Kalkulationsposition geschrieben, mit der die Projektaufgabe verknüpft ist und erscheinen im Reporting zu der Projektaufgabe.

Hinweis

Der Tab Zeiterfassung steht nur Benutzern zur Verfügung, die der Aufgabe zugewiesen sind.

Tab: Unteraufgaben

Der Unteraufgaben Tab gibt eine weitere Möglichkeit Projektaufgaben zu strukturieren. Die Projektaufgabe kann hier feiner untergliedert werden. Unteraufgaben haben ebenfalls einen Titel, eine Beschreibung, ein Startdatum, ein End-Datum sowie einen zuständigen Mitarbeiter und es können Zeiten auf die Unteraufgaben erfasst werden. Die Unteraufgaben führen keinen eigenen Unteraufgabenstatus, sondern sind lediglich abzuhaken. Die Anzahl der abgearbeiteten Unteraufgaben wird dabei in einem Status-Balken im Kopf des Unteraufgaben-Tabs angezeigt. Diese Anzahl wird auch in der Kartendarstellung der Kanban-Ansicht angezeigt.

Auch auf die Unteraufgaben können Mitarbeiter zugeordnet werden.

Tab: Kommentare

Um die interne Kommunikation zu einer Projektaufgabe zu ermöglichen, gibt es den Tab Kommentare. Dieser ermöglicht es den Bearbeitern der Projektaufgabe Kommentare zu der Projektaufgabe zu erfassen, auf Kommentare zu antworten und auch mit "Gefällt mir" zu markieren.

Ein Kommentar kann erstellt werden, indem auf geklickt wird. Daraufhin öffnet sich ein Texteditor, der die Möglichkeit bietet, den Text zu bearbeiten. Hier kann beispielsweise Text als fett, kursiv, unterstrichen oder auch als Überschrift oder Aufzählung formatiert werden.

Zum Speichern des Kommentars ist auf den Button zu klicken.

Abb.: Zeit auf Projektaufgabe erfassen.

Um auf ein Kommentar zu antworten, kann innerhalb des Kommentar aufgeklickt werden. Anschließend öffnet sich wieder der Texteditor mit den vorgenannten Formatierungsmöglichkeiten. Um die Antwort zu speichern, ist auf den Button zu klicken. Mit einem Klick auf wird das jeweilige Kommentar geliked.

Weitere Funktionen

Die weiteren Funktionen befinden sich im unteren Bereich des Projektaufgaben-Pop-ups.

Abb.: Weitere Funktionen im unteren Bereich des Pop-ups.

Priorität festlegen

Auf der linken Seite befindet sich das Drop-Down zum Festlegen der Priorität.

Abb.: Festlegen der Priorität im Projektaufgaben-Pop-up.

Status festlegen

Rechts neben der Priorität befindet sich das Drop-Down zum Festlegen des Aufgabenstatus.

Abb.: Festlegen des Status im Projektaufgaben-Pop-up.

Reminder

Es kann ein Reminder für die Projektaufgabe aktiviert werden, der in einem bestimmten Zeitraum vor dem End-Datum der Aufgabe eine Erinnerung ausgibt.

Abb.: Setzen eines Reminders für eine Projektaufgabe.

Kopieren

Es besteht die Möglichkeit, eine Projektaufgabe zu kopieren. Hierbei werden die Beschreibung im Tab Infos, wahlweise die zugewiesenen Mitarbeiter sowie die Unteraufgaben kopiert.

Abb.: Projektaufgabe kopieren.

Verschieben

Die Projektaufgabe kann auf eine andere Kalkulationsposition, ein anderes Projekt oder ein Projekt eines anderen Kunden verschoben werden.

Abb.: Projektaufgabe verschieben.

Hier gelangen Sie zurück zu den Guide Einträgen, in denen mit Hilfe des Projektaufgaben-Pop-Ups Aufgaben erstellt und bearbeitet werden:

Troubleshooting

Die Projektaufgabe wird einem oder mehreren Mitarbeitern nicht angezeigt

PROBLEM:

Die Projektaufgabe ist einem Projekt zugewiesen, auf das der Mitarbeiter keinen Zugriff hat
Der Mitarbeiter hat keine Berechtigung, auf die Projekte des Kunden zuzugreifen, dem das Projekt zugewiesen ist

LÖSUNG:

Zugriffsberechtigung auf das Projekt erteilen
Dem Mitarbeiter einen Zugriff auf die Projekte des Kunden erteilen

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