Erfassung Anzahl/Einzelpreis in der Buchhaltung einschalten
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Beim Erstellen und / oder Bearbeiten eines Buchungsbelegs steht eine Schaltfläche zur Verfügung, über die man wechseln kann zwischen: Gesamtbetrag eingeben und Menge, Einheit, Einzelbetrag eingeben (der Gesamtbetrag wird dann automatisch berechnet)
NOTE: Beachten Sie, ob der eingegebene Betrag ein Netto- oder ein Bruttowert ist
- Wenn N aktiviert ist, ist der eingegebene Wert ein Nettowert
- Wenn G eingeschaltet ist, ist der eingegebene Wert ein Bruttowert
Rechnungspositionen beim Verbuchen zusammenfassen
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird eine geteilte Buchung erstellt, und jede Belegposition wird unabhängig von dem Konto, das die Belegpositionen verwenden, in eine geteilte Buchungsposition konvertiert.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird eine geteilte Buchung erstellt, und die Belegpositionen werden abhängig vom verwendeten Konto der Belegpositionen summiert. Anschließend werden diese summierten Zeilen in geteilte Buchungspositionen konvertiert.
Beispiel:
Eine Ausgangsrechnung enthält die Belegpositionen dp1, dp2, dp3 and dp4
dp1: accountA, contraAccountA, net value: 100
dp2: accountB, contraAccountB, net value: 75
dp3: accountC, contraAccountB, net value: 60
dp4: accountB, contraAccountB, net value: 55
werden konvertiert zu:
split1: accountA, contraAccountA, net value: 100
split2: accountB, contraAccountB, net value: 130 (75 + 55)
split3: accountC, contraAccountB, net value: 60
Kassenbuchungen nur über Kassenbuch
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können auch Konten, die als Kassenkonto definiert sind, in den Feldern Konto, aber nicht in Gegenkonto ausgewählt werden. Wenn im Feld Konto ein Kassenkonto ausgewählt ist, sollten keine Konten aus dem Gegenkonto auswählbar sein.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können in den Feldern Konto und Gegenkonto nur Konten ausgewählt werden, die nicht als Kassenkonto definiert sind.
Manuelle Erfassung der Belegnummer im Kassenbuch aktivieren
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, kann die Dokumentennummer im Kassenbuch nicht bearbeitet werden.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, kann die Dokumentennummer im Kassenbuch bearbeitet werden.
Buchungen ohne Belegnummer erlauben
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist die Dokumentennummer obligatorisch.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, ist die Dokumentennummer optional.
Feld für weitere Belegnummer anzeigen
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird nur eine Dokumentennummer als Eingabefeld angezeigt.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird ein zusätzliches Feld als Eingabefeld angezeigt. (Optional muss der Benutzer dort keine Daten eingeben.)
Kontenfelder in Erfassung tauschen
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird das Konto oben und das Gegenkonto unten angezeigt.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird das Gegenkonto oben und das Konto unten angezeigt.
Kontenbeschränkungen für Lieferantenbuchungen aufheben
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können bei einer Buchung und Auswahl eines Lieferanten nur Aufwands- und Ertragskonten in der Kontierung ausgewählt werden.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können bei einer Buchung und Auswahl eines Lieferanten alle Konten in der Kontierung ausgewählt werden.
Dublettenprüfung
In diese Einstellung gibt es ein DropDown Menü mit folgenden Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl:
- Dublette erlauben
→ Das bedeutet das Dubletten zugelassen werden
- selbe Belegnummer & Belegdatum
→ wird beim Anlegen einer Buchung automatisch geprüft ob diese Buchung mit Belegnummer & Belegdatum im System bereits vorhanden ist. Es erscheint ein Hinweise, wenn
die Belegnummer und das Datum identisch sind. So wird der Versuch eine Dublette zu erstellen unterbunden.
- selbe Belegnummer & Belegbetrag
→ wird beim Anlegen einer Buchung automatisch geprüft ob diese Buchung mit Belegnummer & Belegbetrag im System bereits vorhanden ist. Es erscheint ein Hinweise, wenn die Belegnummer und der Betrag identisch sind. So wird der Versuch eine Dublette zu erstellen unterbunden.
- selbe Belegnummer & Belegdatum & Belegbetrag
→ wird beim Anlegen einer Buchung automatisch geprüft ob diese Buchung mit Belegnummer & Belegdatum & Belegbetrag im System bereits vorhanden ist. Es erscheint ein Hinweise, wenn die Belegnummer, Belegdatum und der Betrag identisch sind. So wird der Versuch eine Dublette zu erstellen unterbunden.
Dateianhänge zulassen
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können im Buchhaltungsmodul Belege hochgeladen und zugeordnet werden.
Keine automatische Dateiübernahme
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden beim Erfassen einer Buchung der Steuerschlüssel und das Gegenkonto nicht automatisch eingetragen.
Kontierung
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, kann beim Anlegen einer Buchung eine Kontierung vorgenommen werden.
automatische Projektzuordnung
Folgende Einstellungen können gewählt werden, um Buchungen einer Kalkulationsposition zuzuordnen:
| Projektzuordnung manuell angeben | Bei jeder Buchung muss manuell eine Kalkulationsposition ausgewählt werden, auf die gebucht werden soll. Die Zuordnung ist verpflichtend, um die Buchung zu speichern. |
|---|---|
| automatische Projektzuordnung | Wenn keine Kalkulationsposition ausgewählt wird, erfolgt die Buchung automatisch auf eine Sammelposition. Eine manuelle Zuordnung ist weiterhin möglich. |
| Eigene Kalkulationsposition | Wenn keine Kalkulationsposition ausgewählt wird, erfolgt die Buchung auf eine selbst gewählte Kalkulationsposition, die in den Systemeinstellungen manuell festgelegt wird. Eine manuelle Zuordnung ist weiterhin möglich. |
Brutto/Netto-Modus für Splittpositionen
Folgende Vorab-Einstellungen können für Splitbuchungen gewählt werden, wenn der Gesamtbetrag einer Buchung aufgesplittet werden soll.
| Brutto | Die einzelnen Splitbeträge innerhalb einer Buchung werden als Bruttobeträge angegeben. |
|---|---|
Netto | Die einzelnen Splitbeträge innerhalb einer Buchung werden als Nettobeträge angegeben. |
| Wie Basisbuchung | Die einzelnen Splitbeträge innerhalb einer Buchung werden so angegeben, wie die Einstellung in der Basisbuchung vorgenommen wurde, also Brutto oder Netto. |
Erstellung einer Splitbuchung ohne Kontierung nicht erlauben
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, kann nicht mit der Bearbeitung der Splitbuchungen begonnen werden, bevor die Hauptbuchung nicht vollständig kontiert wurde.
Buchhaltungssoftware
Hier wird die Software ausgewählt, die zur weiteren Bearbeitung der Buchungen genutzt wird. Folgende Buchhaltungssoftware kann ausgewählt werden:
- DATEV
- DATEV DUO (Unternehmen Online)
- EGECKO
- BMD
- SAGE
Validierungtyp Buchungserfassung
Hier kann ausgewählt werden, aufgrund welcher Vorgaben die Daten bei der Eingabe von Buchungen überprüft werden sollen. Folgende Validierungsgrundlagen können ausgewählt werden: DATEV und DATEV Version 3. Dies kann sinnvoll sein, um den korrekten DATEV-Export zu gewährleisten, da DATEV z.B. die Zeichenzahl einschränkt. Wenn keine Prüfung gewünscht ist, kann hier auch Andere ausgewählt werden.
S/H tauschen
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden die beiden Kaufmännischen Begriffe Soll und Haben zur Verwendung im Buchhaltungsmodul getauscht.
Fälligkeitsdatum in Belegfeld2 exportieren
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird im DATEV-Export in der Spalte Belegfeld2 das Fälligkeitsdatum der Buchung ausgegeben.
Export Projekt
Folgende Einstellungen können gewählt werden, um die Projektzuordnung der einzelnen Buchungen im DATEV-Export mit auszugeben:
| Kein Export der Projektzuordnung | Das der Buchung zugeordnete Projekt wird im DATEV-Export nicht mit ausgegeben. |
|---|---|
| Projektnummer in KOST1 und KOST2 aufsplitten | Das der Buchung zugeordnete Projekt wird im DATEV-Export in den Spalten KOST1 und KOST2 ausgegeben. |
Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 1
Hier kann ausgewählt werden, welche Inhalte in der Spalte Kost1 im DATEV Export ausgegeben werden sollen. Aus folgender Auswahl kann hier gewählt werden:
nichts exportieren, Projektnummer, K-Nummer, Projektnummer + K-Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kreditoren Nummer, Debitoren Nummer, Kreditoren Nummer + Debitoren Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kostenstelle.
Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 2
Hier kann ausgewählt werden, welche Inhalte in der Spalte Kost2 im DATEV Export ausgegeben werden sollen. Die Auswahl ist identisch mit der Auswahl für die DATEV-Export Spalte Kost 1.
DATEV DUO Ablagepfade
Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn DATEV DUO (Unternehmen Online) als Buchhaltungssoftware in den Buchhaltungseinstellungen ausgewählt ist.
Der DATEV DUO Export basiert auf dem Datev Format Version 7.
Die Einstellung besteht aus den drei Eingabefeldern DATEV Ablagestruktur Level 1, DATEV Ablagestruktur Level 2 und DATEV Ablagestruktur Level 3. Die Felder sind Freitext-Felder und können beliebig gefüllt werden. Es können auch Platzhalter verwendet werden, um bei einem Export die Ablagestruktur dynamisch zu gestalten. Folgende Platzhalter können verwendet werden:
| Platzhalter | Ausgabe im Export |
|---|---|
| %client% | Mandant |
| %booking_year% | Buchungsjahr im Format: YYYY |
| %booking_month% | Buchungsmonat im Format: MM |
| %project_name% | Name des Hauptprojekts |
| %project_number% | Projektnummer |
| %receipt_type% | je nach Typ Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung |
Projektdatenspalte
Hier kann ausgewählt werden, in welcher Spalte die Angaben für die Projektzuordnung der einzelnen Buchungen in der zu importierenden DATEV-Datei vorhanden sind. Aus folgender Auswahl kann hier gewählt werden: keine, KOST1, KOST2, Buchungstext.
SAGE Sammelkonto
Wenn diese Einstellung aktiviert und als Buchhaltungssoftware SAGE ausgewählt ist, können im Modul Administration Buchhaltung > Konten für Kreditoren- und Debitoren-Konten Sammelkonten unter Konto editieren > weitere Details angegeben werden.
Buchungen auf Projekte, die für die Buchhaltung gesperrt sind
Hier kann das Verhalten von TROI ausgewählt werden, wenn Buchungen auf ein Projekt vorgenommen werden, das über den ausgewählten Projektstatus definiert ist als Gesperrt für die Buchhaltung.
Einheit für über die Buchhaltung generierte Projektdatensätze
Hier kann ausgewählt werden, welche Einheit eine Kalkulationsposition im Projekt erhalten soll, wenn diese im Modul Buchhaltung > Buchungen > Buchungsliste über das Buchungsbelegformular im Bereich der Projektzuordnung angelegt wurde.
Option 'Zahlungsziel' aktivieren
Hier kann ausgewählt werden, ob im Modul Buchhaltung > Buchungen > Buchungsliste im Buchungsbelegformular ein Dropdown zur Festlegung des Zahlungsziels der jeweiligen Buchung angezeigt werden soll.
Kostenstelle beim Buchen verpflichtend
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, muss die Kostenstelle beim manuellen Buchen über die Buchhaltung und beim Verbuchen von Ausgangsrechnungen verpflichtend angegeben werden.
Kreditorennummer (Startwert und Endwert)
Wenn hier Start- und Endwert eingetragen werden, wird beim Anlegen eines neuen Lieferanten mit der Auswahl zum Anlegen eines zugehörigen Kreditorenkontos automatisch eine neue Kreditorennummer fortlaufend anhand des Start- und Endwerts vergeben. Bei Beginn der Nutzung muss sicher gestellt werden, dass die letzte vergebene Kreditorennummer in TROI vorhanden ist. Das System durchsucht hier einmal die Gesamtspanne der Nummern nach der höchsten vorhandenen Nummer und vergibt dann die nächste verfügbare Nummer.
Debitorennummer (Startwert und Endwert)
Wenn hier Start- und Endwert eingetragen werden, wird beim Anlegen eines Kunden in der Kundenliste automatische eine Kundennummer vergeben. Die Kundennummer entspricht dann automatisch der Debitorennummer und wird fortlaufend anhand des Start- und Endwerts vergeben. Eine manuelle Bearbeitung der Kundennummer ist dann nicht mehr möglich. Bei Beginn der Nutzung muss sicher gestellt werden, dass die letzte vergebene Debitorennummer in TROI vorhanden ist. Das System durchsucht hier einmal die Gesamtspanne der Nummern nach der höchsten vorhandenen Nummer und vergibt dann die nächste verfügbare Nummer.
Standardname des Unterprojektes beim API-Import, falls nicht vorhanden
Hier kann festgelegt werden, wie ein Unterprojekt in TROI benannt werden soll, wenn ein Unterprojekt beim API-Import an TROI übergeben wird, das in TROI noch nicht vorhanden ist.
Standardname der Kalkulationsposition beim API-Import, falls nicht vorhanden
Hier kann festgelegt werden, wie eine Kalkulationsposition in TROI benannt werden soll, wenn eine Kalkulationsposition beim API-Import an TROI übergeben wird, die in TROI noch nicht vorhanden ist.
Fremdleistung Kalkulationsposition für Zeiterfassung sperren
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird eine Fremdleistung-Kalkulationsposition automatisch für die Stundenerfassung gesperrt, wenn diese über einen API-Import an TROI übertragen wird.
MwSt. in Preislisten und Kalkulationspositionen ermöglichen
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, muss für jede Kalkulationsposition immer der Mehrwertsteuerbetrag angegeben werden. Dieser kann bereits in der Preisliste festgelegt und auch manuell in der Projektkalkulation geändert werden. Eine globale Mehrwertsteuer, die in den Projekt-Grunddaten festgelegt wird und für alle Positionen gültig ist, ist dann nicht mehr möglich.
Achtung!
Die Entscheidung, ob multiple MwSt genutzt wird, sollte bei der Implementierung gefällt werden.
Eine nachträgliche Umstellung führt zu mehreren Korrelationen, die besonders beachtet werden müssen.
Zur Nutzung der multiplen Mehrwertsteuer müssen die Angebots- und Rechnungstemplates entsprechend angepasst werden.
Vorkonfigurierter MwSt.-Satz für Kunde in Ausgangsrechnungen setzen
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, kann in den Stammdaten einer Ausgangsrechnung ein Mehrwertsteuersatz hinterlegt werden, der nach Auswahl und Speichern für alle der Rechnung zugeordneten Positionen übernommen wird, unabhängig von der Auswahl in der Projekt-Kalkulation.
Voraussetzung für diese Einstellung ist die Aktivierung der vorherigen Einstellung der MwSt. in Preislisten und Kalkulationspositionen.