Buchungen

Unter Troi Menü ⇨ Order Buchhaltung kann das Modul Buchungen geöffnet werden.

Allgemeine Informationen

Die neue digitale Belegerfassung kommt nicht nur in einem überarbeitetem Design, sondern auch mit vielen neuen Funktionen. Einfaches Handling, weniger Klicks und mehr Flexibilität – das war die Aufgabe, der wir uns gestellt haben. Denn wir möchten Ihnen eine zuverlässige Lösung bieten, die es ermöglicht, Ihren Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Mit der digitalen Erfassung von Rechnungen und Belegen in Troi können mit einem Klick alle notwendigen Informationen für den Steuerberater oder Ihr Steuerprogramm exportiert werden. Damit sparen Sie sich nicht nur den Papierkram, sondern sorgen auch für eine lückenlose digitale Dokumentation. Mehr dazu im Troi Update.

Wie bereits bei all unseren neuen Module haben wir im Besonderen die Usability überarbeitet, um ein einfaches und schnelles Bearbeiten zu ermöglichen. Dazu gehören:

Neue Filtermöglichkeiten und Schnellzugriffe
Drag & Drop zum Gruppieren und Verschieben von Elementen
Kontextmenüs für eine direkte Bearbeitung von Elementen
Stapelverarbeitung zur schnellen Bearbeitung mehrerer Elemente
Optionales Ein- und Ausblenden von Spalten für einen schnelleren Überblick
Warnhinweise und Fehlermeldung mit weiterführenden Informationen

Zusätzlich zum Update unseres Buchhaltungsmoduls kommt eine neue Funktionalität in der Troi Live App hinzu. Denn damit ist ab sofort auch eine mobile Belegerfassung per Smartphone möglich. Mehr dazu hier.

Ein weiterer Vorteil für Sie – bis zum Jahresende können Sie sowohl das „alte" Buchhaltungsmodul sowie auch das neue Buchhaltungsmodul parallel benutzen und sich so in aller Ruhe mit dem neuen Modul auseinandersetzen. Beide Module werden mit einander synchronisiert und enthalten so automatisch immer alle Daten – egal auf welcher Ebene Sie diese eingeben.

Video

In folgenden Video geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die neuen Funktionen der Buchhaltung.

Zugangsberechtigung Programm

Erweiterte Einstellung Zugriffsrechte

In der Zugangsberechtigung Programm für die Buchhaltung sind nun differenziertere Einstellungen möglich. So kann nun zwischen Buchung erfassen und Buchung abschließen unterschieden werden.

Buchung erfassen erlaubt die Erfassung aller notwendigen Informationen in Grunddaten und Projektzuordnung.

Nur mit Schreibzugriff auf Buchung abschließen ist eine Kontierung und das Journalisieren gestattet.

Abb.: notwendige Zugangsberechtigungen Programm

Belegdateien

Für die Belegerfassung notwendigen Dateianhänge können Sie im Reiter Hochgeladene Dateien verwalten.

Hier können Sie Dateien hochladen, löschen, umbenennen, gruppieren oder auch direkt einem Buchungsbeleg zuweisen.

Eine Gruppierung kann einfach per Drag&Drop erfolgen. Über das Kontextmenü oder weitere Aktionen können Sie eine Gruppierung wieder auflösen.

Ist eine Datei/Dateigruppe einem Buchungsbeleg zugewiesen, kann sie nicht erneut einem Buchungsbeleg zugewiesen werden.

Über weitere Aktionen, können Sie mehrere gewählte Dateien gleichzeitig aus einer Gruppierung lösen oder löschen.

Die Belegerfassung können Sie auch im Reiter Hochgeladene Dateien starten, indem Sie auf Buchungsbeleg ohne Dateianhang erstellen klicken, oder eine Datei/Dateigruppe einem Buchungsbeleg zuweisen. Selbstverständlich können Sie eine Datei auch nachträglich einem Buchungsbeleg zuweisen.

Oben links finden Sie ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Im Hauptfilter sind mehrere Filter vorhanden, sodass Sie innerhalb der bereits hochgeladenen Dateien filtern können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei hier eine Filterung nach Mandant und Jahr möglich ist.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie in der Dateienliste optionale Spalten ein- und ausblenden.

Abb.: Reiter Belegdateien

Dateianhänge zulassen

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Dateianhänge zulassen das Hochladen von Dateien aktiviert oder deaktiviert werden.

Filter

Standardmäßig ist in dem Tab Belegdateien der Filter auf Nicht zugewiesen gesetzt.

Um diesen Filter anzupassen, reicht ein Klick auf Filter dadurch öffnen sich die Filtereinstellungen. Hier kann definiert werden, welche Belege angezeigt werden.

Abb.: Reiter Belegdateien - Filter

Zum Beispiel kann der Filter angepasst werden, dass man die Ausgangsrechnungen hier findet oder die bereits zugewiesenen Belege.

Buchungsbelegformular

Im Buchungsbelegformular (aufgerufen im Reiter Hochgeladene Dateien über Zuweisen oder im Reiter Buchungsliste über +Neu oder Editieren eines bestehenden Belegs) können Sie dann alle relevanten Daten zur jeweiligen Buchung hinterlegen.

Das Buchungsbelegformular ist in Grunddaten, Projektzuordnung und Kontierung eingeteilt. Zudem finden Sie auf der rechten Seite die Vorschau der zum Buchungsbeleg zugewiesenen Datei.

Abb.: Buchungsbelegformular

Status-Icon

Jeder Abschnitt im Buchungsbelegformular hat eine Status Anzeige (blauer Kreis). Wenn Sie alle notwendigen Felder eines Abschnittes befüllt haben und den Beleg speichern, wird dies durch ein blaues Häkchen in der Statusanzeige des jeweiligen Abschnitts angezeigt.

Grunddaten

Im Abschnitt Grunddaten können Sie folgende Informationen eingeben:

Lieferant
Belegnummer (Pflichtfeld)
interne Belegnummer (wird automatisch von Troi vergeben)
Betrag (Pflichtfeld) / Netto oder Brutto
Steuerschlüssel
Belegdatum (Pflichtfeld) / Zahlungsziel
Buchungstext
Zahlungsweise / Zahlung durch Mitarbeiter

Abb.: Buchungsbelegformular → Grunddaten

Mit Hilfe der Tabulatortaste können Sie innerhalb der Grunddaten jeweils zum nächsten Feld springen.

Mit Klick auf das Belegbild kann dieses mit der Taste R im Uhrzeigersinn gedreht werden.

Wahl des Steuerschlüssels

Wird ein Bruttobetrag eingegeben, ist die Angabe des Steuerschlüssels verpflichtend
bei einer Splitbuchung mit unterschiedlichen Steuersätzen der Splits, wählen Sie Mehrfachauswahl Steuer und "Netto" für den Betrag

Projektzuordnung

Im Abschnitt Projektzuordnung können Sie folgende Informationen eingeben:

Mandant
Buchung splitten
Projekt hinzufügen (Suche nach Kunde, Projekt, Suchnummer / K-Nummer oder Beauftragungsnummer) und Auswahl des Unterprojektes
Kalkulationsposition

Abb.: Buchungsbelegformular → Projektzuordnung

Abb.: Buchungsbelegformular → Projektzuordnung → Projekt hinzufügen (Optionen im DropDown-Menü)

Beauftragungen

Bei Auswahl der Option um eine Beauftragung eingeben zu können, erscheint der Button Beauftragungsübersicht. Dort haben Sie die Möglichkeit, sich in einem neuen Tab einen Überblick über alle Beauftragungen zu verschaffen.

Nach Auswahl einer bestimmten in der Beauftragung enthaltenen Kalkulationsposition, besteht die Möglichkeit über den Button Beauftragung in einem neuen Tab direkt in die Grunddaten der gegenständlichen Beauftragung zu springen.

Abb.: Buchungsbelegformular → Projektzuordnung → Projekt hinzufügen (Optionen im DropDown-Menü)

Automatische Projektzuordnung

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option automatische Projektzuordnung eingestellt werden, ob die Projektzuordnung immer manuell angegeben werden muss, oder ob bei keiner Angabe eine automatische Projektzuordnung auf ein von TROI automatisch erzeugtes Projekt oder auf ein hierfür ausgewähltes Projekt erfolgen soll.

Umbuchung von Belegen

Unter System → Systemeinstellungen → Stundenerfassung → kann mit der Option Umbuchen von Stunden/Werten auf alle Projekte erlauben sowie der Option Arbeitsstunden und Fremdleistungen nur innerhalb eines Projektes umbuchbar definiert werden, ob die erfassten Belege und Stunden umgebucht werden dürfen.

Während sich der Beleg in der Buchungsliste befindet, werden die Änderungen zwischen dem Beleg im Projekt und dem Beleg in der Buchhaltung synchronisiert. Wird der Beleg in der Buchhaltung journalisiert wird er in der Buchhaltung eingefroren. Im Projekt kann der Beleg weiterhin verschoben werden, die Änderungen werden aber nicht mehr in die Buchhaltung übernommen.

Kontierung

Im Abschnitt Kontierung können Sie folgende Informationen je Buchungssplit eingeben:

Konto
Gegenkonto
Kostenstellen
Steuerschlüssel
Betrag
Optionen

Abb.: Buchungsbelegformular → Kontierung

Das Journalisieren ist möglich, sobald alle Abschnitte inkl. Kontierung im Buchungsbelegformular finalisiert sind (Häkchen gesetzt in den Statusanzeigen).

Wenn Sie die Kontierung nicht benötigen, können Sie die Kontierung für die Belegerfassung in den Systemeinstellungen deaktivieren. Dies erfolgt in den Buchhaltungseinstellungen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass eine Übertragung eines Belegs ins Journal nur möglich ist, wenn die Kontierung eines Buchungsbelegs abgeschlossen ist.

Kostenstellen

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Kostenstelle beim Buchen verpflichtend die Angabe von Kostenstellen aktiviert oder deaktiviert werden.

Weiterberechnet- und Bezahlt-Kennzeichnung

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Datenfeld Konfiguration → kann mit der Option Ankreuzfeld weiterberechnet und Ankreuzfeld bezahlt die Verfügbarkeit der Optionen konfiguriert werden.

Künstlersozialkasse (KSK)

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Datenfeld Konfiguration → kann mit der Option KSK ist aktiv die Möglichkeit aktiviert werden, Buchungen als relevant für die Künstlersozialkasse zu kennzeichnen.

Angehängte Dateien

Im rechten Bereich des Buchungsbelegformulars werden die dem Buchungsbeleg zugewiesenen Dateien angezeigt. Haben Sie noch keine Dateien dem Beleg zugewiesen oder wollen weitere Dateien zuweisen, können Sie dies auch hier direkt vornehmen.

Wählen Sie hier einzelne Dateien aus und speichern den Buchungsbelege, wird aus den einzelnen Dateien automatisch eine Dateiengruppe erstellt.

Belegfreigabe

Freigabeprozess starten

Ist eine Kalkulationsposition hinterlegt und gespeichert, kann der Freigabeprozess gestartet werden. Dies kann über das Buchungsbelegformular oder alternativ in der Buchungsliste erledigt werden. Je nach Freigabedefinition kann eine einstufige oder mehrstufige Freigabe abgebildet werden. Anschließend erhält der Freigabeverpflichtete eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Prozesseigentümer wird über den Ausgang der Freigabe ebenso per E-Mail benachrichtigt.

Freigabeadministration

Unter System → Freigabeadministration → Freigabedefinition → kann der Freigabeprozess aktiviert und definiert werden.

Abb.: Freigabeprozess starten

Freigabe erteilen

Sowohl in der Buchungsliste als auch im Buchungsbelegformular kann jederzeit der Status der Freigabe eingesehen werden. Zudem sind weitere Aktionen möglich:

Freigabe editieren (Auswahl eines andere Freigebers)
Freigabehistorie (Einsicht in die Historie des Freigabeprozesses)
Freigabe abbrechen (Abbruch des Freigabeprozess)
Freigabe ablehnen (Ablehnung des Freigabeprozess - Prozess kann jederzeit neu gestartet werden)
Freigeben (Erteilung der Freigabe)
Freigabe delegieren (Delegation der Freigabe)

Eine Direktfreigabe durch den Freigabeverantwortlichen ist bereits beim Eingabe der Freigabe möglich (siehe vorangegangene Abbildung).

Umfasst ein Freigabeprozess zwei Stufen, wird die erste Stufe bis zur erteilten Freigabe als „offen“ dargestellt, die zweite Stufe mit „wartend“. Wurde die erste Freigabe erteilt, wird in der zweiten Stufe „offen“ angezeigt.

Ist der Freigabeprozess aktiv, können nur noch freigegebene Buchungen journalisiert werden. Es ist dann zudem nicht möglich Belege welche noch keiner Freigabe zugewiesen sind bzw. Belege deren Freigabe abgelehnt wurden in das Journal zu übertragen.

Buchungsfreigaben

Für Benutzer, welche keinen Zugriff auf die Buchhaltung haben, steht die Freigabe auch in der Freigabeliste, im Pop-up der Eingangsrechnungsliste innerhalb der Projektliste oder im Projektreporting zur Verfügung.

Abb.: Freigabe über das Buchungsbelegformular

Weitere Einstellungsmöglichkeiten / weiterführende Informationen

Lieferant

Wählen Sie einen Lieferanten aus und dem gewählten Lieferanten ist ein Kreditorenkonto zugewiesen, wird dieses Konto als Gegenkonto im Abschnitt Kontierung bereits vorbelegt. Dies können Sie natürlich im Abschnitt Kontierung jederzeit ändern. Ist dem gewählten Lieferanten noch kein Kreditorenkonto zugewiesen, erhalten Sie eine entsprechende Informationsmeldung. Über das Plus-Icon können Sie jederzeit auch direkt einen neuen Lieferanten anlegen.

Kontenbeschränkungen bei Lieferantenbuchungen

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Kontenbeschränkungen für Lieferantenbuchungen aufheben die Kontenbeschränkungen auf Aufwands- und Ertragskonten bei Lieferantenbuchungen gesteuert werden.

Erfassung Anzahl/Einzelpreis

Ist in den Systemeinstellungen > Buchhaltungseinstellungen die Erfassung Anzahl/Einzelpreis in der Buchhaltung eingeschaltet, wird Ihnen im Buchungsbelegformular in den Grunddaten ein Icon angezeigt, um in die Erfassung Anzahl/Einzelpreis in der Buchhaltung zu wechseln.

Zahlungsziel

Wenn Sie das Dropdown mit der Beschriftung Zahlungsziel öffnen können Sie festlegen, wie viele Tage netto dem Kunden zur Zahlung eingeräumt werden und wieviel Prozent Skonto er bei einer Zahlung, innerhalb ebenfalls wählbarer Tage, eingehalten werden darf.

Zahlungsziel aktivieren

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Zahlungsart aktivieren die Angabe eines Zahlungsziels aktiviert oder deaktiviert werden.

Splitten

Um eine Splitbuchung vorzunehmen, wählen Sie im Abschnitt Projektzuordnung Buchung splitten. Splitpositionen werden dabei immer als Netto angegeben. Bei einer Splitbuchung können Sie mehrere Kunden, Projekte, Unterprojekte und Kalkulationspositionen hinzufügen (solange bis der noch nicht verbuchte Betrag 0 ist). Weiterhin können Sie bei einer Splitbuchung für jeden Split einen separaten Steuerschlüssel und Betrag angeben. Neben der Auswahl bestehender Kalkulationspositionen können Sie bei der Splitbuchung über das Plus-Icon auch eine neue Kalkulationsposition erzeugen und direkt verwenden. Unterprojekte, welche keine Fremdleistung enthalten, werden dabei orange hinterlegt.

Buchungsliste

Wenn Sie das Icon Buchungen aufrufen, befinden Sie sich direkt im Reiter Buchungsliste.

Im Reiter Buchungsliste haben Sie die Möglichkeit Buchungen zu erfassen und zu bearbeiten.

Hier finden Sie eine Übersicht über alle bereits erfassten Buchungen.

Sie erhalten in jeder Zeile den Überblick über eine einzelne Buchung und darunter noch einmal die Gesamtsumme aller Buchungen.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie in der Buchungsliste optionale Spalten ein- und ausblenden.

Wenn Sie mit der Maus in der Zeile eines Buchungsbelegs sind, sehen Sie drei eingeblendete Icons, mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:

Buchungsbelege editieren (Stift)
Buchungsbeleg ins Journal übertragen (Einstellungsrädchen)
Buchungsbeleg löschen (Papierkorb)

Einen Beleg können Sie auch direkt über den Button journalisieren in der Spalte Aktion weiterverarbeiten..

Über die Checkboxen vor jeder einzelnen Zeile, können Sie mehrere Belege auswählen und dann u.a. über weitere Aktionen gleichzeitig mehrere Belege löschen oder journalisieren.

Um den Überblick in der Buchungsliste zu behalten, finden Sie links oben ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Im Hauptfilter sind mehrere Filter vorhanden, sodass Sie eine für sich individuelle Ansicht erstellen können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei Sie hier nach Mandant und Jahr filtern können.

Abb.: Reiter Buchungsliste

Journal

Im Reiter Journal finden Sie eine Liste aller erfassten Buchungen, die Sie ins Journal übertragen haben.

Hier steht Ihnen links oben ein Suchfeld sowie der Haupt-Filter zur Verfügung. Im Haupt-Filter sind mehrere kombinierbare Filter vorhanden, sodass Sie eine für sich individuelle Ansicht erstellen können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei Sie hier nach Mandant und Jahr filtern können.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie im Journal optionale Spalten ein- und ausblenden.

Wenn Sie mit der Maus über einen Buchungsbeleg fahren, sehen Sie bis zu zwei eingeblendete Icons mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:

Buchungsbeleg ansehen (Auge): es öffnet sich das Buchungsbelegformular im Lese-Modus
Buchungsbeleg stornieren (Minus)

Abb.: Reiter Journal

Buchungen stornieren

Im Journal archivierte Buchungen können Sie nicht mehr bearbeiten, Sie können jedoch Buchungen dort stornieren.

Über das Minus-Icon, welches in jeder Buchungszeile eingeblendet wird, können Sie die gewünschte Buchung stornieren. Eine stornierte Buchung wird dann ausgegraut im Journal angezeigt.

Eine Stornierung kann derzeit immer nur einzeln je Buchung erfolgen. Zur Sicherheit erfolgt vor der Stornierung noch einmal eine Abfrage, ob Sie wirklich stornieren möchten.

Import Export

Im Reiter Import Export haben Sie die Möglichkeit, die Buchungen aus dem Journal für Ihr Buchhaltungsprogramm zu exportieren oder Buchungen zu importieren.

Wie in den anderen Reitern auch, finden Sie links oben ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Rechts oben finden Sie im Reiter Import Export zusätzlich einen Schnell-Filter um unverarbeitete Buchungen, alle Buchungen sowie die einzelnen Buchungsläufe sich anzeigen zu lassen.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie im Reiter Import Export optionale Spalten ein- und ausblenden.

Wenn Sie mit der Maus in der Zeile eines Buchungsbelegs sind, sehen Sie bis zu zwei eingeblendete Icons mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:

Buchungsbeleg ansehen (Auge): es öffnet sich das Buchungsbelegformular im Lese-Modus
Buchungsbeleg stornieren (Minus)

Abb.: Reiter Import Export

Über die Checkboxen vor jeder einzelnen Buchungszeile in den unverarbeiteten Buchungen, können Sie eine oder mehrere Buchungen auswählen und dann über weitere Aktionen die gewählte(n) Buchung(en) exportieren.

Abb.: Exportdialog

Untere weitere Aktionen können Sie auch Buchungen nach Troi importieren.

Buchhaltungssoftware

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Buchhaltungssoftware die korrekte Buchhaltungssoftware für den Export und Import ausgewählt werden.

Folgende Buchhaltungssoftware kann ausgewählt werden: DATEV, DATEV DUO (Unternehmen Online), EGECKO, BMD, SAGE

Datev DUO

Durch die Option, Datev DUO als Buchhaltungssoftware zu verwenden, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Ausgangsrechnungen und vorhandene Eingangsrechnungen als Beleg mit zu exportieren.

Nachdem die Ausgangsrechnungen kontiert und verbucht wurden, werden sie als Beleg an die Buchungen der Ausgangsrechnungen angehängt. Hierbei wird immer das zuletzt generierte Template als Beleg angehängt. Falls bspw. nach dem Druck der Rechnung ein Leistungsnachweis gedruckt wird, sollte erneut die Rechnung gedruckt werden, damit diese als Beleg an die Buchung der Ausgangsrechnung angehängt wird.

Die Belege werden auch unter Hochgeladene Dateien angezeigt, wenn bei dem Filter Status "Ausgangsbeleg" ausgewählt wurde.

Diese können unter Buchhaltung → Buchungen → Export/Import mit "Datev Duo" als Buchhaltungssoftware exportiert werden.

Import in DATEV Duo

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung, den aus Troi exportierten Buchungsstapel einschließlich Belegdateien in DATEV Duo zu importieren:

ZIP-Datei (PDFs + XML): Diese Datei kann über den DATEV Belegtransfer in DATEV Unternehmen online hochgeladen werden. Es ist wichtig, dass der Belegtransfer so eingestellt wird, dass XML-Daten übertragen werden können.

CSV-Datei: Diese Datei kann über die Stapelverarbeitung in DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert werden. Wenn Sie keine dieser Applikationen haben, können Sie die Datei an Ihren Steuerberater weiterleiten.

Import von DATEV in TROI

Beim Import der Buchungsstapel von DATEV in Troi kann in dem Feld KOST1, KOST2 oder Buchungstext (je nach Systemeinstellung) die K-Nummer angegeben werden, mithilfe welcher erkannt wird, welchem Projekt und welcher Kalkulationspotion die Buchung zuzuweisen ist.

Hinweis

Bei der Angabe der K-Nummer ist darauf zu achten, dass der Nummer der Buchstabe "K" vorangestellt ist (bspw. K12345).

Übersicht der durchgeführten Validierungsprüfungen beim Import

Validieren	Bedeutung
Invalid preamble length	Die Präambel hat nicht die erwartete Länge.
Falsches DATEV-Format-KZ.	Ungültiges DATEV-Format-Kennzeichen.
Falsche Versionsnummer.	Ungültige Versionsnummer des DATEV-Formats.
Falsche Datenkategorie.	Ungültige Datenkategorie, erwartet wird '21'.
Falscher Formatname.	Falscher Formatname, erwartet wird 'Buchungsstapel'.
Falsche Formatversion.	Falsche Formatversion, nur '9' und '12' zulässig.
Falsche Beraternummer.	Die Beraternummer liegt außerhalb des gültigen Bereichs.
Falscher Berater.	Die Beraternummer stimmt nicht mit dem hinterlegten Berater überein.
Falsche Mandantnummer.	Die Mandantnummer ist ungültig oder liegt außerhalb des Bereichs.
Falscher Mandant.	Die Mandantnummer stimmt nicht mit dem hinterlegten Mandanten überein.
Falscher WJ-Beginn.	Das angegebene Datum für den Beginn des Wirtschaftsjahres ist ungültig.
Falsche Sachkontennummernlänge.	Die Länge der Sachkontonummer ist nicht korrekt.
Falsches Datum von/bis.	Ungültiges Start- oder Enddatum.
Falscher Buchungstyp.	Ungültiger Buchungstyp, erwartet wird '1'.
Transaction value required	Ein Buchungswert ist erforderlich, fehlt jedoch.
Debitor/creditor indicator required	Debitor/Kreditor-Indikator fehlt oder ist ungültig.
Invalid account number.	Die Kontonummer ist ungültig.
Invalid counter-account number.	Die Gegenkontonummer ist ungültig.
Tax rate for key '{taxRateKey}' not found.	Steuersatz für den Buchungsschlüssel wurde nicht gefunden.
no_default_cp_is_selected_in_the_bookkeeping_settings	Keine Standard-Kalkulationsposition in den Einstellungen ausgewählt.
Cost center mandatory and no valid provided.	Kostenstellenwert erforderlich, wurde jedoch nicht bereitgestellt.
Invalid invoice date	Ungültiges Rechnungsdatum.
Project doesn't have default calculation position	Projekt hat keine Standard-Kalkulationsposition.
Project doesn't exist for cp=ID	Das Projekt existiert nicht für die angegebene Kalkulationsposition.
SubProject doesn't exist for cp=ID	Das Unterprojekt existiert nicht für die angegebene Kalkulationsposition.

DATEV & DATEV DUO (Datev Unternehmen Online)

Wenn unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Buchhaltungssoftware DATEV DUO ausgewählt wurde, wird bei der Export/Import Datei die Datev-Format Version 7 verwendet.

Export Dateiname

Der Export wird mit folgendem Dateinamen erstellt:

EXTF_Buchungsstapel_ + actual datetime (yyyy_mm_dd_hh_mm_ss) → Zum Beispiel : EXTF_Buchungsstapel_2020_08_10_09_24_59.csv

Für den Export/Import werden die folgenden Datev-Formatspezifikationen verwendet.

Datev-Header

Der Header ist immer die erste Zeile einer CSV-Datei im DATEV-Format. Er enthält alle notwendigen Informationen, um die Datei im DATEV korrekt zu verarbeiten. Mehr Informationen zur Formatbeschreibung finden sich im DATEV-Entwicklerportal.

Zellenname	Akzeptanzkriterium	Validierung beim Troi Export	Validierung beim Troi Import	Beispiel	Beschreibung	Typ	Länge
DATEV-Format-KZ	"EXTF"	X	X	"EXTF"	EXTF = für Dateiformate, die von externen Programmen erstellt wurden DTVF = für DATEV reserviert Das Kennzeichen muss zwingend in Großbuchstaben und in Anführungszeichen angegeben werden	Text	4
Versionsnummer	700	X	X	700	Versionnummer des Headers Ergeben sich künftig Änderungen am Aufbau des Headers (z. B. zusätzliche Felder), kann dieser über die Headerversion abwärtskompatibel verarbeitet werden.	Zahl	3
Datenbankkategorie	21	X	X	21	21 = Buchungsstapel 65 = Wiederkehrende Buchungen 67 = Buchungstextkonstanten 20 = Sachkontenbeschriftungen 47 = Konto-Notizen 16 = Debitoren-/Kreditoren 44 = Textschlüssel 46 = Zahlungsbedingungen 48 = Diverse Adressen 63 = Buchungssätze der Anlagenbuchführung 62 = Filialen der Anlagenbuchführung	Zahl	2
Formatname	"Buchungsstapel"	X	X	"Buchungsstapel"	Liste der Formatnamen – Buchungsstapel – Wiederkehrende Buchungen – Buchungstextkonstanten – Kontenbeschriftungen – Debitoren/Kreditoren – Textschlüssel – Zahlungsbedingungen – Diverse Adressen – Anlagenbuchführung – Buchungssätze – Anlagenbuchführung – Filialen Die Formatnamen müssen 1:1 – wie hier beschrieben verwendet werden.	Text
Formatversion	9	X	X	9	Versionsnummer des Formats. Ergeben sich künftig Änderungen am Aufbau des Formats (z. B. neue Felder), kann dies über die Formatversion abwärtskompatibel verarbeitet werden. Aktueller Stand der Formatversionen: – Buchungsstapel = 9 – Wiederkehrende Buchungen = 3 – Buchungstextkonstanten = 1 – Kontenbeschriftungen = 2 – Konto-Notizen = 1 – Debitoren/Kreditoren = 5 – Zahlungsbedingungen = 2 – Diverse Adressen = 2 – Buchungssätze der Anlagenbuchführung = 1 – Filialen der Anlagenbuchführung = 1	Zahl	3
Erzeugt am		X		20210205065650700	Format: JJJJMMTTHHMMSS (+3 Stellen für Tausendstelsekunden)	Zahl	17
Importiert					Das Header-Feld darf nicht gefüllt werden. Wird durch den Import gesetzt.	Zahl	17
Herkunft				"RE"	Herkunfts-Kennzeichen 2 frei wählbare Zeichen. Beim Import wird das Herkunfts-Kennzeichen durch „SV“ (= Stapelverarbeitung) ersetzt.	Text	2
Exportiert von		X		"JohnDoe"	Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen-Pro- gramm wird der Benutzername des Users exportiert, der den Export durchgeführt hat.	Text	25
Importiert von					Wird durch den Import gesetzt. Beim Import in das DATEV pro-Rechnungswesen-Programm wird der Benutzername des Users verwendet.	Text	25
Berater	Navigate to : System-> Client : click on a client name to open Popup with Consultant number, this number have to be checked	X	X	29098	Beraternummer, Wert zwischen 1001 und 9999999	Zahl	7
Mandant	Navigate to : System-> Client : click on a client name to open Popup with Client number, this number have to be checked. Please do not confuse this client number with the Troi client number. It is the DATEV client number	X	X	55003	Mandantennummer, Wert zwischen 1 und 99999	Zahl	5
WJ-Beginn	Alle Daten	X	X	20210101	Wirtschaftsjahresbeginn Format: JJJJMMTT	Zahl	8
Sachkonten- nummernlänge	Zahlen von 4 bis 8	X	X	4	Kleinste Sachkontennummernlänge = 4 → Debitoren/Kreditoren dann 5 Stellen Größte Sachkontennummernlänge = 8 bzw. 9 bei Personenkonten	Zahl	1
Datum von	Alle Daten	X	X	20210201	Datum „von“ des Buchungsstapels	Zahl	8
Datum bis	Alle Daten	X	X	20210228	Datum „bis“ des Buchungsstapels Format: JJJJMMTT	Zahl	8
Bezeichnung				"Rechnungen"	Bezeichnung des Buchungsstapels	Text	30
Diktatkürzel				"MM"	Beispiel: MM = Max Mustermann Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen- Programm wird das Diktatkürzel aus dem exportierten Buchungsstapel verwendet.	Text	2
Buchungstyp	1	X		1	1 = Finanzbuchführung 2 = Jahresabschluss Wird kein Buchungstyp angegeben, wird standardmäßig ein FIBU-Stapel erzeugt.	Zahl	1
Rechnungs- legungszweck				0	0 oder leer = vom Rechnungslegungszweck unabhängig 50 = Handelsrecht 30 = Steuerrecht 64 = IFRS 40 = Kalkulatorik 11 = Reserviert 12 = Reserviert	Zahl	2
Festschreibung					0 = keine Festschreibung 1 = Festschreibung Um die Vorschriften der GoBD einzuhalten und eine automatische Festschreibung durch Kanzlei-Rechnungswesen beim Import zu vermeiden sollte ein Festschreibekennzeichen mitgegeben werden.	Zahl	1
WKZ	Währungskürzel sollte das gleiche wie die Troi System Währung sein	X		"EUR"	Währungskennzeichen Beim Import wird bei Belegen ohne WKZ dieses WKZ ergänzt.	Text	3

Datev-Buchungsstapel-Eintrag

Mehr Informationen zur Formatbeschreibung finden sich im DATEV-Entwicklerportal.

#	Feldname	Beschreibung / Hinweis
001	Umsatz	Umsatz/Betrag für den Datensatz z.B.: 1234567890,12 (Betrag muss immer positiv sein)
002	Soll-/Haben-Kennzeichen	Soll-/Haben-Kennzeichnung bezieht sich auf das Feld #7 (S = SOLL (default) /H = HABEN)
007	Konto	Sach- oder Personenkonto z.B. 8400
008	Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)	Sach- oder Personenkonto z.B. 70000
009	BU-Schlüssel	Enthält den BU-Schlüssel, welcher durch den HelpDesk für die jeweiligen Steuersätze hinterlegt werden kann. Bei Verwendung eines Automatikkonto als Konto (Soll) wird BU 0 ausgegeben.
010	Belegdatum	Format: TTMM, z.B. 0105
011	Belegfeld 1	Rechnungs-/Belegnummer Zulässige Sonderzeichen: $ & % * + - /
012	Belegfeld 2	Gibt die interne Belegnummer aus, sofern nicht als Fälligkeitsdatum konfiguriert. Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Fälligkeitsdatum in Belegfeld2 exportieren
014	Buchungstext	Bei Eingangsrechnungen: Der eingegebene Buchungstext während der Belegerfassung. Bei Ausgangsrechnungen: Kurzbeschreibung der Rechnung, ansonsten die Projektnummer.
020	Beleglink	GUID zu dem digitalen Beleg
037	KOST1 -Kostenstelle	Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 1 Projektnummer, K-Nummer, Projektnummer + K-Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kreditoren Nummer, Debitoren Nummer, Kreditoren Nummer + Debitoren Nummer (getrennt mit Leerzeichen) oder Kostenstelle
038	KOST2 -Kostenstelle	Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 2 Projektnummer, K-Nummer, Projektnummer + K-Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kreditoren Nummer, Debitoren Nummer, Kreditoren Nummer + Debitoren Nummer (getrennt mit Leerzeichen) oder Kostenstelle
114	Festschreibung	0 = keine Festschreibung

DATEV XML-Schnittstelle online

Allgemeine Informationen zur DATEV XML-Schnittstelle online, mit der strukturierte Buchungsdaten aus Troi über DATEV Unternehmen online an die DATEV-Rechnungswesen-Programme (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) übermittelt werden können, finden Sie unter diesem Link zur DATEV-Info-Datenbank Dok.-Nr. 1035732.

Das Vorgehen und der Ablauf für die Schnittstellennutzung wird in der DATEV-Info-Datenbank Dok.-Nr. 1036101 erläutert.

BMD

Wenn unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Buchhaltungssoftware BMD ausgewählt wurde.

Müssen für die Import Datei die Felder folgendes Format haben.

Import:

Zellenname	Validations = Accepted Values for Troi	Format
Belegdatum	belegdat	JJJJMMTT
Brutto-Betrag	betrag	##.###,##
Mehrwertsteuerprozent	mwst
Soll- oder Habenbuchung	bucod	1= Sollbuchung 2= Habenbuchung
Belegnummer	belegnr
Kontonummer	konto
Gegenkonto	gkto
Buchungstext oder K-Nummer	text
Troi interner Steuerschlüssel	steucod
Steuer als Betrag	steuer	Wenn leer wird dieser errechnet von der Spalte Betrag

Export:

Zellenname	Validations = Accepted Values for Troi	Format
Satzart	satzart	0 (Vorgegeben von Troi)
Kontonummer	konto
Gegenkonto	gkto
Belegnummer	belegnr
Buchungsdatum (Erstellungsdatum der Buchung)	buchdat	JJJJMMTT
Belegdatum	belegdat	JJJJMMTT
Buchungsschlüssel	bucod	1= Sollbuchung 2= Habenbuchung
Steuerschlüssel	steucod
Betrag	betrag	##.###,##
Mehrwertsteuerprozent	mwst
Steuer als Betrag	steuer
Buchungstext	text
Buchungsklasse	symbol	BK (Vorgegeben von Troi)
Definiert die Buchungsart	gegenbuchkz	E (Vorgegeben von Troi)
Definiert wie BMD die Zeile verbucht	verbuchkz	A (Vorgegeben von Troi)

Steuersatz & Steuercode

Damit der Import mit den Steuersätzen funktioniert, muss der Steuersatz angegeben werden, der Steuercode alleine reicht nicht aus. Außerdem muss Steuersatz und Steuercode übereinstimmen, damit der Import funktioniert.

SAGE

Wenn für den Export das Format SAGE genutzt wird, können noch weitere Buchungseinstellungen in Troi vorgenommen werden.

Der Export erfolgt im Tagged Format (.taf).

Troi Guide