Der Kalender

Der Kalender gibt Ihnen einen Überblick über alle Termine und Meetings die in der aktuellen Kalenderwoche für Sie und Ihre Kollegen eingetragen sind.

Zusätzlich kann man sich alle Abwesenheiten, To-Do`s sowie Projektaufgaben anzeigen lassen. 

Sie haben verschiedene Möglichkeiten die Ansicht einzustellen.

• Tag (zeigt alle Termine an gewählten Tag)

• Woche (zeigt alle Termine der gewählten Kalenderwoche)

• Agenda (zeigt alle Projektaufgaben und To Do mit der Auswahl im Kalender anzeigen sowie Termine)

Kalenderansicht

Über das erweiterte Menü oben links können Sie den aktuellen Monat und den Folgemonat aufrufen.

Über die Pfeiltasten können Sie die Monate vor und zurück navigieren und mit den Punkt wieder auf den heutigen Tag wechseln.

Klicken Sie auf einen bestimmten Tag, wechselt TROI in die Kalenderansicht und zeigt den gewünschten Tag an. 

Zusätzlich können Sie in der Ansicht Woche wählen, ob Sie den Kalender in der individuellen Ansicht oder der Misch-Ansicht einsehen möchten. 

Über die Pfeiltasten neben der Anzeige der Kalenderwoche oben links können Sie einen Tag/Woche vor und Tag/Woche zurück navigieren sowie die Ansicht auf den aktuellen Tag/Woche mit einen Klick auf den Punkt zurücksetzen.

Ein Klick auf das Kalendersymbol öffnet den Jahreskalender. Im Jahreskalender ist es möglich über die Pfeiltasten ein Jahr vor und zurück zu navigieren sowie über den Punkt in das aktuelle Jahr zurückzukehren.

Open

Abb.: Kalenderansicht

Die Legende des Kalenders: 

•  (Abwesenheit)

•  (externer Termin)

• (wichtiger Termin)

• (Überschneidung mit anderen Terminen)

• (Projektaufgabe oder To-Do welche im Kalender angezeigt wird)

In der Fußzeile finden Sie die weitere Funktionen:

• Plus-Zeichen (neue Zuordnung bzw. Projektaufgabe erstellen)

• Stoppuhr-Zeichen (zeigt alle Terminerinnerungen)

• Import ics (Import einer ics Datei)

• Export ics (Export einer ics Datei)

• Export (Export einer Excel Datei)

Benutzer im Kalender anzeigen

Der Team-Button oben links ermöglicht es Ihnen, die Personen in Ihren Kalender anzuzeigen, die Sie benötigen.

Klicken Sie auf den Team-Button und erstellen Sie Ihr individuelles MyTeam. Wählen Sie im Drop-Down-Menü die gewünschte Mitarbeitergruppe aus, die Sie zuvor im Bereich Zugangsberechtigung Daten angelegt haben.

Ist ein Mitarbeiter unter Zugangsberechtigung Daten keinem Team zugeordnet, kann er im Kalender nicht hinzugefügt werden. 

Open

Abb.: Position des Team-Buttons

Aktivieren Sie bei den gewünschten Mitarbeitern die Checkbox und drücken auf das Plus-Zeichen.

Für eine dauerhafte Zuordnung in Ihr MyTeam ist es notwendig das Sternsymbol bei den Mitarbeitern zu aktivieren.

Aktivieren Sie das Sternsymbol nicht, wird der Mitarbeiter nur bis zum nächsten Logout im Kalender hinzugefügt. 

Mit GO werden die Mitarbeiter dem Kalender hinzugefügt.

Open

Abb.: MyTeam-Ansicht

Neuen Kalendereintrag hinzufügen und bearbeiten

Sie können einen neuen Eintrag für sich selbst oder für andere Mitarbeiter anlegen. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen, welches erscheint wenn Sie den Mitarbeiter am gewünschten Tag berühren. Ist die Spalte leer oder hat einen freien Slot, können Sie auch über einen Klick in der Spalte arbeiten. In der Ansicht Tag arbeiten Sie mit einen Doppelklick um Einträge zu erstellen oder zu bearbeiten. 

Im Fenster das sich öffnet haben Sie verschiedene Möglichkeiten den Kalendertermin zu bearbeiten. Diese sind: 

• Eigentümer (wer ist der Eigentümer des Termins)

• Zeit von / bis (Start- / Endzeit des Termins)

• ganzer Tag (Termin wird von 00:00 bis 23:59 erstellt)

• Benachrichtigung (die zugeordneten Personen werden informiert)

• Betreff (Thema des Termins)

Open

Abb.: Auswahlmöglichkeiten für neuen Eintrag erstellen

Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie den Kalendereintrag.

Mit einen Klick auf das Stiftsymbol können Sie die Details bearbeiten. Diese sind: 

• Eigentümer (wer ist der Eigentümer des Termins)

• Projekt (auf welches Projekt bezieht sich der Termin, wichtig für die automatische Zeiterfassung)

• Projektplan (auf welchen Projektplan bezieht sich der Termin)

• Kontakt (auf welchen Kontakt bezieht sich der Termin)

• Anfangsdatum (Start des Termins)

• Enddatum (Ende des Termins)

• ganzer Tag (Termin wird von 00:00 bis 23:59 erstellt)

• Betreff (Thema des Termins)

• Beschreibung (Beschreibung des Termins)

• Ort (Ort des Termins, sofern dieser außerhalb ist)

• Typ (Personentermin oder allgemeiner Termin, allgemeine Termine werden zusammen mit Geburtstagen für alle Mitarbeiter angezeigt)

• Status (Status des Termins)

• Zugriff (welche Gruppen haben Zugriff auf den Termin, Zugangsberechtigung Daten)

• Teilnehmer (welche Benutzer nehmen am Termin teil, Zugangsberechtigung Daten)

• Extern Teilnehmer (externe Teilnehmer einladen)

• Ressourcenliste (werden Ressourcen für den Termin benötigt, Listenwerte)

• Optionen (Wiederholungstermin einstellen, für Wiederholungstermine ist keine automatische Zeiterfassung möglich)

• Wichtigkeit (hat der Termin Priorität, wird im Kalender mit einem Ausrufezeichen markiert)

• extern (ist der Termin außer Haus, wird im Kalender mit einer Tür und einem Pfeil markiert)

• Benachrichtigung (E-Mailversand bei neuem/geändertem Termin, Mailkonten)

• Erinnerung (sollen die Teilnehmer an den Termin erinnert werden)

• Automatische Zeiterfassung (für die Dauer des Termins werden automatisch Stunden auf das gewählte Projekt erfasst)

• Attachment(s) (Unterlagen zum Termin anhängen)