Der Kalender

Der Kalender gibt Ihnen einen Überblick über alle Termine und Meetings die in der aktuellen Kalenderwoche für Sie und Ihre Kollegen eingetragen sind.

Zusätzlich kann man sich alle Abwesenheiten, To-Do`s sowie Projektaufgaben anzeigen lassen. 

Sie haben verschiedene Möglichkeiten die Ansicht einzustellen.

• Tag (zeigt alle Termine an gewählten Tag)
• Woche (zeigt alle Termine der gewählten Kalenderwoche)
• Agenda (zeigt alle Projektaufgaben und To Do mit der Auswahl im Kalender anzeigen sowie Termine)

Kalenderansicht

Über das erweiterte Menü oben links können Sie den aktuellen Monat und den Folgemonat aufrufen.

Über die Pfeiltasten können Sie die Monate vor und zurück navigieren und mit den Punkt wieder auf den heutigen Tag wechseln.

Klicken Sie auf einen bestimmten Tag, wechselt TROI in die Kalenderansicht und zeigt den gewünschten Tag an. 

Zusätzlich können Sie in der Ansicht Woche wählen, ob Sie den Kalender in der individuellen Ansicht oder der Misch-Ansicht einsehen möchten. 

Über die Pfeiltasten neben der Anzeige der Kalenderwoche oben links können Sie einen Tag/Woche vor und Tag/Woche zurück navigieren sowie die Ansicht auf den aktuellen Tag/Woche mit einen Klick auf den Punkt zurücksetzen.

Ein Klick auf das Kalendersymbol öffnet den Jahreskalender. Im Jahreskalender ist es möglich über die Pfeiltasten ein Jahr vor und zurück zu navigieren sowie über den Punkt in das aktuelle Jahr zurückzukehren.

Abb.: Kalenderansicht

Die Legende des Kalenders: 

•  (Abwesenheit)
•  (externer Termin)
• (wichtiger Termin)
• (Überschneidung mit anderen Terminen)
• (Projektaufgabe oder To-Do welche im Kalender angezeigt wird)

In der Fußzeile finden Sie die weitere Funktionen:

• Plus-Zeichen (neue Zuordnung bzw. Projektaufgabe erstellen)
• Stoppuhr-Zeichen (zeigt alle Terminerinnerungen)
• Import ics (Import einer ics Datei)
• Export ics (Export einer ics Datei)
• Export (Export einer Excel Datei)

Benutzer im Kalender anzeigen

Der Team-Button oben links ermöglicht es Ihnen, die Personen in Ihren Kalender anzuzeigen, die Sie benötigen.

Klicken Sie auf den Team-Button und erstellen Sie Ihr individuelles MyTeam. Wählen Sie im Drop-Down-Menü die gewünschte Mitarbeitergruppe aus, die Sie zuvor im Bereich Zugangsberechtigung Daten angelegt haben.

Ist ein Mitarbeiter unter Zugangsberechtigung Daten keinem Team zugeordnet, kann er im Kalender nicht hinzugefügt werden. 

Abb.: Position des Team-Buttons

Aktivieren Sie bei den gewünschten Mitarbeitern die Checkbox und drücken auf das Plus-Zeichen.

Für eine dauerhafte Zuordnung in Ihr MyTeam ist es notwendig das Sternsymbol bei den Mitarbeitern zu aktivieren.

Aktivieren Sie das Sternsymbol nicht, wird der Mitarbeiter nur bis zum nächsten Logout im Kalender hinzugefügt. 

Mit GO werden die Mitarbeiter dem Kalender hinzugefügt.

Abb.: MyTeam-Ansicht

Neuen Kalendereintrag hinzufügen und bearbeiten

Sie können einen neuen Eintrag für sich selbst oder für andere Mitarbeiter anlegen. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen, welches erscheint wenn Sie den Mitarbeiter am gewünschten Tag berühren. Ist die Spalte leer oder hat einen freien Slot, können Sie auch über einen Klick in der Spalte arbeiten. In der Ansicht Tag arbeiten Sie mit einen Doppelklick um Einträge zu erstellen oder zu bearbeiten. 

Im Fenster das sich öffnet haben Sie verschiedene Möglichkeiten den Kalendertermin zu bearbeiten. Diese sind: 

• Eigentümer (wer ist der Eigentümer des Termins)
• Zeit von / bis (Start- / Endzeit des Termins)
• ganzer Tag (Termin wird von 00:00 bis 23:59 erstellt)
• Benachrichtigung (die zugeordneten Personen werden informiert)
• Betreff (Thema des Termins)

Abb.: Auswahlmöglichkeiten für neuen Eintrag erstellen

Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie den Kalendereintrag.

Mit einen Klick auf das Stiftsymbol können Sie die Details bearbeiten. Diese sind: 

• Eigentümer (wer ist der Eigentümer des Termins)
• Projekt (auf welches Projekt bezieht sich der Termin, wichtig für die automatische Zeiterfassung)
• Projektplan (auf welchen Projektplan bezieht sich der Termin)
• Kontakt (auf welchen Kontakt bezieht sich der Termin)
• Anfangsdatum (Start des Termins)
• Enddatum (Ende des Termins)
• ganzer Tag (Termin wird von 00:00 bis 23:59 erstellt)
• Betreff (Thema des Termins)
• Beschreibung (Beschreibung des Termins)
• Ort (Ort des Termins, sofern dieser außerhalb ist)
• Typ (Personentermin oder allgemeiner Termin, allgemeine Termine werden zusammen mit Geburtstagen für alle Mitarbeiter angezeigt)
• Status (Status des Termins)
• Zugriff (welche Gruppen haben Zugriff auf den Termin, Zugangsberechtigung Daten)
• Teilnehmer (welche Benutzer nehmen am Termin teil, Zugangsberechtigung Daten)
• Extern Teilnehmer (externe Teilnehmer einladen)
• Ressourcenliste (werden Ressourcen für den Termin benötigt, Listenwerte)
• Optionen (Wiederholungstermin einstellen, für Wiederholungstermine ist keine automatische Zeiterfassung möglich)
• Wichtigkeit (hat der Termin Priorität, wird im Kalender mit einem Ausrufezeichen markiert)
• extern (ist der Termin außer Haus, wird im Kalender mit einer Tür und einem Pfeil markiert)
• Benachrichtigung (E-Mailversand bei neuem/geändertem Termin, Mailkonten)
• Erinnerung (sollen die Teilnehmer an den Termin erinnert werden)
• Automatische Zeiterfassung (für die Dauer des Termins werden automatisch Stunden auf das gewählte Projekt erfasst)
• Attachment(s) (Unterlagen zum Termin anhängen)

Abb.: Detail-Ansicht für einen Termin

Überschneidet sich der Termin mit bereits bestehenden Termineinträgen, erhalten Sie eine Benachrichtigung bei welchen Mitarbeiter eine Überschneidung gefunden wurde.

Sie können jetzt den Termin abändern oder mit einen erneuten Klick auf das Disketten-Symbol den Termin trotzdem einstellen.

Termine die sich überschneiden erhalten in der Übersicht eine rote Markierung. 

Mit einen Klick auf einen Termin können Sie den Termin bearbeiten oder über den Papierkorb löschen. 

Troubleshooting

Mitarbeiter fehlt in Kalenderansicht

PROBLEM: 

Es fehlen Mitarbeiter in der Kalenderansicht

LÖSUNG:

Sie müssen den gewünschten Mitarbeiter im Kalender aktivieren.

Mitarbeiter ist nicht auswählbar

PROBLEM: 

Ich möchte einen bestimmten Mitarbeiter im Kalender anzeigen, aber er ist nicht auswählbar.

LÖSUNG:

Folgende Einstellungen müssen vorgenommen werden:

Einstellungen Programm

Die Einstellung Mitarbeiter im Kalender anzeigen muss für den Mitarbeiter aktiviert sein.

Dazu bitte über das TROI Menü in Mitarbeiter →  Benutzer navigieren und den entsprechenden Mitarbeiter anklicken.

Wechseln Sie jetzt im Pop-Up in den Reiter Programm.

Dort können Sie die Checkbox Mitarbeiter im Kalender anzeigen aktivieren und unten speichern.



Abb.: Position von Mitarbeiter in Kalender anzeigen

Zuordnung Benutzergruppe

Der Mitarbeiter muss einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Dazu bitte über das TROI Menü in Mitarbeiter → Zugangsberechtigung Daten navigieren und den gewünschten Benutzer der entsprechenden Gruppe hinzufügen.

Abb.: Dropdown-Menü, um den gewünschten Benutzer einer Gruppe zuordnen

Probleme mit dem E-Mailversand

PROBLEM: 

• Ein anderer Mitarbeiter hat einen Termin erstellt. Warum wurde ich per E-Mail nicht benachrichtigt?
• Ich habe einem Kollegen eine Aufgabe gestellt. Wieso bekommt er keine Benachrichtigungsemail?

LÖSUNG:

Bitte prüfen Sie bei dem betroffenen Mitarbeiter unter Mitarbeiter → Benutzer → (Benutzer auswählen) → Reiter Programm → Mailkonto.

Hier darf in der Regel kein Mailkonto ausgewählt sein.

Abb.: Position von Mailkonto.

Bitte prüfen Sie unter System → Systemeinstellungen → Reiter Benutzer → (Benutzer auswählen) → allgemeine Einstellungen → ob die Optionen mail an mich senden, wenn von mir ein To-Do oder Projektaufgabe (für mich) erstellt/bearbeitet wird und Email an mich senden, wenn von mir ein Kalendereintrag (für mich) erstellt/bearbeitet wird aktiviert sind.

Abb.: Positionen der beiden E-Mail-Optionen

Bitte prüfen Sie unter System → Mailkonten → ob der Systemaccount richtig konfiguriert ist.

Für die Konfigurations-Informationen kontaktieren Sie bitte ihren Administrator.

Abb.: Pflichtfelder des Mailkontos

Terminansicht aller Mitarbeiter stimmt nicht

PROBLEM: 

Ich lasse mir in der Tages-/Wochenansicht alle Termine der Mitarbeiter anzeigen, jetzt stimmt die Ansicht irgendwie nicht mehr.

LÖSUNG:

Für eine optimale Kalenderdarstellung ist es je nach Auflösung Ihres Monitors nicht sinnvoll, dass Sie sich mehr als 5-7 MyTeam-Mitglieder gleichzeitig anzeigen lassen. Für eine Darstellung aller MyTeam-Mitglieder eignen sich nur die Monatsansicht und die separierte Wochenansicht.

Fehlermeldung bei Terminerstellung für mehrere Teilnehmer

PROBLEM: 

Ich habe einen Termin für mehrere Teilnehmer eingetragen und bekomme jetzt eine Fehlermeldung.

LÖSUNG:

Bitte lassen Sie von Ihrem internen Troi-Administrator unter Administration → Mitarbeiter → Mailkonten die Richtigkeit der Mailkonteneinstellungen überprüfen (Empfänger-Konto, Versender-Konto, POP3, SMTP und Passwort).

Feiertage werden nicht im Kalender angezeigt

PROBLEM: 

Wieso sehe ich die Feiertage nicht im Kalender?

LÖSUNG:

Bitten Sie Ihren internen Troi-Administrator, dass er Ihnen in den Benutzereinstellungen Admin → Mitarbeiter → Benutzer Land und Bundesland/ Kanton zuweist. Die Feiertage werden nur bei zugewiesenem Bundesland/Kanton angezeigt.

Mitarbeiter für MyTeam auswählen

PROBLEM: 

Ich möchte einen Mitarbeiter für mein MyTeam auswählen, finde diesen jedoch nicht in der Auswahl.

LÖSUNG:

Bitten Sie Ihren internen Troi-Administrator, dass er den Mitarbeiter in der Datenzugriffsberechtigung Admin → Mitarbeiter → Zugriffsberechtigung Daten einer Gruppe zuteilt.

Apple Kalender synchronisieren

PROBLEM: 

Wie synchronisiere ich meinen Apple Kalender mit Troi?

LÖSUNG:

Eine Anleitung zum Einrichten des Troi-Profils auf Ihrem Apple-Gerät finden Sie unter CalDav

Wiederholungstermin löscht sich bei Anlage über iPhone/iPad

PROBLEM: 

Warum löscht sich ein Wiederholungstermin wenn ich ihn über das iPhone/iPad anlege?

LÖSUNG:

Die Synchronisierung der Wiederholungstermine funktioniert nur von Troi zum iPhone/iPad. In umgedrehter Richtung ist das aus technischen Gründen nicht realisierbar.