Jahreswechselleitfaden 2023-2024

Einführung

Nicht mehr lange, dann steht das neue Jahr vor der Tür. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter die Tage zwischen Weihnachten und Neujahr nicht im Stress verbringen müssen, ist jetzt die Zeit gekommen, den Jahreswechsel mit TROI vorzubereiten.

In der folgenden Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie den Jahreswechsel mit TROI pünktlich und ohne Stress durchführen. Sie erfahren, in welchen Bereichen Sie Einstellungen vornehmen müssen und wie Sie das tun.

Schritt 1: Projektnummern und Dokumentennummern vorbereiten (in 2023)

Zuallererst müssen einige vorbereitende Aufgaben getätigt werden, die Ihnen den eigentlichen Jahreswechsel später vereinfachen.
Dazu beginnen Sie mit Einstellungen an den Projektnummern und Dokumentennummern. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass alle Projekte und Dokumente später mit der passenden Nummer versehen werden.

Öffnen Sie das TROI Menü und gehen Sie dann in den Ordner System und weiter in den Unterordner Systemeinstellungen. Gleich in der Titelzeile, rechts vom Feld mit dem Mandanten, finden Sie ein Dropdown-Menü. Hier wählen Sie den Eintrag Einstellungen Projektnummern/Dokumentnummern aus.

Automatische Nummerierung von Projekten und Dokumenten 

Normalerweise nummeriert TROI Projekte und Dokumente automatisch immer weiter durch. Wenn Sie es wünschen, werden aber alle Nummernkreise mit dem Beginn des neuen Jahres auf den Startwert zurückgesetzt. Aktivieren Sie die folgenden Checkboxen, um einer Zurücksetzung zum Jahreswechsel zuzustimmen:

• Projektnummer beim Jahreswechsel zurücksetzen
• Angebotsnummer beim Jahreswechsel zurücksetzen
• Rechnungsnummer beim Jahreswechsel zurücksetzen
• Lieferscheinnummer beim Jahreswechsel zurücksetzen 

Das Datum des Jahreswechsels ändern

Das Geschäftsjahr muss nicht zwingend am selben Tag enden, wie das Kalenderjahr. Grundsätzlich haben Sie mit TROI die Möglichkeit, den Jahreswechsel auf ein individuelles Datum zu verlegen.

Wir empfehlen Ihnen, das Datum des Jahreswechsels nur in Absprache mit unserem Helpdesk zu ändern. Eine Änderung hier führt zur Zurücksetzung Ihres aktuellen Nummernkreises, was unter Umständen Ihre Verwaltung und Buchhaltung beeinflusst.

Sie können die folgenden Optionen verändern: 

• Datum zum Zurücksetzen der Rechnungsnummer
• Datum zum Zurücksetzen der Angebotsnummer
• Datum zum Zurücksetzen der Projektnummer

Eine Startnummer für den Nummernkreislauf festlegen

Mit einer Startnummer legen Sie fest, bei welcher Zahl der neue Nummernkreislauf starten soll. In der Regel ist diese Nummer die 1. Sie können aber auch jede beliebige andere Nummer wählen.

Folgenden Bereichen können Sie eine neue Startnummer vergeben:

• Rechnungsnummern
• Angebotsnummern
• Projektnummern

Projektnummern und Dokumentennummern formatieren

Sie können nicht nur wie im vorherigen Schritt beschrieben die Projekt- und Dokumentennummern mit einer eigenen Startnummer versehen. Sie können auch die Formatierung der Nummern verändern. Dazu stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zur Auswahl, die unterschiedliche Funktionen haben.

In der Regel gilt: Für jeden eingegebenen Platzhalter hat die spätere Nummer eine Ziffer. Wenn Sie vier Platzhalter eingeben, besteht also auch die spätere Nummer aus vier Ziffern.

Abb.: Einstellungen zu den Projekt- und Dokumentennummern in den Systemeinstellungen

Schritt 2: Projekte und Dokumente auf ein anderes Jahr terminieren (in 2023)

Nachdem Sie die Projekt- und Dokumentnummern für die manuelle Bearbeitung freigeschaltet und bei Bedarf Formatierungen vorgenommen haben, können Sie jetzt Projekte und Dokumente terminieren. Sie können einerseits Projekte und Dokumente von 2023 auf das Jahr 2024 terminieren, aber auch von 2024 zurück nach 2023 verlegen. Das kann hilfreich sein, wenn rückwirkend noch neue Zuordnungen in den Projekten notwendig sind.

Sie können die Terminierungen jederzeit vornehmen und auch in späteren Schritten noch wiederholen, wenn es notwendig wird.

Rechnungen terminieren

Wenn Sie in die Stammdaten einer Rechnung wechseln, können Sie hier das Belegdatum eingeben. Normalerweise ist es das Datum der Rechnungserstellung.

Wenn Sie eine Rechnung auf das Jahr 2023 terminieren möchten, geben Sie ein Datum zwischen dem 1.1.2024 und dem 31.12.2024 ein. Um eine Rechnung zurück in 2023 zu terminieren, wählen Sie ein Datum aus dem Jahr 2023.

Abb.: Rechnungsstammdaten mit Fokus auf das Belegdatum

Storno terminieren

Wenn Sie Rechnungen stornieren möchten, fragt TROI Sie automatisch nach einem Stornodatum. Um die Stornierung auf 2023 zu legen, geben Sie ein Datum innerhalb diesen Jahres an. Wenn Sie die Stornierung für 2024 anlegen möchten, müssen Sie ein im nächsten Jahr liegendes Datum wählen.

Abb.: Dialog bei der Rechnungsstornierung

Schritt 3: Preisliste und Stundensätze für 2024 anpassen

Der Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, um Ihre Preisliste oder die Stundensätze anzupassen. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie beides auf ein exaktes Datum terminieren können.

Preisliste anpassen

Sie finden die Einstellungen für Stundensätze, indem Sie das TROI Menü aufrufen und dann den Ordner Projektadmin. wählen. Hier finden Sie dann den Unterordner Preisliste.

Die Preisliste ist nach Mandanten, Kunden, Preislistengruppen und Preislistenmappen unterteilt. Ist kein spezifischer Kunde ausgewählt, wird die allgemeingültige Preisliste für den jeweiligen Mandanten angezeigt.

Abb.: Standardansicht der Preisliste

Fahren Sie mit der Maus über eine Preislistenposition, um auf das Stift-Symbol klicken zu können um die Position zu bearbeiten.

Nach Bearbeitung der Preisdetails im Bereich Grunddaten und Preisdetails können Sie mit Hilfe der Option Preise aktualisieren festlegen, dass die Preise in den noch nicht berechneten Kalkulationspositionen ab dem Startdatum aktualisiert werden. Dies ist sowohl für ein Datum in der Vergangenheit als auch für ein Datum in der Zukunft möglich.

Abb.: Bearbeiten der Preislistenposition mit Hinterlegung eines Startdatums für die Preisaktualisierung in den noch nicht berechneten Kalkulationspositionen ab dem Startdatum

→ Weitere Hilfestellungen hierzu finden Sie auch unter Preisliste.

Stundensätze anpassen

Sie finden die Einstellungen für Stundensätze, indem Sie das TROI Menü aufrufen und dann den Ordner Mitarbeiter wählen. Hier finden Sie dann den Unterordner Stunden-/Tagessätze.

Wählen Sie zuerst den Mitarbeiter aus, dessen Stundensätze Sie verändern möchten. Wenn Sie den Mitarbeiter anklicken, öffnet sich direkt ein Fenster mit dem Titel Stundensatzerfassung. Hier können Sie jetzt alle Änderungen an den Stundensätzen eingeben.

Wenn Sie kein Startdatum angeben, wählt TROI automatisch das aktuelle Datum aus. Die Änderungen wären dann sofort gültig. Wenn die Stundensätze sich erst zu einem bestimmten Zeitpunkt ändern sollen – zum Beispiel zum 01.01.2023 – geben Sie das entsprechende Startdatum ein.

Abb.: Stundensatzerfassung

→ Weitere Hilfestellungen hierzu finden Sie auch unter Stunden- Tagessätze.

Schritt 4: Projektzeiten und Arbeitszeiten rückwirkend erfassen

Damit Ihre Mitarbeiter Projektzeiten und Arbeitszeiten auch rückwirkend erfassen können, müssen Sie einstellen, wie viele Tage das nachträglich möglich ist. Das ist beim Jahreswechsel besonders wichtig. Hier müssen unter Umständen einige Feier- und Urlaubstage berücksichtigt werden, durch die sich der Zeitraum der nachträglichen Erfassung verlängert.

Um die Stundenerfassung zu bearbeiten, rufen Sie über das TROI Menü den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen auf. Hier finden Sie im Dropdown-Menü die Option Stundenerfassung.

Mandantenspezifische Einstellungen

Da die Stundenerfassung in der Regel für alle Mitarbeiter gleich sein soll, können Sie sie global über den Mandanten einstellen. Das erspart Ihnen die Arbeit, jeden Mitarbeiter einzeln bearbeiten zu müssen.

Bleiben Sie im bereits aktivierten Reiter Mandant. Bei der Option Anzahl der Tage/Stunden, die erfasst/geändert werden können legen Sie die entsprechenden Tage fest.

Abb.: Systemeinstellungen zur Stundenerfassung

Benutzerspezifische Einstellungen

Statt der globalen Einstellungen für einen Mandanten können Sie die erweiterte Stundenerfassung auch auf ausgesuchte Mitarbeiter beschränken.

Dazu wechseln Sie in den Reiter Benutzer. Hier können Sie im Dropdown-Menü den Mitarbeiter auswählen, für den Sie die Stundenerfassung verändern möchten.
Wie schon bei den globalen Einstellungen haben Sie auch hier die Option Anzahl der Tage/Stunden erfasst/geändert werden können. Geben Sie die entsprechende Anzahl ein und speichern Sie die Eingabe.

Wenn die Anzahl der Tage, für die Stunden rückwirkend erfasst / geändert werden können auch für solche Stunden gelten soll, welche der Mitarbeiter nicht selbst erfasst hat (also für Stunden anderer Mitarbeiter) aktivieren Sie zusätzlich die Einstellung "Anzahl der Tage, Stunden erfasst/geändert werden können." von anderen Mitarbeitern wird mit der eigenen Einstellung überschrieben. Damit die Einstellung greift, benötigt der Mitarbeiter unter Mitarbeiter → Benutzer → (User auswählen) → Reiter Programm → bei der Option Zeiterfassung die Einstellung für alle Mitarbeiter (siehe auch Benutzer)

Abb.: Benutzerspezifische Systemeinstellungen zur Stundenerfassung

Schritt 5: Abwesenheiten bearbeiten (in 2023/2024)

Wie viele Tage Urlaub Ihre Mitarbeiter haben, hängt nicht nur vom Vertrag ab. Oft ist auch noch Resturlaub vom Vorjahr vorhanden, der berücksichtigt werden muss. Hinzu kommt das Datum, an dem dieser Resturlaub verfällt. Wenn das neue Jahr angebrochen ist, haben Sie rund um die Abwesenheiten also einiges zu tun.

In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie alle wichtigen Faktoren rund um Abwesenheiten überprüfen und für das Jahr 2024 vorbereiten. 

Bitte beachten Sie, dass abweichende Verfallsdaten für den Urlaubsanspruch einzelner Mitarbeiter (Ansicht Resturlaubsübersicht) von 2023 erst ab dem 01.01.2024 geändert werden können. Übergreifende Systemeinstellungen alle Mitarbeiter betreffend, können hingegen bereits im Jahr 2023 getroffen werden. 

Anders als in den bisherigen Bereichen des Jahreswechsels können Sie diese Daten nicht im Voraus verändern. Deshalb sind manche der folgenden Schritte erst nach Ihrem erfolgreichen Rutsch ins neue Jahr möglich.

Den Urlaubsanspruch aufrufen

Um den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters zu bearbeiten, rufen Sie das TROI Menü auf, um dann den Ordner Mitarbeiter sowie den Unterordner Benutzer auszuwählen. Klicken Sie nun auf den gewünschten User und wechseln Sie in den Reiter Abrechnung.

Den Urlaubsanspruch überprüfen (in 2024)

Wenn Sie auf den Namen des Mitarbeiters klicken, öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Reitern. Im Bereich Abrechnung finden Sie eine Eingabemaske vor, in der alle relevanten Daten eingegeben werden können. Hier können Sie auf einen Blick erfassen, ob der im System hinterlegte Urlaub auch dem vertraglichen Ganzjahres-Urlaubsanspruch des Mitarbeiters entspricht.

Abb.: Erfassung des Ganzjahres-Urlaubsanspruchs unter Mitarbeiter → Benutzer → (User auswählen) → Reiter Abrechnung

Die Resturlaubsübersicht öffnen

Um eine Übersicht über die noch verfügbaren Urlaubstage aller Mitarbeiter zu bekommen, gehen Sie über das TROI Menü in den Ordner Abwesenheiten und weiter in den Unterordner Resturlaub.

Das Verfallsdatum für Urlaubstage in den Systemeinstellungen konfigurieren (in 2023)

Sie können das Verfallsdatum für den Urlaub systemseitig im Vorfeld festlegen. Öffnen Sie hierfür das TROI Menü und gehen Sie dann in den Ordner System und weiter in den Unterordner Systemeinstellungen. Gleich in der Titelzeile, rechts vom Feld mit dem Mandanten, finden Sie ein Dropdown-Menü. Hier wählen Sie den Eintrag Abwesenheiten aus. Dort haben Sie die Möglichkeit das Verfallsdatum zu bearbeiten. Das Format ist TT.MM. (Beispiel 01.04.)

Abb.: Konfiguration des Verfallsdatums in den Systemeinstellungen

Das Verfallsdatum für Urlaubstage in der Resturlaubsübersicht anpassen (in 2024)

Um das Verfallsdatum für den Resturlaub festzulegen, klicken Sie darauf in der Resturlaubsübersicht. Es öffnet sich dann ein Fenster mit dem Titel Resturlaubsdetails.

Sie können den Resturlaub ab dem 01.01.2024 einsehen. Er wird an diesem Stichtag automatisch aus 2023 errechnet. In der vorhandenen Eingabemaske können Sie nun manuell festlegen, wann der Resturlaub aus dem vorherigen Jahr verfallen soll. Das späteste mögliche Datum ist der 31.12.2024.

Wenn Sie bereits zu einem anderen Zeitpunkt ein Verfallsdatum für den Resturlaub festgelegt haben, übernimmt TROI dieses automatisch in das neue Jahr.

Resturlaub manuell neu berechnen lassen (in 2024)

Mit der Schaltfläche Resturlaub neu berechnen können Sie die gesamte Urlaubsberechnung neu anstoßen. Klicken Sie auf den Button um zu bestätigen, dass Troi für die ausgewählten Mitarbeiter den hinterlegten Urlaubsanspruch (Mitarbeiterdetails), das hinterlegte Verfallsdatum (Systemeinstellung) sowie den Resturlaub des Vorjahres in die Resturlaubsübersicht übernimmt.

Die Berechnung des Resturlaubs greift immer für die angezeigten gefilterten Mitarbeiter. Ist folglich nur ein Mitarbeiter ausgewählt / sichtbar, wird der Resturlaub nur für diesen neu berechnet.  Es ist ebenso möglich Mitarbeitergruppen, alle Mitarbeiter oder alle Mandanten auszuwählen (Standardeinstellung des Filters).

Wird im Bereich Resturlaub das Folgejahr aufgerufen (aus Versehen oder Beabsichtigt um den aktuellen Stand der Resturlaubskonten zu kontrollieren), werden die Jahresurlaubsansprüche und Resturlaube dadurch zum Zeitpunkt des ersten Aufrufes der Jahresübersicht fest berechnet. Sollten sich nach dieser einmaligen Resturlaubsberechnung weitere Änderungen in den Resturlaubstagen ergeben, werden die bislang die zu übertragenden Urlaubstage für das Folgejahr nicht automatisch angepasst.

Klicken Sie also ab dem 01.01. bitte auf Resturlaub neu berechnen und führen erst dann manuelle Änderungen und Auswertungen durch. Wir empfehlen Ihnen einmalig zu Beginn des Jahres die Resturlaubsberechnung dadurch anzustoßen.

Abb.: Resturlaubsübersicht

Schritt 6: Feiertage festlegen

Im kommenden Jahr wird es wieder viele Feiertage geben. Welche davon Ihr Unternehmen betreffen, hängt von Ihrem Land, dem Bundesland oder dem Kanton ab, in dem Sie tätig sind. Wir haben in TROI alle gesetzlichen Feiertage bereits erfasst.

Gesetzliche Feiertage werden in TROI importiert und angezeigt sobald Sie ein Land und ein Bundesland in den Mitarbeiterdetails der jeweiligen Mitarbeiter ausgewählt haben. Spezifische Feiertage können Sie selbst in TROI hinterlegen indem Sie eine Abwesenheit erstellen und in der Maske bei Mitarbeiter alle Mitarbeiter auswählen.

Wenn ein Feiertag im System eingetragen ist, der bei Ihnen nicht gilt, können Sie diesen (nur als Super User) entfernen, indem Sie auf den Feiertag klicken und die Checkbox Diesen Feiertag für alle Mitarbeiter dieses Bundeslandes anzeigen? abwählen und anschließend mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern.

Abb.: Sichtbarkeit der gesetzlichen Feiertage

Schritt 7: Die Buchhaltung bearbeiten (in 2024)

Auch in der Buchhaltung müssen rund um den Jahreswechsel einige Dinge beachtet werden. Sie können jederzeit vorgenommen werden, sodass auch nachträglich noch Änderungen möglich sind.

Weitere Informationen zur neuen Buchhaltung finden Sie unter Buchungen.

Die Buchhaltung öffnen

Um die Buchhaltung zu öffnen, rufen Sie das TROI Menü auf und dann den Ordner Buchhaltung wählen. Anschließend dann auf den Unterordner Buchungen. Hier finden Sie den Reiter Buchungsliste, der für die folgenden Schritte benötigt wird.

Buchungen für 2023 rückwirkend erfassen, ansehen und exportieren (in 2024)

Wenn Sie Buchungen nachträglich für 2023 erfassen möchten, wählen Sie im Hauptfilter einfach das Jahr 2023 aus. Am 01.01.2024 wird das Buchungsjahr 2024 durch ein Update zur Verfügung gestellt und als Standardjahr festgelegt.

Abb.: Filtermöglichkeiten in der Buchungsliste

Administration Buchhaltung: Eröffnungssaldo für Kassenkonto hinterlegen (in 2024)

Sie haben die Möglichkeit ein Eröffnungssaldo für Ihre Kassenkonten zu hinterlegen. Öffnen Sie hierfür das TROI Menü und gehen Sie dann in den Ordner Administration Buchhaltung und weiter in den Unterordner Konten.

Die Kontenliste ist nach Mandanten und Kontengruppen unterteilt. Um nach bestimmten Konten zu suchen, können Sie über die Suchmaske oben links nach Namen oder Kontonummern suchen. Ist keine Suche aktiv oder kein Filter aktiviert, werden alle Konten in der Übersicht angezeigt.

Suchen Sie nach Ihren Kassenkonten und fahren Sie mit der Maus über ein Buchhaltungskonto, um auf das Stift-Symbol klicken zu können.

Abb.: Ansicht der Kontenliste bei der Suche nach Kasse

Im sich darauf öffnenden Fenster haben Sie im Bereich Weitere Details die Möglichkeit den Eröffnungssaldo für das Jahr 2024 einzutragen.

Am 01.01.2024 wird das Buchungsjahr 2024 durch ein Update bereitgestellt und als Standardjahr festgelegt.

Abb.: Maske zum Editieren eines Kassenkontos

→ Weitere Hilfestellungen hierzu finden Sie auch unter Konten.

Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen sind ein hilfreiches Mittel, um die Rechnungsstellung speziell im Fall von regelmäßigen Rechnungen um ein Vielfaches zu vereinfachen. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen worauf Sie achten müssen, falls sich in der Rechnungsstellung im Januar eine Anpassung ergibt. 

Eine wiederkehrende Rechnung passen Sie im Projekt im Reiter Rechnung an. Wählen Sie einfach im ersten Dropdown wiederkehrende Rechnung aus. Sie können anschließend alle Positionen, Positionswerte und Wiederholungszeiträume anpassen.

Abb.: Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung

Änderung von Steuer- und Abgabesätzen in 2024

Abgaben an die Künstlersozialkasse (Deutschland)

Wenn ein Unternehmen künstlerische Leistungen in Anspruch nimmt, ist es in der Regel dazu verpflichtet, die Künstlersozialabgabe zu zahlen. Der Abgabesatz bleibt unverändert im Jahr 2024. Die Künstlersozialabgabe-Verordnung sieht keine Anhebung des Abgabesatzes von 5,0 Prozent (2023) vor. Sie wurde am 08. September 2023 verkündet.

Erwartete Erhöhung des Mehrwertsteuersatzes ab 2024 (Schweiz)

Als Folge der Abstimmung vom 25. September 2022 wird der Mehrwertsteuer-Normalsatz auf 8,1 Prozent angehoben, der Sondersatz für Beherbergungen steigt auf 3,8 Prozent und für den reduzierten Satz werden neu 2,6 Prozent gelten. In Kraft tritt diese Änderung zum 01.01.2024.

Troi hat den Steuersatz für Sie bereits hinterlegt.

Schlusswort

Mit diesem umfassenden Guide sind Sie für den Jahreswechsel gut vorbereitet. Sollten Sie sich unsicher sein oder generell Fragen zu einem sicheren Jahreswechsel haben, können Sie sich gerne von unseren Beratern speziell für den Jahreswechsel schulen lassen. Kontaktieren Sie uns hierzu gerne unter cc@troi.de.

Sollten Sie bei der Bearbeitung der Schritte auf Schwierigkeiten stoßen, steht unser Helpdesk Ihnen gerne zur Verfügung. So können Sie im neuen Jahr reibungslos durchstarten.

Wir wünschen allen unseren Kunden frohe Festtage, einen guten Rutsch und ein erfolgreiches Jahr 2024!