Rechnung

Im Bereich Rechnung kann die Rechnung für das Projekt vorbereitet und erstellt werden.

Das Projekt muss dazu in den Grunddaten beauftragt werden. 

Für die Abrechnung ist es möglich, dass Sie Ihren eigenen Abrechnungsmodus erstellen. 

Vorbereitung

Filter- und Einstellungsmöglichkeiten

In der Vorbereitung entscheiden Sie, welche Positionen Sie abrechnen möchten.

Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten und Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl.

• Art der Rechnungsansicht (wiederkehrende Rechnung oder Vorbereitung)
• Abrechnungsmodus (nach welchen Kriterien soll abgerechnet werden) 
• Datum von / bis (filtert die Spalte IST nach Zeitraum der Leistungserbringung)
• GO (startet die Suche)
• zeige alle Positionen (zeigt alle Positionen des Projekts, auch bereits vollständig abgerechnete Positionen, die ausgeblendet sind)
• Standard Rechnung (normale Rechnung)
• Teilrechnung zur Sammelrechnung (Rechnung für kunden- und projektübergreifende Abrechnung, die keine Rechnungsnummer erhält. Wird in der Buchhaltung eine Sammelrechnung erzeugt, erhält die Teilrechnung die Rechnungsnummer der Sammelrechnung. Teilrechnungen werden üblicherweise nicht versendet, daher ist auch keine Auswahl des Beleg- und Leistungsdatums und ein Anschreiben möglich.)
• Akontorechnung (Teilabrechnung, Anzahlungsrechnung)
• Schlussrechnung aus Akontorechnungen (Schlussrechnung)
• multiple Rechnungen (Aktiviert die prozentuale Rechnungsverteilung an die verschiedenen Unterfirmen eines Kunden wie zum Beispiel bei Konzernstrukturen)

Die Ansicht der Vorbereitung ist in verschiedene Spalten aufgeteilt. 

• Name (Name der Unterprojekte und Kalkulationspositionen)
• Soll (kalkulierter Unterprojekt gesamt Betrag aus der Kalkulation)
• Ist (erfasste Stunden und Eingangsrechnungen)
• Ist intern (interne Kosten anhand der Stundensätze der Mitarbeiter)
• Anzahl (Menge der geplanten oder erfassten Einheit)
• Preis pro Einheit
• Betrag (gesamt abzurechnender Betrag)
• nicht freigegebene Stunden (nur bei aktiver Freigabeadministration)
• nicht berechnet (noch nicht berechneter Betrag)
• berechnet (bereits berechneter Betrag)
• Modus (individueller Abrechnungsmodus pro Unterprojekt oder Kalkulationsposition)

Alle Positionen werden zudem gekennzeichnet.

• Haken (die Position ist vollständig abgerechnet oder als berechnet markiert)
• NWB (die Position ist in der Kalkulation als nicht weiterberechenbar markiert)
• FL (die Position ist in der Kalkulation als Fremdleistung markiert)
• rotes Ausrufezeichen (auf der Kalkulationsposition sind geschobene oder ausgeblendete nicht weiterberechenbare Einträge)

Abb.: Reiter Vorbereitung in Rechnung

Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, wählen Sie den Abrechnungsmodus und die Art der Rechnung, anschließend klicken Sie auf das Plus-Zeichen um die Rechnung zu erzeugen.

TROI erzeugt die Rechnung und leitet Sie in den Bereich Stammdaten/Texte weiter.

Um eine Gutschrift zu erstellen, muss die Rechnung einen Negativbetrag aufweisen. Diesen können Sie manuell eintragen wenn Sie individuell abrechnen. 

Wiederkehrende Rechnungen

Mit den wiederkehrenden Rechnungen können Sie eine automatische Rechnungserstellung in TROI einstellen.

Um die wiederkehrenden Rechnungen zu nutzen, müssen Sie die Option Wiederkehrende Rechnungen anzeigen in der Rechnungsvorbereitung vorab in den Systemeinstellungen unter Datenfeld Konfiguration aktivieren.

Wechseln Sie dazu im Dropdown-Menü oben links von (RE) Vorbereitung auf wiederkehrende Rechnungen

 In der Spalte Wiederholungszeitraum geben Sie den Zeitraum der automatischen Rechnungsstellung ein.

Wenn die Rechnung jeden Monat wiederkehrend erstellt werden soll, wählen Sie das Feld 1 Monat im Dropdown-Menü aus.

Für eine jährlich wiederkehrende Rechnung wählen Sie das Feld x Monate und geben hier die 12 an.

Um im Quartal oder halbjährlich abrechnen zu können, wählen Sie die Wiederholung x Monate und die 3 für ein Quartal oder die 6 für ein Halbjahr.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingaben.

Nachdem Sie die wiederkehrende Rechnung gespeichert haben, können Sie diese ab dem Folgetag im Bereich Umsatz Rechnungen einsehen.

Die Rechnung wird am Stichtag um 23:59 als Rechnungsentwurf erstellt. 

Sie können die Rechnungsdaten anschließend in den Stammdaten/Texte prüfen und die Rechnung mit Nummer erzeugen. 

Abb.: Wiederkehrende Rechnung im Quartal

Akonto- und Schlussrechnungen

Eine Akonto-Rechnung (Abschlagsrechnung) wird pauschal vorab, d.h. vor Fertigstellung der vereinbarten Leistung bzw. Teilleistungen ausgestellt. 

Eine Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung, bei der alle bisher geleisteten Zahlungen (z.B. Abschlagszahlungen) in Abzug gebracht werden. Das heißt, es werden alle Summen aufaddiert und die bisher geleisteten Zahlungen werden in Abzug gebracht. Somit entsteht auf der Schlussrechnung eine Gesamtübersicht aller Leistungen und ein restlicher offener Betrag.

Die Steuer einer Schlussrechnung wird aus der Akontorechnung übernommen, die Steuer der Akontorechnung wird übernommen von dem beim Kunden hinterlegten Steuersatz.

Eine Akonto-Rechnung wird genauso erstellt wie eine normale Rechnung.

Beim Erstellen einer Schlussrechnung werden die gewünschten Leistungen in der Rechnungsvorbereitung ausgewählt und bei der Auswahl von Rechnung erzeugen  werden die gewünschten Akonto-Rechnungen ausgewählt, die zur Leistung gehören und in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden.

Abb.: Schlussrechnung mit Auswahl von Akontorechnungen

Stammdaten / Texte

Informationen und Einstellungsmöglichkeiten

• Gesamt
• Belegnummer (wird erzeugt sobald die Rechnung mit Nummer erstellt wird)
• Belegdatum (ausschlaggebend für den Rechnungsnummernkreis)
• Leistungsdatum
• Kunde
• abweichender Empfänger
• Gesprächspartner
• Mehrwertsteuer
• Zahlungskonditionen
• Projekt
• Kurzbeschreibung
• Interne Projektbeschreibung
• Unterzeichner 
• Freigabestatus (ist die Freigabeadministration aktiv, kann hier die Freigabe gestartet werden)
• freigegeben von
• erstellt am
• geändert am
• Anschreiben (Anschreibentext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder Textbausteine)
• Abbinder (Abbindertext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder Textbausteine)

Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe.

Mit einem Klick auf das Drucksymbol kann die Anfrage gedruckt werden. 

Über den Pfeil haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung direkt über TROI an den Kunden zu versenden (Einstellungen nehmen Sie bitte hier vor: Dokument Mailversand).

Mit einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.

Abb.: Position von speichern, drucken, Rechnung senden und exportieren

Ist die Rechnung nicht freigegeben, können Sie keine Belegnummer erzeugen. Ist die Rechnung freigegeben und Sie klicken auf das Drucksymbol erscheint ein zusätzlicher Druckbutton Nummer erstellen & drucken, zusätzlich ist es möglich die Rechnung mit Forecast Einträgen zu verbinden. Mit der Funktion Rechnungen verbinden können Sie mehrere Rechnungen zusammenfassen und ein Formular drucken. 

Im erweiterten Menü erhalten Sie eine Übersicht über alle erstellten Rechnungen und können mit einem Klick in die Stammdaten der gewählten Rechnung wechseln.

Änderungen in den Stammdaten bei geschlossenen Rechnungen

Sobald eine Rechnung mit Nummer erzeugt und somit geschlossen wurde, können folgende Parameter in den Stammdaten nicht mehr editiert werden: Belegnummer, Leistungsdatum, abweichender Empfänger und Mehrwertsteuer.

Bearbeitungsmöglichkeiten

• Rechnung löschen (Rechnungsentwürfe ohne Nummer können gelöscht werden)
• Rechnung stornieren (Rechnungen mit Nummer können nur noch storniert werden, Funktion ist nur als Super User verfügbar)
• Rechnung kopieren
• Rechnungsposition hinzufügen
• erweiterte Einstellungen (kann den Rechnungstyp ändern in Teilrechnung oder Akontorechnung)
• Rechnungen verbinden
• Rechnungsposition löschen (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
• individuelle Kundenfelder
• mit Umsatz Forecast verbinden (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
• Rechnung schließen (nur bei einer Rechnung verfügbar die im Reiter Stammdaten/Texte der Rechnung den Freigabestatus freigegeben hat)

Abb.: Dropdown-Menü im erweiterten Menü vom Reiter Rechnung

Drucksteuerung

Die Drucksteuerung ermöglicht es Ihnen den Ausdruck des PDF zu steuern.

In der Drucksteuerung kann über das Drop-Down-Menü oben links eine globale Einstellung getroffen werden.

Das Drop-Down-Menü bei den einzelnen Kalkulationspositionen in der Spalte Drucksteuerung ermöglichen eine Individualisierung pro Kalkulationsposition. 

Mit einem Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einem Klick auf die Checkbox können Sie Unterprojekte oder Kalkulationspositionen ausblenden.

Mit einem Klick auf den Gesamt Betrag öffnet sich ein Popup mit den auf diese Kalkulationsposition gebuchten Werten.

Wenn Sie die Positionen berühren, erscheint das Seitenumbruch einfügen/entfernen-Symbol. Mit einem Klick auf das Symbol fügen Sie einen Seitenumbruch ein, dieser wird als rote Linie dargestellt.

Mit einem weiteren Klick können Sie den Seitenumbruch wieder aufheben.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf den Papierkorb die Position zu löschen, mit einem Klick auf das Stift-Symbol die Position zu bearbeiten und mit einen Klick auf das Plus-Symbol eine weitere Rechnungsposition hinzufügen.

Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe.

Mit einem Klick auf das Druck-Symbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einem Klick auf das Export-Symbol können Sie die Rechnung exportieren. 

Änderungen in der Drucksteuerung bei geschlossenen Rechnungen

Sobald eine Rechnung mit Nummer erzeugt und somit geschlossen wurde, können folgende Parameter in der Drucksteuerung nicht mehr editiert werden: Anzahl, Preis pro Einheit, Bezeichnung Kalkulationsposition und Beschreibung Kalkulationsposition.

Leistungsnachweis

In Troi kann ein Leistungsnachweis im System, implementiert werden. Dadurch können Eingangsrechnungen, an Ausgangsrechnungen angehängt werden.

Damit die Leistung an eine Rechnung angehängt werden kann, muss zu erst die Eingangsrechnung erfasst und der Fremdleistungsposition zugeordnet werden.
Anschließend muss bei der Kalkulationsposition in der Rechnungsvorbereitung der Abrechnungsmodus "alles nach Ist" ausgewählt werden, dann kann die Rechnung erzeugt werden.

Außerdem besteht die Möglichkeit unter System → Systemeinstellungen → Projekteinstellungen die Option "Beleganhänge in Rechnungen verwenden" zu aktivieren, dann können in der Drucksteuerung die auf Fremdleistungen gebuchten Eingangsrechnungen, an Ausgangsrechnungen mit Belegbild angehängt werden. 

Dann, erscheint das Belegbild in der Drucksteuerung und kann mit einem Mouse-Over vergrößert werden. Die Mouse-Over Funktion ist nur bei Bilddateien (z.B. png oder jpeg) Verfügbar, nicht bei PDF-Dateien. 

Vorschau

In der Vorschau erhalten Sie die Ansicht Ihrer Einstellungen, die Sie zuvor in der Drucksteuerung getroffen haben. Mit einem Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einem Klick auf das Druck-Symbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einem Klick auf das Export-Symbol können Sie die Rechnung exportieren. 

Troubleshooting

Fehler beim Drucken eines Angebots oder einer Rechnung

PROBLEM: 

Beim Drucken eines Angebots oder einer Rechnung erscheint der Fehler: Error 404.

LÖSUNG:

1. Bitte prüfen Sie, ob in der Drucksteuerung Positionen mit der Checkbox aktiviert wurden. Das Dokument kann nicht ohne Positionen gedruckt werden.
2. Bitte prüfen Sie, ob im Projektnamen ein Sonderzeichen steht. Entfernen Sie es.
3. Bitte prüfen Sie, ob Sie Texte per Copy&Paste hinzugefügt haben. Die Formatierung der Texte wird beim Einfügen in TROI nicht gelöscht und kann dadurch den Absturz des Templates verursachen.

Rechnung mit Nummer erstellen ist nicht möglich

PROBLEM: 

Es können keine Rechnungen mit Nummer erzeugt werden. Die Mehrwertsteuer wird nicht angezeigt.

LÖSUNG:

Sie können zwischen zwei verschiedenen Methoden wählen.

Variante 1:

System →  Systemeinstellungen → im Drop-Down Datenfeld Konfiguration auswählen. Hier aktivieren Sie die Checkbox Drucken und Nummer erstellen Button anzeigen, wenn die Rechnung freigegeben ist, wenn der gewünschte Button wieder angezeigt werden soll.

Bitte prüfen Sie die Einstellung im Reiter Mandant und im Reiter Benutzer: Die benutzerspezifischen Einstellungen im Reiter Benutzer überschreiben die globalen Einstellungen des Mandanten.

Abb.: Position der Druckereinstellung in Datenfeld Konfiguration

Variante 2:

Sie geben die erstellte Rechnung wie gewohnt frei, indem Sie die Checkbox bei Rechnung freigeben aktivieren und speichern.

Über das erweiterte Menü oben links können Sie über das Auswahlmenü die Rechnung schließen. Dies bedeutet, dass die Rechnung eine Rechnungsnummer erhält und nicht mehr bearbeitet werden kann.

Abb.: Auswahlmöglichkeiten über das erweiterte Menü im Reiter Rechnung

Keine PDF-Erstellung

Popup-Blocker

PROBLEM: 

Es werden beim Drucken keine PDF's erzeugt.

LÖSUNG:
Bitte überprüfen Sie die Popup-Blocker-Einstellungen in Ihrem Browser.

Chrome:

1. Klicken Sie oben rechts auf das Dreipunkt-Menü Einstellungen.
2. Klicken Sie unten auf Erweitert.
3. Klicken Sie unter Datenschutz und Sicherheit auf Website-Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Pop-ups und Weiterleitungen.
5. Aktivieren Sie oben die Einstellung Zugelassen oder Blockiert.

Firefox:

1. Klicken Sie oben rechts in Firefox auf den Menü-Button und wählen Sie dort die Einstellungen aus
2. Wechseln Sie links zur Kategorie Datenschutz & Sicherheit und suchen Sie nach den Berechtigungen.
3. Aktivieren Sie die Option Pop-up-Fenster blockieren und klicken Sie daneben auf den Button Ausnahmen.
4. Hier können Sie gewünschten Webseiten Pop-Ups generell erlauben oder eine erteilte Erlaubnis wieder zurückziehen.

Safari:

1. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf Safari und wähle Einstellungen.
2. Klicken Sie auf den Tab Websites.
3. Wähle Sie links unter Allgemein Popup-Fenster aus.
4. Klicken Sie unten rechts auf das Aufklappmenü Beim Besuch anderer Websites.
5. Wählen Sie Zulassen

Datensprache: englisch

PROBLEM: 

Die Templates lassen sich auf Datensprache: englisch nicht drucken.

Es wird eine Fehlermeldung geworfen.

Auf Datensprache: deutsch funktioniert jedoch der Druck.

LÖSUNG:

Im Modul Länder  (über System) sind folgende Punkte zwingend erforderlich:

1. Deutschland muss komplett gepflegt sein
2. das gewünschte Land muss komplett gepflegt

Abb.: Fehlende Übersetzung von Grossbritannien 

Textliche Änderungen an den Rechnungspositionen

PROBLEM: 

Ich habe textliche Änderungen an den Rechnungspositionen vorgenommen. In der Vorschau werden sie angezeigt. Wenn ich die Rechnung drucke, sehe ich nur die Überschriften (Unterprojekte).

LÖSUNG:

Werden Texte in der Vorschau oder der Drucksteuerung angezeigt, aber nicht ausgedruckt, sind die entsprechenden Textfelder nicht für Ihre Templates konfiguriert. Wenden Sie sich in diesem Fall über das Ticket-System an den Troi Support.

Einzelne Positionen in der Drucksteuerung ausblenden

PROBLEM: 

Ich möchte in der Drucksteuerung einzelne Positionen ausblenden, aber wenn ich eine Position anklicke, nimmt Troi den Haken bei allen Positionen raus.

LÖSUNG:

Einzelne Kalkulationspositionen können Sie in der Drucksteuerung nicht für die Rechnung ausblenden (Ausnahme Nullpositionen). Um eine einzelne Position nicht mit auf der Rechnung auszudrucken, setzen Sie diese Position in der Kalkulation auf NWB.

Rechnung lässt sich nicht erzeugen

PROBLEM: 

Es wird keine Rechnung erzeugt, wenn ich im Reiter Vorbereitung  auf das Plus-Symbol klicke.

LÖSUNG:

Bitte prüfen Sie ob über Projekte  → Kundenliste  → gewünschten Kunden anklicken → dem Kunden ein Steuersatz für Ausgangsrechnung  zugewiesen ist.

Abb.: Im Steuersatz für Ausgangsrechnung  muss ein Wert angegeben sein