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Das ist neu
Die neue
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Unter Troi Menü ⇨ Order Buchhaltung kann das Modul Buchungen geöffnet werden.
Allgemeine Informationen
Die neue digitale Belegerfassung kommt nicht nur in einem überarbeitetem Design, sondern auch mit vielen neuen Funktionen. Einfaches Handling, weniger Klicks und mehr Flexibilität – das war die Aufgabe, der wir uns gestellt haben. Denn wir möchten Ihnen eine zuverlässige Lösung bieten, die es ermöglicht, Ihren Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Mit der digitalen Erfassung von Rechnungen und Belegen in Troi können mit einem Klick alle notwendigen Informationen für den Steuerberater oder Ihr Steuerprogramm exportiert werden. Damit sparen Sie sich nicht nur den Papierkram, sondern sorgen auch für eine lückenlose digitale Dokumentation. Mehr dazu im Troi Update.
Wie bereits bei all unseren neuen Module haben wir im Besonderen die Usability überarbeitet, um ein einfaches und schnelles Bearbeiten zu ermöglichen. Dazu gehören:
- Neue Filtermöglichkeiten und Schnellzugriffe
- Drag & Drop zum Gruppieren und Verschieben von Elementen
- Kontextmenüs für eine direkte Bearbeitung von Elementen
- Stapelverarbeitung zur schnellen Bearbeitung mehrerer Elemente
- Optionales Ein- und Ausblenden von Spalten für einen schnelleren Überblick
- Warnhinweise und Fehlermeldung mit weiterführenden Informationen
Zusätzlich zum Update unseres Buchhaltungsmoduls kommt eine neue Funktionalität in der Troi Live App hinzu. Denn damit ist ab sofort auch eine mobile Belegerfassung per Smartphone möglich. Mehr dazu hier.
Ein weiterer Vorteil für Sie – bis zum Jahresende können Sie sowohl das „alte" Buchhaltungsmodul sowie auch das neue Buchhaltungsmodul parallel benutzen und sich so in aller Ruhe mit dem neuen Modul auseinandersetzen. Beide Module werden mit einander synchronisiert und enthalten so automatisch immer alle Daten – egal auf welcher Ebene Sie diese eingeben.
Video
In folgenden Video geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die neuen Funktionen der Buchhaltung.
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Zugangsberechtigung Programm
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In der Zugangsberechtigung Programm für die Buchhaltung sind nun differenziertere Einstellungen möglich. So kann nun zwischen Buchung erfassen und Buchung abschließen unterschieden werden. Buchung erfassen erlaubt die Erfassung aller notwendigen Informationen in Grunddaten und Projektzuordnung. Nur mit Schreibzugriff auf Buchung abschließen ist eine Kontierung und das Journalisieren gestattet.
Abb.: notwendige Zugangsberechtigungen Programm |
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Belegdateien
Für die Belegerfassung notwendigen Dateianhänge können Sie im Reiter Hochgeladene Dateien verwalten.
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Oben links finden Sie ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Im Hauptfilter sind mehrere Filter vorhanden, sodass Sie innerhalb der bereits hochgeladenen Dateien filtern können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei hier eine Filterung nach Mandant und Jahr möglich ist.
Über die Spaltenkonfiguration können Sie in der Dateienliste optionale Spalten ein- und ausblenden.
Abb.: Reiter Hochgeladene Dateien
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Dateianhänge zulassen das Hochladen von Dateien aktiviert oder deaktiviert werden. |
Buchungsbelegformular
Im Buchungsbelegformular (aufgerufen im Reiter Hochgeladene Dateien über Zuweisen oder im Reiter Buchungsliste über +Neu oder Editieren eines bestehenden Belegs) können Sie dann alle relevanten Daten zur jeweiligen Buchung hinterlegen.
Das Buchungsbelegformular ist in Grunddaten, Projektzuordnung und Kontierung eingeteilt. Zudem finden Sie auf der rechten Seite die Vorschau der zum Buchungsbeleg zugewiesenen Datei.
Abb.: Buchungsbelegformular
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Jeder Abschnitt im Buchungsbelegformular hat eine Status Anzeige (blauer Kreis). Wenn Sie alle notwendigen Felder eines Abschnittes befüllt haben und den Beleg speichern, wird dies durch ein blaues Häkchen in der Statusanzeige des jeweiligen Abschnitts angezeigt. |
Grunddaten
Im Abschnitt Grunddaten können Sie folgende Informationen eingeben:
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Abb.: Buchungsbelegformular → Grunddaten
Mit Hilfe der Tabulatortaste können Sie innerhalb der Grunddaten jeweils zum nächsten Feld springen.
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Projektzuordnung
Im Abschnitt Projektzuordnung können Sie folgende Informationen eingeben:
- Mandant
- Buchung splitten
- Projekt hinzufügen (Suche nach Kunde, Projekt oder Suchnummer / K-Nummer) und Auswahl des Unterprojektes
- Kalkulationsposition
Abb.: Buchungsbelegformular → Projektzuordnung
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option automatische Projektzuordnung eingestellt werden, ob die Projektzuordnung immer manuell angegeben werden muss, oder ob bei keiner Angabe eine automatische Projektzuordnung auf ein von TROI automatisch erzeugtes Projekt oder auf ein hierfür ausgewähltes Projekt erfolgen soll. |
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Unter System → Systemeinstellungen → Stundenerfassung → kann mit der Option Umbuchen von Stunden/Werten auf alle Projekte erlauben sowie der Option Arbeitsstunden und Fremdleistungen nur innerhalb eines Projektes umbuchbar definiert werden, ob die erfassten Belege und Stunden umgebucht werden dürfen. Während sich der Beleg in der Buchungsliste befindet, werden die Änderungen zwischen dem Beleg im Projekt und dem Beleg in der Buchhaltung synchronisiert. Wird der Beleg in der Buchhaltung journalisiert wird er in der Buchhaltung eingefroren. Im Projekt kann der Beleg weiterhin verschoben werden, die Änderungen werden aber nicht mehr in die Buchhaltung übernommen. |
Kontierung
Im Abschnitt Kontierung können Sie folgende Informationen je Buchungssplit eingeben:
- Konto
- Gegenkonto
- Kostenstellen
- Steuerschlüssel
- Betrag
- Optionen
Abb.: Buchungsbelegformular → Kontierung
Das Journalisieren ist möglich, sobald alle Abschnitte inkl. Kontierung im Buchungsbelegformular finalisiert sind (Häkchen gesetzt in den Statusanzeigen).
Wenn Sie die Kontierung nicht benötigen, können Sie die Kontierung für die Belegerfassung in den Systemeinstellungen deaktivieren. Dies erfolgt in den Buchhaltungseinstellungen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass eine Übertragung eines Belegs ins Journal nur möglich ist, wenn die Kontierung eines Buchungsbelegs abgeschlossen ist.
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Kostenstelle beim Buchen verpflichtend die Angabe von Kostenstellen aktiviert oder deaktiviert werden. |
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Datenfeld Konfiguration → kann mit der Option Ankreuzfeld weiterberechnet und Ankreuzfeld bezahlt die Verfügbarkeit der Optionen konfiguriert werden. |
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Datenfeld Konfiguration → kann mit der Option KSK ist aktiv die Möglichkeit aktiviert werden, Buchungen als relevant für die Künstlersozialkasse zu kennzeichnen. |
Angehängte Dateien
Im rechten Bereich des Buchungsbelegformulars werden die dem Buchungsbeleg zugewiesenen Dateien angezeigt. Haben Sie noch keine Dateien dem Beleg zugewiesen oder wollen weitere Dateien zuweisen, können Sie dies auch hier direkt vornehmen.
Wählen Sie hier einzelne Dateien aus und speichern den Buchungsbelege, wird aus den einzelnen Dateien automatisch eine Dateiengruppe erstellt.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten / weiterführende Informationen
Lieferant
Wählen Sie einen Lieferanten aus und dem gewählten Lieferanten ist ein Kreditorenkonto zugewiesen, wird dieses Konto als Gegenkonto im Abschnitt Kontierung bereits vorbelegt. Dies können Sie natürlich im Abschnitt Kontierung jederzeit ändern. Ist dem gewählten Lieferanten noch kein Kreditorenkonto zugewiesen, erhalten Sie eine entsprechende Informationsmeldung. Über das Plus-Icon können Sie jederzeit auch direkt einen neuen Lieferanten anlegen.
Erfassung Anzahl/Einzelpreis
Ist in den Systemeinstellungen > Buchhaltungseinstellungen die Erfassung Anzahl/Einzelpreis in der Buchhaltung eingeschaltet, wird Ihnen im Buchungsbelegformular in den Grunddaten ein Icon angezeigt, um in die Erfassung Anzahl/Einzelpreis in der Buchhaltung zu wechseln.
Zahlungsziel
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Zahlungsart aktivieren die Angabe eines Zahlungsziels aktiviert oder deaktiviert werden. |
Splitten
Um eine Splitbuchung vorzunehmen, wählen Sie im Abschnitt Projektzuordnung Buchung splitten. Splitpositionen werden dabei immer als Netto angegeben. Bei einer Splitbuchung können Sie mehrere Kunden, Projekte, Unterprojekte und Kalkulationspositionen hinzufügen (solange bis der noch nicht verbuchte Betrag 0 ist). Weiterhin können Sie bei einer Splitbuchung für jeden Split einen separaten Steuerschlüssel und Betrag angeben. Neben der Auswahl bestehender Kalkulationspositionen können Sie bei der Splitbuchung über das Plus-Icon auch eine neue Kalkulationsposition erzeugen und direkt verwenden. Unterprojekte, welche keine Fremdleistung enthalten, werden dabei orange hinterlegt.
Buchungsliste
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Im Reiter Buchungsliste haben Sie die Möglichkeit Buchungen zu erfassen und zu bearbeiten.
Hier finden Sie eine Übersicht über alle bereits erfassten Buchungen.
Sie erhalten in jeder Zeile den Überblick über eine einzelne Buchung und darunter noch einmal die Gesamtsumme aller Buchungen.
Über die Spaltenkonfiguration können Sie in der Buchungsliste optionale Spalten ein- und ausblenden.
Wenn Sie mit der Maus in der Zeile eines Buchungsbelegs sind, sehen Sie drei eingeblendete Icons, mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:
- Buchungsbelege editieren (Stift)
- Buchungsbeleg ins Journal übertragen (Einstellungsrädchen)
- Buchungsbeleg löschen (Papierkorb)
Einen Beleg können Sie auch direkt über den Button journalisieren in der Spalte Aktion weiterverarbeiten..
Über die Checkboxen vor jeder einzelnen Zeile, können Sie mehrere Belege auswählen und dann u.a. über weitere Aktionen gleichzeitig mehrere Belege löschen oder journalisieren.
Um den Überblick in der Buchungsliste zu behalten, finden Sie links oben ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Im Hauptfilter sind mehrere Filter vorhanden, sodass Sie eine für sich individuelle Ansicht erstellen können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei Sie hier nach Mandant und Jahr filtern können.
Abb.: Reiter Buchungsliste
Journal
Im Reiter Journal finden Sie eine Liste aller erfassten Buchungen, die Sie ins Journal übertragen haben.
Hier steht Ihnen links oben ein Suchfeld sowie der Haupt-Filter zur Verfügung. Im Haupt-Filter sind mehrere kombinierbare Filter vorhanden, sodass Sie eine für sich individuelle Ansicht erstellen können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei Sie hier nach Mandant und Jahr filtern können.
Über die Spaltenkonfiguration können Sie im Journal optionale Spalten ein- und ausblenden.
Wenn Sie mit der Maus über einen Buchungsbeleg fahren, sehen Sie bis zu zwei eingeblendete Icons mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:
- Buchungsbeleg ansehen (Auge): es öffnet sich das Buchungsbelegformular im Lese-Modus
- Buchungsbeleg stornieren (Minus)
Abb.: Reiter Journal
Buchungen stornieren
Im Journal archivierte Buchungen können Sie nicht mehr bearbeiten, Sie können jedoch Buchungen dort stornieren.
Über das Minus-Icon, welches in jeder Buchungszeile eingeblendet wird, können Sie die gewünschte Buchung stornieren. Eine stornierte Buchung wird dann ausgegraut im Journal angezeigt.
Eine Stornierung kann derzeit immer nur einzeln je Buchung erfolgen. Zur Sicherheit erfolgt vor der Stornierung noch einmal eine Abfrage, ob Sie wirklich stornieren möchten.
Import Export
Im Reiter Import Export haben Sie die Möglichkeit, die Buchungen aus dem Journal für Ihr Buchhaltungsprogramm zu exportieren oder Buchungen zu importieren.
Wie in den anderen Reitern auch, finden Sie links oben ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Rechts oben finden Sie im Reiter Import Export zusätzlich einen Schnell-Filter um unverarbeitete Buchungen, alle Buchungen sowie die einzelnen Buchungsläufe sich anzeigen zu lassen.
Über die Spaltenkonfiguration können Sie im Reiter Import Export optionale Spalten ein- und ausblenden.
Wenn Sie mit der Maus in der Zeile eines Buchungsbelegs sind, sehen Sie bis zu zwei eingeblendete Icons mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:
- Buchungsbeleg ansehen (Auge): es öffnet sich das Buchungsbelegformular im Lese-Modus
- Buchungsbeleg stornieren (Minus)
Abb.: Reiter Import Export
Über die Checkboxen vor jeder einzelnen Buchungszeile in den unverarbeiteten Buchungen, können Sie eine oder mehrere Buchungen auswählen und dann über weitere Aktionen die gewählte(n) Buchung(en) exportieren.
Abb.: Exportdialog
Untere weitere Aktionen können Sie auch Buchungen nach Troi importieren.
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Buchhaltungssoftware die korrekte Buchhaltungssoftware für den Export und Import ausgewählt werden. |
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| title | Datev DUO |
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Durch die Option, Datev DUO als Buchhaltungssoftware zu verwenden, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Ausgangsrechnungen als Beleg mit zu exportieren.
Nachdem die Ausgangsrechnungen kontiert und verbucht wurden, werden sie als Beleg an die Buchungen der Ausgangsrechnungen angehängt. Die Belege werden auch unter Hochgeladene Dateien angezeigt, wenn bei dem Filter Status "Ausgangsbeleg" ausgewählt wurde.
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Mandant und Jahr möglich ist.
Über die Spaltenkonfiguration können Sie in der Dateienliste optionale Spalten ein- und ausblenden.
Abb.: Reiter Belegdateien
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Dateianhänge zulassen das Hochladen von Dateien aktiviert oder deaktiviert werden. |
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Standardmäßig ist in dem Tab Belegdateien der Filter auf Nicht zugewiesen gesetzt. Um diesen Filter anzupassen, reicht ein Klick auf Filter dadurch öffnen sich die Filtereinstellungen. Hier kann definiert werden, welche Belege angezeigt werden.
Abb.: Reiter Belegdateien - Filter Zum Beispiel kann der Filter angepasst werden, dass man die Ausgangsrechnungen hier findet oder die bereits zugewiesenen Belege. |
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Buchungsbelegformular
Im Buchungsbelegformular (aufgerufen im Reiter Hochgeladene Dateien über Zuweisen oder im Reiter Buchungsliste über +Neu oder Editieren eines bestehenden Belegs) können Sie dann alle relevanten Daten zur jeweiligen Buchung hinterlegen.
Das Buchungsbelegformular ist in Grunddaten, Projektzuordnung und Kontierung eingeteilt. Zudem finden Sie auf der rechten Seite die Vorschau der zum Buchungsbeleg zugewiesenen Datei.
Abb.: Buchungsbelegformular
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Jeder Abschnitt im Buchungsbelegformular hat eine Status Anzeige (blauer Kreis). Wenn Sie alle notwendigen Felder eines Abschnittes befüllt haben und den Beleg speichern, wird dies durch ein blaues Häkchen in der Statusanzeige des jeweiligen Abschnitts angezeigt. |
Grunddaten
Im Abschnitt Grunddaten können Sie folgende Informationen eingeben:
- Lieferant
- Belegnummer (Pflichtfeld)
- interne Belegnummer (wird automatisch von Troi vergeben)
- Betrag (Pflichtfeld)/ Netto oder Brutto
- Steuerschlüssel
- Belegdatum (Pflichtfeld) / Zahlungsziel
- Buchungstext
- Zahlungsweise / Zahlung durch Mitarbeiter
Abb.: Buchungsbelegformular → Grunddaten
Mit Hilfe der Tabulatortaste können Sie innerhalb der Grunddaten jeweils zum nächsten Feld springen.
Mit Klick auf das Belegbild kann dieses mit der Taste R im Uhrzeigersinn gedreht werden.
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Projektzuordnung
Im Abschnitt Projektzuordnung können Sie folgende Informationen eingeben:
- Mandant
- Buchung splitten
- Projekt hinzufügen (Suche nach Kunde, Projekt, Suchnummer / K-Nummer oder Beauftragungsnummer) und Auswahl des Unterprojektes
- Kalkulationsposition
Abb.: Buchungsbelegformular → Projektzuordnung
Abb.: Buchungsbelegformular → Projektzuordnung → Projekt hinzufügen (Optionen im DropDown-Menü)
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Bei Auswahl der Option um eine Beauftragung eingeben zu können, erscheint der Button Beauftragungsübersicht. Dort haben Sie die Möglichkeit, sich in einem neuen Tab einen Überblick über alle Beauftragungen zu verschaffen. Nach Auswahl einer bestimmten in der Beauftragung enthaltenen Kalkulationsposition, besteht die Möglichkeit über den Button Beauftragung in einem neuen Tab direkt in die Grunddaten der gegenständlichen Beauftragung zu springen. Abb.: Buchungsbelegformular → Projektzuordnung → Projekt hinzufügen (Optionen im DropDown-Menü) |
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option automatische Projektzuordnung eingestellt werden, ob die Projektzuordnung immer manuell angegeben werden muss, oder ob bei keiner Angabe eine automatische Projektzuordnung auf ein von TROI automatisch erzeugtes Projekt oder auf ein hierfür ausgewähltes Projekt erfolgen soll. |
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Unter System → Systemeinstellungen → Stundenerfassung → kann mit der Option Umbuchen von Stunden/Werten auf alle Projekte erlauben sowie der Option Arbeitsstunden und Fremdleistungen nur innerhalb eines Projektes umbuchbar definiert werden, ob die erfassten Belege und Stunden umgebucht werden dürfen. Während sich der Beleg in der Buchungsliste befindet, werden die Änderungen zwischen dem Beleg im Projekt und dem Beleg in der Buchhaltung synchronisiert. Wird der Beleg in der Buchhaltung journalisiert wird er in der Buchhaltung eingefroren. Im Projekt kann der Beleg weiterhin verschoben werden, die Änderungen werden aber nicht mehr in die Buchhaltung übernommen. |
Kontierung
Im Abschnitt Kontierung können Sie folgende Informationen je Buchungssplit eingeben:
- Konto
- Gegenkonto
- Kostenstellen
- Steuerschlüssel
- Betrag
- Optionen
Abb.: Buchungsbelegformular → Kontierung
Das Journalisieren ist möglich, sobald alle Abschnitte inkl. Kontierung im Buchungsbelegformular finalisiert sind (Häkchen gesetzt in den Statusanzeigen).
Wenn Sie die Kontierung nicht benötigen, können Sie die Kontierung für die Belegerfassung in den Systemeinstellungen deaktivieren. Dies erfolgt in den Buchhaltungseinstellungen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass eine Übertragung eines Belegs ins Journal nur möglich ist, wenn die Kontierung eines Buchungsbelegs abgeschlossen ist.
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Kostenstelle beim Buchen verpflichtend die Angabe von Kostenstellen aktiviert oder deaktiviert werden. |
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Datenfeld Konfiguration → kann mit der Option Ankreuzfeld weiterberechnet und Ankreuzfeld bezahlt die Verfügbarkeit der Optionen konfiguriert werden. |
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Datenfeld Konfiguration → kann mit der Option KSK ist aktiv die Möglichkeit aktiviert werden, Buchungen als relevant für die Künstlersozialkasse zu kennzeichnen. |
Angehängte Dateien
Im rechten Bereich des Buchungsbelegformulars werden die dem Buchungsbeleg zugewiesenen Dateien angezeigt. Haben Sie noch keine Dateien dem Beleg zugewiesen oder wollen weitere Dateien zuweisen, können Sie dies auch hier direkt vornehmen.
Wählen Sie hier einzelne Dateien aus und speichern den Buchungsbelege, wird aus den einzelnen Dateien automatisch eine Dateiengruppe erstellt.
Belegfreigabe
Freigabeprozess starten
Ist eine Kalkulationsposition hinterlegt und gespeichert, kann der Freigabeprozess gestartet werden. Dies kann über das Buchungsbelegformular oder alternativ in der Buchungsliste erledigt werden. Je nach Freigabedefinition kann eine einstufige oder mehrstufige Freigabe abgebildet werden. Anschließend erhält der Freigabeverpflichtete eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Prozesseigentümer wird über den Ausgang der Freigabe ebenso per E-Mail benachrichtigt.
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Unter System → Freigabeadministration → Freigabedefinition → kann der Freigabeprozess aktiviert und definiert werden. |
Abb.: Freigabeprozess starten
Freigabe erteilen
Sowohl in der Buchungsliste als auch im Buchungsbelegformular kann jederzeit der Status der Freigabe eingesehen werden. Zudem sind weitere Aktionen möglich:
- Freigabe editieren (Auswahl eines andere Freigebers)
- Freigabehistorie (Einsicht in die Historie des Freigabeprozesses)
- Freigabe abbrechen (Abbruch des Freigabeprozess)
- Freigabe ablehnen (Ablehnung des Freigabeprozess - Prozess kann jederzeit neu gestartet werden)
- Freigeben (Erteilung der Freigabe)
- Freigabe delegieren (Delegation der Freigabe)
Eine Direktfreigabe durch den Freigabeverantwortlichen ist bereits beim Eingabe der Freigabe möglich (siehe vorangegangene Abbildung).
Umfasst ein Freigabeprozess zwei Stufen, wird die erste Stufe bis zur erteilten Freigabe als „offen“ dargestellt, die zweite Stufe mit „wartend“. Wurde die erste Freigabe erteilt, wird in der zweiten Stufe „offen“ angezeigt.
Ist der Freigabeprozess aktiv, können nur noch freigegebene Buchungen journalisiert werden. Es ist dann zudem nicht möglich Belege welche noch keiner Freigabe zugewiesen sind bzw. Belege deren Freigabe abgelehnt wurden in das Journal zu übertragen.
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Für Benutzer, welche keinen Zugriff auf die Buchhaltung haben, steht die Freigabe auch in der Freigabeliste, im Pop-up der Eingangsrechnungsliste innerhalb der Projektliste oder im Projektreporting zur Verfügung. |
Abb.: Freigabe über das Buchungsbelegformular
Weitere Einstellungsmöglichkeiten / weiterführende Informationen
Lieferant
Wählen Sie einen Lieferanten aus und dem gewählten Lieferanten ist ein Kreditorenkonto zugewiesen, wird dieses Konto als Gegenkonto im Abschnitt Kontierung bereits vorbelegt. Dies können Sie natürlich im Abschnitt Kontierung jederzeit ändern. Ist dem gewählten Lieferanten noch kein Kreditorenkonto zugewiesen, erhalten Sie eine entsprechende Informationsmeldung. Über das Plus-Icon können Sie jederzeit auch direkt einen neuen Lieferanten anlegen.
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Kontenbeschränkungen für Lieferantenbuchungen aufheben die Kontenbeschränkungen auf Aufwands- und Ertragskonten bei Lieferantenbuchungen gesteuert werden. |
Erfassung Anzahl/Einzelpreis
Ist in den Systemeinstellungen > Buchhaltungseinstellungen die Erfassung Anzahl/Einzelpreis in der Buchhaltung eingeschaltet, wird Ihnen im Buchungsbelegformular in den Grunddaten ein Icon angezeigt, um in die Erfassung Anzahl/Einzelpreis in der Buchhaltung zu wechseln.
Zahlungsziel
Wenn Sie das Dropdown mit der Beschriftung Zahlungszielöffnen können Sie festlegen, wie viele Tage netto dem Kunden zur Zahlung eingeräumt werden und wieviel Prozent Skonto er bei einer Zahlung, innerhalb ebenfalls wählbarer Tage, eingehalten werden darf.
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Zahlungsart aktivieren die Angabe eines Zahlungsziels aktiviert oder deaktiviert werden. |
Splitten
Um eine Splitbuchung vorzunehmen, wählen Sie im Abschnitt Projektzuordnung Buchung splitten. Splitpositionen werden dabei immer als Netto angegeben. Bei einer Splitbuchung können Sie mehrere Kunden, Projekte, Unterprojekte und Kalkulationspositionen hinzufügen (solange bis der noch nicht verbuchte Betrag 0 ist). Weiterhin können Sie bei einer Splitbuchung für jeden Split einen separaten Steuerschlüssel und Betrag angeben. Neben der Auswahl bestehender Kalkulationspositionen können Sie bei der Splitbuchung über das Plus-Icon auch eine neue Kalkulationsposition erzeugen und direkt verwenden. Unterprojekte, welche keine Fremdleistung enthalten, werden dabei orange hinterlegt.
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Buchungsliste
Wenn Sie das Icon Buchungen aufrufen, befinden Sie sich direkt im ReiterBuchungsliste.
Im Reiter Buchungsliste haben Sie die Möglichkeit Buchungen zu erfassen und zu bearbeiten.
Hier finden Sie eine Übersicht über alle bereits erfassten Buchungen.
Sie erhalten in jeder Zeile den Überblick über eine einzelne Buchung und darunter noch einmal die Gesamtsumme aller Buchungen.
Über die Spaltenkonfiguration können Sie in der Buchungsliste optionale Spalten ein- und ausblenden.
Wenn Sie mit der Maus in der Zeile eines Buchungsbelegs sind, sehen Sie drei eingeblendete Icons, mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:
- Buchungsbelege editieren (Stift)
- Buchungsbeleg ins Journal übertragen (Einstellungsrädchen)
- Buchungsbeleg löschen (Papierkorb)
Einen Beleg können Sie auch direkt über den Button journalisieren in der Spalte Aktion weiterverarbeiten..
Über die Checkboxen vor jeder einzelnen Zeile, können Sie mehrere Belege auswählen und dann u.a. über weitere Aktionen gleichzeitig mehrere Belege löschen oder journalisieren.
Um den Überblick in der Buchungsliste zu behalten, finden Sie links oben ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Im Hauptfilter sind mehrere Filter vorhanden, sodass Sie eine für sich individuelle Ansicht erstellen können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei Sie hier nach Mandant und Jahr filtern können.
Abb.: Reiter Buchungsliste
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Journal
Im Reiter Journal finden Sie eine Liste aller erfassten Buchungen, die Sie ins Journal übertragen haben.
Hier steht Ihnen links oben ein Suchfeld sowie der Haupt-Filter zur Verfügung. Im Haupt-Filter sind mehrere kombinierbare Filter vorhanden, sodass Sie eine für sich individuelle Ansicht erstellen können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei Sie hier nach Mandant und Jahr filtern können.
Über die Spaltenkonfiguration können Sie im Journal optionale Spalten ein- und ausblenden.
Wenn Sie mit der Maus über einen Buchungsbeleg fahren, sehen Sie bis zu zwei eingeblendete Icons mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:
- Buchungsbeleg ansehen (Auge): es öffnet sich das Buchungsbelegformular im Lese-Modus
- Buchungsbeleg stornieren (Minus)
Abb.: Reiter Journal
Buchungen stornieren
Im Journal archivierte Buchungen können Sie nicht mehr bearbeiten, Sie können jedoch Buchungen dort stornieren.
Über das Minus-Icon, welches in jeder Buchungszeile eingeblendet wird, können Sie die gewünschte Buchung stornieren. Eine stornierte Buchung wird dann ausgegraut im Journal angezeigt.
Eine Stornierung kann derzeit immer nur einzeln je Buchung erfolgen. Zur Sicherheit erfolgt vor der Stornierung noch einmal eine Abfrage, ob Sie wirklich stornieren möchten.
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Import Export
Im Reiter Import Export haben Sie die Möglichkeit, die Buchungen aus dem Journal für Ihr Buchhaltungsprogramm zu exportieren oder Buchungen zu importieren.
Wie in den anderen Reitern auch, finden Sie links oben ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Rechts oben finden Sie im Reiter Import Export zusätzlich einen Schnell-Filter um unverarbeitete Buchungen, alle Buchungen sowie die einzelnen Buchungsläufe sich anzeigen zu lassen.
Über die Spaltenkonfiguration können Sie im Reiter Import Export optionale Spalten ein- und ausblenden.
Wenn Sie mit der Maus in der Zeile eines Buchungsbelegs sind, sehen Sie bis zu zwei eingeblendete Icons mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:
- Buchungsbeleg ansehen (Auge): es öffnet sich das Buchungsbelegformular im Lese-Modus
- Buchungsbeleg stornieren (Minus)
Abb.: Reiter Import Export
Über die Checkboxen vor jeder einzelnen Buchungszeile in den unverarbeiteten Buchungen, können Sie eine oder mehrere Buchungen auswählen und dann über weitere Aktionen die gewählte(n) Buchung(en) exportieren.
Abb.: Exportdialog
Untere weitere Aktionen können Sie auch Buchungen nach Troi importieren.
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Buchhaltungssoftware die korrekte Buchhaltungssoftware für den Export und Import ausgewählt werden. Folgende Buchhaltungssoftware kann ausgewählt werden: DATEV, DATEV DUO (Unternehmen Online), EGECKO, BMD, SAGE |
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Durch die Option, Datev DUO als Buchhaltungssoftware zu verwenden, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Ausgangsrechnungen und vorhandene Eingangsrechnungen als Beleg mit zu exportieren. Nachdem die Ausgangsrechnungen kontiert und verbucht wurden, werden sie als Beleg an die Buchungen der Ausgangsrechnungen angehängt. Hierbei wird immer das zuletzt generierte Template als Beleg angehängt. Falls bspw. nach dem Druck der Rechnung ein Leistungsnachweis gedruckt wird, sollte erneut die Rechnung gedruckt werden, damit diese als Beleg an die Buchung der Ausgangsrechnung angehängt wird. Die Belege werden auch unter Hochgeladene Dateien angezeigt, wenn bei dem Filter Status "Ausgangsbeleg" ausgewählt wurde. Diese können unter Buchhaltung → Buchungen → Export/Import mit "Datev Duo" als Buchhaltungssoftware exportiert werden. |
Import in DATEV Duo
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung, den aus Troi exportierten Buchungsstapel einschließlich Belegdateien in DATEV Duo zu importieren:
ZIP-Datei (PDFs + XML): Diese Datei kann über den DATEV Belegtransfer in DATEV Unternehmen online hochgeladen werden. Es ist wichtig, dass der Belegtransfer so eingestellt wird, dass XML-Daten übertragen werden können.
CSV-Datei: Diese Datei kann über die Stapelverarbeitung in DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert werden. Wenn Sie keine dieser Applikationen haben, können Sie die Datei an Ihren Steuerberater weiterleiten.
Import von DATEV in TROI
Beim Import der Buchungsstapel von DATEV in Troi kann in dem Feld KOST1, KOST2 oder Buchungstext (je nach Systemeinstellung) die K-Nummer angegeben werden, mithilfe welcher erkannt wird, welchem Projekt und welcher Kalkulationspotion die Buchung zuzuweisen ist.
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Bei der Angabe der K-Nummer ist darauf zu achten, dass der Nummer der Buchstabe "K" vorangestellt ist (bspw. K12345). |
Übersicht der durchgeführten Validierungsprüfungen beim Import
Validieren | Bedeutung |
Invalid preamble length | Die Präambel hat nicht die erwartete Länge. |
Falsches DATEV-Format-KZ. | Ungültiges DATEV-Format-Kennzeichen. |
Falsche Versionsnummer. | Ungültige Versionsnummer des DATEV-Formats. |
Falsche Datenkategorie. | Ungültige Datenkategorie, erwartet wird '21'. |
Falscher Formatname. | Falscher Formatname, erwartet wird 'Buchungsstapel'. |
Falsche Formatversion. | Falsche Formatversion, nur '9' und '12' zulässig. |
Falsche Beraternummer. | Die Beraternummer liegt außerhalb des gültigen Bereichs. |
Falscher Berater. | Die Beraternummer stimmt nicht mit dem hinterlegten Berater überein. |
Falsche Mandantnummer. | Die Mandantnummer ist ungültig oder liegt außerhalb des Bereichs. |
Falscher Mandant. | Die Mandantnummer stimmt nicht mit dem hinterlegten Mandanten überein. |
Falscher WJ-Beginn. | Das angegebene Datum für den Beginn des Wirtschaftsjahres ist ungültig. |
Falsche Sachkontennummernlänge. | Die Länge der Sachkontonummer ist nicht korrekt. |
Falsches Datum von/bis. | Ungültiges Start- oder Enddatum. |
Falscher Buchungstyp. | Ungültiger Buchungstyp, erwartet wird '1'. |
Transaction value required | Ein Buchungswert ist erforderlich, fehlt jedoch. |
Debitor/creditor indicator required | Debitor/Kreditor-Indikator fehlt oder ist ungültig. |
Invalid account number. | Die Kontonummer ist ungültig. |
Invalid counter-account number. | Die Gegenkontonummer ist ungültig. |
Tax rate for key '{taxRateKey}' not found. | Steuersatz für den Buchungsschlüssel wurde nicht gefunden. |
no_default_cp_is_selected_in_the_bookkeeping_settings | Keine Standard-Kalkulationsposition in den Einstellungen ausgewählt. |
Cost center mandatory and no valid provided. | Kostenstellenwert erforderlich, wurde jedoch nicht bereitgestellt. |
Invalid invoice date | Ungültiges Rechnungsdatum. |
Project doesn't have default calculation position | Projekt hat keine Standard-Kalkulationsposition. |
Project doesn't exist for cp=ID | Das Projekt existiert nicht für die angegebene Kalkulationsposition. |
SubProject doesn't exist for cp=ID | Das Unterprojekt existiert nicht für die angegebene Kalkulationsposition. |
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DATEV & DATEV DUO (Datev Unternehmen Online)
Wenn unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Buchhaltungssoftware DATEV DUO ausgewählt wurde, wird bei der Export/Import Datei die Datev-Format Version 7 verwendet.
| Info | ||
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Der Export wird mit folgendem Dateinamen erstellt: EXTF_Buchungsstapel_ + actual datetime (yyyy_mm_dd_hh_mm_ss) → Zum Beispiel : EXTF_Buchungsstapel_2020_08_10_09_24_59.csv |
Für den Export/Import werden die folgenden Datev-Formatspezifikationen verwendet.
Datev-Header
Der Header ist immer die erste Zeile einer CSV-Datei im DATEV-Format. Er enthält alle notwendigen Informationen, um die Datei im DATEV korrekt zu verarbeiten. Mehr Informationen zur Formatbeschreibung finden sich im DATEV-Entwicklerportal.
| Zellenname | Akzeptanzkriterium | Validierung beim Troi Export | Validierung beim Troi Import | Beispiel | Beschreibung | Typ | Länge |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| DATEV-Format-KZ | "EXTF" | X | X | "EXTF" | EXTF = für Dateiformate, die von externen Programmen erstellt wurden DTVF = für DATEV reserviert Das Kennzeichen muss zwingend in Großbuchstaben und in Anführungszeichen angegeben werden | Text | 4 |
| Versionsnummer | 700 | X | X | 700 | Versionnummer des Headers Ergeben sich künftig Änderungen am Aufbau des Headers (z. B. zusätzliche Felder), kann dieser über die Headerversion abwärtskompatibel verarbeitet werden. | Zahl | 3 |
| Datenbankkategorie | 21 | X | X | 21 | 21 = Buchungsstapel 65 = Wiederkehrende Buchungen 67 = Buchungstextkonstanten 20 = Sachkontenbeschriftungen 47 = Konto-Notizen 16 = Debitoren-/Kreditoren 44 = Textschlüssel 46 = Zahlungsbedingungen 48 = Diverse Adressen 63 = Buchungssätze der Anlagenbuchführung 62 = Filialen der Anlagenbuchführung | Zahl | 2 |
| Formatname | "Buchungsstapel" | X | X | "Buchungsstapel" | Liste der Formatnamen – Buchungsstapel – Wiederkehrende Buchungen – Buchungstextkonstanten – Kontenbeschriftungen – Debitoren/Kreditoren – Textschlüssel – Zahlungsbedingungen – Diverse Adressen – Anlagenbuchführung – Buchungssätze – Anlagenbuchführung – Filialen Die Formatnamen müssen 1:1 – wie hier beschrieben verwendet werden. | Text | |
| Formatversion | 9 | X | X | 9 | Versionsnummer des Formats. Ergeben sich künftig Änderungen am Aufbau des Formats (z. B. neue Felder), kann dies über die Formatversion abwärtskompatibel verarbeitet werden. Aktueller Stand der Formatversionen: – Buchungsstapel = 9 – Wiederkehrende Buchungen = 3 – Buchungstextkonstanten = 1 – Kontenbeschriftungen = 2 – Konto-Notizen = 1 – Debitoren/Kreditoren = 5 – Zahlungsbedingungen = 2 – Diverse Adressen = 2 – Buchungssätze der Anlagenbuchführung = 1 – Filialen der Anlagenbuchführung = 1 | Zahl | 3 |
| Erzeugt am | X | 20210205065650700 | Format: JJJJMMTTHHMMSS (+3 Stellen für Tausendstelsekunden) | Zahl | 17 | ||
| Importiert | Das Header-Feld darf nicht gefüllt werden. Wird durch den Import gesetzt. | Zahl | 17 | ||||
| Herkunft | "RE" | Herkunfts-Kennzeichen 2 frei wählbare Zeichen. Beim Import wird das Herkunfts-Kennzeichen durch „SV“ (= Stapelverarbeitung) ersetzt. | Text | 2 | |||
| Exportiert von | X | "JohnDoe" | Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen-Pro- gramm wird der Benutzername des Users exportiert, der den Export durchgeführt hat. | Text | 25 | ||
| Importiert von | Wird durch den Import gesetzt. Beim Import in das DATEV pro-Rechnungswesen-Programm wird der Benutzername des Users verwendet. | Text | 25 | ||||
| Berater | Navigate to : System-> Client : click on a client name to open Popup with Consultant number, this number have to be checked | X | X | 29098 | Beraternummer, Wert zwischen 1001 und 9999999 | Zahl | 7 |
| Mandant | Navigate to : System-> Client : click on a client name to open Popup with Client number, this number have to be checked. Please do not confuse this client number with the Troi client number. It is the DATEV client number | X | X | 55003 | Mandantennummer, Wert zwischen 1 und 99999 | Zahl | 5 |
| WJ-Beginn | Alle Daten | X | X | 20210101 | Wirtschaftsjahresbeginn Format: JJJJMMTT | Zahl | 8 |
| Sachkonten- nummernlänge | Zahlen von 4 bis 8 | X | X | 4 | Kleinste Sachkontennummernlänge = 4 → Debitoren/Kreditoren dann 5 Stellen Größte Sachkontennummernlänge = 8 bzw. 9 bei Personenkonten | Zahl | 1 |
| Datum von | Alle Daten | X | X | 20210201 | Datum „von“ des Buchungsstapels | Zahl | 8 |
| Datum bis | Alle Daten | X | X | 20210228 | Datum „bis“ des Buchungsstapels Format: JJJJMMTT | Zahl | 8 |
| Bezeichnung | "Rechnungen" | Bezeichnung des Buchungsstapels | Text | 30 | |||
| Diktatkürzel | "MM" | Beispiel: MM = Max Mustermann Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen- Programm wird das Diktatkürzel aus dem exportierten Buchungsstapel verwendet. | Text | 2 | |||
| Buchungstyp | 1 | X | 1 | 1 = Finanzbuchführung 2 = Jahresabschluss Wird kein Buchungstyp angegeben, wird standardmäßig ein FIBU-Stapel erzeugt. | Zahl | 1 | |
| Rechnungs- legungszweck | 0 | 0 oder leer = vom Rechnungslegungszweck unabhängig 50 = Handelsrecht 30 = Steuerrecht 64 = IFRS 40 = Kalkulatorik 11 = Reserviert 12 = Reserviert | Zahl | 2 | |||
| Festschreibung | 0 = keine Festschreibung 1 = Festschreibung Um die Vorschriften der GoBD einzuhalten und eine automatische Festschreibung durch Kanzlei-Rechnungswesen beim Import zu vermeiden sollte ein Festschreibekennzeichen mitgegeben werden. | Zahl | 1 | ||||
| WKZ | Währungskürzel sollte das gleiche wie die Troi System Währung sein | X | "EUR" | Währungskennzeichen Beim Import wird bei Belegen ohne WKZ dieses WKZ ergänzt. | Text | 3 |
Datev-Buchungsstapel-Eintrag
Mehr Informationen zur Formatbeschreibung finden sich im DATEV-Entwicklerportal.
# | Feldname | Beschreibung / Hinweis |
|---|---|---|
| 001 | Umsatz | Umsatz/Betrag für den Datensatz z.B.: 1234567890,12 (Betrag muss immer positiv sein) |
| 002 | Soll-/Haben-Kennzeichen | Soll-/Haben-Kennzeichnung bezieht sich auf das Feld #7 (S = SOLL (default) /H = HABEN) |
| 007 | Konto | Sach- oder Personenkonto z.B. 8400 |
| 008 | Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Sach- oder Personenkonto z.B. 70000 |
| 009 | BU-Schlüssel | Enthält den BU-Schlüssel, welcher durch den HelpDesk für die jeweiligen Steuersätze hinterlegt werden kann.
|
| 010 | Belegdatum | Format: TTMM, z.B. 0105 |
| 011 | Belegfeld 1 | Rechnungs-/Belegnummer Zulässige Sonderzeichen: $ & % * + - / |
| 012 | Belegfeld 2 | Gibt die interne Belegnummer aus, sofern nicht als Fälligkeitsdatum konfiguriert. Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Fälligkeitsdatum in Belegfeld2 exportieren |
| 014 | Buchungstext | Bei Eingangsrechnungen: Der eingegebene Buchungstext während der Belegerfassung. Bei Ausgangsrechnungen: Kurzbeschreibung der Rechnung, ansonsten die Projektnummer. |
| 020 | Beleglink | GUID zu dem digitalen Beleg |
| 037 | KOST1 -Kostenstelle | Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 1 Projektnummer, K-Nummer, Projektnummer + K-Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kreditoren Nummer, Debitoren Nummer, Kreditoren Nummer + Debitoren Nummer (getrennt mit Leerzeichen) oder Kostenstelle |
| 038 | KOST2 -Kostenstelle | Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 2 Projektnummer, K-Nummer, Projektnummer + K-Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kreditoren Nummer, Debitoren Nummer, Kreditoren Nummer + Debitoren Nummer (getrennt mit Leerzeichen) oder Kostenstelle |
| 114 | Festschreibung | 0 = keine Festschreibung |
...
DATEV XML-Schnittstelle online
Allgemeine Informationen zur DATEV XML-Schnittstelle online, mit der strukturierte Buchungsdaten aus Troi über DATEV Unternehmen online an die DATEV-Rechnungswesen-Programme (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) übermittelt werden können, finden Sie unter diesem Link zur DATEV-Info-Datenbank Dok.-Nr. 1035732.
Das Vorgehen und der Ablauf für die Schnittstellennutzung wird in der DATEV-Info-Datenbank Dok.-Nr. 1036101 erläutert.
BMD
Wenn unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Buchhaltungssoftware BMD ausgewählt wurde.
Müssen für die Import Datei die Felder folgendes Format haben.
Import:
| Zellenname | Validations = Accepted Values for Troi | Format |
|---|---|---|
| Belegdatum | belegdat | JJJJMMTT |
| Brutto-Betrag | betrag | ##.###,## |
| Mehrwertsteuerprozent | mwst | |
| Soll- oder Habenbuchung | bucod | 1= Sollbuchung 2= Habenbuchung |
| Belegnummer | belegnr | |
| Kontonummer | konto | |
| Gegenkonto | gkto | |
| Buchungstext oder K-Nummer | text | |
| Troi interner Steuerschlüssel | steucod | |
| Steuer als Betrag | steuer | Wenn leer wird dieser errechnet von der Spalte Betrag |
Export:
| Zellenname | Validations = Accepted Values for Troi | Format |
|---|---|---|
| Satzart | satzart | 0 (Vorgegeben von Troi) |
| Kontonummer | konto | |
| Gegenkonto | gkto | |
| Belegnummer | belegnr | |
| Buchungsdatum (Erstellungsdatum der Buchung) | buchdat | JJJJMMTT |
| Belegdatum | belegdat | JJJJMMTT |
| Buchungsschlüssel | bucod | 1= Sollbuchung 2= Habenbuchung |
| Steuerschlüssel | steucod | |
| Betrag | betrag | ##.###,## |
| Mehrwertsteuerprozent | mwst | |
| Steuer als Betrag | steuer | |
| Buchungstext | text | |
| Buchungsklasse | symbol | BK (Vorgegeben von Troi) |
| Definiert die Buchungsart | gegenbuchkz | E (Vorgegeben von Troi) |
| Definiert wie BMD die Zeile verbucht | verbuchkz | A (Vorgegeben von Troi) |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Damit der Import mit den Steuersätzen funktioniert, muss der Steuersatz angegeben werden, der Steuercode alleine reicht nicht aus. Außerdem muss Steuersatz und Steuercode übereinstimmen, damit der Import funktioniert. |
SAGE
Wenn für den Export das Format SAGE genutzt wird, können noch weitere Buchungseinstellungen in Troi vorgenommen werden.
Der Export erfolgt im Tagged Format (.taf).