Rechnungsentwürfe
Im Unterordner Ausgangsrechnungen können Sie alle Rechnungen finden, die mit TROI gebucht wurden.
Dadurch können Sie die Rechnungen, auch ohne den Umweg über ein Projekt, direkt bearbeiten.
Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Rechnungsnummer.
Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört. Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die Rechnung bearbeiten.
Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe
Freie Rechnungen hinzufügen
Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft ist, scrollen Sie über noch nicht erstellte Rechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.
Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü, eine freie Rechnung hinzuzufügen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen Namen und eine Überschrift.
Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.
Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen
Bereits vorhandene Positionen und Texte können nur durch den Super User verändert werden.
Sammelrechnungsentwürfe
Im Reiter Sammelrechnungsentwürfe finden Sie eine Übersicht aller Sammel- und Teilrechnungen, die noch nicht durch Bezahlung abgeschlossen wurden.
Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Rechnungsnummer.
Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört.
Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die Rechnung bearbeiten.
Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe
freie Teilrechnungen hinzufügen
Wenn Sie eine Teilrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.
Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine freie Teilrechnung zu erstellen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen Namen und eine Überschrift.
Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen
Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.
Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster mit einem verkürzten Rechnungsformular mit folgenden Informationen:
- Belegdatum
- Leistungsdatum
- Projektname
- Kurzbeschreibung
- Interne Projektbeschreibung
- Rechnung freigegeben ja/nein
Teilrechnung zu einer Sammelrechnung hinzufügen
Um die Teilrechnung jetzt zu einer bestehenden Sammelrechnung hinzuzufügen, markieren Sie das Kästchen vor den gewünschten Rechnungen.
Anschließend wählen Sie die Sammelrechnung aus, zu der die Teilrechnungen hinzugefügt werden sollen.
Hier wählen Sie jetzt die Option ausgewählte Teilrechnungen zu dieser Sammelrechnung hinzufügen.
Die Teilrechnung ist in der Sammelrechnung zu finden.
freie Sammelrechnung hinzufügen
Wenn Sie eine Sammelrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.
Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine Sammelrechnung zu erstellen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben eine Kurzbeschreibung an.
Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.
Abb.: eine Sammelrechnung erstellen
Die neue Sammelrechnung ist dann in der Übersicht der offenen Sammelrechnungen zu finden.
Wenn sie noch nicht gedruckt wurde, ist sie mit noch nicht erstellt markiert.
Geschlossene Rechnungen
Hier finden Sie eine Übersicht über erstellte und verbuchte Rechnungen.
Verbuchte Rechnungen sind vollständig abgeschlossen und können an den Steuerberater exportiert werden.
Erstellte Rechnungen sind hingegen noch nicht gänzlich beendet.
Wählen Sie dazu die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.
- Eine Kontierung pflegen
- Eine Rechnung verbuchen
- Eine Rechnung stornieren
Abb.: Standardansicht der geschlossenen Rechnungen
Rechnung kontieren
Um eine Rechnung zu kontieren, klickt man direkt auf "Kontierung pflegen" oder "Kostenstellen pflegen". Dadurch wird ein PopUp-Fenster geöffnet, indem die einzelnen Positionen kontiert werden können.
Abb.: Standardansicht der geschlossenen Rechnungen mit Pop-Up Konto/Kostenstelle bearbeiten
Rechnung verbuchen
Sobald die Ausgangsrechnung komplett kontiert und der Debitor gepflegt wurde, kann die Rechnung verbucht werden.
Geschlossene Rechnungen können entweder einzeln über den Play-Button in der jeweiligen Rechnungszeile verbucht werden oder gesammelt nach Markieren der gewünschten Rechnungen und Auswahl über den Play-Button in der Zeile "erstellte Rechnungen".
Abb.: Ausgangsrechnungen einzel verbuchen
Abb.: mehrere Ausgangsrechnungen gleichzeitig verbuchen
Erst nach Bestätigung dieses Fensters, werden die Rechnungen endgültig verbucht
Verbuchte Ausgangsrechnungen können nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden.
Export Ausgangsrechnung
Anschließend erscheinen die Rechnungen nicht mehr unter "erstellte Rechnungen" sondern unter "verbuchte Rechnungen".
Die verbuchten Rechnungen werden außerdem unter Buchhaltung → Buchungen im Reiter Journal aufgeführt
Datev DUO
Durch die Option, Datev DUO als Buchhaltungssoftware zu verwenden, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Ausgangsrechnungen als Beleg mit zu exportieren.
Nachdem die Ausgangsrechnungen kontiert und verbucht wurden, werden sie als Beleg an die Buchungen der Ausgangsrechnungen angehängt.
Diese können unter Buchhaltung → Buchungen → Export/Import mit "Datev Duo" als Buchhaltungssoftware exportiert werden.
Troubleshooting
Debitorenzuordnung fehlt
PROBLEM:
Der Rechnung ist kein Debitor zugewiesen.
LÖSUNG:
Klicken Sie entweder den Kundennamen der Rechnung oder den Hinweis Debitor bearbeiten an. Mit einem * im Feld Debitor/Kontennummer rufen Sie eine Liste der zur Verfügung stehenden Konten auf. Wählen Sie das entsprechende Konto aus und speichern Sie.
Sollte der gewünschte Debitor nicht dabei sein, muss er noch angelegt werden. Die Anleitung dazu finden Sie hier.
Kontierung muss gepflegt werden
PROBLEM:
In der Ausgangsrechnung wurde kein Konto hinterlegt.
LÖSUNG:
Klicken Sie Kontierung pflegen an. Das PupUp Konto bearbeiten öffnet sich. Tragen Sie im Suchfeld die Kontennummer oder den Kontennamen ein und wählen Sie dann im Menü das passende Konto aus.