In der Kalkulation legen Sie Unterprojekte und Kalkulationspositionen an, die Sie dem Kunden anbieten möchten und definieren Einkaufs- sowie Verkaufspreise.
Ansicht
Name
Anzahl
Einheit
Einkauf
Verkauf
Servicegebühr (Serviceaufschlag)
KSK Betrag
Kalkulation gesamt
Unterprojekt gesamt
Marge (Berechnung: Verkaufspreis - Einkaufspreis)
Prozent (Marge in Prozent) (Berechnung: (Verkaufspreis - Einkaufspreis) / VK * 100)
NWB (nicht weiterberechenbar)
FL (Fremdleistung (Muss aktiv sein, damit es in der Buchhaltung erscheint))
OP (optional)
KSK (Künstlersozialkasse)
Abb.: Standardansicht des Kalkulation-Reiters (Teilansicht)
Kalkulation anlegen und bearbeiten
Mit einem Klick auf das erweiterte Menü oben links können Sie das Projektmenü aufrufen.
Klicken Sie auf ein bestimmtes Unterprojekt wird nur die Kalkulation dieses Unterprojekts angezeigt.
Um wieder das ganze Projekt zu sehen, klicken Sie im erweiterten Menü auf das Projekt.
Mit einem Klick auf den Pfeil der erscheint, wenn Sie das Projekt berühren, eröffnen sich mehrere Möglichkeiten um das Projekt zu bearbeiten.
- Unterprojekt hinzufügen
- Unterprojekt/Kalkulationsposition aus Preisliste hinzufügen
- Projekt bearbeiten
- Projekt löschen
- erweiterte Einstellungen (Detaileinstellungen)
- Aufgabe erstellen (Projektaufgabe wird erstellt)
- individuelle Kundenfelder
- Status wählen
Abb.: Das erweiterte Menü auf Projektebene in der Kalkulation
Sie können an dieser Stelle entweder manuell ein Unterprojekt hinzufügen oder direkt auf Ihre Preisliste zurückgreifen und Unterprojekte/Kalkulationspositionen aus Preisliste hinzufügen wählen.
Sobald Sie ein Unterprojekt angelegt haben können Sie auf den Pfeil klicken der erscheint, wenn Sie das Unterprojekt berühren, und haben verschiedene Möglichkeiten zur Bearbeitung zur Auswahl.
- Unterprojekt hinzufügen
- Unterprojekt bearbeiten
- Unterprojekt löschen
- Aufgabe zum Unterprojekt erstellen
- erweiterte Einstellungen
- Unterprojekt kopieren
- Kalkulationsposition hinzufügen
Abb.: Das erweiterte Menü auf Unterprojektebene in der Kalkulation
In der Kalkulationsansicht können Sie alle Daten editieren, veränderte Werte werden farbig markiert.
Achtung
Dadurch kann die automatische Berechnung der Kalkulation gestört werden.
Geben Sie zum Beispiel im Feld Unterprojekt gesamt manuell einen Wert ein, berechnet Troi diesen Wert nicht mehr anhand von Einkaufs- und Verkaufspreis.
Wenn Sie den Wert löschen wird die Berechnung wieder durchgeführt.
Klicken Sie auf den Namen der Kalkulationsposition, öffnet sich die Detailansicht zur Editierung aller Daten der Position.
Löschung Kalkulationspositionen
Es können nur Kalkulationspositionen gelöscht werden auf die noch keine Daten erfasst wurden.
Wenn Sie bereits Stunden oder Eingangsrechnungen erfasst haben, ist es notwendig diese umzubuchen oder zu löschen.
Bei bereits gestellten Rechnungen mit Rechnungsnummer können Sie die Positionen nicht mehr löschen.
Unterprojekte/Kalkulationspositionen aus Preisliste hinzufügen
Zugriffsberechtigung
Zum Hinzufügen von Kalkulationspositionen aus der Preisliste ist mindestens ein Lesezugriff auf die Projektadministration und die Preisliste notwendig.
Dies lässt sich unter Mitarbeiter → Zugangsberechtigung Programm für die jeweiligen Benutzergruppen einstellen.
Im erweiterten Menü eines Projekts können Sie im Projekt selbst ein Unterprojekt/Kalkulationsposition aus der Preisliste hinzufügen oder im Unterprojekt eine Kalkulationsposition aus der Preisliste hinzufügen.
Außerdem können Sie direkt in der Kalkulation über den Pfeil neben einem Unterprojekt eine neue Position aus der Preisliste hinzufügen.
Abb.: Kalkulationsposition direkt in der Kalkulation hinzufügen
Daraufhin öffnet sich ein Dialog, worin Sie Kalkulationspositionen aus der Preisliste, Rabattpositionen oder eine frei Kalkulationsposition hinzufügen können.
Mittels des Filters können Sie die Preislistengruppe auswählen, nach der Währung filtern und die Suche betätigen. Die Suchfunktion erfordert mindestens drei Zeichen.
Abb.: Dialog zum Hinzufügen einer Kalkulationsposition aus der Preisliste
Rabattpositionen
Wenn ein Rabatt auf Projektebene hinzugefügt wird, bezieht sich dieser Rabatt auf die Summe des gesamten Projektes. Daher ist es auch nicht möglich, einen Rabatt auf Projektebene mehr als einmal in einem Projekt zu nutzen, da der Summenbezug ansonsten nicht korrekt wäre. Innerhalb eines Unterprojektes kann der Rabatt auf Unterprojektebene nur einmal genutzt werden und innerhalb eines Projektes kann der Rabatt auf Projektebene nur einmal genutzt werden. Weitere Rabattpositionen können aber auch als manuelle Position angelegt werden.
Eine weitere Möglichkeit Rabatte anzulegen, ist es eine freie Kalkulationsposition anzulegen oder eine bestehende zu kopieren und diese als Rabatt zu bezeichnen und den Betrag manuell einzugeben. Diese Position taucht dann in der Auflistung zusammen mit den anderen Kalkulationspositionen auf, wird also nicht wie die Rabatt-Positionen auf Unterprojekt- und Projektebene extra ausgewiesen.
Abb.: Rabattpositionen hinzufügen
Kalkulationspositionen kopieren
Mit einen Klick auf den Pfeil der erscheint, wenn Sie eine Kalkulationsposition berühren, können Sie die Kalkulationsposition kopieren.
Abb.: Kalkulationsposition kopieren
Unterprojekte und Kalkulationspositionen sortieren
Sie können über das erweiterten Menü Unterprojekte per Drag & Drop anordnen.
In den Grunddaten ist das nicht möglich.
Neben jeder einzelnen Kalkulationsposition finden Sie einen Pfeil nach oben und einen Pfeil nach unten.
Mit einem Klick wird die jeweilige Position um einen Platz nach oben oder nach unten verschoben.
Abb.: Position der Sortier-Pfeile für die Kalkulationspositionen
Troubleshooting
Kalkulationspositionen sind alle 0
PROBLEM:
Obwohl Einheiten angelegt bzw. Unterprojekte aus Preisliste hinzugefügt wurden, sind alle Währungspositionen auf 0.
LÖSUNG:
Bitte prüfen Sie ob in Projekt → erweitere Projekteinstellung →den Umwechselkurs der Währung (er darf nicht 0 sein).
Bitte prüfen Sie ob in System → Systemeinstellungen → Reiter Währung → den Umwechselkurs (er darf nicht 0 sein).
besteht das Problem weiterhin, bitte eine E-Mail an das Helpdesk.
Leeres Bild in Kalkulation
PROBLEM:
Ich bin im Projekt und möchte jetzt gerne kalkulieren, sehe aber, wenn ich auf Kalkulation klicke, nur ein leeres Bild.
LÖSUNG:
Sie benötigen mindestens ein Unterprojekt, um eine Kalkulation erstellen zu können
Neu-Button fehlt im Projekt
PROBLEM:
Ich bin im Projekt und möchte jetzt in der Kalkulation eine neue Position anlegen, aber der neu-Button ist nicht da.
LÖSUNG:
Neue Kalkulationspositionen können Sie nur unter Unterprojekten anlegen. Achten Sie darauf, dass im Panel auf der linken Seite ein Unterprojekt ausgewählt ist.
Zahlen-Felder können nicht angeklickt werden
PROBLEM:
Ich bin im Projekt und möchte jetzt eine Kalkulationsposition verändern, aber ich kann nicht in die Zahlen-Felder klicken.
LÖSUNG:
Die Kalkulation ist nur auf Unterprojektebene möglich. Achten Sie darauf, dass im Panel auf der linken Seite ein Unterprojekt ausgewählt ist.
Reihenfolge der Unterprojekte verändern
PROBLEM:
Ich habe mehrere Unterprojekte angelegt und möchte jetzt die Reihenfolge der Unterprojekte verändern. Wie mache ich das?
LÖSUNG:
Das Verschieben ist nur unter der Registerkarte Kalkulation möglich! Um ein Unterprojekt über ein anderes Unterprojekt zu schieben, klicken Sie mit linker Maus auf das zu verschiebende Projekt. Verschieben Sie nun das Unterprojekt, indem Sie es auf das Unterprojekt ziehen, dem es vorgeordnet werden soll.
Unterprojekte in Unterprojekte verschieben
PROBLEM:
Ich möchte ein Unterprojekt unter ein Unterprojekt verschieben, aber das ist nicht möglich.
LÖSUNG:
Das Unterordnen ist nur unter der Registerkarte Kalkulation möglich! Zudem ist das Unterordnen nicht möglich, wenn bereits Rechnungen aus einem der betroffenen Unterprojekte erstellt wurden. Sind bereits Stunden auf das zu verschiebende Unterprojekt erfasst worden, lässt sich das Unterprojekt nur unterordnen, wenn die bereits erfassten Stunden auf die Positionen eines anderen Projekts/ Unterprojekts umgebucht wurden.
Unterprojekte werden nicht im Panel angezeigt
PROBLEM:
In der Kalkulation sehe ich Unterprojekte, die ich nicht verändern kann, weil sie nicht im Panel angezeigt werden?
LÖSUNG:
Das oder die Unterprojekte haben einen anderen Projekt-Status als in Arbeit. Im Panel werden nur Unterprojekte mit dem Status in Arbeit angezeigt. Klicken Sie unter dem Reiter Grunddaten im Panel auf den Pfeil neben dem Projektnamen. Wählen Sie die Option Status wählen > zeige alle. Sie sollten das Unterprojekt jetzt wieder im Panel sehen. Ändern Sie den Status des Unterprojekts auf in Arbeit, um das Unterprojekt permanent im Panel angezeigt zu bekommen.
Unterprojekte/Positionen werden im Reiter Angebot angezeigt obwohl es sie nicht gibt
PROBLEM:
Unter dem Reiter Angebot (Drucksteuerung/ Vorschau / den Stammdaten) und in der Rechnungsvorbereitung werden Unterprojekte und Positionen angezeigt, die es in dem Projekt nicht gibt. Wie kann das sein?
LÖSUNG:
Das oder die Unterprojekte haben einen anderen Projekt-Status als in Arbeit und werden daher nicht im Panel angezeigt. Im Panel sehen Sie nur Unterprojekte mit dem Status in Arbeit. Klicken Sie unter dem Reiter Grunddaten im Panel auf den Pfeil neben dem Projektnamen. Wählen Sie die Option Status wählen > zeige alle. Sie sollten das Unterprojekt jetzt wieder im Panel sehen. Ändern Sie den Status des Unterprojekts auf in Arbeit, um das Unterprojekt permanent im Panel angezeigt zu bekommen.
Unterprojekt wird nach Statusänderung nicht mehr angezeigt
PROBLEM:
Ich habe den Projekt-Status von einigen Unterprojekten verändert, daraufhin wurden Sie nicht mehr links im Panel angezeigt. Wie kann ich die Unterprojekte wieder sehen?
LÖSUNG:
Das oder die Unterprojekte haben einen anderen Projekt-Status als in Arbeit. Im Panel werden nur Unterprojekte mit dem Status in Arbeit angezeigt. Klicken Sie unter dem Reiter Grunddaten im Panel auf den Pfeil neben dem Projektnamen. Wählen Sie die Option Status wählen > zeige alle. Sie sollten das Unterprojekt jetzt wieder im Panel sehen. Ändern Sie den Status des Unterprojekts auf in Arbeit, um das Unterprojekt permanent im Panel angezeigt zu bekommen.
Fremdleistungen tauchen in der Kalkulation und Rechnungsvorbereitung nicht auf
PROBLEM:
Wir möchten das Projekt XYZ mit den Fremdleistungen abrechnen. Die gebuchten Fremdleistungen sind nur unter Zuordnung ER und im Report zu sehen. Sie tauchen in der Kalkulation und in der Rechnungsvorbereitung nicht auf. Woran liegt das und was müssen wir tun?
LÖSUNG:
Das oder die Unterprojekte haben einen anderen Projekt-Status als in Arbeit. Im Panel werden nur Unterprojekte mit dem Status in Arbeit angezeigt. Klicken Sie unter dem Reiter Grunddaten im Panel auf den Pfeil neben dem Projektnamen.. Wählen Sie die Option Status wählen > zeige alle. Sie sollten das Unterprojekt jetzt wieder im Panel sehen. Ändern Sie den Status des Unterprojekts auf in Arbeit, um das Unterprojekt permanent im Panel angezeigt zu bekommen.