Mit der Stundenauswertung können Sie die von Ihren Mitarbeitern erfassten Stunden hinsichtlich ihrer Gesamtheit auswerten. Optional können Sie dabei auch die Kosten für die Mitarbeiterstunden berücksichtigen, die Ihr Unternehmen oder Ihr Kunde haben.
Zugriffsberechtigung
Um die Auswertung einzusehen ist es notwendig, die Zugriffsberechtigung für die Zeiterfassung auf für alle Mitarbeiter einzustellen. Dies ist einzustellen unter: Mitarbeiter → Benutzer → (Benutzer auswählen) → Reiter Programm
Damit Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter auswerten können, müssen Sie in TROI erst einstellen, welche Aspekte dafür berücksichtigt werden sollen. Wie überall in den Auswertungen gilt:
- Je weniger Einschränkungen Sie machen, umso umfangreicher ist das Ergebnis.
- Je mehr Sie die Auswertung durch Filtermöglichkeiten eingrenzen, umso präziser kann ein bestimmter Aspekt betrachtet werden.
Sie können die Stundenauswertung hinsichtlich der Arbeitsstunden, der aufgewendeten Materialien oder der Eingangsrechnungen (durch Freelancer und Lieferanten) vornehmen. Die Auswertung wird immer identisch vorbereitet und ausgewertet,
sodass zwischen den einzelnen Gruppen nur dort unterschieden wird, wo es nötig ist.
Daher betrifft die nachfolgenden Erklärung alle drei Reiter Stunden, Materialien und Eingangsrechnung.
Besonderheit Eingangsrechnung
Hier werden die Rechnungen eines bestimmten Freelancers oder Unternehmens ausgewertet. Sie können hier deshalb kein Team und keinen Mitarbeiter für die Auswertung auswählen.
Einschränkungen der Auswertung
auf bestimmte Projekte
Die Stundenauswertung erfolgt in der Regel für ein bestimmtes Thema, wie zum Beispiel für ein Projekt. Deshalb bietet TROI Ihnen individuelle Einstellungsmöglichkeiten:
Wählen Sie einen Projektstatus, wenn zum Beispiel nur aktuelle in Arbeit befindliche Projekte berücksichtigt werden sollen. Darüber hinaus können Sie auch einen Projekttypen wählen (zum Beispiel Büroorganisation) oder ein Unterprojekt.
Anschließend können Sie wahlweise ein Team und/oder einen Mitarbeiter auswählen, für den die Stundenauswertung erfolgen soll.
Auswahlmöglichkeiten
Die zur Verfügung stehenden Auswahlmöglichkeiten sind von den vorher gemachten Einstellungen abhängig. So werden beim Status aktive Projekte nur Projekte angezeigt, die aktiv sind. Weiter werden nur Unterprojekte angezeigt, die zum ausgewählten Projekt passen.
auf bestimmte Leistungen / Materialien
Sie können auch auswerten lassen, für welche Leistungen diese Stunden bzw. für welche Materialien diese erfasst wurden.
Sie können entweder alle Tätigkeiten und Produkte auswählen, die für ein Projekt, Kunden oder Mitarbeiter angefallen sind, oder eine genauere Auswahl treffen.
Mit Klick auf das jeweilige Menü können Sie einzelne Positionen oder Tätigkeiten auswählen, alle oder mehrere. Neben den in TROI standardmäßig hinterlegten Leistungen, finden Sie hier auch die Positionen und Tätigkeiten, die Sie selbst angelegt haben.
Weitere Einschränkungen sind:
- berechnet
- berechnet mit Rechnung
- berechnet per Hand
- nicht berechnet
- berechenbar
- alle berechenbar
- nicht weiterberechenbar oder
- geschoben
Außerdem können Sie einschränken, ob die Auswertung mit Einkaufspreis, Verkaufspreis oder ohne Preis angezeigt werden soll sowie den Zeitraum einstellen.
Das Ergebnis der Auswertung interpretieren
Nachfolgend wird von links nach rechts die Bedeutung der einzelnen Spalten erklärt.
- Projekt: In der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt oder Unterprojekt vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde. Andernfalls werden alle Projekte aufgelistet, für die die festgelegten Kriterien passen.
- Mitarbeiter: Hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt.
- externer Kommentar: Der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung
- interner Kommentar: der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter
- Datum: Wann wurde die Stunde(n) erfasst
- →$: sind die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet?
- Pfeil: sin die Stunden auf einen anderen Zeitpunkt verschoben
- Anzahl: wie viele Stunden wurden insgesamt auf dieses Projekt erfasst
- Einkaufspreis: der Einkaufspreis der Position (sofern aktiviert)
- Verkaufspreis: der Verkaufspreis der Position (sofern aktiviert)
- Ergebnis: die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden
Abb.: Auswertungsübersicht