Mit der Stundenauswertung können Sie die von Ihren Mitarbeitern erfassten Stunden hinsichtlich ihrer Gesamtheit auswerten.

Optional können Sie dabei auch die Kosten für die Mitarbeiterstunden berücksichtigen, die Ihr Unternehmen oder Ihr Kunde haben.

Zugriffsberechtigung

Um die Auswertung einzusehen ist es notwendig, die Zugriffsberechtigung für die Zeiterfassung auf für alle Mitarbeiter einzustellen. Dies ist einzustellen unter: Mitarbeiter → Benutzer → (Benutzer auswählen) → Reiter Programm

Damit Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter auswerten können, müssen Sie in TROI erst einstellen, welche Aspekte dafür berücksichtigt werden sollen. Wie überall in den Auswertungen gilt:

Je weniger Einschränkungen Sie machen, umso umfangreicher ist das Ergebnis.
Je mehr Sie die Auswertung durch Filtermöglichkeiten eingrenzen, umso präziser kann ein bestimmter Aspekt betrachtet werden.

Sie können die Stundenauswertung hinsichtlich der Arbeitsstunden, der aufgewendeten Materialien oder der Eingangsrechnungen (durch Freelancer und Lieferanten) vornehmen. Die Auswertung wird immer identisch vorbereitet und ausgewertet,

sodass zwischen den einzelnen Gruppen nur dort unterschieden wird, wo es nötig ist.

Daher betrifft die nachfolgenden Erklärung alle drei Reiter Stunden, Materialien und Eingangsrechnung.

Besonderheit Eingangsrechnung

Hier werden die Rechnungen eines bestimmten Freelancers oder Unternehmens ausgewertet. Sie können hier deshalb kein Team und keinen Mitarbeiter für die Auswertung auswählen.

Inaktive Mitarbeiter

Um auch die Stunden von inaktiven Mitarbeitern auswerten zu können, muss die entsprechende Einstellung in System » Systemeinstellungen im Dropdown: Auswertungen vorgenommen werden.

Einschränkungen der Auswertung

auf bestimmte Projekte

Die Stundenauswertung erfolgt in der Regel für ein bestimmtes Thema, wie zum Beispiel für ein Projekt.

Wählen Sie einen Projektstatus, wenn zum Beispiel nur aktuelle in Arbeit befindliche Projekte berücksichtigt werden sollen.

Darüber hinaus können Sie auch einen Projekttypen wählen (zum Beispiel Büroorganisation) oder ein Unterprojekt.

Anschließend können Sie wahlweise ein Team und/oder einen Mitarbeiter auswählen, für den die Stundenauswertung erfolgen soll.+

Sobald auf den darin enthaltenen Elementen bereits Stunden erfasst wurden, werden die Projekte selbst auch in den DropDowns angeboten.

Auswahlmöglichkeiten

Die zur Verfügung stehenden Auswahlmöglichkeiten sind von den vorher gemachten Einstellungen abhängig. So werden beim Status aktive Projekte nur Projekte angezeigt, die aktiv sind. Weiter werden nur Unterprojekte angezeigt, die zum ausgewählten Projekt passen.

auf bestimmte Leistungen / Materialien

Sie können auch auswerten lassen, für welche Leistungen diese Stunden bzw. für welche Materialien diese erfasst wurden.

Sie können entweder alle Tätigkeiten und Produkte auswählen, die für ein Projekt, Kunden oder Mitarbeiter angefallen sind, oder eine genauere Auswahl treffen.

Mit Klick auf das jeweilige Menü können Sie einzelne Positionen oder Tätigkeiten auswählen, alle oder mehrere. Neben den in TROI standardmäßig hinterlegten Leistungen, finden Sie hier auch die Positionen und Tätigkeiten, die Sie selbst angelegt haben.

Weitere Einschränkungen sind:

berechnet
berechnet mit Rechnung
berechnet per Hand
nicht berechnet
berechenbar
alle berechenbar
nicht weiterberechenbar oder
geschoben

Außerdem können Sie einschränken, ob die Auswertung mit Einkaufspreis, Verkaufspreis oder ohne Preis angezeigt werden soll sowie den Zeitraum einstellen.

Das Ergebnis der Auswertung interpretieren

Nachfolgend wird von links nach rechts die Bedeutung der einzelnen Spalten erklärt.

Projekt (in der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt oder Unterprojekt vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde. Andernfalls werden alle Projekte aufgelistet, für die die festgelegten Kriterien passen)
Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt)
externer Kommentar (der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung)
interner Kommentar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)
Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst)
→$ (sind die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet?)
Pfeil (sind die Stunden auf einen anderen Zeitpunkt verschoben?)
Anzahl (wie viele Stunden wurden insgesamt auf dieses Projekt erfasst?)
Einkaufspreis (der Einkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
Verkaufspreis (der Verkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
Ergebnis (die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden)

Grundlage Verkaufspreis

Wenn in der /wiki/spaces/SUP/pages/2033339 eine Kalkulationsposition mit der Einheit Pauschale angelegt ist, werden bei darauf erfassten Stunden die hinterlegten Mitarbeiterstundensätze als Verkaufspreis berücksichtigt. Wenn die Kalkulationsposition mit der Einheit Stunden/Tage angelegt ist, wird der hinterlegte Verkaufspreis der Kalkulationsposition berücksichtigt.

Abb.: Auswertungsübersicht

Export Varianten

Nachfolgend werden alle möglichen Export Varianten aufgezeigt:

Stundenauswertung

Sehr detaillierter Export mit Infos zu exakten Projekt-Positionen sowie Datum, Mitarbeiter, wb/nwb & Beschreibung.

Position (in der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt, Unterprojekt und Kalkulationsposition vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde.)
Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst)
Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt)
berechenbar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)
berechnet (sind die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet?)
geschoben (sind die Stunden auf einen anderen Zeitpunkt verschoben?)
Stunden (wie viele Stunden wurden jeweils erfasst und unter jedem Projekt die insgesamte Stundenanzahl auf dieses Projekt)
VK-Preis (der Verkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
Betrag (die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden)
Tätigkeit/Position (die Tätigkeit/Position gibt die jeweilige Kalkulationsposition auf die erfasst wurde)
Beschreibung (der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung)
Interner Kommentar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)

Export mit Kalkulationsspalte

Analog dem Export “Stundenauswertung”, allerdings wird die Tätigkeit in einer separaten Spalte ausgegeben.

Position (in der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt, Unterprojekt und Kalkulationsposition vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde.)
Kalkulation (hier wird die Kalkulationsposition nochmal separat ausgegeben)
Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst)
Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt)
berechenbar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)
berechnet (sind die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet?)
geschoben (sind die Stunden auf einen anderen Zeitpunkt verschoben?)
Stunden (wie viele Stunden wurden jeweils erfasst und unter jedem Projekt die insgesamte Stundenanzahl auf dieses Projekt)
VK-Preis (der Verkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
Betrag (die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden)
Tätigkeit/Position (die Tätigkeit/Position gibt die jeweilige Kalkulationsposition auf die erfasst wurde)
Beschreibung (der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung)
Interner Kommentar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)

Stundenauswertungs-Export (Bearbeitungsversion nach Datum)

Die gleichen Informationen wie “Stundenauswertung” allerdings ist der gesamte Projektpfad auf einer Linie in einer Zelle. Was ein Vorteil für weiterführende Bearbeitung

sein kann.

Position (in der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt, Unterprojekt und Kalkulationsposition vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde.)
Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst)
Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt)
berechenbar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)
berechnet (sind die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet?)
geschoben (sind die Stunden auf einen anderen Zeitpunkt verschoben?)
Stunden (wie viele Stunden wurden jeweils erfasst und unter jedem Projekt die insgesamte Stundenanzahl auf dieses Projekt)
VK-Preis (der Verkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
Betrag (die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden)
Tätigkeit/Position (die Tätigkeit/Position gibt die jeweilige Kalkulationsposition auf die erfasst wurde)
Beschreibung (der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung)
Interner Kommentar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)

Arbeitszeit nach Mitarbeiter

Liefert eine Grobansicht der Stundeneinträge pro MA je Kunde.

Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst (diese Information wird über die Suchanfrage bestimmt))
Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese nebeneinander angezeigt)
Kunde (alle Kunden des Unternehmens)
Stunden (die Stunden geben an, wie viel Stunden von dem jeweiligen Mitarbeiter auf die einzelnen Kunden erfasst wurden)
Stunden % (wie viel Prozent der Stunden, des Mitarbeiters, fallen pro Kunde an)
Stunden % gesamt (wie hoch ist der prozentuale Anteil der Stunden des Mitarbeiters pro Kunde, auf das gesamte Unternehmen betrachtet)
Summe (Anzahl aller Stunden, von allen Mitarbeitern auf den jeweiligen Kunden)
Summe % (wie viele Stunden fallen prozentual auf den jeweiligen Kunden an)

Arbeitszeit nach Projekten

Gibt Auskunft über die aufgewendeten Stunden je Kunde je Projekt

Arbeitszeit nach Projekten & Unterprojekten

Gibt Auskunft über die aufgewendeten Stunden je Kunde je Projekt je Unterprojekt

Arbeitszeit nach Kunden

Liefert Infos zu Anzahl Stunden pro Kunde in einem bestimmten Zeitraum. Diese Auswertung kann hilfreich sein, um zu bewerten ob die Mitarbeiter auch wirklich für die Ihnen zugewiesenen Kunden/Etats arbeiten.
Auch kann sehr schnell erkannt werden, für welche Kunden besonders viele Stunden aufgewendet werden und ob dies im Verhältnis zum Umsatz/Ertrag steht.

Stundenreport (Kunde, detailliert)

Pro Kunde / Projekt / Unterprojekt / Name / Team / Datum / Stunden / VP / Gesamt / wb/nwb

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