Ausgangsrechnung

Rechnungsentwürfe

Im Unterordner Ausgangsrechnungen können Sie alle Rechnungen finden, die mit TROI gebucht wurden.

Dadurch können Sie die Rechnungen, auch ohne den Umweg über ein Projekt, direkt bearbeiten.

Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf die Rechnungsnummer.

Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört. Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die Rechnung bearbeiten.

Open

Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe

Freie Rechnungen hinzufügen

Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft ist, scrollen Sie über noch nicht erstellte Rechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.

Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü, eine freie Rechnung hinzuzufügen.

In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen Namen und eine Überschrift.

Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.

Open

Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen

Sammelrechnungsentwürfe

Im Reiter Sammelrechnungsentwürfe finden Sie eine Übersicht aller Sammel- und Teilrechnungen, die noch nicht durch Bezahlung abgeschlossen wurden. 

Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Rechnungsnummer.

Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört.

Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die Rechnung bearbeiten.

Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe

freie Teilrechnungen hinzufügen

Wenn Sie eine Teilrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.

Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine freie Teilrechnung zu erstellen.

In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen Namen und eine Überschrift.

Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen

Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.

Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster mit einem verkürzten Rechnungsformular mit folgenden Informationen:

• Belegdatum

• Leistungsdatum

• Projektname

• Kurzbeschreibung

• Interne Projektbeschreibung

• Rechnung freigegeben ja/nein

freie Sammelrechnung hinzufügen

Wenn Sie eine Sammelrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.

Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine Sammelrechnung zu erstellen.

In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben eine Kurzbeschreibung an.

Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.

Abb.: eine Sammelrechnung erstellen

Geschlossene Rechnungen

Hier finden Sie eine Übersicht über erstellte und verbuchte Rechnungen.

Verbuchte Rechnungen sind vollständig abgeschlossen und können an den Steuerberater exportiert werden.

Erstellte Rechnungen sind hingegen noch nicht gänzlich beendet.

Wählen Sie dazu die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.

• Eine Kontierung pflegen

• Eine Rechnung verbuchen

• Eine Rechnung stornieren

Abb.: Standardansicht der geschlossenen Rechnungen

Rechnung kontieren

Um eine Rechnung zu kontieren, klickt man direkt auf "Kontierung pflegen" oder "Kostenstellen pflegen". Dadurch wird ein PopUp-Fenster geöffnet, indem die einzelnen Positionen kontiert werden können. 

Abb.: Standardansicht der geschlossenen Rechnungen mit Pop-Up Konto/Kostenstelle bearbeiten

Rechnung verbuchen

Sobald die Ausgangsrechnung komplett kontiert und der Debitor gepflegt wurde, kann die Rechnung verbucht werden. 

Geschlossene Rechnungen können entweder einzeln über den Play-Button in der jeweiligen Rechnungszeile verbucht werden oder gesammelt nach Markieren der gewünschten Rechnungen und Auswahl über den Play-Button in der Zeile "erstellte Rechnungen".

Abb.: Ausgangsrechnungen einzel verbuchen

Abb.: mehrere Ausgangsrechnungen gleichzeitig verbuchen

Export Ausgangsrechnung

Anschließend erscheinen die Rechnungen nicht mehr unter "erstellte Rechnungen" sondern unter "verbuchte Rechnungen". 

Die verbuchten Rechnungen werden außerdem unter Buchhaltung → Buchungen im Reiter Journal aufgeführt

Troubleshooting

Debitorenzuordnung fehlt

Problem: 

Der Rechnung ist kein Debitor zugewiesen.

Lösung:

Klicken Sie entweder den Kundennamen der Rechnung oder den Hinweis Debitor bearbeiten an. Mit einem * im Feld Debitor/Kontennummer rufen Sie eine Liste der zur Verfügung stehenden Konten auf. Wählen Sie das entsprechende Konto aus und speichern Sie.

Sollte der gewünschte Debitor nicht dabei sein, muss er noch angelegt werden. Die Anleitung dazu finden Sie hier.

Kontierung muss gepflegt werden

Problem: 

In der Ausgangsrechnung wurde kein Konto hinterlegt.

Lösung:

Klicken Sie Kontierung pflegen an. Das PupUp Konto bearbeiten öffnet sich. Tragen Sie im Suchfeld die Kontennummer oder den Kontennamen ein und wählen Sie dann im Menü das passende Konto aus.