Unter Troi Menü ⇨ Stundenerfassung ⇨ können alle berechtigten Mitarbeitenden das Modul Stundenerfassung öffnen.
Grundlegend stehen die Tabs Überblick, Arbeitszeit, Projektzeit und Stundenzettel zur Auswahl.
Überblick
Der Tab Überblick ist eine kombinierte Ansicht der Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Über die Kalender-Symbole kann zwischen den jeweiligen Ansichten wie Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsansicht umgeschaltet werden.
Tagesansicht
Die Startseite des neuen Moduls ist die Tagesansicht im Tab Überblick. Links ist ein Überblick der Wochentage, sowie ein Donut-Diagramm, welches die erfasste Arbeits- und Projektzeit grafisch anzeigt.
Im linken Bereich kann per Klick auf die Stoppuhr die Arbeitszeiterfassung gestartet und wieder gestoppt werden:
Im rechten Bereich besteht die Möglichkeit, Arbeitszeit und Pausen, Netto-Arbeitszeit und Projektzeiten manuell hinzuzufügen. Hierfür können beliebig viele Check-Ins hinzugefügt werden.
Die Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden.
Die Projektzeiten lassen sich mit einer direkten Zuordnung erfassen. Hierzu erweitert sich die Sidebar, in welcher die einzelnen Kalkulationspositionen für die Zeiterfassung auswählbar sind. In der erweiterten Sidebar kann nach Projekten oder Kalkulationspositionen gesucht werden. Dazu stehen auch Filter für den Mandanten, den Kunden und das Projekt zur Verfügung.
Wochenansicht
Die Wochenansicht bietet die Informationsgrundlage über erfasste Zeiten. Das Donut-Diagramm auf der linken Seite enthält eine Übersicht darüber, wie viel Arbeitszeit- und Projektzeitstunden in dieser Woche erfasst wurden. Die im mittleren Bereich enthält die in dieser Woche erfassten Netto Arbeitsstunden (ohne Pausenzeiten), die gesamt Projektzeiten sowie den nicht weiterberechenbaren Anteil. Das Balkendiagramm auf der rechten Seite kombiniert Arbeits- und Projektzeitstunden und stellt diese direkt gegenüber.
Zusätzlich können auch in dieser Ansicht Arbeitszeiten wie folgt erfasst werden:
Als Super User, Personaladministrator oder Teamleiter besitzen Sie die Option, nach anderen Mitarbeitern zu filtern und deren Wochenübersichten anzusehen:
Monatsansicht
In der Monatsübersicht sind die Kalendermonate des Jahres auswählbar. Am oberen rechten Rand wird das Verhältnis von Arbeits- und Projektzeit gebildet und angezeigt. Die Berechnung der Auslastung erfolgt dabei gemäß folgender Formel: Projektzeit/Arbeitszeit. Tabellarisch wird im unteren Bereich eine klassische Monatsübersicht dargestellt. Ein Export dieser Ansicht ist über den entsprechenden Button möglich. In der Kalenderansicht entspricht jede Zeile einer Kalenderwoche mit den dazugehörigen Tagen in den Spalten.
Arbeitszeit
Arbeitszeit erfassen
In Troi gibt es folgende Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen:
Auf dem Schreibtisch im Widget Arbeitszeit erfassen
Check in-Button im Footer
In der Tagesansicht in der Stoppuhr im linken Bereich
In der Tagesansicht durch manuelle Eingabe der Arbeitszeiten im rechten Bereich
In der Wochenansicht durch manuelle Eingabe im unteren Bereich
In der Monatsansicht über das Balkendiagramm durch manuelle Eingabe im Pop-up Arbeitszeit
Tagesansicht
Die Tagesansicht der Arbeitszeit ähnelt der Tagesansicht des Überblicks. Der Fokus dabei liegt jedoch ausschließlich auf der Arbeitszeit.
Arbeitszeit erfassen
Im linken Bereich kann per Klick auf die Stoppuhr die Arbeitszeiterfassung gestartet und wieder gestoppt werden.
Im rechten Bereich besteht die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Pausen manuell hinzuzufügen. Hierfür können beliebig viele Check-ins sowie Pausen hinzugefügt werden.
Die Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden.
Wochenansicht
Die Wochenansicht der Arbeitszeit bietet eine schnelle Möglichkeit, die Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters zu erfassen.
In der obersten Zeile kann der User hier für jeden Tag seine Bruttoarbeitszeit (inklusive Pausen) angeben.
Arbeitszeit erfassen
Mit einem Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich ein Pop-up, welches die Arbeitszeit, basierend auf den Benutzereinstellungen, vorschlägt.
Die Pause funktioniert analog dazu. Die Vorschläge ergeben sich dabei aus dem "Ende der ersten Hälfte des Arbeitstages".
In der dritten Zeile werden Abwesenheiten dargestellt.
Die Arbeitszeiten können über den Exportieren-Button heruntergeladen werden.
Monatsansicht
In der Arbeitszeit - Monatsansicht bieten Ihnen Balkendiagramme eine übersichtliche Darstellung der erfassten Arbeitszeiten.
Arbeitszeit erfassen
Mit einem Klick auf das Balkendiagramm eines bestimmten Tages öffnet sich ein Pop-up, in welchem die Arbeitszeiten erfasst werden können.
Die Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden.
Projektzeit
Projektzeit erfassen
In Troi gibt es folgende Möglichkeiten, Projektzeiten zu erfassen:
Auf dem Schreibtisch im Widget Projektzeit erfassen
Auf dem Schreibtisch im Widget Stoppuhr und über die Stoppuhr in der Sidebar
In der Tagesansicht in der Stoppuhr im linken Bereich
In der Tagesansicht durch manuelle Eingabe der Arbeitszeiten im rechten Bereich
In der Wochenansicht durch manuelle Eingabe im unteren Bereich
Tagesansicht
Die Tagesansicht der Projektzeit zeigt die für den heutigen Tag relevanten Projektzeiterfassungen.
Das Kreisdiagramm zeigt dabei die Gegenüberstellung der weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Stunden.
Die Erfassung von Projektzeiten kann auf folgenden Wegen erfolgenden:
Über die erweiterte Sidebar ist es möglich, mit wenigen Klicks Zeiten auf Favoriten zu erfassen.
Für die vereinfachte Bedienung der Stoppuhr, ist es möglich diese direkt auf einer Kalkulationsposition zu erstellen. Nach Stoppen der Stoppuhr wird die Zeit auf die entsprechende Kalkulationsposition gespeichert.
Im Suchfeld kann nach Stichwörtern gesucht werden. Anschließend werden die passenden Positionen angezeigt. Eine Erfassung ist dann über das "+" möglich.
Das Naming des Projektes bzw. der Position ist nicht bekannt? Filtereinstellungen helfen, sich über den Mandanten, über den Kunden und über das Projekt vorzutasten.
Sind bereits Zeiten auf eine Kalkulationsposition erfasst, können diese mit weiteren Zeiten auf der rechten Seite ergänzt werden.
Wochenansicht
Die Wochenansicht der Projektzeit entspricht im oberen Teil dem bisher etablierten Muster.
Die Tabelle darunter soll eine schnelle Erfassung von Projektzeiten für die verschiedenen Tage der Woche ermöglichen.
In der jeweiligen Zeilen können Stunden schnell und einfach ergänzt werden. Fehlende Projekte können über das "+ Projekt hinzufügen“ ergänzt werden.
Die Projektzeiten können über den Exportieren-Button heruntergeladen werden.
Monatsansicht
Die Monatsansicht der Projektzeiten zeigt einen schnellen und transparenten Überblick über den Monat.
Über das Balkendiagramm können weitere Zeiten erfasst werden oder die bestehenden Erfassungen eingesehen werden.
Eine Erfassung von Zeiten innerhalb der unteren Tabelle ist nicht vorgesehen.
Die Projektzeiten können über den Exportieren-Button heruntergeladen werden.
Stundenzettel
Der Stundenzettel soll es ermöglichen, die erfassten Zeiten des gesamten Teams über einen frei wählbaren Zeitraum hinweg zu betrachten.
Diese Ansicht ist in drei Varianten verfügbar, die jeweils die präsentierten Informationen beeinflussen. Dabei handelt es sich um Arbeitszeit, Projektzeit und die Kombination aus den beiden.
Am oberen linken Rand befindet sich einen Selektor für die verfügbaren Teams, denen Mitarbeitern angehören. Rechts daneben ist der Zeitraum auswählbar und daneben die Art des Views. Auf der rechten Seite gibt es ebenfalls wieder eine Exportfunktion.
Mit einem Klick auf der Tag bei einem bestimmten Mitarbeiter öffnet sich eine Übersicht der erfassten Zeiten, welche auch noch ergänzt werden können.
Die Bedeutung der einzelnen Werte werden im nachfolgenden Screenshot genauer erläutert:
Summe der erfassten Arbeitszeiten über den angezeigten Bereich
Summe der Projektzeiten über den angezeigtren Bereich
Projektzeit vs. Arbeitszeit in Prozent
Summe der Projektzeiten über den angezeiogten Bereich (der Person)
Summe der Arbeitszeiten über den angezeigten Bereich (der Person)
Summe der Projektzeit an dem Tag der Person
Arbeitszeit der Person an dem Tag
Der Stundenzettel kann oben rechts über den Exportieren-Button heruntergeladen werden.
Zugriffsberechtigungen
Zugriff auf das Modul Stundenerfassung
Der Zugriff auf das Modul Stundenerfassung kann im Modul Zugriffsberechtigung Programm festgelegt werden.
Zugriff auf den Tab Stundenzettel
Als Super User, Personaladministrator und Gruppenadministrator kann im Modul Stundenerfassung der Tab Stundenzettel aufgerufen werden. Super User und Personaladministratoren sehen alle Mitarbeitenden. Gruppenadministratoren sehen die Gruppen-Mitglieder, in denen Sie im Modul Zugangsberechtigung Daten als Teamleiter zugeordnet sind.
Stundenerfassung für andere Benutzer
Ob ich nur für mich selbst oder auch für andere Benutzer Zeiten erfassen kann, wird in den Mitarbeiterdetails im Tab Programm hinterlegt.