Das Arbeitszeitmodul

Wählen Sie eine von drei Arbeitszeiterfassungen

Troi bietet jetzt drei verschiedene Arten von Arbeitszeiterfassung. Über das Check-in/Check-out System werden Zeitstempel gespeichert und es müssen vom User keine Zeiten eingetragen werden. Die jeweiligen Check-in, Check-out und Pausezeiten werden automatisch vom aktuellen Zeitpunkt übernommen. Parallel dazu ist eine manuelle Erfassung dieser Zeiten möglich um eine bessere Kontrolle zu bekommen über die eingetragenen Zeiten. Zusätzlich verfügt Troi jetzt über eine Möglichkeit, diese Zeiten als reine Zahlen einzugeben (z.B. 8,5 Stunden) um die schnellste Erfassungsmöglichkeit zu erlauben.

Normale Brutto Arbeitszeit mit Check-in und Check-out

Wenn nichts in Ihrer Troi Instanz konfiguriert wird, ist die Arbeitszeit über Check-in/Check-out und gleichzeitig das manuelle Eintragen dieser zwei Zeiten, inklusive mehrerer Pausen, möglich. Das deckt auch den Wunsch der meisten Kunden von Troi, weshalb wir es als Standardeinstellung beibehalten haben.

Ein einfacher Klick auf "Check In" (1), egal ob im unteren rechten Bereich von Troi oder über unsere Troi Live App, aktiviert den ersten Check In. Das bietet die zusätzliche Möglichkeit, sich anzumelden, obwohl der erste Termin des Tages vielleicht nicht vor dem Rechner ist. Eingetragene Check-ins über die Troi Live App werden automatisch zur Browseransicht von Troi übertragen.

Zwischen den eingetragenen Check-ins und Check-outs können noch zusätzlich Pausen eingetragen werden. Dies ist noch nicht über die App möglich, geht aber schnell mit einen Klick auf die Kaffeetasse im unteren rechten Bereich des Troi Fensters. Wenn Sie es vergessen, eine Pause zu starten oder zu beenden, machen Sie sich keine Sorge. Es ist jetzt möglich, Pausenzeiten nachträglich zu korrigieren.

Zu guter Letzt wird noch am Ende des Tages ausgecheckt. Dies kann wieder entweder über Troi oder über die Troi Live App erfolgen. Troi meldet jeden Benutzer automatisch um Mitternacht ab, sollten sie oder er es vergessen haben. Einträge, die von Troi automatisch abgemeldet wurden, können selbstverständlich nachträglich angepasst werden.

Brutto Arbeitszeit ohne Check-in und Check-out

Obwohl das Einchecken und Auschecken eine sehr präzise Arbeitszeiterfassung ermöglicht, scheint es manchen Mitarbeitern, die es nicht gewohnt sind mit "Stempeluhren" zu arbeiten, als zu unflexibel. Manche Firmen verzichten komplett auf diese Möglichkeit, um Konflikte zwischen Arbeitgeber und -nehmer zu vermeiden. Daher bieten wir auch die Möglichkeit, den Check-in und Check-out Button zu entfernen und die Arbeitszeiterfassung trotzdem noch beizubehalten. Dazu muss in System > Systemeinstellungen im Dropdown die Stundenerfassung ausgewählt werden und in dieser Ansicht die beiden Optionen "Check-in Funktionalität deaktivieren" und "Arbeitszeiten als Zahl erfassen" angehakt werden.

Die Ansicht, die vorher zur Korrektur bestehender Check-ins und -outs gedient hat, dient nun auch als einzige mögliche Erfassungsmöglichkeit für Arbeitszeiten. Diese steht nach wie vor in allen Ansichten von Troi zur Verfügung.

Netto Arbeitszeit

Als netto Arbeitszeit versteht Troi die geleistete Arbeitszeit, Pausen nicht inbegriffen. Wenn sich dafür entschieden wird, dass alle Mitarbeiter die Arbeitszeit als dezimalen Wert (Zahl) eintragen, ist die Erfassung von Pausenzeiten nicht mehr relevant und der Eintrag erfolgt auf Basis von Nettozeiten.

Die Erfassung ist nun einfacher als je zuvor. Wenn Sie auf das Icon für die Arbeitszeiterfassung klicken, wird auf dem geöffneten Dialog die Soll (oder vertraglich geregelte) Zeit für den aktuellen Tag vorgeschlagen, die dann nach Bedarf verändert werden kann, um Über- oder Unterzeit zu erfassen.

Mitarbeitende kontrollieren sich selbst

Die Arbeitszeitauswertung steht nun den einzelnen Mitarbeitern als Reiter der Stundenerfassung zur Verfügung. Diese Ansicht ist identisch zur Ansicht im Auswertungsbereich, unterscheidet sich aber darin dass nur die Einträge des eigenen Benutzers angezeigt werden (ausgenommen er oder sie kann für "alle Mitarbeiter" Stunden erfassen). Alle anderen Inhalte dieser Ansicht sind gleich.

Arbeitszeiten von Mitarbeitern auswerten

TROI bietet Ihnen eine ganz einfache Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auszuwerten. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel ermitteln, ob in einem bestimmten Bereich zu viel oder zu wenig Personal eingesetzt wird. Auch über besonders arbeitslastige Tage, Fehlzeiten und ähnliche Mitarbeiterinformationen sind Sie damit immer auf einen Blick informiert. Weiter Informationen finden Sie hier.

Inaktive Mitarbeiter

Um auch die Arbeitszeiten von inaktiven Mitarbeitern auswerten zu können, muss die entsprechende Einstellung in System » Systemeinstellungen im Dropdown: Auswertungen vorgenommen werden.

Troubleshooting

Falsche Anzeige der Abwesenheiten bei Mitarbeitern mit unterschiedlichen Arbeitszeiten in der Woche

PROBLEM:

Der Mitarbeiter hat unterschiedliche Soll-Arbeitszeiten in der Woche. Die Abwesenheiten werden falsch dargestellt.

Abb.: unterschiedliche Soll-Stunden eines Mitarbeiters pro Woche

LÖSUNG:

Tag-zu-Stunden-Verhältnis

Es muss das richtige Tag-zu-Stunden-Verhältnis eingetragen werden.

Mitarbeiter → Benutzer → Benutzer auswählen → Reiter Abrechnung

In Tag zu Stunden Verhältnis (1) muss der firmeninterne Stundentagessatz dezimal eingetragen werden ( z.B. bei einem 8-Stunden-Tag bitte 8,00 eintragen).

Abb.: Position des Tag zu Stunden Verhältnis (1)

Definition Arbeitstags-Hälften

Es müssen die Arbeitstag-Hälften richtig definiert sein (relevante Information bzgl. einer Abwesenheiten für halben / ganzen Arbeitstag)

System → Systemeinstellungen → Dropdown "allgemeine Einstellungen"

Abb.: Definition der Arbeitszeit-Hälften

Die Definition der Arbeitstags-Hälften bitte auf Mandanten- und betreffender Benutzerebene einstellen.

Optional: Einstellung der Einheit der Urlaubsansprüche

Um zu vermeiden, dass sich der betroffene Benutzer an einem z. B. 4-Stunden-Tag einen ganzen Tag Urlaub (= 8 Stunden) einträgt, empfiehlt es sich, die Einheit der Urlaubsansprüche anzupassen.

Bitte die Einheit der Urlaubsansprüche von Tagen auf eine andere Einheit setzen, sodass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die Abwesenheiten auch pro Stunde einzutragen.

System → Systemeinstellungen → Abwesenheiten

Abb.: Position der Einheit der Urlaubsansprüche

Die Einheit der Urlaubsansprüche ist nur auf Mandantenebene möglich. Dementsprechend ist die Auswahl für alle Mitarbeiter gesetzt.

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