Die Stundenerfassung

In der Stundenerfassung erfassen Sie Ihre geleistete Zeit auf das Projekt beziehungsweise die Kalkulationsposition.

Hier können Sie eine Übersicht über die erfassten Stunden der aktuellen Kalenderwoche und abgelehnte Stunden einsehen, sofern die Freigabeprozesse aktiv sind. 

Sie erhält eine Liste aller Favoriten sowie die Einträge der aktuellen Kalenderwoche. 

Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Mandant
• Mitarbeiter (nur bei Personen aktiv, die für andere Mitarbeiter Stunden erfassen dürfen)
• Kalenderwoche
• Tag der gewählten Kalenderwoche
• Suchfeld

Die Ansicht in der Stundenerfassung enthält verschiedene Informationen: 

• Erfassungspositionen (auf welche Position in welchem Projekt werden Stunden erfasst)
• Favorisierte (aktivieren Sie den Stern, um die Position als Favorit zu markieren)
• Stunden (Feld für die Eingabe der Stunden)
• Schätzung (Feld für die Eingabe der Restaufwand Schätzung bei aktiver RAS)
• Kommentar (externer Kommentar für den Kunden)
• interner Kommentar (interner Kommentar für z.B. den Projektleiter)
• wb (weiterberechenbar oder nicht weiterberechenbar)
• i/s in % (Vergleich der bereits erfassten Stunden zu den Soll Stunden in %)

Abb.: Standardansicht der Stundenerfassung

Stunden erfassen und bearbeiten

Damit ein Mitarbeiter Stunden erfassen kann, ist es notwendig das die Stunden-/Tagessätze eingetragen wurden.

Zudem benötigt das Projekt, auf das Stunden erfasst werden sollen, eine Kalkulationsposition auf die Stunden erfasst werden können sowie einen Projektstatus auf den Stunden erfasst werden dürfen.

Sind Sie dem Projekt noch nicht zugeordnet, können Sie die Zuordnung über das Plus-Zeichen vornehmen oder sich von abgeschlossenen Projekten abmelden.

Klicken Sie dazu auf das Plus-Zeichen, aktivieren die Checkbox bei dem gewünschten Projekt und klicken anschließend erneut auf das Plus-Zeichen.

Wenn Sie Stunden erfassen möchten, suchen Sie die gewünschte Position, tragen in der Spalte Stunden einen Wert ein und setzen bei Bedarf einen externen sowie internen Kommentar.

Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie Ihren Eintrag. Alternativ können Sie über die Stoppuhr in der Fußzeile den Time Tracker starten. 

Der Eintrag erscheint unter Einträge diese Woche, hier können Sie mit einem Klick auf den Eintrag die Stunden bearbeiten.

Abb.: Ansicht Einträge dieser Woche

Mit einen Klick auf den gewünschten Eintrag öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Um Stunden auf eine andere Kalkulationsposition umzubuchen geben Sie im Suchfeld die gewünschte Kalkulationsposition oder das Projekt ein. Anschließend wählen Sie die Position im Drop Down aus und klicken Sie auf das Disketten-Symbol.

In der Ansicht haben Sie noch weitere Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Datum 
• Kommentar 
• interner Kommentar 
• Anzahl 
• Schätzung 
• wb 
• Stunden splitten

Stunden bearbeiten oder splitten

Um Stunden zu splitten klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Mit einen Klick auf den Papierkorb löschen Sie den Eintrag. 

Abb.: Ansicht Stunden bearbeiten oder splitten

Sind die Freigabeprozesse aktiv, sieht der Mitarbeiter die abgelehnten Stunden unter der Schaltfläche abgelehnte Stunden.  

Troubleshooting

Keine Projektzuordnung möglich

PROBLEM: 

Benutzer kann sich nicht einem Projekt zuordnen, da dass Plus-Symbol fehlt.

LÖSUNG:

Bitte aktivieren Sie über System → Systemeinstellungen → Reiter Mandant → Drop-Down Stundenerfassung die Checkbox bei Projektzuordnung in der Stundenerfassung anzeigen.

Abb.: Position von Projektzuordnung in der Stundenerfassung anzeigen

Keine Stundenerfassung möglich

PROBLEM: 

• Benutzer kann keine Stunden auf ein Projekt erfassen
• Benutzer kann auf bestimmte Aufgaben keine Stunden erfassen

LÖSUNG:

Es muss geprüft werden, ob

• der Benutzer diesem Projekt zugeordnet ist
• bei dem Benutzer ein interner Stundensatz hinterlegt ist
• das Projekt als aktiv geflaggt ist
• das (Unter)projekt nicht für die Stundenerfassung gesperrt ist
• das Unterprojekt darf keine Sonderzeichen beinhalten (z.B ! etc)

Projekt nicht auffindbar

PROBLEM: 

Ich möchte meine Stunden eintragen, finde aber das Projekt/ den Job nicht.

LÖSUNG:

Prüfen Sie, ob das Projekt Kalkulationspositionen hat, auf die Sie Ihre Stunden buchen können. Klären Sie ab, ob das (Unter)projekt eventuell für die Stundenerfassung gesperrt wurde. Möglicherweise ist der Projektstatus geändert worden (inaktiv/ abgeschlossen etc.) oder Sie sind dem Projekt nicht für die Stundenerfassung zugeordnet.  Zudem kann es sein, dass die gesuchten Positionen im Projekt als Fremdleistung (FL) markiert wurden und deswegen nicht über die Stundenerfassung ansteuerbar sind.

Stundeneinträge korrigieren 

PROBLEM: 

Ich möchte meine Stundeneinträge korrigieren, aber das geht nicht.

LÖSUNG:

Prüfen Sie, ob die zu ändernden Stunden eingegraut sind. Ist dies der Fall, sind die Stunden bereits abgerechnet worden und können nicht mehr geändert werden. Wenden Sie sich an den jeweiligen Projektleiter. Unter Umständen kann er die Stunden als noch nicht abgerechnet kennzeichnen.

Erfasste Stunden korrigieren

PROBLEM: 

Ich möchte bereits erfasste Stunden korrigieren, aber wenn ich sie anklicke, passiert nichts.

LÖSUNG:

Prüfen Sie bitte, ob die betroffenen Stunden eingegraut sind. In diesem Fall, wurden die Stunden bereits in Rechnung gestellt oder sind zur Abrechnung vorgemerkt. Informieren Sie den Projektleiter. Dieser kann die Stunden möglicherweise noch einmal zur Korrektur freistellen.

Rückwirkend Stunden eintragen

PROBLEM: 

Ich möchte rückwirkend Stunden eintragen, kann das aber nicht, weil der Zeitraum nicht mehr über das dropdown-Menü wählbar ist.

LÖSUNG:

Tragen Sie die Stunden wie gewohnt ein (aktueller Tag). Klicken Sie auf die eingetragenen Stunden, die auf einen zurückliegenden Zeitraum gebucht werden sollen. Ändern Sie in dem Datumsfeld das Datum auf den Tag, an dem die Stunden gebucht werden sollen.

Interner Stundensatz soll hinterlegt werden

PROBLEM: 

Ich möchte meine Stunden eintragen und bekomme jetzt eine Meldung, dass ich den internen Stundensatz hinterlegen soll.

LÖSUNG:

Bitten Sie Ihren internen Troi-Administrator, dass er für Sie einen internen Stundensatz hinterlegt (Administration → Projekt → Stunden-/ Tagessätze). Um interne Stundensätze anlegen/ sehen zu können, benötigt der Administrator die Berechtigung interne Stundensätze anzeigen aus den Mitarbeitereinstellungen (Admin → Mitarbeiter → Registerkarte Programm).

Keine Auswahl in der Spalte Tätigkeit möglich 

PROBLEM: 

Wieso kann ich in der Spalte Tätigkeit nichts auswählen?

LÖSUNG:

Die dropdown-Menüs für die Spalte sind deaktiviert. Sie werden nur benötigt, wenn Sie Ihre Leistungen positionsbezogen anbieten (z.B. 2h Junior Art Director, 6h Senior…).