DIE STUNDENERFASSUNG

In der Stundenerfassung erfassen Sie Ihre geleistete Zeit auf das Projekt beziehungsweise die Kalkulationsposition. Hier können Sie eine Übersicht über die erfassten Stunden der aktuellen Kalenderwoche und abgelehnte Stunden einsehen, sofern die Freigabeprozesse aktiv sind.

Wenn Sie das Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Ordner. Einer von ihnen trägt den Titel Stundenerfassung.

Sie erhält eine Liste aller Favoriten sowie die Einträge der aktuellen Kalenderwoche. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

Mandant
Mitarbeiter (nur bei Personen aktiv, die für andere Mitarbeiter Stunden erfassen dürfen)
Kalenderwoche
Tag der gewählten Kalenderwoche
Suchfeld

Die Ansicht in der Stundenerfassung enthält verschiedene Informationen:

Erfassungspositionen (auf welche Position in welchem Projekt werden Stunden erfasst)
Favorisierte (aktivieren Sie den Stern, um die Position als Favorit zu markieren)
Stunden (Feld für die Eingabe der Stunden)
Schätzung (Feld für die Eingabe der Restaufwand Schätzung bei aktiver RAS)
Kommentar (externer Kommentar für den Kunden)
interner Kommentar (interner Kommentar für z.B. den Projektleiter)
wb (weiterberechenbar oder nicht weiterberechenbar)
i/s in % (Vergleich der bereits erfassten Stunden zu den Soll Stunden in %)

Abb.: Standardansicht der Stundenerfassung

Stunden erfassen und bearbeiten

Damit ein Mitarbeiter Stunden erfassen kann, ist es notwendig das die Stunden-/Tagessätze eingetragen wurden. Zudem benötigt das Projekt, auf das Stunden erfasst werden sollen, eine Kalkulationsposition auf die Stunden erfasst werden können sowie einen Projektstatus auf den Stunden erfasst werden dürfen. Diverse Einstellungsmöglichkeiten für die Stundenerfassung finden Sie unter Systemeinstellung Stundenerfassung, wie zum Beispiel die Einstellung wie lange ein Mitarbeiter rückwirkend Stunden erfassen oder ändern darf.

Sind Sie dem Projekt noch nicht zugeordnet, können Sie die Zuordnung über das Plus-Zeichen vornehmen oder sich von abgeschlossenen Projekten abmelden. Klicken Sie dazu auf das Plus-Zeichen, aktivieren die Checkbox bei dem gewünschten Projekt und klicken anschließend erneut auf das Plus-Zeichen.

Wenn Sie Stunden erfassen möchten, suchen Sie die gewünschte Position, tragen in der Spalte Stunden einen Wert ein und setzen bei Bedarf einen externen sowie internen Kommentar. Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie Ihren Eintrag. Alternativ können Sie über die Stoppuhr in der Fußzeile den Time Tracker starten.

Der Eintrag erscheint unter Einträge diese Woche, hier können Sie mit einem Klick auf den Eintrag die Stunden bearbeiten.

Abb.: Ansicht Einträge dieser Woche

Mit einen Klick auf den gewünschten Eintrag öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Um Stunden auf eine andere Kalkulationsposition umzubuchen geben Sie im Suchfeld die gewünschte Kalkulationsposition oder das Projekt ein. Anschließend wählen Sie die Position im Drop Down aus und klicken Sie auf das Disketten-Symbol.

In der Ansicht haben Sie noch weitere Bearbeitungsmöglichkeiten:

Datum
Kommentar
interner Kommentar
Anzahl
Schätzung
wb
Stunden splitten

Stunden bearbeiten oder splitten

Um Stunden zu splitten klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Mit einen Klick auf den Papierkorb löschen Sie den Eintrag.

Abb.: Ansicht Stunden bearbeiten oder splitten

Sind die Freigabeprozesse aktiv, sieht der Mitarbeiter die abgelehnten Stunden unter der Schaltfläche abgelehnte Stunden.

Troubleshooting

Keine Projektzuordnung möglich

PROBLEM:

Benutzer kann sich nicht einem Projekt zuordnen, da dass Plus-Symbol fehlt.

LÖSUNG:

Bitte aktivieren Sie über System → Systemeinstellungen → Reiter Mandant → Dropdown Stundenerfassung die Checkbox bei Projektzuordnung in der Stundenerfassung anzeigen.

Abb.: Position von Projektzuordnung in der Stundenerfassung anzeigen

Keine Stundenerfassung möglich

PROBLEM:

Benutzer kann keine Stunden auf ein Projekt erfassen.