In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit TROI Stunden erfassen und gleich für die Abrechnung vorbereiten können.

Die Stundenerfassung können Sie öffnen, indem Sie durch Klick auf das TROI-Symbol den Basis-Bereich öffnen. Hier finden Sie das Symbol einer Uhr mit einer Linie darüber. Ein Klick auf das Symbol bringt Sie direkt in das entsprechende Modul.

Der Startbereich: Bereits erfasste Stunden

Wenn Sie die Stundenerfassung starten, landen Sie automatisch in diesem Bildschirm. Hier finden Sie übersichtlich aufgelistet alle Stunden, die in der jüngsten Vergangenheit bereits erfasst wurden. Dabei erhalten Sie nicht nur Informationen zur jeweils erfassten Position, sondern auch zu den Stunden und zu einer Gesamtschätzung. Auch Kommentare zum jeweiligen Stundensatz sind hier – sofern hinterlegt – zu finden.

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Die erfassten Stunden werden nach Kalenderwoche und Wochentag sortiert, so dass Sie immer sofort überblicken können, welche Stunden an welchem Tag erfasst wurden. Dabei findet noch eine Feinsortierung nach weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Einträgen statt. Ganz unten werden alle erfassten Stunden außerdem noch einmal summiert aufgeführt.

Filterfunktionen in der Menüleiste

Damit Sie immer schnell die Stunden oder Positionen finden, die Sie suchen, können Sie die Menüleiste der Stundenerfassung zum Filtern verwenden. Links befindet sich ein DropDown, mit dem Sie gegebenenfalls den Mandanten auswählen können. Daneben haben Sie die Möglichkeit, eine Kalenderwoche oder einen bestimmten Tag auszusuchen, für den die erfassten Stunden angezeigt werden, oder für den nachträglich Stunden erfasst werden sollen. Die Tage werden immer für die aktivierte Kalenderwoche angezeigt. Wollen Sie weiter in die Vergangenheit gehen, suchen Sie also erst die Kalenderwoche aus und anschließend das passende Datum.

Ganz rechts in der Menüleiste finden Sie die ein Eingabefeld mit der Inschrift „* für alle Projekte“. Sofern Sie hier nichts anderes definieren, werden Ihnen die Stundenerfassungen für alle aktiven Projekte angezeigt. Um einen besseren Überblick zu erhalten, geben Sie hier einfach den jeweiligen Projektnamen ein. Ihnen werden dann nur die Positionen angezeigt, die für das jeweilige Projekt vorgegeben wurden. Wollen Sie alle Projekte einsehen können, geben Sie einfach ein * im Suchfeld ein.

Wenn der Projektfilter immer noch eine unübersichtliche Liste ausgibt, können Sie die Suche weiter einschränken. Fügen Sie dem Projektnamen aus der Suchmaske noch Ihre Tätigkeitsbeschreibung hinzu, zum Beispiel „Beratung“. Es werden dann nur die Positionen aus dem Projekt angezeigt, die mit Beratung zu tun haben.

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Stunden über die Übersicht erfassen

Zuerst müssen Sie das Projekt oder die Positionen, für die Sie nun Stunden erfassen möchten wie oben beschrieben filtern. Möchten Sie sich alle Positionen anzeigen lassen, für die Sie Stunden erfassen können, geben Sie einfach ein * im Suchfeld ein.

Unter Erfassungspositionen finden Sie nun . Hier können Sie jetzt einfach die angefallenen oder geschätzten Stunden eintragen und bei Bedarf noch einen Kommentar hinzufügen. Mit einem Drücken der Enter-Taste wird der Eintrag gespeichert.

Die Stundenübersicht wird jetzt neu geladen und Ihr aktuellster Eintrag wird an chronologisch passender Stelle angezeigt. Stundenerfassungen, die im Voraus getätigt wurden, sind dementsprechend nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende Kalenderwoche ausgewählt haben. Wie lange Sie Stunden rückwirkend sehen können, lässt sich übrigens in den Systemeinstellungen festlegen.

Wie im nächsten Abschnitt ausführlich erklärt wird, können Sie sich in der Übersicht auch nur gezielt die Projekte anzeigen lassen, die Sie sehen möchten. Auf diese Weise werden gleich die Erfassungsfelder hervorgehoben, die Sie benötigen. So lassen sich Stunden ganz bequem zuordnen.

Jetzt fügen Sie einfach Ihre Stunden manuell hinzu und speichern den Eintrag mit der Enter-Taste. Wie lange Sie Stunden rückwirkend erfassen können, lässt sich übrigens in den Systemeinstellungen festlegen. Administratoren können die Stunden jederzeit rückwirkend bearbeiten

Individuelle Bearbeitung der Übersicht

Wie Sie es schon aus anderen Bereichen von TROI kennen, können Sie auch in der Stundenerfassung alle Posten noch auf vielfältige Art und Weise bearbeiten. Ein Klick auf den jeweiligen Eintrag reicht aus, um zum Beispiel die Dauer der Aktivität zu verändern oder Kommentare zu hinterlassen.

Sie können Ihre Posten auch als Favoriten markieren. Diese werden dann jeweils ganz oben in der Übersicht der Stundenerfassung angezeigt. Favoriten sind immer dann nützlich, wenn Sie einen Posten immer wieder bearbeiten müssen, ohne ihn lange suchen zu wollen. Das bietet sich zum Beispiel bei kleinen, regelmäßigen Aufgaben an, die im Einzelnen nicht sehr aufwändig sind, sich über die Zeit aber trotzdem zu einem wichtigen Posten summieren.

Die Wochen- und Monatsansicht

Über die Menüleiste können Sie in die Wochenansicht wechseln. Hier finden Sie eine Übersicht aller erfassten Stunden und aller Abwesenheiten, sowie die Summe aller im aktiven Monat geleisteten Stunden.

Die Wochenansicht wird in die verschiedenen Positionen unterteilt. Diese werden unter Umständen auf einen Bereich summiert. Dann werden zum Beispiel alle Beratungsleistungen zusammengefasst. Auf diese Weise können Sie auf einen Blick feststellen, für welche Positionen der Mitarbeiter an welchem Tag wie viele Arbeitsstunden erfasst hat. Auch Pausen und CheckIns werden dabei berücksichtigt. Die Monatsansicht liefert Ihnen dieselben Informationen, jeweils zusammengefasst für einen Kalendermonat.

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Angezeigt werden immer nur die vom jeweiligen Nutzer erfassten Stunden. Administratoren, die alle Stunden einsehen möchten, die von den Mitarbeitern erfasst wurden, rufen über das TROI-Symbol → Auswertungen → Stundenansicht eine Übersicht der erfassten Stunden aller oder ausgewählter Mitarbeiter auf.

Stunden über den Schreibtisch erfassen

Neben dem Menü für die Stundenerfassung bietet TROI Ihnen noch andere Möglichkeiten, Stunden zu erfassen. Auf diese soll jetzt näher eingegangen werden.

Stundenerfassung mit Timetracker

Unabhängig davon, in welcher Funktion von TROI Sie sich gerade befinden, können Sie jederzeit den Timetracker aktivieren. Er misst die Zeit, während der Sie für ein Projekt tätig sind und hält die Stunden im System fest. Der Timetracker lässt sich starten, indem Sie auf das winkende Männchen unten rechts klicken. Wenn er noch nicht läuft, erscheint beim Berühren mit der Maus die Beschriftung „CheckIn“. Sind Sie schon eingeloggt und die Stundenerfassung läuft bereits, erscheint beim Berühren die Schrift „Pause“. Ein Klick darauf und das Tracking wird für Ihre Pause unterbrochen.

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Sofern in den Systemeinstellungen nicht anders festgelegt, werden die gezählten Minuten immer auf die nächste Viertelstunde aufgerundet. Der Timetracker läuft so lange, bis Sie ihn stoppen und speichern. Alternativ können Sie die Zeitmessung auch einfach durch einen Logout abbrechen. Sie wird dann ebenfalls gestoppt und in der Stundenerfassung eingetragen.

Arbeitszeiterfassung

Wenn Sie einfach nur Ihre Arbeitsstunden eingeben möchten, ohne diese einem Projekt näher zuzordnen, können Sie das auf vereinfachtem Wege überall im System tun. Unten rechts neben dem Symbol für CheckIn und CheckOut befindet sich ein Plus-Zeichen. Wenn Sie dieses anklicken, öffnet sich eine Maske, in der Sie Ihre Arbeitszeit jetzt von Hand erfassen können.

Wählen Sie zuerst das Anfangs- und Enddatum der Erfassung aus. Das können auch mehrere Tage sein. Anschließend geben Sie die Start- und End-Uhrzeit an. Mit einem Klick auf die Diskette wird die Arbeitszeit gespeichert.

Stundenerfassung über die Projektaufgaben

Auf Ihrem Schreibtisch befindet sich ein Widget für Ihre Projektaufgaben. Neben vielen Funktionen, auf die an anderer Stelle eingegangen wird, können Sie auch hier Ihre Stundenerfassung vornehmen.

Im genannten Widget finden Sie eine Übersicht aller Projektaufgaben, die Ihnen zugeteilt wurden. Sie können über das Dropdown-Menü einen ersten Überblick über die Aufgabe erhalten. Mit einem Klick auf den Bearbeiten-Button gelangen Sie außerdem in die eigentliche Projektaufgabe. Die vielfältigen Bearbeitungsmöglichkeiten einer Projektaufgabe werden an dieser Stelle ignoriert, wir konzentrieren uns jetzt auf die Stundenerfassung.

Scrollen Sie ganz nach unten, dann finden Sie dort eine Eingabemaske, in der Sie die Stunden für dieses Projekt eingeben können. Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen unten rechts speichern Sie die Stundenerfassung.

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Stunden für ein neues Projekt erfassen

Wenn das Projekt, für das Sie Stunden erfassen möchten, noch nicht in der Projektliste vorhanden ist, können Sie es auch manuell hinzufügen. Dazu klicken Sie auf das blaue Plus-Zeichen, das sich in der Menüleiste der Stundenerfassung befindet.

Dadurch öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Projekte zuordnen oder abmelden können.

Wählen Sie unter dem Button „Projekte zuordnen“ aus der Liste einfach das Projekt aus, für das die Stundenerfassung ab sofort möglich sein soll. Wenn ein für ein Projekt keine Stunden mehr erfasst werden sollen, klicken Sie hingegen auf den Button „Projekte abmelden“. Hier können Sie jetzt die einzelnen Projekte nach Bedarf auswählen und abmelden.

[Beispielhafter Screenshot]

Können Sie das Pluszeichen nicht finden? Dann liegt der Fehler vermutlich in den Systemeinstellungen. Hier muss die Checkbox „Projektzuordnung in der Stundenerfassung anzeigen“ aktiviert werden. Sie finden die Checkbox unter

Systemeinstellungen → Tab – Mandant → Dropdown-Menü „Stundenerfassung nicht aktiviert“

Stundenerfassung über den Kalender

Wenn Sie im Kalender Arbeitszeit eingetragen haben – zum Beispiel ein Meeting oder ein Seminar – werden diese Zeiten ebenfalls automatisch in die Stundenerfassung übernommen. Sie werden in der Übersicht mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet So fallen sie immer gleich ins Auge und können bei Bedarf noch von Hand verändert werden. Dazu klicken Sie einfach in den jeweiligen Eintrag. Es öffnet sich dann eine Maske, in der Sie die Änderungen vornehmen können.

Obwohl diese Art der Stundenerfassung auf dem Kalender basiert, wird selbiger davon nicht beeinflusst. Die eingegebene Arbeitszeit wird dort also nicht um eine Stunde verlängert, nur weil Sie das in der Stundenerfassung so eingegeben haben.

Stundenfreigaben für Teamleiter

 Sie können Freigabeprozesse anlegen, durch die die erfassten Stunden von Mitarbeitern durch den Teamleiter freigegeben werden müssen.

Nicht freigegebene Stunden können Sie im Ordner Stundenerfassung in der Sparte abgelehnte Stunden einsehen. In insgesamt neun Spalten finden Sie die folgenden Informationen:

• Der Pfad zum Projekt: Beim Anklicken öffnet sich hier ein Fenster zur Stundenerfassung
• Datum des Eintrags
• Mitarbeiter
• Stunden
• Externer Kommentar
• Interner Kommentar
• Abgelehnt von
• Ablehnungsgrund
• Datum der Ablehnung

Wenn Sie einem Teamleiter die Berechtigung zur Freigabe von Stundenerfassungen gegeben haben,  findet dieser auf seinem Schreibtisch zukünftig den Eintrag Stundenfreigaben Teamleiter in der linken Spalte vor. Hier steht die Anzahl der freizugebenden Stunden. Wenn Sie darauf klicken, wird die Seite Freigabeliste – Stundenfreigaben Teamleiter aufgerufen

...

In der Stundenerfassung erfassen Sie Ihre geleistete Zeit auf das Projekt beziehungsweise die Kalkulationsposition.

Hier können Sie eine Übersicht über die erfassten Stunden der aktuellen Kalenderwoche und abgelehnte Stunden einsehen, sofern die Freigabeprozesse aktiv sind. 

Sie erhält eine Liste aller Favoriten sowie die Einträge der aktuellen Kalenderwoche. 

Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Mandant
• Mitarbeiter (nur bei Personen aktiv, die für andere Mitarbeiter Stunden erfassen dürfen)
• Kalenderwoche
• Tag der gewählten Kalenderwoche
• Suchfeld

Die Ansicht in der Stundenerfassung enthält verschiedene Informationen: 

• Erfassungspositionen (auf welche Position in welchem Projekt werden Stunden erfasst)
• Favorisierte (aktivieren Sie den Stern, um die Position als Favorit zu markieren)
• Stunden (Feld für die Eingabe der Stunden)
• Schätzung (Feld für die Eingabe der Restaufwand Schätzung bei aktiver RAS)
• Kommentar (externer Kommentar für den Kunden)
• interner Kommentar (interner Kommentar für z.B. den Projektleiter)
• wb (weiterberechenbar oder nicht weiterberechenbar)
• i/s in % (Vergleich der bereits erfassten Stunden zu den Soll Stunden in %)

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Abb.: Standardansicht der Stundenerfassung

...

Stunden erfassen und bearbeiten

Damit ein Mitarbeiter Stunden erfassen kann, ist es notwendig, dass die Stunden-/Tagessätze eingetragen wurden.

Zudem benötigt das Projekt, auf das Stunden erfasst werden sollen, eine Kalkulationsposition auf die Stunden erfasst werden können sowie einen Projektstatus auf den Stunden erfasst werden dürfen.

Sind Sie dem Projekt noch nicht zugeordnet, können Sie die Zuordnung über das Plus-Zeichen vornehmen oder sich von abgeschlossenen Projekten abmelden.

Klicken Sie dazu auf das Plus-Zeichen, aktivieren die Checkbox bei dem gewünschten Projekt und klicken anschließend erneut auf das Plus-Zeichen.

Wenn Sie Stunden erfassen möchten, suchen Sie die gewünschte Position, tragen in der Spalte Stunden einen Wert ein und setzen bei Bedarf einen externen sowie internen Kommentar.

Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie Ihren Eintrag. Alternativ können Sie über die Stoppuhr in der Fußzeile den Time Tracker starten. 

Der Eintrag erscheint unter Einträge diese Woche, hier können Sie mit einem Klick auf den Eintrag die Stunden bearbeiten.

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Abb.: Ansicht Einträge dieser Woche

Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Um Stunden auf eine andere Kalkulationsposition umzubuchen, geben Sie im Suchfeld die gewünschte Kalkulationsposition oder das Projekt ein. Anschließend wählen Sie die Position im Drop-Down aus und klicken Sie auf das Disketten-Symbol.

In der Ansicht haben Sie noch weitere Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Datum 
• Kommentar 
• interner Kommentar 
• Anzahl 
• Schätzung 
• wb 
• Stunden splitten

...

Stunden bearbeiten oder splitten

Um Stunden zu splitten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Mit einem Klick auf den Papierkorb löschen Sie den Eintrag. 

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Abb.: Ansicht Stunden bearbeiten oder splitten

Sind die Freigabeprozesse aktiv, sieht der Mitarbeiter die abgelehnten Stunden unter der Schaltfläche abgelehnte Stunden.  

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Troubleshooting

Keine Projektzuordnung möglich

Benutzer kann sich nicht einem Projekt zuordnen, da dass Plus-Symbol fehlt.

Bitte aktivieren Sie über System → Systemeinstellungen → Reiter Mandant → Drop-Down Stundenerfassung die Checkbox bei Projektzuordnung in der Stundenerfassung anzeigen.

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Abb.: Position von Projektzuordnung in der Stundenerfassung anzeigen

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Keine Stundenerfassung möglich

• Benutzer kann keine Stunden auf ein Projekt erfassen
• Benutzer kann auf bestimmte Aufgaben keine Stunden erfassen

Es muss geprüft werden, ob

• der Benutzer diesem Projekt zugeordnet ist
• bei dem Benutzer ein interner Stundensatz hinterlegt ist
• das Projekt als aktiv geflaggt ist
• das (Unter)projekt nicht für die Stundenerfassung gesperrt ist
• das Unterprojekt darf keine Sonderzeichen beinhalten (z.B ! etc)

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Projekt nicht auffindbar

Ich möchte meine Stunden eintragen, finde aber das Projekt/ den Job nicht.

Prüfen Sie, ob das Projekt Kalkulationspositionen hat, auf die Sie Ihre Stunden buchen können. Klären Sie ab, ob das (Unter)projekt eventuell für die Stundenerfassung gesperrt wurde. Möglicherweise ist der Projektstatus geändert worden (inaktiv/ abgeschlossen etc.) oder Sie sind dem Projekt nicht für die Stundenerfassung zugeordnet.  Zudem kann es sein, dass die gesuchten Positionen im Projekt als Fremdleistung (FL) markiert wurden und deswegen nicht über die Stundenerfassung ansteuerbar sind.

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Stundeneinträge korrigieren 

Ich möchte meine Stundeneinträge korrigieren, aber das geht nicht.

Prüfen Sie, ob die zu ändernden Stunden eingegraut sind. Ist dies der Fall, sind die Stunden bereits abgerechnet worden und können nicht mehr geändert werden. Wenden Sie sich an den jeweiligen Projektleiter. Unter Umständen kann er die Stunden als noch nicht abgerechnet kennzeichnen.

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Erfasste Stunden korrigieren

Ich möchte bereits erfasste Stunden korrigieren, aber wenn ich sie anklicke, passiert nichts.

Prüfen Sie bitte, ob die betroffenen Stunden eingegraut sind. In diesem Fall, wurden die Stunden bereits in Rechnung gestellt oder sind zur Abrechnung vorgemerkt. Informieren Sie den Projektleiter. Dieser kann die Stunden möglicherweise noch einmal zur Korrektur freistellen.

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Rückwirkend Stunden eintragen

Ich möchte rückwirkend Stunden eintragen, kann das aber nicht, weil der Zeitraum nicht mehr über das dropdown-Menü wählbar ist.

Tragen Sie die Stunden wie gewohnt ein (aktueller Tag). Klicken Sie auf die eingetragenen Stunden, die auf einen zurückliegenden Zeitraum gebucht werden sollen. Ändern Sie in dem Datumsfeld das Datum auf den Tag, an dem die Stunden gebucht werden sollen.

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Interner Stundensatz soll hinterlegt werden

Ich möchte meine Stunden eintragen und bekomme jetzt eine Meldung, dass ich den internen Stundensatz hinterlegen soll.

Bitten Sie Ihren internen Troi-Administrator, dass er für Sie einen internen Stundensatz hinterlegt (Menü → Mitarbeiter → Stunden-/ Tagessätze). Um interne Stundensätze anlegen/ sehen zu können, benötigt der Administrator die Berechtigung interne Stundensätze anzeigen aus den Mitarbeitereinstellungen (Admin → Mitarbeiter → Registerkarte Programm).

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Keine Auswahl in der Spalte Tätigkeit möglich 

Wieso kann ich in der Spalte Tätigkeit nichts auswählen?

Die dropdown-Menüs für die Spalte sind deaktiviert. Sie werden nur benötigt, wenn Sie Ihre Leistungen positionsbezogen anbieten (z.B. 2h Junior Art Director, 6h Senior…).