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Allgemeine Informationen
Unter Troi Menü ⇨ > Stundenerfassung ⇨ > können alle berechtigten Mitarbeitenden das Modul das Modul Stundenerfassung öffnen.
Grundlegend stehen die Tabs Überblick, Arbeitszeit, Projektzeit und Stundenzettel zur Auswahl.
Übersicht
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Tab Überblick
Der Tab Überblick ist eine kombinierte Ansicht der Arbeitszeit- und der Projektzeiterfassung. Das ermöglicht ein effizientes erfassen der Zeiten und stellt graphisch dar wie lange ein Mitarbeiter an einem Tag anwesend war und wie viel Zeit pro Tag auf Projekte gearbeitet hatProjektzeiterfassung. Über die Kalender-Symbole kann zwischen den jeweiligen Ansichten wie Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsansicht umgeschaltet werden.
Tagesansicht
Die Startseite des neuen Moduls ist die Tagesansicht im kombinierten Modus (Übersicht). Links ist ein Tab Überblick. Im linken Bereich gibt es einen Überblick der Wochentage, sowie ein Donut-DiagramDiagramm, welches die erfasste Arbeits- und Projektzeit anzeigtvisualisiert.
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Über den Check-In Button kann die Arbeits-, Pausen- und Endzeit eingetragen werden. Darunter ergänzt die Netto-Arbeits- sowie die Projektzeit die Übersicht.
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Auf der rechten Seite besteht die Möglichkeit Start-, Pausen- und Endzeit manuell einzustellen und mit “Enter” zu bestätigen → Die Gesamtzeit wird automatisch berechnet.
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Ebenfalls lassen sich auf der rechten Seite Projektzeiten Im linken Bereich kann per Klick auf die Stoppuhr die Arbeitszeiterfassung gestartet und wieder gestoppt werden:
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Im rechten Bereich können Arbeitszeit, Pausen, Netto-Arbeitszeit und Projektzeiten manuell hinzugefügt werden. Das Hinzufügen beliebig vieler Check-Ins ist möglich.
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Die manuellen Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden. |
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Die Projektzeiten lassen sich mit einer direkten Zuordnung erfassen. Hierzu öffnet erweitert sich eine die Sidebar, inwelcher in welcher die einzelnen Kalkulationspositionen für die Zeiterfassung auswählbar sind. Weitere Informationen dazu auch unter XX. In der erweiterten Sidebar kann nach Projekten oder Kalkulationspositionen gesucht werden. Dazu stehen auch Filter für den Mandanten, den Kunden und das Projekt zur Verfügung.
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Wochenansicht
Die Wochenansicht bietet die Informationsgrundlage über erfasste Zeiten. Das Donutdiagramm Donut-Diagramm auf der linken Seite enthält eine Übersicht darüber, wie viel Arbeitszeit- und Projektzeitstunden in dieser Woche erfasst wurden. Die Übersicht in der Mitte im mittleren Bereich enthält die in dieser Woche erfassten Netto Arbeitsstunden (ohne Pausenzeiten), die gesamt Projektzeiten sowie der den nicht weiterberechenbare weiterberechenbaren Anteil. Das Balkendiagramm auf der rechten Seite kombiniert Arbeits- und Projektzeitstunden und stellt diese direkt gegenüber.
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Im weiteren Zusätzlich können auch in dieser Ansicht auch weitere Arbeitszeiten wie folgt erfasst werden. :
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Als Projektleiter haben Sie zusätzlich die Möglichkeit dies nach Ihren Super User, Personaladministrator oder Teamleiter besitzen Sie die Option, nach anderen Mitarbeitern zu filtern und deren Wochenübersichten überprüfen zu können.anzusehen:
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Monatsansicht
In der Monatsübersicht sind die Kalendermonate des Jahres auswählbar. Am oberen rechten Rand wird das Verhältnis von Arbeits- und Projektzeit gebildet und angezeigt. Die Berechnung der Auslastung erfolgt dabei gemäß folgender Formel: Projektzeit/Arbeitszeit. Tabellarisch wird im unteren Bereich eine klassische Monatsübersicht dargestellt. Ein Export dieser Ansicht ist über den entsprechenden Button möglich. In der Kalenderansicht entspricht jede Zeile einer Kalenderwoche mit den dazugehörigen Tagen in den Spalten.
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Der Überblick kann über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Tab Arbeitszeit
Arbeitszeit erfassen
In Troi gibt es folgende Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen:
Auf dem Schreibtisch im Widget Arbeitszeit erfassen
Check in-Button im Footer
In der Tagesansicht in der Stoppuhr im linken Bereich
In der Tagesansicht durch manuelle Eingabe der Arbeitszeiten im rechten Bereich
In der Wochenansicht durch manuelle Eingabe im unteren Bereich
In der Monatsansicht über das Balkendiagramm durch manuelle Eingabe im Pop-up Arbeitszeit
Tagesansicht
Die Tagesansicht der Arbeitszeit ähnelt der Tagesansicht des Überblicks. Der Fokus dabei liegt jedoch ausschließlich auf der Arbeitszeit. Ergänzend dazu werden auf der rechten Seite die Pausenzeiten angezeigt.
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Arbeitszeit erfassen
Im linken Bereich kann per Klick auf die Stoppuhr die Arbeitszeiterfassung gestartet und wieder gestoppt werden.
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Im rechten Bereich besteht die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Pausen manuell hinzuzufügen. Hierfür können beliebig viele Check-ins sowie Pausen hinzugefügt werden.
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Die Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden. |
Wochenansicht
Die Wochenansicht der Arbeitszeit soll bietet eine schnelle Möglichkeit bieten, die Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters zu erfassen.
Zu diesem Zweck dient die Tabelle im unteren Teil der Ansicht. Exporte dieser Ansicht sind über den entsprechenden Button möglich.
In der obersten Zeile kann der User hier für jeden Tag seine Bruttoarbeitszeit (inklusive Pausen) angeben.
Die nachträgliche Zeiterfassung in dieser Übersicht kann auf zwei Wegen funktionieren:
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Arbeitszeit erfassen
Mit einem Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich ein Pop-up, welches die Arbeitszeit, basierend auf den Benutzereinstellungen, vorschlägt.
Die Pause funktioniert analog dazu. Die Vorschläge ergeben sich dabei aus dem “Ende "Ende der erste ersten Hälfte des Arbeitstages”. Variante 2: Der Arbeitsbeginn sowie das Arbeitsende sowie die Pausenzeiten werden manuell eingetragen. Mit "Bestätigen“ kann die Erfassung gespeichert werdenArbeitstages".
In der dritten Zeile werden Abwesenheiten dargestellt. Die Bearbeitung erfolgt auf gewohntem Wege bspw. über den Schreibtisch. Weitere Informationen dazu unter: Abwesenheiten
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Monatsansicht
Die Monatsansicht der Arbeitszeit ist ein guter Ansichts Screen um den Überblick über alle erfassten Zeiten zu haben.
Das Balkendiagramm bieten zudem die Möglichkeit ein Pop-up des jeweiligen Tages aufzurufen, um eventuell fehlende Zeiterfassungen nachzutragen.
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Die Arbeitszeiten können über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Monatsansicht
In der Arbeitszeit - Monatsansicht bieten Ihnen Balkendiagramme eine übersichtliche Darstellung der erfassten Arbeitszeiten.
Arbeitszeit erfassen
Mit einem Klick auf das Balkendiagramm eines bestimmten Tages öffnet sich ein Pop-up, in welchem die Arbeitszeiten erfasst werden können.
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Die Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden. |
Tab Projektzeit
Projektzeit erfassen
In Troi gibt es folgende Möglichkeiten, Projektzeiten zu erfassen:
Auf dem Schreibtisch im Widget Projektzeit erfassen
Auf dem Schreibtisch im Widget Stoppuhr und über die Stoppuhr in der Sidebar
In der Tagesansicht in der Stoppuhr im linken Bereich
In der Wochenansicht durch manuelle Eingabe im unteren Bereich
Tagesansicht
Die Tagesansicht der Projektzeit zeigt die für den heutigen Tag relevanten Projektzeiterfassungen.
Das Kreisdiagramm zeigt dabei die Gegenüberstellung der weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Stunden. Die Erfassung von Projektzeiten kann dabei auf verschiedenen Wegen erfolgenden:
Variante 1: Ergänzung von bereits erfassten Kalkpos.
Variante 2: Erfassung auf Favoriten
Variante 3: Schnell Suche und Erfassung
Variante 4: Filter und Erfassung
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Projektzeit erfassen
Über die erweiterte Sidebar ist es möglich, mit wenigen Klicks Zeiten auf Favoriten zu erfassen.
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Für die vereinfachte Bedienung der Stoppuhr, ist es möglich diese direkt auf einer Kalkulationsposition zu erstellen. Nach Stoppen der Stoppuhr wird die Zeit auf die entsprechende Kalkulationsposition gespeichert.
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Im Suchfeld kann nach Stichwörtern gesucht werden. Anschließend werden die passenden Positionen angezeigt. Eine Erfassung ist dann über das "+" möglich.
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Das Naming des Projektes bzw. der Position ist nicht bekannt? Filtereinstellungen helfen, sich über den Mandanten, über den Kunden und über das Projekt vorzutasten.
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Sind bereits Zeiten auf eine Kalkulationsposition erfasst, können diese mit weiteren Zeiten auf der rechten Seite ergänzt werden.
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Wochenansicht
Die Wochenansicht der Projektzeit entspricht im oberen Teil dem bisher etablierten Muster.
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In der jeweiligen Zeilen können Stunden schnell und einfach ergänzt werden. Fehlende Projekte können über das "+ Projekt hinzufügen“ ergänzt werden. Ein Export ist
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Die Projektzeiten können über den |
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Exportieren-Button |
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heruntergeladen werden. |
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Monatsansicht
Die Monatsansicht der Projektzeiten zeigt einen schnellen und transparenten Überblick über den Monat.
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Eine Erfassung von Zeiten innerhalb der unteren Tabelle ist nicht vorgesehen.
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Die Projektzeiten können über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Tab Stundenzettel
Der Stundenzettel soll es ermöglichen, die erfassten Zeiten des gesamten Teams über einen frei wählbaren Zeitraum hinweg zu betrachten. Die Teams können im Modul Zugangsberechtigung Programm editiert werden.
Diese Ansicht ist in drei Varianten verfügbar, die jeweils die präsentierten Informationen beeinflussen. Dabei handelt es sich um Arbeitszeit, Projektzeit und die Kombination auf aus den beiden.
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Am oberen linken Rand finden sie befindet sich einen Selektor für die verfügbaren Teams, denen Mitarbeitern angehören. Rechts daneben ist der Zeitraum auswählbar und daneben die Art des Views. Auf der rechten Seite gibt es ebenfalls wieder eine Exportfunktion.
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Mit einem Klick auf der Tag bei einem bestimmten Mitarbeiter öffnet sich eine Übersicht der erfassten Zeiten, welche auch noch ergänzt werden können.
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Die Bedeutung der einzelnen Werte werden im nachfolgenden Screenshot genauer erläutert:
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Summe der erfassten Arbeitszeiten über den angezeigten Bereich
Summe der Projektzeiten über den angezeigten Bereich
Projektzeit vs. Arbeitszeit in Prozent
Summe der Projektzeiten über den angezeigten Bereich (der Person)
Summe der Arbeitszeiten über den angezeigten Bereich (der Person)
Summe der Projektzeit an dem Tag der Person
Arbeitszeit der Person an dem Tag
Orange markiert: Mitarbeitender hat weniger als 50% Arbeitszeit erfasst.
Grau markiert: Mitarbeitender hat weniger wie 50% Arbeitszeit erfasst.
Blau markiert: Mitarbeitender hat mehr als 100% Arbeitszeit erfasst.
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Der Stundenzettel kann oben rechts über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Zugriffsberechtigungen
Was kann ich als
Super User
Teamleiter
Projektleiter
Benutzereinstellungen > für alle Stundenerfassen
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Zugriff auf das Modul Stundenerfassung
Der Zugriff auf das Modul Stundenerfassung kann im Modul Zugriffsberechtigung Programm festgelegt werden.
Zugriff auf den Tab Stundenzettel
Alle Personen haben Zugriff auf Ihren eigenen Stundenzettel. Als Super User, Personaladministrator und Gruppenadministrator können auch die Stundenzettel anderer eingesehen werden. Super User und Personaladministratoren sehen alle Mitarbeitenden. Gruppenadministratoren sehen die Gruppen-Mitglieder, in denen Sie im Modul Zugangsberechtigung Daten als Teamleiter zugeordnet sind.
Stundenerfassung für andere Benutzer
Ob ich nur für mich selbst oder auch für andere Benutzer Zeiten erfassen kann, wird in den Mitarbeiterdetails im Tab Programm hinterlegt.