Unter Troi Menü ⇨ Stundenerfassung ⇨ können alle berechtigten Mitarbeitenden das Modul Stundenerfassung öffnen.
Übersicht
Die Übersicht bildet eine kombinierte Ansicht der Arbeitszeit- und der Projektzeiterfassung. Das ermöglicht ein effizientes erfassen der Zeiten und stellt graphisch dar wie lange ein Mitarbeiter an einem Tag anwesend war und wie viel Zeit pro Tag auf Projekte gearbeitet hat.
Tagesansicht
Die Startseite des neuen Moduls ist die Tagesansicht im kombinierten Modus (Übersicht). Links ist ein Überblick der Wochentage, sowie ein Donut-Diagram, welches die Arbeits- und Projektzeit anzeigt.
Über den Check-In Button kann die Arbeits-, Pausen- und Endzeit eingetragen werden. Darunter ergänzt die Netto-Arbeits- sowie die Projektzeit die Übersicht.
Auf der rechten Seite besteht die Möglichkeit Start-, Pausen- und Endzeit manuell einzustellen und mit “Enter” zu bestätigen → Die Gesamtzeit wird automatisch berechnet.
Ebenfalls lassen sich auf der rechten Seite Projektzeiten mit einer direkten Zuordnung erfassen. Hierzu öffnet sich eine Sidebar, inwelcher die einzelnen Kalkulationspositionen für die Zeiterfassung auswählbar sind. Weitere Informationen dazu auch unter XX.
Wochenansicht
Die Wochenansicht bietet die Informationsgrundlage über erfasste Zeiten. Das Donutdiagramm auf der linken Seite enthält eine Übersicht darüber, wie viel Arbeitszeit- und Projektzeitstunden in dieser Woche erfasst wurden. Die Übersicht in der Mitte enthält die in dieser Woche erfassten Netto Arbeitsstunden (ohne Pausenzeiten), die gesamt Projektzeiten sowie der nicht weiterberechenbare Anteil. Das Balkendiagramm auf der rechten Seite kombiniert Arbeits- und Projektzeitstunden und stellt diese direkt gegenüber.
Im weiteren können in dieser Ansicht auch weitere Arbeitszeiten erfasst werden.
Als Projektleiter haben Sie zusätzlich die Möglichkeit dies nach Ihren Mitarbeitern zu filtern und deren Wochenübersichten überprüfen zu können.
Monatsansicht
In der Monatsübersicht sind die Kalendermonate des Jahres auswählbar. Am oberen rechten Rand wird das Verhältnis von Arbeits- und Projektzeit gebildet und angezeigt. Die Berechnung der Auslastung erfolgt dabei gemäß folgender Formel: Tabellarisch wird im unteren Bereich eine klassische Monatsübersicht dargestellt. Ein Export dieser Ansicht ist über den entsprechenden Button möglich. In der Kalenderansicht entspricht jede Zeile einer Kalenderwoche mit den dazugehörigen Tagen in den Spalten.
Arbeitszeit
Tagesansicht
Die Tagesansicht der Arbeitszeit ähnelt der Tagesansicht des Überblicks. Der Fokus dabei liegt jedoch ausschließlich auf der Arbeitszeit. Ergänzend dazu werden auf der rechten Seite die Pausenzeiten angezeigt.
Wochenansicht
Die Wochenansicht der Arbeitszeit soll eine schnelle Möglichkeit bieten, die Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters zu erfassen.
Zu diesem Zweck dient die Tabelle im unteren Teil der Ansicht. Exporte dieser Ansicht sind über den entsprechenden Button möglich.
In der obersten Zeile kann der User hier für jeden Tag seine Bruttoarbeitszeit (inklusive Pausen) angeben.
Die nachträgliche Zeiterfassung in dieser Übersicht kann auf zwei Wegen funktionieren:
Variante 1: Troi schlägt im Popup basierend auf den Systemeinstellungen eine Arbeitszeit vor. Im nächsten Schritt kann der Vorschlag angenommen oder verändert werden. Mit einem einfachen “ENTER” kann die Zeit anschließend gespeichert werden. Die Pause funktioniert analog dazu. Die Vorschläge ergeben sich dabei aus dem “Ende der erste Hälfte des Arbeitstages”.
Variante 2: Der Arbeitsbeginn sowie das Arbeitsende sowie die Pausenzeiten werden manuell eingetragen. Mit "Bestätigen“ kann die Erfassung gespeichert werden.
In der dritten Zeile werden Abwesenheiten dargestellt. Die Bearbeitung erfolgt auf gewohntem Wege bspw. über den Schreibtisch. Weitere Informationen dazu unter: Abwesenheiten
Monatsansicht
Die Monatsansicht der Arbeitszeit ist ein guter Ansichts Screen um den Überblick über alle erfassten Zeiten zu haben.
Das Balkendiagramm bieten zudem die Möglichkeit ein Pop-up des jeweiligen Tages aufzurufen, um eventuell fehlende Zeiterfassungen nachzutragen.
Projektzeit
Tagesansicht
Die Tagesansicht der Projektzeit zeigt die für den heutigen Tag relevanten Projektzeiterfassungen.
Das Kreisdiagramm zeigt dabei die Gegenüberstellung der weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Stunden.
Die Erfassung von Projektzeiten kann dabei auf verschiedenen Wegen erfolgenden:
Variante 1: Ergänzung von bereits erfassten Kalkpos.
Variante 2: Erfassung auf Favoriten
Variante 3: Schnell Suche und Erfassung
Variante 4: Filter und Erfassung
Variante 5: Stoppuhr
Wochenansicht
Die Wochenansicht der Projektzeit entspricht im oberen Teil dem bisher etablierten Muster.
Die Tabelle darunter soll eine schnelle Erfassung von Projektzeiten für die verschiedenen Tage der Woche ermöglichen.
In der jeweiligen Zeilen können Stunden schnell und einfach ergänzt werden. Fehlende Projekte können über das "+ Projekt hinzufügen“ ergänzt werden.
Ein Export ist über den entsprechenden Button möglich.
Monatsansicht
Die Monatsansicht der Projektzeiten zeigt einen schnellen und transparenten Überblick über den Monat.
Über das Balkendiagramm können weitere Zeiten erfasst werden oder die bestehenden Erfassungen eingesehen werden.
Eine Erfassung von Zeiten innerhalb der unteren Tabelle ist nicht vorgesehen.
Stundenzettel
Der Stundenzettel soll es ermöglichen die erfassten Zeiten des gesamten Teams über einen frei wählbaren Zeitraum hinweg zu betrachten.
Diese Ansicht ist in drei Varianten verfügbar, die jeweils die präsentierten Informationen beeinflussen. Dabei handelt es sich um Arbeitszeit, Projektzeit und die Kombination auf den beiden.
Am oberen linken Rand finden sie einen Selektor für die verfügbaren Teams, denen Mitarbeitern angehören. Rechts daneben ist der Zeitraum auswählbar und daneben die Art des Views. Auf der rechten Seite gibt es ebenfalls wieder eine Exportfunktion.
Mit einem Klick auf der Tag bei einem bestimmten Mitarbeiter öffnet sich eine Übersicht der erfassten Zeiten, welche auch noch ergänzt werden können.
Zugriffsberechtigungen
Was kann ich als
Super User
Teamleiter
Projektleiter
Benutzereinstellungen > für alle Stundenerfassen
etc.