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Rechnungsentwürfe
Im Unterordner Ausgangsrechnungen können Sie alle Rechnungen finden, die mit TROI gebucht wurden.
Dadurch können Sie die Rechnungen, auch ohne den Umweg über ein Projekt, direkt bearbeiten.
Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf das die Rechnungsnummer.
Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört. Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die Rechnung bearbeiten.
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Verbuchte Ausgangsrechnungen können nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden. |
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Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe
Freie Rechnungen hinzufügen
Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sindist, scrollen Sie über noch nicht erstellte Rechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.
Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü, eine freie Rechnung hinzuzufügen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen Namen und eine Überschrift.
Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.
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Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen
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| Info |
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Bereits vorhandene Positionen und Texte können nur durch den Super User verändert werden. |
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Sammelrechnungsentwürfe
Im Reiter Sammelrechnungsentwürfe finden Sie eine Übersicht aller Sammel- und Teilrechnungen, die noch nicht durch Bezahlung abgeschlossen wurden.
Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Rechnungsnummer.
Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört.
Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die Rechnung bearbeiten.
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Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe
freie Teilrechnungen hinzufügen
Wenn Sie eine Teilrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.
Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine freie Teilrechnung zu erstellen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen Namen und eine Überschrift.
Auch hier geben Sie erst einmal Kunde und Bezeichnung an. Sie gelangen anschließend aber nicht in das gewohnte Rechnungsformular, sondern in ein verkürztes. Sie geben hier nur die folgenden Informationen an:
- Belegdatum
- Leistungsdatum
- Projektname
- Kurzbeschreibung
- Interne Projektbeschreibung
- Rechnung freigegeben ja/nein
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Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen
Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.
[Screenshot Eingabemaske Teilrechnung folgt]
Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster mit einem verkürzten Rechnungsformular
Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen
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mit folgenden Informationen:
Belegdatum
Leistungsdatum
Projektname
Kurzbeschreibung
Interne Projektbeschreibung
Rechnung freigegeben ja/nein
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Teilrechnung zu einer Sammelrechnung hinzufügenUm die Teilrechnung jetzt zu einer bestehenden Sammelrechnung hinzuzufügen, markieren Sie das Kästchen vor den gewünschten Rechnungen. Anschließend wählen Sie die Sammelrechnung aus, zu der die Teilrechnungen hinzugefügt werden sollen. Hier wählen Sie jetzt die Option ausgewählte Teilrechnungen zu dieser Sammelrechnung hinzufügen. Die Teilrechnung ist in der Sammelrechnung zu finden. |
freie Sammelrechnung hinzufügen
Wenn Sie eine Sammelrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.
Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine Sammelrechnung zu erstellen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben eine Kurzbeschreibung an.
Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.
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Abb.: eine Sammelrechnung erstellen
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| Info |
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Die neue Sammelrechnung ist dann in der Übersicht der offenen Sammelrechnungen zu finden. Wenn sie noch nicht gedruckt wurde, ist sie mit noch nicht erstellt markiert. |
Eine Teilrechnung anlegen und zur Sammelrechnung hinzufügen
Wenn Sie eine neue Teilrechnung erstellen möchten, gehen Sie dazu wie oben beschrieben vor: Klicken Sie auf den Bearbeiten-Pfeil in der Titelzeile Teilrechnungen und wählen Sie dieses Mal die Option Freie Teilrechnung.
Auch hier geben Sie erst einmal Kunde und Bezeichnung an. Sie gelangen anschließend aber nicht in das gewohnte Rechnungsformular, sondern in ein verkürztes. Sie geben hier nur die folgenden Informationen an:
- Belegdatum
- Leistungsdatum
- Projektname
- Kurzbeschreibung
- Interne Projektbeschreibung
- Rechnung freigegeben ja/nein
Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.
[Screenshot Eingabemaske Teilrechnung folgt]
[Screenshots Teilrechnung folgt]
Geschlossene Rechnungen
Dass eine Rechnung geschlossen ist bedeutet nicht, dass sie nicht mehr bearbeitet werden könnte. Im letzten Reiter unter den Ausgangsrechnungen finden Sie eine Übersicht über erstellte und verbuchte Rechnungen.
Verbuchte Rechnungen sind vollständig abgeschlossen und können so wie sie sind an den Steuerberater exportiert werden.
Erstellte Rechnungen sind hingegen noch nicht gänzlich beendet. Sie können in diesem Fenster noch folgendes tun:
- Eine Rechnung verbuchen
- Eine Rechnung stornieren
- Eine Kontierung pflegen
Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.
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Geschlossene Rechnungen
Hier finden Sie eine Übersicht über erstellte und verbuchte Rechnungen.
Verbuchte Rechnungen sind vollständig abgeschlossen und können an den Steuerberater exportiert werden.
Erstellte Rechnungen sind hingegen noch nicht gänzlich beendet.
Wählen Sie dazu die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.
Eine Kontierung pflegen
Eine Rechnung verbuchen
Eine Rechnung stornieren
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Abb.: Standardansicht der geschlossenen Rechnungen
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Rechnung kontieren
Um eine Rechnung zu kontieren, klickt man direkt auf "Kontierung pflegen" oder "Kostenstellen pflegen". Dadurch wird ein PopUp-Fenster geöffnet, indem die einzelnen Positionen kontiert werden können.
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Abb.: Standardansicht der geschlossenen Rechnungen mit Pop-Up Konto/Kostenstelle bearbeiten
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Rechnung verbuchen
Sobald die Ausgangsrechnung komplett kontiert und der Debitor gepflegt wurde, kann die Rechnung verbucht werden.
Geschlossene Rechnungen können entweder einzeln über den Play-Button in der jeweiligen Rechnungszeile verbucht werden oder gesammelt nach Markieren der gewünschten Rechnungen und Auswahl über den Play-Button in der Zeile "erstellte Rechnungen".
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Abb.: Ausgangsrechnungen einzel verbuchen
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Abb.: mehrere Ausgangsrechnungen gleichzeitig verbuchen
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Erst nach Bestätigung dieses Fensters, werden die Rechnungen endgültig verbucht  Verbuchte Ausgangsrechnungen können nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden. |
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Export Ausgangsrechnung
Anschließend erscheinen die Rechnungen nicht mehr unter "erstellte Rechnungen" sondern unter "verbuchte Rechnungen".
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Die verbuchten Rechnungen werden außerdem unter Buchhaltung → Buchungen im Reiter Journal aufgeführt
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| Info |
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Datev DUODurch die Option, Datev DUO als Buchhaltungssoftware zu verwenden, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Ausgangsrechnungen als Beleg mit zu exportieren. Nachdem die Ausgangsrechnungen kontiert und verbucht wurden, werden sie als Beleg an die Buchungen der Ausgangsrechnungen angehängt. Die Belege werden auch unter Hochgeladene Dateien angezeigt, wenn bei dem Filter Status "Ausgangsbeleg" ausgewählt wurde. Diese können unter Buchhaltung → Buchungen → Export/Import mit "Datev Duo" als Buchhaltungssoftware exportiert werden. |
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Troubleshooting
Debitorenzuordnung fehlt
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Der Rechnung ist kein Debitor zugewiesen.
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Klicken Sie entweder den Kundennamen der Rechnung oder den Hinweis Debitor bearbeiten an. Mit einem * im Feld Debitor/Kontennummer rufen Sie eine Liste der zur Verfügung stehenden Konten auf. Wählen Sie das entsprechende Konto aus und speichern Sie.
Sollte der gewünschte Debitor nicht dabei sein, muss er noch angelegt werden. Die Anleitung dazu finden Sie hier.
Kontierung muss gepflegt werden
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In der Ausgangsrechnung wurde kein Konto hinterlegt.
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Klicken Sie Kontierung pflegen an. Das PupUp Konto bearbeiten öffnet sich. Tragen Sie im Suchfeld die Kontennummer oder den Kontennamen ein und wählen Sie dann im Menü das passende Konto aus.