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Rechnungsentwürfe

Im Unterordner Ausgangsrechnungen können Sie alle Rechnungen finden, die mit TROI gebucht wurden.

Dadurch können Sie die Rechnungen, auch ohne den Umweg über ein Projekt, direkt bearbeiten.

Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf das die Rechnungsnummer.

Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört. Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die Rechnung bearbeiten.

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Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe

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Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sindist, scrollen Sie über noch nicht erstellte Rechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.

Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü, eine freie Rechnung hinzuzufügen.

In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen internen Namen, sowie einen offiziellen Titel für die Rechnung an.

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Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügenNamen und eine Überschrift.

Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.

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Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen

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Sammelrechnungsentwürfe

Im Reiter offene Sammelrechnungen finden Sammelrechnungsentwürfe finden Sie eine Übersicht aller Sammel- und Teilrechnungen, die noch nicht durch Bezahlung abgeschlossen wurden. Sie können die einzelnen Rechnungen wie gewohnt bearbeiten, indem Sie auf den Bearbeiten-Pfeil der jeweiligen Rechnung klicken.

Sammel- und Teilrechnungen hinzufügen

Wie schon bei den normalen Ausgangsrechnungen, können Sie mit TROI auch Sammel- und Teilrechnungen frei erstellen. Klicken Sie dazu auf die Zeile Teilrechnungen und wählen Sie aus, ob Sie eine neue Sammelrechnung eröffnen möchten, oder eine freie Teilrechnung.

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Klicken Sie auf die Option Sammelrechnung erstellen. Es öffnet sich dann ein kleines Fenster, in dem Sie zuerst einmal nur den Kunden auswählen und den Namen der Rechnung festlegen.

Wenn Sie diese Informationen speichern, öffnet sich dasselbe Eingabefenster, das Sie schon aus der normalen Rechnungserstellung kennen. Wie Sie die Maske weiter ausfüllen und die Rechnung schließlich drucken, wird im dazu gehörenden Kapitel ausführlich erklärt.

[Screenshot folgt]

Die neue Sammelrechnung ist dann in der Übersicht der offenen Sammelrechnungen zu finden. Wenn sie noch nicht gedruckt wurde, ist sie mit noch nicht erstellt markiert.

Eine Teilrechnung anlegen und zur Sammelrechnung hinzufügen

Wenn Sie eine neue Teilrechnung erstellen möchten, gehen Sie dazu wie oben beschrieben vor: Klicken Sie auf den Bearbeiten-Pfeil in der Titelzeile Teilrechnungen und wählen Sie dieses Mal die Option Freie Teilrechnung.

Auch hier geben Sie erst einmal Kunde und Bezeichnung an. Sie gelangen anschließend aber nicht in das gewohnte Rechnungsformular, sondern in ein verkürztes. Sie geben hier nur die folgenden Informationen an 

Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Rechnungsnummer.

Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört.

Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die Rechnung bearbeiten.

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Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe

freie Teilrechnungen hinzufügen

Wenn Sie eine Teilrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.

Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine freie Teilrechnung zu erstellen.

In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen Namen und eine Überschrift.

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Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen

Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.

Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster mit einem verkürzten Rechnungsformular mit folgenden Informationen:

• Belegdatum

• Leistungsdatum

• Projektname

• Kurzbeschreibung

• Interne Projektbeschreibung

• Rechnung freigegeben ja/nein

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[Screenshots Teilrechnung folgt]

Geschlossene Rechnungen

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freie Sammelrechnung hinzufügen

Wenn Sie eine Sammelrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil.

Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine Sammelrechnung zu erstellen.

In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben eine Kurzbeschreibung an.

Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.

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Abb.: eine Sammelrechnung erstellen

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Geschlossene Rechnungen

Hier finden Sie eine Übersicht über erstellte und verbuchte Rechnungen.

Verbuchte Rechnungen sind vollständig abgeschlossen und können so wie sie sind an den Steuerberater exportiert werden.

Erstellte Rechnungen sind hingegen noch nicht gänzlich beendet. Sie können in diesem Fenster noch folgendes tun:

Wählen Sie dazu die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.

• Eine Kontierung pflegen

• Eine Rechnung verbuchen

• Eine Rechnung stornieren

• Eine Kontierung pflegen

Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.

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Abb.: Standardansicht der geschlossenen Rechnungen

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Rechnung kontieren

Um eine Rechnung zu kontieren, klickt man direkt auf "Kontierung pflegen" oder "Kostenstellen pflegen". Dadurch wird ein PopUp-Fenster geöffnet, indem die einzelnen Positionen kontiert werden können. 

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Abb.: Standardansicht der geschlossenen Rechnungen mit Pop-Up Konto/Kostenstelle bearbeiten

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Rechnung verbuchen

Sobald die Ausgangsrechnung komplett kontiert und der Debitor gepflegt wurde, kann die Rechnung verbucht werden. 

Geschlossene Rechnungen können entweder einzeln über den Play-Button in der jeweiligen Rechnungszeile verbucht werden oder gesammelt nach Markieren der gewünschten Rechnungen und Auswahl über den Play-Button in der Zeile "erstellte Rechnungen".

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Abb.: Ausgangsrechnungen einzel verbuchen

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Abb.: mehrere Ausgangsrechnungen gleichzeitig verbuchen

Info
Erst nach Bestätigung dieses Fensters, werden die Rechnungen endgültig verbucht Image Added Verbuchte Ausgangsrechnungen können nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden.

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Export Ausgangsrechnung

Anschließend erscheinen die Rechnungen nicht mehr unter "erstellte Rechnungen" sondern unter "verbuchte Rechnungen". 

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Die verbuchten Rechnungen werden außerdem unter Buchhaltung → Buchungen im Reiter Journal aufgeführt

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Troubleshooting

Debitorenzuordnung fehlt

Der Rechnung ist kein Debitor zugewiesen.

Klicken Sie entweder den Kundennamen der Rechnung oder den Hinweis Debitor bearbeiten an. Mit einem * im Feld Debitor/Kontennummer rufen Sie eine Liste der zur Verfügung stehenden Konten auf. Wählen Sie das entsprechende Konto aus und speichern Sie.

Sollte der gewünschte Debitor nicht dabei sein, muss er noch angelegt werden. Die Anleitung dazu finden Sie hier.

Kontierung muss gepflegt werden

In der Ausgangsrechnung wurde kein Konto hinterlegt.

Klicken Sie Kontierung pflegen an. Das PupUp Konto bearbeiten öffnet sich. Tragen Sie im Suchfeld die Kontennummer oder den Kontennamen ein und wählen Sie dann im Menü das passende Konto aus.