Das Budget Tracking II

Mit dem Budget Tracking II haben Sie noch komplexere und umfangreichere Möglichkeiten, Ihr Budget, Retainerbestände und ähnliches auszuwerten.

Bevor Sie das Budget Tracking II nutzen, stellen wir Ihnen an dieser Stelle kurz Ihre verschiedenen Filteroptionen vor, und wie sie funktionieren:

• Mandant: In der Regel Ihre Firma
• Kunden: Ein einzelner, mehrere oder alle Kunden, die beim Reporting berücksichtigt werden sollen
• Der gewünschte Projektstatus
• Die zu berücksichtigenden Projekte
• Der Zeitraum für das Tracking
• Alle Projekte (Es werden alle Projekte aus dem Zeitraum angezeigt, auch wenn in diesem Zeitraum keine Buchungen stattfanden)
• Export kürzen (eine übersichtlichere Version für den Steuerberater)
• Der Export-Button zum Versenden des Reports

Die Auswertungen des Trackings vorbereiten

Damit das Budget Tracking II Ihnen die gewünschten Informationen liefern kann, müssen Sie ihm ein paar Informationen geben:

Wählen Sie zuerst den oder die Mandanten aus, für die das Tracking erfolgen soll. Anschließend können Sie einen oder mehrere Kunden auswählen. Berücksichtigen Sie bitte, dass nur die Kunden genommen werden können, die auch zu den aktivierten Mandanten gehören.

Anschließend müssen Sie festlegen, ob die Projekte, die Sie tracken möchten, einen bestimmten Status haben sollen. Das können zum Beispiel aktive oder erledigte Projekte sein. Beachten Sie bitte, dass Sie im nächsten Schritt nur die Projekte auswählen können, die zum Kunden und dem voreingestellten Projektstatus passen. Wenn Sie hier keine Einschränkungen vornehmen möchten, aktivieren Sie jeweils die Option alle Projekte.

Wenn Sie möchten, können Sie nun noch einen Zeitraum auswählen, für den das Budget Tracking erfolgen soll. Standardmäßig ist immer der aktuelle Monat eingestellt. Sie können aber auch ein ganzes Jahr oder einen anderen Zeitraum wählen.

Bitte beachten Sie: Im Budget Tracking II werden Ihnen standardmäßig nur die Projekte angezeigt, in denen im festgelegten Zeitraum auch Rechnungen oder anderes gebucht wurden. Wenn Sie alle Projekte aus diesem Zeitraum sehen möchten (also auch die ohne Buchungen), klicken Sie bitte auf alle Projekte hinter dem Eingabefenster für das Datum.

Möchten Sie Ihre Auswertung später exportieren – zum Beispiel an den Steuerberater -, dann können Sie sie mit einem Haken bei Export kürzen vereinfacht darstellen lassen. Das ist übersichtlicher und für die meisten Verwendungszwecke vollkommen ausreichend.

Klicken Sie nun den blauen GO-Button oben rechts an, damit Ihre Einstellungen übernommen und die Projekte ausgewertet werden.

So interpretieren Sie das Budget Tracking II

TROI stellt Ihnen die Ergebnisse vom Budget Tracking II in einer übersichtlichen Tabelle dar. Der Aufbau ist denkbar einfach: Links sehen Sie die jeweiligen Kunden und Projekte. Jeder Kunde und jedes Projekt haben eine eigene Zeile mit Informationen.

Gegebenenfalls befindet sich neben einem Kunden oder Projekt noch ein kleiner, schwarzer Pfeil. Klicken Sie darauf, um auch Unterprojekte aufzuklappen. Je weiter Sie Projekte aufklappen, umso detaillierter können Sie ermitteln, welcher Part eines Projekts welche Kosten verursacht hat. So können Sie immer sehen, wo das Budget schon wie weit ausgeschöpft oder vielleicht sogar überschritten wurde.

Wenn es Ihnen reicht, zu wissen, wie weit die einzelnen Projekte im Budget fortgeschritten sind, empfehlen wir Ihnen, alle Unterprojekte zuzuklappen. Das macht die Auswertung wesentlich übersichtlicher.

Die einzelnen Spalten im Budget Tracking II enthalten die folgenden Informationen:

• Berechnete Eigen- und Fremdleistungen für jeden Monat im ausgewählten Zeitraum
• Berechnete Eigen- und Fremdleistungen für den gesamten Zeitraum
• Bis zum 31. Dezember angefallene Eigen- und Fremdleistungen. Es handelt sich hierbei um IST-Werte. Diese Spalte ist vor allem dann wichtig, wenn die Auswertung über den Jahreswechsel hinaus geht.
• Nicht berechenbare Eigen- und Fremdleistungen bis zum 31. Dezember
• Geschobene Eigen- und Fremdleistungen bis zum 31. Dezember
• Berechenbare Eigen- und Fremdleistungen bis zum 31. Dezember
• Mehrleistungen bis zum 31. Dezember: Alle erfassten Stunden minus nicht weiterberechenbare, geschobene oder in Rechnung gestellte Stunden. Es erfolgt eine Unterteilung in Eigen- und Fremdleistungen
• Mehrleistungen im gesamten Auswertungszeitraum, unterteilt in Eigen- und Fremdleistungen
• Im gesamten Zeitraum angefallene Eigen- und Fremdleistungen
• Nicht berechenbare Eigen- und Fremdleistungen im Gesamtzeitraum
• Geschobene Eigen- und Fremdleistungen im Gesamtzeitraum
• Gegenüberstellung von Budget und tatsächlich berechneten Leistungen im Gesamtzeitraum; Eigen- und Fremdleistungen
• Verbleibendes Budget im Gesamtzeitraum, unterteilt in Eigen- und Fremdleistungen

Wie bei den meisten Auswertungsmodulen von TROI finden Sie auch im Budget Tracking II unterhalb der eigentlichen Tabelle noch einmal eine Gesamtabrechnung für alle Posten.

An Hand der in dieser Auswertung ermittelten Zahlen können Sie unter anderem folgende Informationen erhalten:

• Welches Projekt hat wie viel vom Budget wann verbraucht?
• Wie viel Budget ist noch übrig?
• Welche Mehrleistungen sind entstanden?
• Und vieles mehr