Ressourcen 2.0
Mit Version 5.4.12 möchte die Troi Software einen revolutionären Prozess anbieten, womit man den eher lästigen Prozess des Ressourcenmanagements reibungslos im Projektmanagement- und demzufolge Aufgabenworkflow integrieren kann.
Was sehe ich in der neuen Ressourcenübersicht?
Die neue Ressourcenübersicht ist dafür ausgelegt worden, um große Datenmengen zu verwalten. Im Vergleich zur alten Ansicht sind die Ladezeiten deutlich gekürzt worden und alle Elemente, die keine aussagekräftige Information geliefert haben, wurden entfernt. Die neue Troi Schrift wurde implementiert um die Lesbarkeit zu optimieren und die Filterleiste erweitert, um die Ergebnisse soweit einschränken zu können, dass man nur die für sich wichtige Information erhält.
Das "Erweitert" Menü kommt zu den Ressourcen
Das "Erweitert" Menü (ehemals Toggle Menü genannt) wird jetzt in der neuen Ressourcenübersicht verwendet, um Ansichten zu wechseln. Troi 5.4.12 stellt bereits die Mitarbeiter VS Zeit in der Tagesansicht zur Verfügung, womit man die Auslastung entweder als Prozent- oder Stundenwert anzeigen kann. Unter Berücksichtigung der Mitarbeiterarbeitszeit, die für jeden Benutzer konfiguriert wird, kann Troi diesen exakten Wert berechnen und darstellen. Kommende Troi Versionen werden mit folgenden Ansichten ergänzt:
Nicht im 5.4.12 Release
Nicht alle der folgenden Ansichten sind im Troi 5.4.12 Release verfügbar und werden in den kommenden Versionen veröffentlicht.
- Dimensionen
- Projekte VS Zeit
- Projekte VS Mitarbeiter in der Wochenansicht (Scheduling)
- Zeitliche Auslastungen
- Auslastung pro Woche
- Auslastung pro Monat
- Auslastung in Personentage
Filter sind jetzt kategorisiert
Nicht im 5.4.12 Release
Nicht alle der folgenden Ansichten sind im Troi 5.4.12 Release verfügbar und werden in den kommenden Versionen veröffentlicht.
Die Filterleiste wurde deutlich für das neue Ressourcenmanagement Modul in Troi erweitert. Die erste Zeile ermöglicht eine Kombination von Filtern, die dazu führen, dass man erstmal auf Projektebene die Liste einschränken kann, in der Kombination Mandant » Kunde » Projektmappe » Projekt » Projektstatus » Projektverantwortlicher. Selbstverständlich ist jeder Schritt dieser Kombination freiwillig und führt dazu, dass man schneller die richtige Aufgabe findet. Eine zweite Reihe von Filtern ermöglicht das Einschränken auf Mitarbeiterebene. Eine Besonderheit dazu ist die Möglichkeit, die Ergebnisliste nach Mitarbeiter von Teams/Gruppen einzuschränken, worauf man das Recht hat als Teamleiter und demzufolge zur Aufgabenaktivierung/Ressourcenfreigabe. Die Konfiguration von Teamleitern, verfügbar seit Troi 5.4.11, ist über den Menüpunkt Mitarbeiter » Zugangsberechtigung Daten erreichbar und dient parallel zur Freigabe von Stundeneinträgen, wenn Freigabeprozesse aktiv sind. Ein Mitarbeiter darf in mehreren Gruppen gleichzeitig als Teamleiter eingetragen sein und eine perfekte Ergebnisliste ist für diese Benutzer nur einen Klick über die Einstellung "Nur meine Mitarbeitergruppen anzeigen" entfernt.
Meine Bedürfnisse weichen von der Ansicht ab
Die aller größte Herausforderung bei der Konzeption der Ressourcenansicht in Troi kam von der Tatsache, dass diese sehr individuell ist. Sogar unternehmensintern wurden Konflikte registriert, welche Informationen wie dargestellt werden muss. Es ist demzufolge möglich, die Ansicht für eigene Bedürfnisse mit dem Zahnrad im unteren rechten Bereich der Ansicht anzupassen. Man kann jetzt schon den prozentualen Schwellenwert für die rote Darstellung von Ressourcenauslastungen anzupassen.
Nicht im 5.4.12 Release
Nicht alle der folgenden Ansichten sind im Troi 5.4.12 Release verfügbar und werden in den kommenden Versionen veröffentlicht.
In Zukunft steht dann die bereits existierende Konfiguration der angezeigten Spalten, die im Systemeinstellungsbereicht von Troi möglich sind, zur Verfügung. Diese lauten:
- Projektbeginn/-ende
- Aufgabenname
- Zeitvorgabe/Budget
- Aufgabenfälligkeit
- Projektverantwortlicher
Was bedeuten die Ausrufezeichen
Zusätzlich zum Schwellenwert werden unter Umständen Ausrufezeichen angezeigt, die den User helfen sollen, auf mögliche Konflikte zu achten:
| ein schwarzer Ausrufezeichen wird in der Ansicht mit Auslastung nach Woche und Monat angezeigt, wenn die gesamte Auslastung des Mitarbeiters den Schwellenwert für diesen Zeitraum noch nicht erreicht hat, aber einer der Tage dazwischen bereits über die Auslastung geht. |
| ein roter Ausrufezeichen wird in allen Ansichten angezeigt, wenn der Schwellenwert des Mitarbeiters überschritten ist und einer der dadrunter liegenden Aufgaben umdelegiert werden soll, damit die Auslastung normalisiert wird. |
Wie werden Ressourcen gebucht
Nicht im 5.4.12 Release
Nicht alle der folgenden Ansichten sind im Troi 5.4.12 Release verfügbar und werden in den kommenden Versionen veröffentlicht.
Die Ressourcenauslastung in Troi erfolgt jetzt primär über Projektaufgaben, die an den Mitarbeitern zugewiesen werden. Das Troi Aufgabenworkflow wird in den kommenden Releases erweitert, um eine zusätzliche Stufe der Aufgabenerfassung zu ermöglichen. Um unnötige Änderungen für unsere User im Workflow zu vermeiden, wird der Prozess der Erstellung einer Aufgabe deutlich vereinfacht, obwohl dies über minimale Anpassungen im bekannten Dialog erfolgen wird.
Wichtig ist, dass nach wie vor die Auslastung der Mitarbeiter bereits im Aufgabendialog berechnet wird und diese Information wie erwartet im Ressourcenmanagement Tool für die weitere Verwaltung ankommen.
