Im Unterordner Ausgangsrechnungen können Sie alle Rechnungen finden, die mit TROI gebucht wurden. Dadurch können Sie die Rechnungen, auch ohne den Umweg über ein Projekt, direkt bearbeiten.
Sie können Ihre Ausgangsrechnungen, wie immer auf vielfältige Art und Weise sortieren; darauf gehen wir an dieser Stelle aber nicht mehr ein.
Rechnungen bearbeiten
Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie die Rechnungsnummer an. Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört. Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können hier so arbeiten, wie Sie es schon aus der Projektverwaltung gewohnt sind.
Bitte beachten Sie: Verbuchte Ausgangsrechnungen können nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden.
Freie Rechnungen hinzufügen
Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, ist auch das kein Problem. Klicken Sie in der Übersichtsliste für die Ausgangsrechnungen auf das Feld Noch nicht erstellte Rechnungen und klicken Sie den Bearbeiten Pfeil an. Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü, eine freie Rechnung hinzuzufügen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben einen internen Namen, sowie einen offiziellen Titel für die Rechnung an.
[Screenshot kleines Fenster folgt]
Nach dem Speichern öffnet sich ein größeres Fenster, in dem Sie alle wichtigen Informationen über die Rechnung hinzufügen können. Was Sie hier alles eingeben können und wie Sie die Rechnung am Ende erstellen, erfahren Sie im eigenen Kapitel zur Rechnungserstellung. Die dort beschriebenen Schritte sind absolut identisch.
[Screenshot Rechnung erstellen Fenster folgt]
Bitte beachten Sie: Bereits vorhandene Positionen und Texte können nur durch einen Buchhaltungs-Admin verändert werden.
Offene Sammel- und Teilrechnungen verwalten
Im Reiter offene Sammelrechnungen finden Sie eine Übersicht aller Sammel- und Teilrechnungen, die noch nicht durch Bezahlung abgeschlossen wurden. Sie können die einzelnen Rechnungen wie gewohnt bearbeiten, indem Sie auf den Bearbeiten-Pfeil der jeweiligen Rechnung klicken.
Sammel- und Teilrechnungen hinzufügen
Wie schon bei den normalen Ausgangsrechnungen, können Sie mit TROI auch Sammel- und Teilrechnungen frei erstellen. Klicken Sie dazu auf die Zeile Teilrechnungen und wählen Sie aus, ob Sie eine neue Sammelrechnung eröffnen möchten, oder eine freie Teilrechnung.
Eine neue Sammelrechnung anlegen
Klicken Sie auf die Option Sammelrechnung erstellen. Es öffnet sich dann ein kleines Fenster, in dem Sie zuerst einmal nur den Kunden auswählen und den Namen der Rechnung festlegen.
Wenn Sie diese Informationen speichern, öffnet sich dasselbe Eingabefenster, das Sie schon aus der normalen Rechnungserstellung kennen. Wie Sie die Maske weiter ausfüllen und die Rechnung schließlich drucken, wird im dazu gehörenden Kapitel ausführlich erklärt.
[Screenshot folgt]
Die neue Sammelrechnung ist dann in der Übersicht der offenen Sammelrechnungen zu finden. Wenn sie noch nicht gedruckt wurde, ist sie mit noch nicht erstellt markiert.
Eine Teilrechnung anlegen und zur Sammelrechnung hinzufügen
Wenn Sie eine neue Teilrechnung erstellen möchten, gehen Sie dazu wie oben beschrieben vor: Klicken Sie auf den Bearbeiten-Pfeil in der Titelzeile Teilrechnungen und wählen Sie dieses Mal die Option Freie Teilrechnung.
Auch hier geben Sie erst einmal Kunde und Bezeichnung an. Sie gelangen anschließend aber nicht in das gewohnte Rechnungsformular, sondern in ein verkürztes. Sie geben hier nur die folgenden Informationen an:
- Belegdatum
- Leistungsdatum
- Projektname
- Kurzbeschreibung
- Interne Projektbeschreibung
- Rechnung freigegeben ja/nein
Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.
[Screenshot Eingabemaske Teilrechnung folgt]
Um die Teilrechnung jetzt zu einer bestehenden Sammelrechnung hinzuzufügen, markieren Sie das Kästchen vor den gewünschten Rechnungen. Anschließend wählen Sie die Sammelrechnung aus, zu der die Teilrechnungen hinzugefügt werden sollen.
Hier wählen Sie jetzt die Option ausgewählte Teilrechnungen zu dieser Sammelrechnung hinzufügen. Das Übersichtsfenster lädt daraufhin ein paar Sekunden. Dann ist die Teilrechnung an ihrer alten Position verschwunden und unter der vorhin ausgewählten Sammelrechnung zu finden.
[Screenshots Teilrechnung folgt]
Geschlossene Rechnungen verwalten
Dass eine Rechnung geschlossen ist bedeutet nicht, dass sie nicht mehr bearbeitet werden könnte. Im letzten Reiter unter den Ausgangsrechnungen finden Sie eine Übersicht über erstellte und verbuchte Rechnungen.
Verbuchte Rechnungen sind vollständig abgeschlossen und können so wie sie sind an den Steuerberater exportiert werden.
Erstellte Rechnungen sind hingegen noch nicht gänzlich beendet. Sie können in diesem Fenster noch folgendes tun:
- Eine Rechnung verbuchen
- Eine Rechnung stornieren
- Eine Kontierung pflegen
Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.
[Screenshot geschlossene Rechnungen folgt]