In den Aussendungen legen Sie den Aussendungsinhalt als HTML & Plaintext oder E-Mail fest, außerdem können Sie einstellen zu welchen Zeitpunkt die Aussendung automatisch versendet werden soll. 

Wenn Sie das PR Modul im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Aussendungen.

Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Filtermöglichkeiten. Diese sind:

• Mandant
• Suchfeld
• zeige alle (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden alle Mappen angezeigt)
• nur aktive (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden nur die aktiven Mappen angezeigt)

MAPPEN ANLEGEN UND BEARBEITEN

In Mappen können Sie Ihre Aussendungen nach Thema sortieren. Die Struktur der Aussendungen ist aufgebaut nach: Kunde > Mappe > Untermappe > Aussendung.

Wenn Sie eine neue Aussendung oder eine neue Mappe anlegen möchten klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Sie haben hier die Auswahl zu entscheiden ob Sie eine Mappe oder direkt eine Aussendung anlegen möchten. Eine weitere Möglichkeit ist das anlegen von Mappen und Aussendungen über den Pfeil der erscheint wenn Sie in der Verteilerliste die jeweilige Ebene berühren. Auf der Kundenebene können Sie eine Mappe hinzufügen oder eine neue Aussendung anlegen. Haben Sie eine Mappe angelegt können Sie in dieser Ebene eine neue Untermappe anlegen, eine neue Aussendung anlegen oder die Mappe bearbeiten. 

Treffen Sie die Auswahl neue Mappe anlegen oder neue Untermappe anlegen öffnet sich ein Fenster, hier haben Sie die Möglichkeit einen Mappennamen festzulegen. Über den Pfeil der erscheint wenn Sie die Mappe berühren können Sie die Mappe bearbeiten und diese aktiv/inaktiv setzen oder umbenennen. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

AUSSENDUNG ANLEGEN UND BEARBEITEN

Wenn Sie eine neue Aussendung anlegen öffnet sich ein Fenster, hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Einstellungen vorzunehmen. 

AUSSENDUNGSEINSTELLUNGEN

In den Aussendungseinstellungen können Sie verschiedene Einstellungen tätigen. Diese sind:

• Name der Aussendung
• Beschreibung intern
• als Event kennzeichnen (Aussendung erhält ein Eventbanner als Markierung)
• Absender (welche E-Mail soll als Absender genutzt werden, MAILKONTEN)
• Versandpriorität (nur Email wählbar)
• geplante Aussendungszeit (wann soll die Aussendung versendet werden)
• aktiv (Aussendung ist aktiv/inaktiv)
• geblockt (blockt die Aussendung zur Bearbeitung)
• Zur Aussendung freigegeben (ist die Aussendung freigegeben ja/nein)
• gesendet (wurde die Aussendung bereits versendet, ja/nein)
• Zugriff (welche Gruppe darf die Aussendung sehen/bearbeiten, ZUGANGSBERECHTIGUNG DATEN)
  
  

Zusätzlich sehen Sie wann die Aussendung erstellt wurde und Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe, ein Klick auf den Papierkorb löscht die Aussendung.

EMPFÄNGER

In der Schaltfläche Empfänger legen Sie fest welche Kontakte der Aussendung hinzugefügt werden sollen oder können bereits hinzugefügte Empfänger verwalten. Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Diese sind: 

• pflegen (Liste der zugeordneten Kontakte)
• Dubletten (Dubletten prüfen)
• Verteiler hinzufügen (vorgefertigte VERTEILER der Aussendung hinzufügen)
• manuell hinzufügen (manuell Kontakte zuordnen)

Im Bereich pflegen ist es möglich mit den Schaltflächen unten links Kontakte mit aktiver Checkbox als Testkontakte zu markieren, die Blockierung aufzuheben, zu blockieren oder zu löschen. Mit einen Klick auf das Personensymbol oder das Blocksymbol können Sie ebenfalls einen Kontakt als Testkontakt markieren oder blocken/entblockieren. Blockierte Kontakte werden in der Liste rot markiert. 

Zusätzlich stehen Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind: 

• Alle
• Test
• geblockte Kontakte
• Mailing versendet
• Mailing nicht versendet
• Mailing erhalten
• ungültige Kontakte

Kontakte gelten als ungültig wenn diese keine E-Mailadresse besitzen.

INHALTE & ATTACHMENTS

In der Schaltfläche Inhalt & Attachments legen Sie den Inhalt Ihrer Aussendung fest und können entscheiden ob Sie eine normale E-Mail versenden oder ein HTML File uploaden mit alternativer Plaintext-Version. Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Diese sind: 

• Sprache (Sie können alle Elemente der Aussendung in einer deutschen und einer englischen Sprachvariante erfassen)
• E-Mail Betreff (Thema der Aussendung)
• Antwort E-Mail Adresse (Sie können eine E-Mail Adresse auswählen oder die Checkbox bei Versender E-Mail aktivieren)
• Versender E-Mail (als Antwort E-Mail Adresse wird die Versand E-Mail Adresse genutzt)
• Aussendungsinhalt (HTML File hochladen anklicken um ein HTML File auszuwählen oder im Textfeld einen Text verfassen)
• Alternative Plaintext-Version (Plaintext Version wenn die HTML Inhalte beim Empfänger nicht korrekt dargestellt werden)
• E-Mail Abbinder (Einstellungen für den E-Mail Abbinder)
• Disclaimer (Formatierungsmöglichkeiten und Textfeld für den Haftungsausschluss)
• Attachments hochladen (Dateien hochladen mit einen Klick auf das Feld oder per Drag & Drop auf das Feld ziehen)
• Vorschau (Mailingvorschau im Browser)

Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe, der Papierkorb löscht die aktuell gewählte Sprachversion.

EINSTELLUNGEN BESTÄTIGEN

In der Schaltfläche Einstellungen bestätigen finden Sie eine Übersicht über alle getätigten Einstellungen und können die Aussendung freigeben. Die Markierung der einzelnen Elemente kann drei Farben haben. Diese sind:

• rot (Warnung, unbedingt prüfen/korrigieren)
• orange (Hinweis, bei Bedarf prüfen/korrigieren)
• grün (alles ok)

Mit einen Klick auf den Haken wird die Aussendung freigegeben und der Aussendung verwalten Button erscheint in der Detailansicht. Ein Klick auf den Papierkorb löscht die Aussendung.

Mit einem Klick auf die Aussendung in der Spalte Aussendungen wird die Detailansicht der Aussendung angezeigt.

In der Detailansicht können Sie die Aussendung bearbeiten und erhalten eine Übersicht über alle Daten sowie die Kontakte die der Aussendung zugewiesen sind. Alternativ können Sie über den Pfeil der erscheint wenn Sie die Aussendung berühren die Aussendung bearbeiten oder die Aussendung kopieren. Die Bearbeitungsmöglichkeiten in der Detailansicht sind bei Versandoptionen und Inhalte & Attachments mit einem Stiftsymbol gekennzeichnet.

In rechten Bereich finden Sie die Übersicht über die zugeordneten Kontakte. Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind: 

• Stiftsymbol (Empfänger verwalten)
• i (Legende)
• Exportsymbol (alle Kontakte außer blockierte Kontakte werden exportiert)
• Drop Down (verschiedene Filtermöglichkeiten)
• Suchfeld (individuelle Suche)

Berühren Sie einen Kontakt in der Detailansicht Aussendungen haben Sie die Möglichkeit mit einen Klick auf das Stiftsymbol den Kontakt zu bearbeiten oder mit einen Klick auf den Pfeil ein Follow Up hinzuzufügen.

AUSSENDUNG VERSENDEN

Sofern die Aussendung freigegeben ist erscheint in der Detailansicht der Button Aussendung verwalten.

Mit einen Klick auf den Button Aussendung verwalten öffnet sich Sie die Ansicht Aussendung verschicken. Aktivieren Sie den Punkt bei Verschicken an und klicken auf das Pfeil-Zeichen um den Versand zu starten. Um den Versand zu einem späteren Zeitpunkt automatisch vorzunehmen wählen Sie ein Aussendedatum und eine Uhrzeit und speichern mit dem Diskettensymbol.