Aussendungen

In den Aussendungen legen Sie den Aussendungsinhalt als HTML & Plaintext oder E-Mail fest.

Außerdem können Sie einstellen, zu welchen Zeitpunkt die Aussendung automatisch versendet werden soll. 

Filtermöglichkeiten

• Mandant
• Suchfeld
• zeige alle (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden alle Mappen angezeigt)
• nur aktive (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden nur die aktiven Mappen angezeigt)

Abb.: Standardansicht des Aussendung-Moduls

Mit einem Klick auf die Aussendung in der Spalte Aussendungen wird die Detailansicht der Aussendung angezeigt.

In der Detailansicht können Sie die Aussendung bearbeiten und erhalten eine Übersicht über alle Daten sowie die Kontakte die der Aussendung zugewiesen sind.

Die Bearbeitungsmöglichkeiten in der Detailansicht sind bei Versandoptionen und Inhalte & Attachments mit einem Stift-Symbol gekennzeichnet.

In rechten Bereich finden Sie die Übersicht über die zugeordneten Kontakte. Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind: 

• Stiftsymbol (Empfänger verwalten)
• i (Legende)
• Exportsymbol (alle Kontakte außer blockierte Kontakte werden exportiert)
• Drop-Down (verschiedene Filtermöglichkeiten)
• Suchfeld (individuelle Suche)

Berühren Sie einen Kontakt in der Detailansicht Aussendungen haben Sie die Möglichkeit mit einen Klick auf das Stiftsymbol den Kontakt zu bearbeiten oder mit einen Klick auf den Pfeil ein Follow Up hinzuzufügen.

Mappen anlegen und bearbeiten

In Mappen können Sie Ihre Aussendungen nach Thema sortieren.

Die Struktur der Aussendungen ist aufgebaut nach: Kunde → Mappe → Untermappe → Aussendung.

Wenn Sie eine neue Aussendung oder eine neue Mappe anlegen möchten klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Sie haben hier die Auswahl zu entscheiden ob Sie eine Mappe oder direkt eine Aussendung anlegen möchten.

Eine weitere Möglichkeit ist das Anlegen von Mappen und Aussendungen über den Pfeil der erscheint, wenn Sie in der Verteilerliste die jeweilige Ebene berühren. 

Treffen Sie die Auswahl neue Mappe anlegen oder neue Untermappe anlegen.

Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Mappennamen festzulegen. 

Aussendungen anlegen und bearbeiten

Wenn Sie eine neue Aussendung anlegen öffnet sich ein Fenster, hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Einstellungen vorzunehmen. 

Aussendungseinstellungen

In den Aussendungseinstellungen können Sie verschiedene Einstellungen tätigen.

• Name der Aussendung
• Beschreibung intern
• als Event kennzeichnen (Aussendung erhält ein Eventbanner als Markierung)
• Absender (welche E-Mail soll als Absender genutzt werden, Mailkonten)
• Versandpriorität (nur Email wählbar)
• geplante Aussendungszeit (wann soll die Aussendung versendet werden)
• aktiv (Aussendung ist aktiv/inaktiv)
• geblockt (blockt die Aussendung zur Bearbeitung)
• Zur Aussendung freigegeben (ist die Aussendung freigegeben ja/nein)
• gesendet (wurde die Aussendung bereits versendet, ja/nein)
• Zugriff (welche Gruppe darf die Aussendung sehen/bearbeiten, Zugangsberechtigung Daten)

Abb.: Eingabemöglichkeiten der Aussendungseinstellungen

Empfänger

Im Reiter Empfänger legen Sie fest, welche Kontakte der Aussendung hinzugefügt werden sollen oder können bereits hinzugefügte Empfänger verwalten.

• pflegen (Liste der zugeordneten Kontakte)
• Dubletten (Dubletten prüfen)
• Verteiler hinzufügen (vorgefertigte Presse Verteiler der Aussendung hinzufügen)
• manuell hinzufügen (manuell Kontakte zuordnen)

Zusätzlich stehen Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind: 

• Alle
• Test
• geblockte Kontakte
• Mailing versendet
• Mailing nicht versendet
• Mailing erhalten
• ungültige Kontakte

Inhalt & Attachments

In der Schaltfläche Inhalt & Attachments legen Sie den Inhalt Ihrer Aussendung fest und können entscheiden ob Sie eine normale E-Mail versenden oder ein HTML File uploaden mit alternativer Plaintext-Version.

Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl.

• Sprache (Sie können alle Elemente der Aussendung in einer deutschen und einer englischen Sprachvariante erfassen)
• E-Mail Betreff (Thema der Aussendung)
• Antwort E-Mail Adresse (Sie können eine E-Mail Adresse auswählen oder die Checkbox bei Versender E-Mail aktivieren)
• Versender E-Mail (als Antwort E-Mail Adresse wird die Versand E-Mail Adresse genutzt)
• Aussendungsinhalt (HTML File hochladen anklicken um ein HTML File auszuwählen oder im Textfeld einen Text verfassen)
• Alternative Plaintext-Version (Plaintext Version, wenn die HTML Inhalte beim Empfänger nicht korrekt dargestellt werden)
• E-Mail Abbinder (Einstellungen für den E-Mail Abbinder)
• Disclaimer (Formatierungsmöglichkeiten und Textfeld für den Haftungsausschluss)
• Attachments hochladen (Dateien hochladen mit einen Klick auf das Feld oder per Drag & Drop auf das Feld ziehen)
• Vorschau (Mailingvorschau im Browser)

Abb.: Eingabemöglichkeiten des Inhalt & Attachments-Reiters

Einstellung bestätigen

Im Reiter Einstellungen bestätigen  finden Sie eine Übersicht über alle getätigten Einstellungen und können die Aussendung freigeben.

Die Markierung der einzelnen Elemente kann drei Farben haben. 

• rot (Warnung, unbedingt prüfen/korrigieren)
• orange (Hinweis, bei Bedarf prüfen/korrigieren)
• grün (alles ok)

Mit einen Klick auf den Haken wird die Aussendung freigegeben und der Aussendung verwalten-Button erscheint in der Detailansicht. 

Abb.: Eingabemöglichkeiten des Einstellung bestätigen-Reiters

Aussendungen versenden

Sofern die Aussendung freigegeben ist erscheint in der Detailansicht der Button Aussendung verwalten.

Abb.: Position des Aussendung verwalten -Buttons

Mit einen Klick auf den Button Aussendung verwalten öffnet sich Sie die Ansicht Aussendung verschicken.

Aktivieren Sie den Punkt bei Verschicken an und klicken auf das Pfeil-Symbol um den Versand zu starten.

Um den Versand zu einem späteren Zeitpunkt automatisch vorzunehmen wählen Sie ein Aussendedatum und eine Uhrzeit und speichern mit dem Disketten-Symbol.

Abb.: Popup Aussendung verschicken