Mit unserer Hermes E-Mail-Anbindung ist es möglich, die Kundenkommunikation zu speichern und somit eine transparente Kontakthistorie zu sichern.
Somit haben alle Mitarbeiter eine Übersicht, wer und wann miteinander Kontakt hatte.
TROI generiert automatische E-Mailadressen für alle Kontakte und Projekte, die eine automatische Zuordnung an den Zielkontakt (Historie) oder -projekt (Dokumente) ermöglichen.
Die Hermes-Nutzung ist mit allen E-Mail-Programmen und Betriebssystemen möglich.
Eine Drittsoftware wird nicht benötigt.
Implementierung
Hermes ist standardmäßig deaktiviert.
Die Aktivierung erfolgt in den Systemeinstellungen im TROI Menü unter System → Systemeinstellungen → Hermes.
Hier muss Hermes aktiviert werden und die eigene Subdomain eingetragen werden, unter welcher der Hermes-Dienst läuft.
Wenn Sie sich unter https://firmenname.troi.de oder https://firmenname.troi.software in TROI anmelden, muss in jedem Fall firmenname.troi.software eingetragen werden.
dh-Adresse
Bitte kontaktieren Sie uns, falls Sie sich noch über eine dh-Adresse (z.B. dh0012.TROI.de/firmenname) anmelden, sodass wir einen Umzug vereinbaren können.
Inhouse-Hosting
Sofern Sie TROI selbstständig hosten, ist ein entsprechender MX-Record sowie ein offener Port 25 auf dem TROI-Server notwendig.
Abb.: Standardansicht der Hermes-Einrichtung
Verwendung
Es genügt, die Hermes-E-Mail-Adresse im BCC einer E-Mail einzutragen, sodass die Adresse für den Empfänger nicht sichtbar ist.
Sobald die E-Mail versandt wurde, ist sie automatisch in der Kontakthistorie des Empfängers bzw. im Archiv eines Projekts aufgelistet.
Dabei hat jede Mail ein Limit von 20 MB.
Kontakt- und projektbezogene Hermes-E-Mail-Adressen
Sofern Sie Hermes aktiviert haben, sehen Sie in allen Kontakten und Projekten eine Hermes-E-Mail-Adresse, welche mit der konfigurierten Hermes Domain endet.
Diese kann auch direkt in den Kontaktdetails und in den Projektgrunddaten angeklickt werden.
Kontaktbezogene Adressen, Aktualisierungszeitpunkt
Mit jedem Hermes-Eintrag auf einen Kontakt erneuert sich der "Zuletzt geändert"-Zeitstempel. Dadurch bleibt über farbliche Status-Anzeige im Kontaktmodul die Aktualität der Kontakte weiterhin sichtbar.
Smart-E-Mail-Integration
Sofern Sie in dem Kontakt, an den Sie eine E-Mail versenden, die Empfängeradresse eingetragen haben, kann TROI mit Hilfe einer generischen Hermes-E-Mail-Adresse die Zuordnung direkt zu dem entsprechenden Unternehmen oder Kontakt in TROI vornehmen.
Eine händische Pflege der individuellen Hermes-E-Mail-Adressen einzelner Kontakte ist dadurch nicht notwendig.
Um eine E-Mail einem bestimmten Kontakt in TROI zuzuordnen, fügen Sie einfach die E-Mail-Adresse contact@firmenname.troi.software zum Beispiel in BCC hinzu.
Die Domain firmenname.troi.software ersetzen Sie durch Ihre eigene Hermes Domain.
TROI liest den entsprechenden Kontakt aus der E-Mail-Adresse, an die Sie die E-Mail versenden, aus und ordnet diesen dem passenden Eintrag in den TROI Kontakten zu.
Um die Nachricht einem bestimmten Unternehmen zuzuordnen, nutzen Sie die E-Mail-Adresse company@firmenname.troi.software.
Über den Domainnamen wird die E-Mail dann dem entsprechenden Unternehmen zugeordnet.
| Zuordnung | Zuordnung anhand von | E-Mail-Adresse für CC / BCC | Verwendung | Verhalten |
|---|---|---|---|---|
| Kontakt-Ebene | Empfängeradresse | contact@firmenname.troi.software | Angabe der Hermes-E-Mail in CC oder BCC | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt |
| Firmen-Ebene | Empfängeradresse | company@firmenname.troi.software | Angabe der Hermes-E-Mail in CC oder BCC | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt Keine Verwendung der Empfängeradresse in Troi-Kontakten: Bounce (Fehlermeldung) an den Absender |
Abb.: Beispielhafte Angabe der Smart-E-Mail-Integration in einem E-Mail-Programm
Hermes Redirect
Die Hermes Redirect Funktion ermöglicht das automatische Weiterleiten von eingehenden E-Mails an TROI, ohne dass eine TROI-spezifische E-Mail-Adresse in BCC gesetzt werden muss oder E-Mails an eine bestimmte Adresse weitergeleitet werden müssen.
Anhand der E-Mail-Adresse des Absenders erkennt TROI dann für eingehende E-Mails die Kontaktperson und ordnet diese dem entsprechenden Kontakt in TROI zu.
Der Abgleich über den Mailserver und die automatische Weiterleitung an Hermes und TROI erfolgt automatisch im Hintergrund.
Hierfür ist nur eine einmalige Einrichtung einer Weiterleitung an TROI durch den Mailadministrator notwendig.
| Zuordnung | Zuordnung anhand von | E-Mail-Adresse für die Weiterleitung | Verwendung | Verhalten |
|---|---|---|---|---|
| Kontakt-Ebene | Absenderadresse | contact-redirect@firmenname.troi.software | E-Mail Umleitung / Weiterleitung mittels SRS | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt |
| Kontakt-Ebene | Absenderadresse | contact-redirect-silent@firmenname.troi.software | E-Mail Umleitung / Weiterleitung mittels SRS | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt Keine Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Kein Bounce (Fehlermeldung) an den Absender |
| Firmen-Ebene | Absenderadresse | comapny-redirect@firmenname.troi.software | E-Mail Umleitung / Weiterleitung mittels SRS | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt Keine Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Bounce (Fehlermeldung) an den Absender |
| Firmen-Ebene | Absenderadresse | comapny-redirect-silent@firmenname.troi.software | E-Mail Umleitung / Weiterleitung mittels SRS | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt Keine Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Kein Bounce (Fehlermeldung) an den Absender |
| Kontakt-Ebene | Absenderadresse | contact-redirect-body@firmenname.troi.software | E-Mail Umleitung / Weiterleitung mittels Mail Header | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt |
| Kontakt-Ebene | Absenderadresse | contact-redirect-body-silent@firmenname.troi.software | E-Mail Umleitung / Weiterleitung mittels Mail Header | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt Keine Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Kein Bounce (Fehlermeldung) an den Absender |
| Firmen-Ebene | Absenderadresse | comapny-redirect-body@firmenname.troi.software | E-Mail Umleitung / Weiterleitung mittels Mail Header | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt Keine Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Bounce (Fehlermeldung) an den Absender |
| Firmen-Ebene | Absenderadresse | comapny-redirect-body-silent@firmenname.troi.software | E-Mail Umleitung / Weiterleitung mittels Mail Header | Mehrfache Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Zuordnung bei jedem Kontakt Keine Verwendung der Absenderadresse in Troi-Kontakten: Kein Bounce (Fehlermeldung) an den Absender |
Damit geht keine Nachricht mehr verloren und Sie erhalten eine vollständige Dokumentation Ihrer Kommunikationshistorie in TROI – ohne händisches Nachtragen und Archivieren.
Google Redirect
In der Regel wird beim direkten Weiterleiten von E-Mails auf SRS gesetzt, damit Empfänger und Sender nachvollziehbar sind. Sollte im Falle einer Weiterleitung diese Option nicht zur Verfügung stehen, kann auf die Variante mittels „Mail Header“ Verarbeitung zurückgegriffen werden. Hierbei lässt Hermes den eigentlichen Absender außen vor und verarbeitet stattdessen die E-Mail Header. Diese Lösung wird unter anderem für die Weiterleitung bei Gmail / Google benötigt.
Für die Einrichtung einer Weiterleitung bei Google ist ein Bestätigungscode erforderlich. Diesen erhalten Sie, nach der Konfiguration der Weiterleitung, durch den Customer Service. Schreiben Sie uns dafür einfach ein Ticket über unser Helpdesk.