Offene Posten (OPOS)

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Last updated: Mar 14, 2024 by Reinke Christof Sackel (Unlicensed)
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Im Unterordner OPOS (für Offene POSten) finden Sie einen Überblick über alle Ausgangsrechnungen, die noch nicht als bezahlt markiert worden sind. ´

Die Startseite ist eine Liste aller offenen Posten, sortiert nach Kunde.

Jede Posten wird wie folgt angegeben:

  • Projektnamen (Kurzbeschreibung)

  • Rechnungsnummer

  • Rechnungsdatum (Fälligkeit)

  • Zahlungsziel (Fälligkeit)

  • netto

  • brutto

  • Zahlungsdatum

  • Restbetrag



Filtermöglichkeiten



Da die Zahl der offenen Posten unübersichtlich sein kann, bietet TROI Ihnen auch hier verschiedene Möglichkeiten, die Liste zu filtern oder zu sortieren.

  • Firma (wählen Sie das Unternehmen aus, welches die Rechnung geschrieben hat (in der Regel Sie))

  • Debitor oder Kreditor (welchen Typs ist die Rechnung?)

  • Kunde oder Empfänger

  • Status der Rechnung:

    • alle Rechnungen

    • offene Rechnungen

    • fällige Rechnungen

    • bezahlte Rechnungen

    • gemahnte Rechnungen

    • fällige Mahnungen

  • Kunden (an wen ging die Rechnung? Sie können einen bestimmten Kunden oder alle Kunden auswählen)

  • Rechnungsdatum (das Datum, an dem die Rechnung gestellt wurde)

  • Freigabestatus (bei Aktivierung des Freigabeprozesses für Belege) - nur bei Kreditoren

  • Zahlungsweise (die bei der Erfassung hinerlegte Zahlungsweise wie bsp. Bargeld oder Kreditkarte) - nur bei Kreditoren

  • Freitextfeld (suchen Sie um einen Namen oder eine Nummer individuell)

  • Nach Rechnungszahlen suchen (dieses Kästchen kann aktiviert werden, damit gezielt nach Rechnungszahlen gesucht wird)



Abb.: Standardansicht der offenen Posten bei Filterung auf Debitoren



Abb.: Filteroption der offenen Posten bei Filterung auf Kreditoren



Fällige Rechnungen verwalten

Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde, obwohl sie fällig ist, können Sie über TROI alle weiterführenden Schritte in die Wege leiten.



Eingehende Zahlungen eintragen

Hat ein Kunde seine Rechnung beglichen, haben Sie zwei Möglichkeiten, um dies bei TROI zu hinterlegen.

  1. Sie klicken Sie auf den jeweiligen Posten und tragen die Zahlung manuell ein

  2. Sie importieren Ihren Kontoauszug von der Bank. Dann werden die vorhandenen Daten automatisch übernommen. Klicken Sie dazu auf den Import-Button. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auf Ihrem Computer oder im Netzwerk auszuwählen, in der der Kontoauszug hinterlegt ist. Bei Bedarf können Sie noch einen individuellen Kommentar hinterlassen. Klicken Sie nun auf das Disketten-Symbol. Die Daten werden übernommen, die Änderungen sind in der Übersichtsliste zu sehen.

Import-Formate

Folgende Formate können importiert werden: BESR, DTA, CSV (+/-), CSV (S/H), SEPA (XML), SEPA-Swiss

Um das Import-Format festzulegen, muss dieses in den Mandantendetails ausgewählt werden. Hier konfigurieren Sie die Basisdaten und in der Konfiguration die Spalten des Imports.



Voraussetzungen für Auto-Matching

Folgende Voraussetzung müssen erfüllt sein, damit eine automatische Zuordnung der Zahlung zur Rechnung möglich ist:

  • Es handelt sich um eine Ausgangsrechnung

  • Die vollständige Rechnungsnummer muss ohne weiteren Text in der Spalte Buchungstext/Verwendungszweck stehen

  • Übereinstimmender Betrag (der Betrag der Überweisung muss exakt mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen. Oder es handelt sich um eine Teilzahlung, dann muss der Betrag geringer sein)

  • Der Rechnungsstatus muss geschlossen oder gebucht sein

  • Die Rechnung ist noch nicht vollständig bezahlt



Hinweis

Bei den Formaten BESR und SEPA-Swiss findet beim Import des Kontoauszuges der Bank ein Abgleich mit den Referenznummern der fälligen Rechnungen statt.

Wenn Sie BESR-Rechnungen oder SEPA-Swiss-Rechnungen verwenden möchten, wenden Sie sich gerne an den Helpdesk.





Abb.: Position von GO,  exportieren und Zahlung importieren 

Zahlungen exportieren

In der Ansicht der Kreditoren haben Sie die Möglichkeit, Zahlungen aus Troi heraus zu exportieren und diese Zahlungen anschließend an eine Finanzverwaltungssoftware oder an Ihre Bank einzuspielen.

  1. Sie selektieren die zu zahlenden Rechnungen mittels der Checkbox.

  2. Sie wählen rechts oben Zahlungen exportieren aus.

  3. Im Popup-Fenster können Sie zwischen den folgenden Formaten wählen und das dazugehörige Bankkonto selektieren:

    1. DTAUS

    2. Excel

    3. SEPA v2.5 (Format gültig ab 01.11.2010, entspricht dem Standard pain.001.002.03, EoL 11/2021)

    4. SEPA v3.3 (Format gültig ab 17.11.2019, entspricht dem Standard pain.001.001.03)

    5. SEPA v3.5 (Format gültig ab 21.11.2021, entspricht dem Standard pain.001.001.09)

  4. Rechnungen, zu denen Sie bereits Zahlungen exportiert haben, werden automatisch als bezahlt gekennzeichnet.



SEPA-Export-Format

Um das Export-Format festzulegen, muss dieses in den Mandantendetails ausgewählt werden. Für SEPA-Exporte muss das Bankkonto im Mandanten mit Angaben zu Kontoinhaber, IBAN und BIC gepflegt sein.

Der Verwendungszweck beim SEPA-Export ist die Kombination aus Belegnummer und Buchungstext.





Eine Mahnung erstellen

Sie können mit TROI nicht nur Rechnungen erstellen, sondern auch Mahnungen.



Diese sind Voraussetzung, um bei weiterem Nichtbezahlung der Rechnung ein gerichtliches Verwahren in Gang zu setzen und einen vollstreckbaren Titel zu erhalten.

Markieren Sie die Rechnungen, für die Sie eine Mahnung erstellen möchten.

Gehen Sie in die Zeile der Rechnungen in der Übersicht und klicken Sie auf den Bearbeiten-Pfeil.

Es öffnet sich ein Wahlmenü mit den Optionen eine Mahnung erstellen oder Zeige die Mahnungen zu dieser Rechnung. Klicken Sie die erste Option an.

Es öffnet sich jetzt ein neues Fenster mit der Bezeichnung Mahnung.:

  • Mahnungsdatum

  • Versanddatum der Mahnung

  • Kunde

  • Zahlungsziel (die Rechnung ist bezahlbar in x Tagen bis zu einem festgelegten Datum)

  • Zahlungseingänge berücksichtigt bis (bis zu diesem Datum wurden eingegangene Zahlungen bereits im System erfasst. Das ist eine wichtige Information, falls der Kunde seine Zahlung schon geleistet hat und diese nur noch nicht erfasst worden ist)

  • Kurzbeschreibung (der Titel der Mahnung)

  • Interne Projektbeschreibung (hier können Sie näher beschreiben, für welchen Anlass die ursprüngliche Rechnung erstellt wurde)

  • Unterzeichner (der Mitarbeiter, der die Mahnung erstellt)



Abb.: Mahnungs-Template



Wenn Sie jetzt auf das Disketten-Symbol klicken und die Mahnung speichern, wird das Eingabefenster neu geladen und um einige Positionen erweitert.

Links öffnet sich eine Spalte, in der Sie die, zum Mandanten gehörenden Mahnungen, mit Nummer und Datum einsehen können.

So können Sie zwischen mehreren Mahnungen navigieren.

Im Eingabefenster für die Mahnung können Sie jetzt noch einen Empfänger und eine Kontaktperson auswählen, an die die Mahnung gerichtet werden soll.

Darüber hinaus können Sie ein individuelles Anschreiben und einen Abbinder verfassen. Sofern welche hinterlegt wurden, können Sie dafür auch auf Textbausteine zurückgreifen.

Die Mahnung wird über Mahnung freigegeben aktiviert. Klicken Sie jetzt noch auf das Disketten-Symbol , um die Mahnung zu speichern.



Abb.: weitere Eingabemöglichkeiten der Mahnung



Sie haben die Möglichkeit, die Mahnung über das Drucker-Symbol oben rechts, auszudrucken.

Nach dem Anklicken öffnet sich ein neues Fenster mit der Überschrift Druckeinstellungen.

Hier können Sie entscheiden, wie viele Exemplare der Mahnung auf Blanko- oder Briefpapier gedruckt werden sollen.

Wenn Sie alles eingestellt haben, klicken Sie unten rechts auf das Symbol mit der Beschriftung Nummer erstellen & drucken.

Wie schon bei Angeboten und Rechnungen wird erst jetzt eine individuelle Nummer vergeben, durch die Sie gezielt nach dieser einen Mahnung suchen können.

Anschließend ist Ihre Mahnung im System hinterlegt.



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