Freigabeadministration

Die Freigabeadministration definiert für welche Prozesse die Freigabe aktiviert ist und welche Freigabegruppen es gibt.

Übersicht

• Administration Freigaben (Freigabeliste, zeigt Freigaben)
• Freigabegruppen (Sie erstellen Gruppen für die Freigabe)
• Freigabedefinition (Sie setzen die Einstellungen für die Freigabeprozesse)

Abb.: Standardansicht des Freigabeadministration-Moduls (Teilansicht)

Administration Freigaben

In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben.

Zahlreiche Filter ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Kriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Mandanten 
• Kunde
• Projekt
• Freigabetyp
• Status
• Sortierung
• Freigabezeitraum von / bis 
• Suche

Die Übersicht Administration Freigaben ist immer leer, für ein Suchergebnis ist es notwendig auf GO zu klicken.

Abhängig von Ihren Filtereinstellungen erscheinen die gewünschten Freigaben.

Mit einem Klick auf die Freigabe öffnet sich die Bearbeitungsebene. Sie können mit einem Klick auf die Projektnummer in der Spalte Freigabe direkt in das Projekt wechseln oder mit einem Klick auf die Nummer direkt das Formular einsehen für das die Freigabe aussteht. 

Berühren Sie die Freigabe, können Sie über den Pfeil die Bearbeitung durchführen. Zur Auswahl stehen: 

• Historie anzeigen (zeigt die Historie)
• Freigabestatus ändern (bestätigen, ablehnen oder delegieren)
• delegieren (Freigabe an einen anderen Mitarbeiter der Gruppe übertragen)
• Freigabeprozess abbrechen (bricht den Freigabeprozess ab)
• Freigabeprozess bearbeiten (die Freigabestufe sowie die Freigabefrist kann vom Antragsteller bearbeitet werden)

Eine neue Freigabegruppe erstellen und bearbeiten

Sie können eine neue Freigabegruppe definieren, die dann auch in der Freigabedefinition wählbar ist.

Dazu klicken Sie auf das Plus-Symbol unten rechts.

Jetzt haben Sie die Möglichkeit einen Freigabegruppenname und eine Abkürzung Gruppenname zu hinterlegen sowie Mitarbeiter zuzuweisen. 

Mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:

• << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
• < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
• > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
• >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben

Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet.

Mit Klick auf den Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen.

Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle zu-/aufklappen zur Auswahl.

Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle zu-/aufklappen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal.

Abb.: Popup-Fenster Freigabegruppe erstellen 

In der Übersichtsliste aller Freigabegruppen können Sie, wenn Sie die Gruppe berühren, über den Pfeil die Freigabegruppe editieren oder löschen.

Eine neue Freigabedefinition erstellen und bearbeiten

Wenn Sie den Reiter Freigabedefinition aufrufen, erscheint eine Liste mit möglichen Freigabebereichen und deren Konfiguration. 

• Abwesenheit (wer darf welche Abwesenheiten freigeben)
• Projekt (wer darf Projekt anlegen)
• Angebot (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)
• Anfrage (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)
• Beauftragung (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)
• Beauftragung NB (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)
• Rechnung (wer darf welches Rechnungsvolumen freigeben)
• Lieferantenrechnung (wer darf welches Lieferantenrechnungsvolumen freigeben)
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben)
• Stundenfreigabe Teamleiter (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben → in diesem Fall die Teamleiter, welche unter Zugangsberechtigungs Daten definiert wurden)

In der Übersichtsliste sehen Sie zudem zusätzliche Informationen. 

• Freigabebereiche
• Simultane Freigabe
• aktiv
• Anzahl der Freigabestufen
• Freigaberegeln

Abb.: Reiter Freigabedefinition 

Freigabedefinition editieren

Wenn Sie einen Eintrag berühren, erscheint der Pfeil über den Sie die Freigabedefinition editieren oder Freigaberegeln hinzufügen können. 

Bei Freigabedefinition editieren haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Freigabe Einstellungen zu verändern. 

• Freigabetyp (Bereich der Freigabe)
• Simultane Freigabe (die Freigabe kann jederzeit durchgeführt werden, unabhängig von hierarchischen Ebenen)
• aktiv (ja / nein)
• Anzahl Freigaben (wie oft muss die Freigabe erteilt werden)
• Beschreibung beim Erstellen eines neuen Freigabeprozesses anzeigen (Beschreibung entspricht dem in den Grunddaten einer Buchung hinterlegten Buchungstext)
• Kommentare für die Aktion freigeben ermöglichen (Kommentare können während dem Freigabeprozess hinzugefügt werden)
• Freigabeantragsteller (zeigt den Antragsteller des Freigabebereiches)
• erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)
• Freigabe geändert von (zeigt wer die Freigabe verändert hat)
• Freigabe geändert (zeigt wann die Freigabe verändert wurde)

Abb.: Popup Freigabedefinition editieren 

Freigabedefinition erstellen

Wenn Sie die Auswahl treffen Freigaberegeln hinzufügen haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Freigabe Einstellungen zu verändern.

• • Startwert (Ab welchem Angebots- / Rechnungswert greift die Freigabe)
  • Freigabeantragsteller (zeigt den Antragsteller des Freigabebereiches)
  • erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)
  • E-Mailbenachrichtigung für anstehende Freigaben verschicken? (E-Mail-Benachrichtigung ja / nein)
  • Freigabegruppen aktiv (welche Gruppen sind für die Freigabe aktiv)
  • Mitarbeitergruppenzugehörigkeit (Bedeutet, nur Gruppenmitglieder können diesen Freigabeporzess starten)
  • Prozesseigentümer zulässig (dem Freigabeantragsteller ist es möglich, eine Freigabe zu erteilen)
  • Projektverantwortlicher (es steht automatisch nur der im Projekt hinterlegten Projektverantwortlichen zur Verfügung)

Abb.: Popup Freigaberegel hinzufügen