MIS nach Zeitraum

Eine der wichtigsten Funktionen im MIS ist, dass Sie Ihre Unternehmenszahlen in allen Projekten auswerten können, die beauftragt wurden.

Ob sie auch erfolgreich abgeschlossen wurden, ist dabei zweitrangig.

Die Auswertungsmodalitäten einstellen

Um eine Auswertung vorzunehmen, wählen Sie zuerst den Mandanten und den Kunden aus. Dann können Sie festlegen, welchen Status die gesuchten Projekte haben sollen:

• in Arbeit
• zurückgestellt
• abgeschlossen
• nicht realisiert
• inaktiv
• Vorlagen
• angeboten

Sofern Sie eine weitere Eingrenzung vornehmen möchten, können Sie jetzt noch die Projektmappe auswählen.

Dabei werden Ihnen nur diejenigen angezeigt, die in dem ausgewählten Mandanten und Kunden auch zu finden sind.

Wenn die gewünschte Projektmappe nicht zu finden ist, ändern Sie bitte Ihre bisherigen Einstellungen.

Beim Projekttypen können Sie auf Wunsch noch festlegen, welche Arten Ihnen zur Auswahl stehen. Standardmäßig sind das die Folgenden:

• Kein Projekttyp
• Bauprojekt
• Büroorganisation
• Corporate Design
• Event
• Modell
• Newsletter
• Web Projekt

Sofern Sie eigene Projekttypen angelegt haben, können auch diese hier ausgewählt werden.

Abb.: Auswertungsmodalitäten Mandant, Kunde und Projekttyp

Der Auswahlbutton für die Projekte ist ähnlich wie die Projektmappen abhängig davon, welchen Mandanten und Kunden Sie bereits ausgewählt haben.

Angezeigt werden nur die Projekte, die zu Ihrer Auswahl passen.

Wenn Sie alle bei TROI hinterlegten Projekte einsehen wollen, sollten Sie den Kunden frei lassen.

Passend zum Projekt haben Sie noch die Möglichkeit, das Ergebnis auf einen Projektverantwortlichen oder eine Aktivität einzugrenzen.

Darüber hinaus können Sie bei Bedarf auch festlegen, für welche Tätigkeiten und Produkte die Auswertung erfolgen soll.

Neben den standardmäßig bei TROI hinterlegten Optionen finden Sie hier auch Tätigkeiten und Produkte, die individuell für Sie angelegt wurden.

Kalkulationspositionen

Eine der wichtigsten Filteroptionen im MIS sind die Kalkulationspositionen. Hier legen Sie fest, auf welchem Bereich der Schwerpunkt der Auswertung liegt. Diese Einstellung ist wichtig, da für jede Position andere Werte gegenübergestellt und ausgewertet werden. Sie können zwischen den folgenden Positionen wählen:

• Kundenertrag
• Deckungsbeitrag gesamt
• Ertrag intern  (interne Umsätze ohne Gewinnmarge)
• Ertrag intern EL (Eigenleistung)
• Ertrag intern FL (Fremdleistung)
• Ertrag extern (Umsätze gegenüber dem Kunden)
• Ertrag extern EL
• Ertrag extern FL
• offene Stunden

Abb.: Dropdown-Menü der Kalkulationspositionen

Mit diesen verschiedenen Kalkulationspositionen können Sie also unter anderem über einen bestimmten Zeitraum auswerten:

• Wieviel Ertrag ein bestimmter Kunde Ihnen gebracht hat
• Wie hoch Ihre variablen Kosten sind
• Welche Kosten ein bestimmter Projekttyp verursacht
• Wieviel Gewinn in einem noch laufenden Projekt zu erwarten ist
• Wieviel Geld in Fremdleistungen investiert wurde

Diese Liste ist nur beispielhaft für die verschiedenen Schwerpunkte, die Sie für ihre Auswertung im MIS wählen können.

Auswertungen sollen in der Regel die Zahlen eines bestimmten Zeitraums wiedergeben, zum Beispiel des letzten Jahres, eines Quartals oder ähnliches. Deshalb können Sie im MIS nicht nur ein Auswertungsdatum festlegen, sondern auch auf welches Ereignis sich dieses Datum bezieht:

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den GO-Button oben rechts.

Die Auswertungen interpretieren

Abhängig von Ihren Filterungen werden Ihnen verschiedene Ergebnisse angezeigt.

Die Spalten unterscheiden sich abhängig von der Kalkulationsposition, die Sie gewählt haben.

Die Informationen sind nach Kunde sortiert.

Mit einem Klick auf den Pfeil vor dem jeweiligen Kunden können Sie die ihm zugeordneten Projekte und Unterprojekte aufrufen, um eine detailliertere Auswertung zu erhalten.

Kundenertrag

Die Auswertungen für den Kundenertrag, konzentrieren sich aber auf die eingesetzten Eigen- und Fremdleistungen.

Auf diese Weise können Sie schnell überblicken, wo Optimierungsbedarf besteht. Ihnen werden folgende Informationen angezeigt:

• Umsatz Gesamt (realisierter Umsatz mit diesem Kunden)
• Umsatz % (realisierter Umsatz in % vom Gesamtumsatz)
• Stunden Anzahl (geleistete Stunden)
• Stunden Anzahl prozentual (Prozentualer Stundenanteil der gesamt geleisteten Stunden)
• Weiterberechenbare Stunden in Prozent
• Stundensatz extern
• Stundensatz intern
• Ist Einkauf Gesamt (Stundenanzahl x Stundensatz intern)
• Ist Einkauf - Fremdleistung
• Ergebnis Rechnung Gesamt (Gesamt - Ist Eigenkosten gesamt)
• Ergebnis in Prozent (Prozentuales Gesamtleistung vom Gesamtumsatz)
• Ergebnis von Rechnung zu Ist in %

Abb.: Auswertung nach Kundenertrag

Deckungsbeitrag gesamt

Mit dem Deckungsbeitrag gesamt können Sie ermitteln, wie hoch ihre variablen Kosten sind.

Folgende Informationen werden im Deckungsbeitrag angezeigt:

• Ist Verkauf Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Ist Einkauf Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Deckungsbeitrag gesamt aus Eigen- und Fremdleistungen
• Deckungsbeitrag in %
• Rechnung für Eigen- und Fremdleistungen
• Ergebnis Rechnung Gesamt
• Ergebnis von Rechnung zu Ist in %

Abb.: Auswertung nach Deckungsbeitrag gesamt

Ertrag intern und extern

Die Auswertung Ertrag intern gibt Ihnen einen Überblick, welche Kosten Ihre Mitarbeiter und Fremddienstleister für ein Projekt oder einen Zeitraum verursacht haben.

Dadurch können Sie zum Beispiel errechnen, ob es günstiger wäre, einen Freelancer durch einen festen Mitarbeiter auszutauschen.

In der Auswertung für den internen Ertrag werden Ihnen Eigen- und Fremdleistungen gegenübergestellt:

• Ist von Eigen- und Fremdleistungen
• Rechnung von Eigen- und Fremdleistungen
• Ergebnis Rechnung Gesamt (Rechnung EL + Rechnung FL - (IST EL + IST FL))
• Ergebnis von Rechnung zu Ist in %

Abb.: Auswertung nach Ertrag intern

Wenn Sie die Auswahl Ertrag extern gewählt haben, erhalten Sie dieselbe Übersicht.

Diesmal wurden aber Zahlen verwendet, die Sie dem Kunden in Rechnung gestellt haben, also einzelne Positionen plus Marge. 

Abb.: Auswertung nach Ertrag extern

Ertrag intern: Eigenleistungen und Fremdleistungen

Mit diesen Informationen können Sie überblicken, wie hoch ein Budget war, wieviel davon schon erwirtschaftet und abgerechnet bzw. noch nicht abgerechnet wurde.

Für die Auswertung interner Erträge (Eigenleistungen) finden Sie im MIS die folgenden Informationen:

• Ist Einkauf Eigenleistungen
• Rechnung Eigenleistungen
• Ergebnis Rechnung Gesamt (Rechnung EL - Ist Einkauf Eigenleistung)
• Ergebnis von Rechnung zu Ist in %

Abb.: Auswertung nach Ertrag intern EL

Die Auswertung für interner Erträge (Fremdleistungen) ist gleich gestaltet, allerdings dann nur mit Fremdleistungen statt Eigenleistungen.

Abb.: Auswertung nach Ertrag intern FL

Ertrag extern: Eigenleistungen und Fremdleistungen

Der Ertrag extern hilft Ihnen dabei, das vereinbarte Budget zu überwachen. 

So wissen Sie immer, wieviel Geld schon in Rechnung gestellt wurde und wie weit das Budget noch ausreicht.

Bei der Auswertung externer Erträge werden immer die Zahlen berücksichtigt, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Die Übersichten für Eigen- und Fremdleistungen sind identisch und unterscheiden sich nur in der Quelle der Leistungen (Mitarbeiter oder Freelancer).

Beispielhaft wird deshalb nur der Ertrag extern für Eigenleistungen vorgestellt:

• Ist Verkauf Eigenleistungen (bereits geleistete Arbeiten)
• Rechnung Eigenleistungen
• Ergebnis Rechnung Gesamt
• Ergebnis Rechnung zu Ist in %

Abb.: Auswertung nach Ertrag extern EL

Die Auswertung für interner Erträge (Fremdleistungen) ist gleich gestaltet, allerdings dann nur mit Fremdleistungen statt Eigenleistungen.

Abb.: Auswertung nach Ertrag extern FL

Offene Stunden

Wenn Sie das MIS zur Auswertung offener Stunden zu Rate ziehen, können Sie ermitteln, wieviele Stunden in ein Projekt schon investiert wurden und wie viele noch zur Verfügung stehen.

Es handelt sich damit um eine ganz ähnliche Auswertung wie beim Ertrag, allerdings werden Ihnen hier mehr Informationen gegenübergestellt.

Eine Aufteilung zwischen eigenen und fremden Leistungen findet direkt in der Übersicht statt und muss nicht noch manuell ausgewählt werden:

• Ist Verkauf weiterberechenbar Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Ist Verkauf nicht weiterberechenbar Eigenleistungen und Fremdleistungen
• berechnetes Ist für Eigenleistungen und Fremdleistungen
• nicht berechnetes Ist für Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Rechnung für Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Ergebnis (übrige/offene Stunden)

Abb.: Auswertung nach Offene Stunden

Auswertungen exportieren

Sie können Ihre Auswertungen direkt per Datev an den Steuerberater exportieren.

Dazu legen Sie zuerst Ihre Filteroptionen fest. In der Regel reicht es aus, wenn nur die Summenpositionen übermittelt werden.

Zu diesem Zweck aktivieren Sie die Option Export Kürzen oben im Filtermenü. Wenn Sie die komplette Auswertung versenden möchten, lassen Sie den Haken weg.

Klicken Sie jetzt auf den Exportieren-Button oben rechts.

Abb.: Position von Export kürzen und des exportieren-Buttons