Mit TROI können Sie Ihre Mitarbeiter zu Teams zusammenstellen, die dann spezifisch an bestimmten Aufgaben arbeiten. Damit eröffnen sich Ihnen auch neue Möglichkeiten zur Auswertung und Abrechnung.
Wenn Sie die Projektadministration im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Projektteam. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.
[Screenshot Weg dahin folgt]
Projektteam anzeigen und erfassen
Wenn Sie den Ordner für die Projektteams aufrufen, erscheint dort automatisch eine Liste aller angelegten Teams. Klicken Sie auf eines der Teams, entfaltet sich nach unten eine weitere Liste. In dieser können Sie alle Mitarbeiter sehen, die dem Team zugeordnet sind.
Des weiteren können Sie in der Titelzeile des jeweiligen Teams sehen, ob es aktiv oder inaktiv ist. Inaktive Teams können in der Projektadministration keinen Aufgaben zugeordnet werden.
[Screenshot Teamliste folgt]
Um ein neues Team anzulegen, klicken Sie oben in der Menüleiste auf den Button erfassen. Jetzt öffnet sich automatisch ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des Teams und seinen Status (aktiv oder inaktiv) angeben können.
Mit einem Klick auf die Diskette ganz unten rechts am Bildschirmrand speichern Sie das neue Team.
[Screenshot Team erfassen folgt]
Die Ansicht wechselt danach automatisch wieder in die Liste zurück.
Ein Team bearbeiten und löschen
Wenn Sie ein Team verändern möchten, öffnen Sie das Bearbeitungsmenü. Dazu klicken Sie rechts auf den jeweiligen Eintrag in der Liste. Es erscheint dann ein kleiner Button mit der Aufschrift Team bearbeiten. Beim Anklicken öffnet sich ein neues Fenster mit einem umfangreichen Bearbeitungsmenü.
[Screenshot Bearbeitungsfenster folgt]
Grundsätzlich können Sie hier erst einmal die Dinge einstellen, die Sie auch bei der Erstellung eines Teams wählen konnten. Also den Namen und seinen Status. Außerdem können Sie hier einen Mandanten auswählen.
Die wichtigste Funktion im Bearbeitungsfenster ist die Auswahl der Mitarbeiter, die zum Team gehören sollen. Dazu haben Sie die beiden Felder zugeordnete Mitarbeiter und nicht zugeordnete Mitarbeiter. Bei einem neu angelegten Team gibt es noch keine zugeordneten Mitarbeiter. Diese müssen also erst in der rechten Spalte ausgewählt werden.
Mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:
- << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
- >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet. Mit Klick auf diesen Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen und so für mehr Übersicht bei langen Listen sorgen.
Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle öffnen zur Auswahl. Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle öffnen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal. Das entspricht dem Schritt, der einen Absatz zuvor erklärt wurde.
Wenn Sie auf das Diskettensymbol klicken, speichern Sie die bearbeitete Liste. Mit einem Klick auf den Mülleimer wird sie vollständig gelöscht.