Die Mitarbeitergruppen werden zur Verwaltung verschiedener Funktionsbereiche in Troi genutzt und steuern die Zugriffe auf Daten.
Wenn Sie die Mitarbeiter Verwaltung im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Zugangsberechtigung Daten. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.
Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Mitarbeitergruppen, die Sie später in der Datenverwaltung benutzen. Diese sind:
- Alle Mitarbeiter
- Geschäftsleitung
Die Zugangsberechtigung Daten verwalten sämtliche Datenzugriffe. Wenn Sie zum Beispiel einen Kalendereintrag, einen Kontakt oder eine Projektaufgabe nicht öffentlich machen möchten, können Sie den Zugriff auf eine bestimmte Mitarbeitergruppe beschränken. Nur die Mitarbeiter, die zu dieser Gruppe gehören, können den Eintrag dann sehen. Ist ein Mitarbeiter keiner Gruppe zugeordnet ist er im Kalender für andere Mitarbeiter nicht sichtbar.
Achtung! Der Super User kann alle Zugriffseinschränkungen umgehen.
MITARBEITERGRUPPE ERSTELLEN ODER BEARBEITEN
Wenn Sie möchten, können Sie eine neue Mitarbeitergruppe definieren, die dann auch in der Datenverwaltung wählbar ist. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen oben links.
Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, einen Namen für die neue Mitarbeitergruppe zu vergeben. Nach dem Speichern erscheint die Gruppe in der Liste aller Mitarbeitergruppen. Mit einem Klick auf den Gruppennamen öffnet sich das Fenster erneut und Sie können den Namen verändern.
MITARBEITER ZUR GRUPPE HINZUFÜGEN ODER ENTFERNEN
Am rechten Rand des Bildschirms, finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Inschrift <<bitte wählen>>. Wenn Sie darauf klicken, erscheinen im Menü die Namen aller bereits angelegten Benutzer.
Wählen Sie den Nutzer aus, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Anschließend klicken Sie auf das Tabellensymbol hinter dem Menü. Es hat beim Berühren mit der Maus die Bezeichnung hinzufügen. Mit einem Klick darauf erscheint der Mitarbeiter in der gewählten Gruppe.
Sobald Sie einen Mitarbeiter zur Gruppe hinzugefügt haben, erscheint hinter jedem Namen ein Papierkorb. Mit einem Klick darauf entfernen Sie den jeweiligen Mitarbeiter wieder aus der Gruppe.