Der Schreibtisch

Der Schreibtisch bietet einen Überblick über wichtige Informationen wie Abwesenheiten anderer Mitarbeiter, Geburtstage, Ihre Termine und einen Kalender. Zusätzlich kann der Schreibtisch durch Widgets von verschiedenen Troi Modulen individualisiert werden. 

Um den Schreibtisch aufzurufen, gehen Sie über das TROI Symbol ins Startmenü und rufen den Ordner Schreibtisch auf. Beim Login starten Sie immer auf dem Schreibtisch, sofern Sie nicht den Quick Link zurück zum letzen Modul verwenden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Anleitung zum LOGIN.

KOPFZEILE

In der Kopfzeile von Troi finden Sie das Troi Logo und den Menübutton sowie die Quicklinks die Sie in den Benutzereinstellungen oder via Drag & Drop setzen können. Zusätzlich zeigen wir Ihren Namen, Ihr Profilbild, die aktuelle Kalenderwoche und das Modul an in welchen Sie sich gerade befinden. Am rechten Bildschirmrand befindet sich Ihr Firmenlogo. 

FUßZEILE

In der Fußzeile von Troi finden Sie die die Möglichkeit die Farbe zu wechseln indem Sie den Pfeilbutton unten links betätigen. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit die Währung zu wechseln, sofern mehrere angelegt sind, die Sprache der Navigation von Deutsch auf Englisch zu wechseln und die Daten von Deutsch auf Englisch zu stellen. Letzteres nutzen Sie um zum Beispiel ein englisches Projekt oder eine englische Preisliste zu erfassen. Das Zahnradsymbol verwaltet die Widgeteinstellungen. Über den Check IN / Check OUT können Sie Ihre Arbeitszeiten und Pausenzeiten stempeln oder via Arbeitszeit hinzufügen direkt erfassen. 

Mit einen Klick auf abmelden werden Sie von Troi abgemeldet. 

STANDARDFUNKTIONEN

Auf der linken Seite des Schreibtisch finden Sie verschiedene Bereich die für jeden Benutzer sichtbar sind unabhängig von seinen Berechtigungen. Diese sind: 

• Kalender (zeigt eigene Urlaube und Feiertage an) 
• Meine Termine (zeigt alle Termine der aktuellen Kalenderwoche)
• Geburtstage (zeigt alle Geburtstage 7 Tage vorher an)
• Abwesenheiten (zeigt alle Abwesenheiten 7 Tage vorher an)
  
  

Der Kalender zeigt alle Feiertage mit einem Sonnensymbol an die im System hinterlegt sind, die eigenen Urlaube werden mit einem Flugzeugsymbol dargestellt. Die Standardauswahl ist der aktuelle Tag. Mit einen Klick auf einen bestimmten Tag im Kalender werden bei Meine Termine, Geburtstage und Abwesenheiten die Informationen der jeweiligen Kalenderwoche in der dieser Tag liegt angezeigt. 

Über die Schaltflächen kann der Kalender navigiert werden. Diese sind: 

• Pfeil nach links (Vormonat)
• Punkt (Heute)
• Pfeil nach rechts (nächsten Monat)

ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN

Als Personaladministrator oder Gruppenadministrator erhalten Sie auf dem Schreibtisch die Anzeige Urlaubsanträge. Wird eine Abwesenheit beantragt die genehmigungspflichtig ist sehen Sie hier anstehende Freigaben. 

Wenn Sie die Maus auf die Abwesenheit halten erscheint ein Pfeil-Zeichen, mit einen Klick auf das Zeichen können Sie die Abwesenheitsdetails einsehen und die Abwesenheit bearbeiten und speichern, löschen, freigeben oder absagen. 

Wenn Sie das Freigabemodul aktiviert haben und Sie sind Freigabeberechtigter erscheint ein weiteres Feld indem Sie anstehende Anfragen freigeben oder absagen können. 

WIDGETS

Die Widgets geben Ihnen einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen. Diese sind:

• Kontakte
• To-Do´s
• Projektaufgaben
• Projekt Reporting
• Schnelle Projektsuche
• Troi News
• Blackboard

Je nach Benutzergruppe sind verschiedene Widgets zur Auswahl, darf ein Benutzer beispielsweise die Auswertungen nicht sehen so steht das Projekt Reporting Widget nicht zur Verfügung. Die Widgets können über das Zahnradsymbol in der Fußzeile von Troi individuell angeordnet sowie ein- oder ausgeblendet werden. Mit einen Klick auf das Zahnradsymbol öffnet sich die Widgetansicht, mit einen Klick auf ein Widget wird es ein- oder ausgeblendet. Via Drag & Drop kann die Reihenfolge der Widgets innerhalb der Spalten verändert werden. Ausgeblendete Widgets werden grau dargestellt, mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

DIE EINZELNENE WIDGETS IM ÜBERBLICK

Widget Kontakt

Im Widget Kontakte werden Ihnen Ihre als Favoriten gekennzeichneten Kontakte angezeigt. Mit einen Klick auf das Sternsymbol können Sie Kontakte als Favoriten setzen oder entfernen. Haben Sie keine Favoriten gesetzt können Sie über das Lupenymbol die Suche öffnen und einen Kontakt suchen, mit einen Klick auf das Plus-Zeichen können Sie einen neuen Kontakt anlegen.

Mit einen Klick auf den Kontakt öffnen sich die Kontaktdetails, mit allen wichtigen Informationen. Sie haben die Möglichkeit über die beiden Symbole neben dem Namen die vCard zu exportieren oder die Kontaktdetails zu öffnen. 

Kontakte suchen

TO-DO´S

Im Widget To-Do´s können virtuelle Post It angelegt werden. In die Eingabezeile geben Sie dazu einfach den Titel der Notiz ein und klicken auf das Plus-Zeichen für ein To-Do ohne Zuweisung eines Datums und auf das Uhr-Zeichen in der Eingabezeile um ein To-Do mit einem Datum zu versehen. Mit einen Klick auf das Sternsymbol kann das To-Do priorisiert werden. Mit einen Klick auf die Checkbox wird das To-Do als erledigt markiert und verschwindet aus der Liste. 

Die Anordnung der To-Do kann über das Zahnradsymbol eingestellt werden. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol und legen Sie Ihren Filter fest. Wenn Sie eine zusätzliche Filterfunktion wünschen aktivieren Sie die Checkbox Filter. Mit dem aktivierten Filter können Sie jetzt nach To-Do´s Filtern die Sie an andere Mitarbeiter gestellt haben und den Status der To-Do filtern.

Wenn Sie mit der Maus auf ein To-Do zeigen erscheint ein Stiftsymbol über das Sie das To-Do weiter bearbeiten können, alternativ führen Sie einen Doppelklick auf das To-Do aus. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie den Eintrag, der Papierkorb löscht das To-Do.

PROJEKTAUFGABEN

Im Widget Projektaufgaben erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Projektaufgaben. Mit einen Klick auf das Lupensymobol

Schnelle Projektsuche

Wenn Sie ohne umständliches Klicken schnell ein Projekt finden möchten, ist dieses Widget das richtige Mittel dafür. Geben Sie einfach den Projektnamen im Suchfenster an und drücken Sie die Enter-Taste. Alle in Frage kommenden Projekte werden dann aufgelistet. Wenn Sie ein * im Suchfenster eingeben, werden übrigens alle Projekte aufgeführt.

Beim Berühren des jeweiligen Projektes mit der Maus erscheint ein Pfeil. Wenn Sie darauf klicken, rufen Sie automatisch das jeweilige Projekt auf.

Einstellungen für das Widget

Um Ihnen optimale Filtermöglichkeiten zu bieten, lässt sich das Widget für die schnelle Projektsuche noch individuell einstellen. Mit einem Klick auf das Zahnrad können Sie festlegen

• Welche Projekte angezeigt werden (Favoriten oder alle)
• Wie viele Suchergebnisse angezeigt werden (je mehr umso länger ist die Ladezeit)
• Von welchem Mandant die Projekte sein sollen
• Welchen Typs das Projekt ist (alle, kein festgelegter Typ, Bauprojekt,  Büroorganisation, Corporate Design, Event, Modell, Newsletter, Web Projekt)
• Welchen Status das Projekt hat (alle, in Arbeit, zurückgestellt, abgeschlossen, nicht realisiert, inaktiv, Vorlagen, angeboten)

Die Einstellungen speichern Sie mit einem Klick auf das Diskettensymbol.

Die To-Do-Liste

Damit Sie aus Ihren vielfältigen Aufgaben keine übersehen oder vergessen, gibt es auf dem Schreibtisch die To-Do-Liste. Hier können Sie Notizen und Aufgaben hinterlegen, die sich nicht nur nachschlagen lassen, sondern an die Sie auf Wunsch auch erinnert werden.

Übersicht über To-Dos

Wie schon bei den Kontakten und den Projekten werden Ihnen alle To-Dos alphabetisch sortiert angegeben, wobei die wichtigen To-Dos sich ganz oben auf der Liste befinden. Sie können durch einen Klick auf den Stern jederzeit bestimmen, ob ein To-Do wichtig sein soll oder nicht. In der Übersicht sehen Sie bereits, wie das To-Do genannt wird und wann es fällig ist. Mit einem Klick auf den Stift am rechten Ende des Eintrags rufen Sie das Bearbeitungsmenü für das jeweilige To-Do auf. Hier können Sie mehr Informationen zur Notiz erhalten. Dazu gehören

• Eine nähere Beschreibung
• Fälligkeit
• Priorität
• Status und Zugriff
• Reminder/To-Do im Kalender anzeigen
• Attachments (Anhänge)
  
  

Abhängig von Ihrem Nutzerstatus können Sie die Informationen zum To-Do nicht nur einsehen, sondern auch noch verändern. Wie das funktioniert, verraten wir Ihnen gleich.

Ein To-Do anlegen und bearbeiten

Wir gehen zuerst davon aus, dass Sie ein neues To-Do anlegen möchten. Dazu müssen Sie erst einmal im Suchfenster einen Namen für das neue To-Do angeben. Jetzt können Sie den Eintrag entweder schnell und einfach speichern oder sie mit ausführlicheren Informationen hinterlegen.

Nachdem Sie den Namen des To-Do angegeben haben, klicken Sie auf das daneben liegende Uhrensymbol und wählen aus, an welchem Tag die Arbeit fällig wird. Sobald Sie die Zeit festgelegt haben, wird der Eintrag gespeichert und in der To-Do-Liste hinterlegt. Wenn die Arbeit keine Fälligkeit hat oder Sie noch keine eintragen möchten, klicken Sie statt des Uhrsymbols einfach auf das Plus-Zeichen rechts. Auch dann wird Ihr Eintrag in die Liste übernommen.

Sie können auch einen ganz ausführlichen To-Do-Eintrag erstellen. Dazu geben Sie wieder einen Namen in die Suchmaske ein. Diesmal klicken Sie aber nicht auf die Uhr oder das Plus-Zeichen, sondern auf das Symbol mit den drei Punkten. Beim Berühren mit der Maus erscheint hier die Bezeichnung erweitertes To-Do.

Die Maske, die sich jetzt öffnet, entspricht auch dem Bearbeitungsmenü für To-Dos.

Ob Sie jetzt ein neues To-Do eingeben oder ein bestehendes verändern ist technisch gesehen derselbe Ablauf, so dass Sie die folgenden Beschreibungen auch zum Bearbeiten eines To-Dos benutzen können.

Zuerst wählen Sie aus, für welchen Mitarbeiter das To-Do gilt. Gleich darunter können Sie die Kontaktperson angeben. Wenn Sie einen Namensbestandteil in das Suchfeld eingeben, werden Ihnen alle passenden Kontakte vorgeschlagen. Sobald Sie einen Kontakt ausgewählt haben, erscheint ein Kontakt-Button, über den Sie in die Detailinformationen dieser Person gelangen.

Als nächsten Schritt füllen Sie den Betreff (Name des To-Dos) und die Beschreibung der Arbeit aus. Wenn Sie möchten, können Sie im darunter liegenden Feld auch einen Kommentar zu diesem To-Do hinterlassen.

Nach diesen freien Eingabefeldern müssen Sie die Fälligkeit auswählen, also Datum und Uhrzeit, zu denen das To-Do erledigt sein muss. Sofern Sie möchten, können Sie hier auch noch eine abweichende Zeitzone angeben.

Abhängig von der Wichtigkeit eines To-Do können Sie eine mittlere oder hohe Priorität vergeben. Arbeiten mit hoher Priorität werden in der To-Do-Liste mit einem Stern gekennzeichnet.

Der Status eines To-Do ist standardmäßig offen. Wenn Sie sie schon bearbeitet haben oder sich anderweitig etwas am Status geändert hat, können Sie das hier auswählen. Außerdem lässt sich im Feld darunter festhalten, wer Zugriff auf das To-Do haben soll. Zur Auswahl stehen alle Mitarbeiter, privat, öffentlich, nur zugeordnete Personen oder die Geschäftsleitung.

 Zwei wichtige Felder können Ihnen die Arbeit mit der To-Do-Liste erheblich erleichtern. Wenn Sie den Reminder aktivieren, erhalten Sie in einem auswählbaren  Zeitraum eine Erinnerung an die Fälligkeit der Arbeit. Außerdem können Sie das To-Do  im Kalender anzeigen lassen.

Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch ein Attachment als Symbol für das To-Do hinzufügen. Dazu klicken Sie einfach in das Feld „Datei hierher ziehen“. Alternativ können Sie auch eine geöffnete Datei aus der Taskleiste Ihres Computers anklicken und in das Feld ziehen.

Nachdem Sie alles ausgefüllt haben, speichern Sie den neuen oder veränderten Eintrag mit einem Klick auf das Diskettensymbol.

Wenn Sie ein To-Do erledigt haben, klicken Sie einfach das Kästchen davor an. Es wird dann ausgeblendet.

Individuelle Anpassungen

Auch das To-Do-Widget können Sie noch individueller anpassen. Dazu klicken Sie auf das Zahnrad in der Titelleiste. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie

• Den Filter aktivieren oder deaktivieren (als erledigt markierte ToDos können so wieder angezeigt werden)
• Die To-Dos nach Alter (neu/alt), Deadline, Priorität und Gelesen-Status sortieren
• Einstellen, wie viele Tage vor Fälligkeit die To-Dos angezeigt werden sollen (0 = immer alle anzeigen)

Wenn Sie den Filter aktiviert haben, finden Sie in Ihrer To-Do-Liste zwei neue Schaltflächen vor: Eigene To-Dos oder gestellte To-Dos sowie der Status. Hier können Sie auswählen, ob Ihnen offene, angehaltene, erledigte, zurückgestellte, in Arbeit befindliche oder alle To-Dos angezeigt werden sollen.

Die Projektaufgaben

Das Widget Projektaufgaben ist mit dem gleichnamigen Modul verknüpft und bietet Ihnen oberflächliche Such- und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Um ein Projekt zu suchen, geben Sie oben in der Suchzeile den Namen des Kunden oder des Projektes ein und klicken auf GO. Ihnen werden dann alle in Frage kommenden Projekte angezeigt. Alternativ können Sie natürlich auch einfach die Projektliste durchsuchen. Sofern nicht anders eingestellt, sind die Projekte alphabetisch sortiert, mit den Favoriten an oberster Stelle.

Die Projektaufgabenliste filtern

Da die Projekte meist sehr zahlreich und komplex sind, bietet dieses Widget Ihnen besonders umfangreiche Möglichkeiten zur Filterung. So können Sie zum Beispiel

• Den Mandanten auswählen (einer oder alle)
• Den Kunden festlegen (einer oder alle)
• Ein Projekt oder Unterprojekt filtern lassen
• Nach Aufgabe filtern (alle, gestellte oder erhaltene Aufgaben)
• Sich nur Projekte mit einem bestimmten Status anzeigen lassen (offen, in Arbeit, angehalten, erledigt, zurückgestellt oder alle)
• Zwischen Aufgaben wählen (alle, aktive, nur vorbereitete)

Die Ergebnisliste wird Ihnen nach einem Klick auf GO dann entsprechend der Filterkriterien angezeigt.

Funktionen in der Projektaufgabenübersicht

Jede Projektaufgabe wird Ihnen mit Beschreibung und Fälligkeitsdatum angezeigt. Außerdem befindet sich vor jeder Projektaufgabe ein Kästchen, mit dem Sie eine Projektaufgabe als erledigt ausblenden können. Rechts in der Eintragszeile befindet sich ein Button, um Stunden für die Projektaufgabe zu erfassen. Das ist allerdings nur möglich, wenn das Symbol nicht ausgegraut ist. In diesem Fall wäre die Projektaufgabe als inaktiv markiert worden. Jeder einzelne, aktive Eintrag bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, den Time Tracker für diese Projektaufgabe zu starten. Dazu klicken Sie einfach auf die Uhr.

Wenn Sie den jeweiligen Eintrag anklicken, öffnet sich ein Dropdown-Fenster mit allen Details zum Projekt. Sie können diese Eintragungen bearbeiten, indem Sie auf den dazu gehörigen Bearbeitungsbutton klicken. Dann gelangen Sie in die Komplettansicht des Projekts, auf die an anderer Stelle eingegangen wird.

[Screenshot Detailansicht Projekt]

Sie können mit dem Projektaufgaben-Widget aber nicht nur Projekte suchen, sondern sie auch mit einem Klick auf das Exportieren-Symbol in Ihren Mac-Kalender kopieren oder ein ganz neues Projekt anlegen.

Wie Sie ein Projekt hinzufügen wird im entsprechenden Kapitel ausführlich erklärt.

Das Widget individuell anpassen

Wie bei den meisten anderen Widgets können Sie auch die Projektaufgaben noch individualisieren, indem Sie auf das Zahnrad klicken. In dem sich öffnenden Fenster können Sie festlegen, ob der Filter überhaupt aktiviert werden soll. Außerdem stellen Sie hier ein

• Für welchen Mandanten und Mitarbeiter die Filterung eingestellt werden soll
• Welche Laufzeit die Projekte haben
• Wie viele Projekte maximal angezeigt werden
• Wie die Aufgaben sortiert werden sollen (nach Alter, Priorität, Deadline oder Gelesen-Status)
• Nach welchen Kunden gesucht werden soll
• Nach welchem Typ die Filterung stattfindet (alle, gestellte Aufgaben und erhaltene Aufgaben)
• Welchen Status die Projekte haben sollen (alle, offen, in Arbeit, angehalten, erledigt, zurückgestellt) und
• Welchen Zustand die Projekte haben (alle, aktiv, inaktiv)

Die Einstellungen speichern Sie mit einem Klick auf das Disketten-Symbol.

Das Black Board

Das Black Board, oder auch das Schwarze Brett, ist Ihr TROI-internes Kommunikationssystem. Hier können Sie Nachrichten und Ankündigungen für die anderen Nutzer hinterlassen. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn die Nachrichten nicht wie eine E-Mail nur einmal gelesen werden, sondern langfristig zur Verfügung stehen sollen.

Sofern bereits Nachrichten hinterlegt wurden, können Sie sie ohne weiteren Filter sehen. Möchten Sie sich eine bestimmte Nachricht anzeigen lassen, klicken Sie in das Suchfeld der Titelzeile und geben hier den Namen oder ein Wort aus der Nachricht ein. Alternativ können Sie auch ein * eingeben. Dann werden alle Nachrichten ungefiltert aufgelistet.

Jede Nachricht wird Ihnen angezeigt mit Ablaufdatum, Titel und Textinhalt. Die Sortierung erfolgt, wenn nicht anders eingestellt, nach Erstellungsdatum. Sie sehen also immer sofort die neuesten Nachrichten.

Nachrichten bearbeiten und erstellen

Wenn Sie mit der Maus auf eine der Nachrichten gehen, werden rechts ein Bearbeiten-Symbol und ein Kreuz eingeblendet. Mit Klick auf das Bearbeiten-Symbol erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten, den Text und die Formatierung zu verändern. Mit einem Klick auf das X blenden Sie die Nachricht aus. Sie wird dadurch nicht gelöscht. Um eine Nachricht zu bearbeiten oder gänzlich zu löschen müssen Sie allerdings der Ersteller der Nachricht sein.

Um eine neue Nachricht zu erstellen, klicken Sie einfach auf das Plus-Zeichen in der Titelleiste. Es öffnet sich dann dasselbe Fenster, das Sie einen Schritt vorher vielleicht schon beim Bearbeiten gesehen haben.

Zuerst vergeben Sie für die Nachricht eine aussagekräftige Überschrift. Dann verfassen Sie einen umfangreicheren Informationstext. Unterhalb des Texteingabefeldes können Sie angeben, von wann bis wann die Nachricht gültig, also sichtbar ist. Sie können den Text auch vordatieren, so dass er erst in einigen Tagen im Black Board erscheint.

Besonders praktisch ist die Nachrichtenfarbe. Mit einem Klick auf die jeweilige Farbe wird der Hintergrund der Nachricht im Blackboard gefärbt. Dadurch heben sich die einzelnen Nachrichten besser voneinander ab. Wenn Sie sich mit den anderen Mitarbeitern auf bestimmte Farben für bestimmte Informationen einigen oder jeder Mitarbeiter seine eigene Farbe bekommt, lässt sich auf den ersten Blick sehen, zu welchem Thema die Nachricht geschrieben wurde oder von wem.

Zu guter letzt können Sie noch festlegen, für welche Mandanten die Nachricht bestimmt ist. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie die Nachricht. Sofern das Veröffentlichungsdatum bereits aktuell ist, erscheint die Nachricht dann auf dem Black Board.

Das Widget individualisieren

Übrigens können Sie das Widget auch hier mit einem Klick auf das Zahnrädchen noch individueller gestalten. Hier lässt sich zum Beispiel festlegen, in welcher Reihenfolge die Nachrichten angezeigt werden und wie viele Nachrichten maximal gezeigt werden sollen.

Wenn Sie ausgeblendete oder abgelaufene Einträge sehen möchten, setzen Sie einfach den Haken beim entsprechenden Kästchen. Außerdem können Sie hier einstellen, von welchen Mandanten die Nachrichten überhaupt angezeigt werden sollen.

Das Black Board wird zukünftig durch TROI Connect abgelöst. Darüber finden Sie eine eigene Anleitung.

Projekt Reporting

Wenn Sie das Projekt Reporting aufrufen, werden Ihnen wie überall auf dem Schreibtisch standardmäßig die als Favoriten markierten Projekte angezeigt. Mit Eingabe des Projektnamens in der Suchmaske können Sie sich aber auch andere Projekte in der Liste anzeigen lassen. Ein Klick auf den Stern im Suchfenster reicht aus, um die Ansicht wieder auf Ihre Favoriten umzuschalten.

Für jedes gefundene Projekt erhalten Sie eine Kurzansicht mit Namen, Beschreibung und Zahl der bearbeiteten Stunden.

Wenn Sie einen der Projekteinträge anklicken, öffnet sich ein größeres Menü mit detaillierteren Informationen zum jeweiligen Projekt. Hier erfahren Sie mehr über

• Kalkulierte Stunden
• Bereits erfasste Stunden
• Verwendete Stunden
• Verwendete Stunden nwb
• Verfügbare Stunden
• Anteil von Beratung/Consulting
• Anteil der Filmproduktion
• Anteil Corporate Design
• Anteil Beratung/Consulting kopiert

Die Angaben ergeben sich aus den Stunden, die Sie an anderen Stellen von TROI bereits für das Projekt erfasst haben. Unterhalb der Auswertung sehen Sie außerdem, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden für das Projekt erfasst hat.

Mit einem Klick auf den Pfeil, der sich in jeder Mitarbeiterzeile befindet, können Sie sich detailliertere Werte für das Projekt anzeigen lassen.

TROI News

Die TROI News sind unser heißer Draht zu Ihnen. Hier erfahren Sie alles, was es von uns Neues gibt. Das Newsfenster ist in zwei Bereiche unterteilt: News und Changelog.

Der Reiter „News“

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