Wenn Sie das Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Ordner. Einer von ihnen trägt den Titel Kontakte.
Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Spalten. Einige Spalten können über das Zahnradsymbol unten rechts in der Fußzeile aktiviert/deaktiviert werden. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol, aktivieren oder deaktivieren Sie die Checkboxen und speichern Ihre Eingabe über das Diskettensymbol. Alle Spalten im Überblick:
- Favorit
- Art
- Status
- Nachname
- Vorname
- Firma / Adresse
- Position
- To-Do
- Historie
- Kontaktdaten geschäftlich / privat
- Privatadresse
- Kategorien
Die Liste ist beim öffnen leer, damit Ihnen Ergebnisse angezeigt werden geben Sie bitte im Suchfeld ein * damit Ihnen alle Kontakte angezeigt werden oder einen spezifischen Suchbegriff. Alternativ können Sie auch über die gegebenen Filtereinstellungen eine Auswahl treffen. Die Möglichkeiten der Filterung sind:
- Art (Firma, Abteilung oder Person)
- Zugriff (Zugriffsbeschränkungen wie z.B. alle Konakte anzeigen die nur für mich sichtbar sind)
- Kategorie (Kategoriefilter z.B. nach Newsletter)
- Anzahl pro Seite (wie viele Ergebnisse werden pro Seite angezeigt)
- Suche (Textsuche)
- erweiterte Suche (individuelle Suche, klicken Sie dazu auf die blau hinterlegten drei Punkte)
- Stern (zeigt alle Kontakte die als Favorit gekennzeichnet sind)
In der Fußzeile finden Sie die Möglichkeit die Spalten zu individualisieren über das Zahnradsymbol, das Plus-Zeichen um einen neuen Kontakt anzulegen und diverse Import/Export Möglichkeiten.
KONTAKTE ANLEGEN UND BEARBEITEN
Sie können einen neuen Kontakt anlegen, der dann auch in der Kundenliste, Lieferantenliste oder als Gesprächspartner wählbar ist. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen unten rechts und wählen ob Sie eine Firma oder eine Person anlegen möchten. Abhängig davon welche Art von Kontakt Sie erstellen haben Sie in der Kontaktverwaltung verschiedene Felder zur Eingabe zur Verfügung. Füllen Sie alle benötigten Felder aus und klicken zum speichern auf das Diskettensymbol. Erfassen Sie einen Kontakt mit einen Namen der bereits in Troi existiert schlägt die Dublettenprüfung an.
FIRMENKONTAKTE
In jedem Reiter haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren neue Dokumente zu erstellen wie Brief oder Fax oder einen neuen Eintrag. Zusätzlich können Sie eine Person oder eine Abteilung hinzufügen, eine neue Firma anlegen, die Firma löschen oder die zugeordneten Kundenprojekte öffnen.
PERSONENKONTAKTE
In jedem Reiter haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren neue Dokumente zu erstellen wie Brief oder Fax oder einen neuen Eintrag. Zusätzlich können Sie eine neue Historie anlegen, ein Bild hochladen oder eine Person löschen.
Nachdem Sie gespeichert haben landen Sie im Reiter Details. Hier können Sie den Kontakt weiter bearbeiten, speichern, löschen oder sofern ein Template hinterlegt ist ein Adressetikett drucken.
Im Reiter vCard wird Ihnen die Visitenkarte des Kontakts angezeigt. Sie können den Kontakt löschen, ein Adressetikette drucken, normal drucken, eine vcf importieren oder den Kontakt als vCard exportieren.
Der Reiter Kundendaten, ist nur bei Firmen vorhanden. Hier können Sie direkt aus dem Kontakt einen Kundeneintrag in der Kundenliste anlegen. Sie können unter einen Firmenkontakt auch mehrere Kundeneinträge anlegen. Klicken Sie dazu auf neuen Kunden anlegen und geben die gewünschten Daten ein. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.
Der Reiter Lead, ist nur bei Firmen vorhanden. Hier können Sie Ihre Leads verwalten, nähere Informationen dazu finden Sie in der Sales Stage.
Im Reiter Kategorisierung können Sie wählen ob Sie eine Übersicht über alle Kategorien erhalten möchten oder ob Sie die Kategorien bearbeiten möchten. In der Ansicht Bearbeiten können Sie die Checkbox bei den gewünschten Kategorien aktivieren oder deaktivieren und Ihre Eingabe über das Diskettensymbol speichern. Nähere Informationen zu den Kategorien finden Sie unter LISTENWERTE.
Im Reiter Historie können Sie für Personenkontakte eine Historie anlegen. Klicken Sie dazu auf die Auswahl neue Historie die erscheint wenn Sie auf das Pfeil-Zeichen klicken der erscheint wenn Sie den Kontakt berühren. Es öffnet sich ein Fenster und Sie können wählen ob Sie eine neuen Historie anlegen, einen Kalendereintrag setzen oder eine Aufgabe (To-Do) erstellen. Sie haben über den Exportbutton die Möglichkeit alle Historieneinträge zu exportieren. Für eine Firma kann kein Historieneintrag erstellt werden, auf Firmenebene werden alle Historieneinträge für die untergeordneten Personen angezeigt.
Im Reiter Bilder sehen Sie alle hochgeladenen Bilder zum Kontakt, Bilder können nur zu einem Personenkontakt hinzugefügt werden.
Im Reiter Dubletten können Sie mögliche Dubletten prüfen. Ein Klick auf Aktion keine Dublette / Dublette markiert den Kontakt als gerprüft oder nicht geprüft. Sie können mit einen Klick auf Aktion löschen einen der beiden Kontakte löschen. Mit einen Klick auf Kontakt #1 oder Kontakt #2 öffnet sich eine Gegenüberstellung beider Kontakte und Sie können die Kontakte entweder zusammenführen, löschen oder als keine Dublette bestätigen.
