Die Freigabeadministration definiert für welche Prozesse die Freigabe aktiviert ist und welche Freigabegruppen es gibt.
Wenn Sie das System im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Freigabeadministration.
Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Reitern. Diese sind:
- Administration Freigaben (Freigabeliste, zeigt Freigaben.)
- Freigabegruppen (Sie erstellen Gruppen für die Freigabe.)
- Freigabedefinition (Sie setzen die Einstellungen für die Freigabeprozesse.)
EINE NEUE FREIGABEGRUPPE ERSTELLEN UND BEARBEITEN
Sie können eine neue Freigabegruppe definieren, die dann auch in der Freigabedefinition wählbar ist. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen unten rechts. Jetzt haben Sie die Möglichkeit einen Freigabegruppename und eine Abkürzung Gruppenname zu hinterlegen sowie Mitarbeiter zuzuweisen.
Mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:
- << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
- >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet. Mit Klick auf den Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen.
Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle zu-/aufklappen zur Auswahl. Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle zu-/aufklappen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal.
Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.
In der Übersichtsliste aller Freigabegruppen können Sie wenn Sie die Gruppe berühren über den Pfeil die Freigabegruppe editieren oder löschen. Ein löschen ist nur möglich, wenn die Freigabegruppe keinen Freigabeprozess zugewiesen ist.
EINE NEUE FREIGABEDEFINITION ERSTELLEN UND BEARBEITEN
Wenn Sie die Schaltfläche Freigabedefinition aufrufen, erscheint eine Liste mit möglichen Freigabebereichen und deren Konfiguration. Diese sind:
- Abwesenheit (wer darf welche Abwesenheiten freigeben)
- Projekt (wer darf Projekt anlegen)
- Angebot (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)
- Anfrage (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)
- Beauftragung (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)
- Beauftragung NB (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)
- Rechnung (wer darf welches Rechnungsvolumen freigeben)
- Lieferantenrechnung (wer darf welches Lieferantenrechnungsvolumen freigeben)
- Stundenfreigabe Projektverantwortlicher (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben)
- Stundenfreigabe Teamleiter (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben)
In der Übersichtsliste sehen Sie zudem zusätzliche Informationen. Diese sind:
- Freigabebereiche
- Simultane Freigabe
- aktiv
- Anzahl der Freigabestufen
- Freigaberegeln
Wenn Sie einen Eintrag berühren erscheint der Pfeil über den Sie die Freigabedefinition editieren oder Freigaberegeln hinzufügen können.
FREIGABEDEFINITION EDITIEREN
Wenn Sie die Auswahl treffen Freigabedefinition editieren haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Freigabe Einstellungen zu verändern. Diese sind:
- Freigabetyp (Bereich der Freigabe)
- Simultane Freigabe (die Freigabe kann jederzeit durchgeführt werden, unabhängig von hirarchischen Ebenen)
- aktiv (ja / nein)
- Anzahl Freigaben (wie oft muss die Freigabe erteilt werden)
- Freigabeantragsteller (zeigt den Antragsteller des Freigabebereiches)
- erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)
- Freigabe geändert von (zeigt wer die Freigabe verändert hat)
- Freigabe geändert (zeigt wann die Freigabe verändert wurde)
Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.
FREIGABEREGELN HINZUFÜGEN
Wenn Sie die Auswahl treffen Freigaberegeln hinzufügen haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Freigabe Einstellungen zu verändern. Diese sind:
- Startwert (Ab welchen Angebots- / Rechnungswert greift die Freigabe)
- Freigabeantragsteller (zeigt den Antragsteller des Freigabebereiches)
- erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)
- E-Mailbenachrichtigung für anstehende Freigaben verschicken? (E-Mailbenachrichtigung ja / nein)
- Freigabegruppen aktiv (welche Gruppen sind für die Freigabe aktiv)
- Mitarbeitergruppenzugehörigkeit (???)
- Prozesseigentümer zulässig (dem Freigabeantragsteller ist es möglich, eine Freigabe zu erteilen)
Administration Freigaben
In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben jeglichen Typs (Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt).
Zahlreiche Filter ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Kriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:
- Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
- Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
- Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde gewählt sein)
- Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp, zur Auswahl stehen Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt
- Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
- Sortierung - legen Sie hier Ihren bevorzugten Sortierungsmodus fest. Zur Auswahl stehen ohne Reihenfolge, Freigabefrist endet am (aufsteigend), Freigabefrist endet am (absteigend)
- Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
- Suche – Freitext-Suche
Einstellung, damit Freigabeberechtigte automatisch einen Dokument unterzeichnen können
