Stundenansicht

In der Stundenansicht können Sie sich schnell und übersichtlich darstellen lassen, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter geleistet haben. 

Nicht ohne Grund gehört die Stundenansicht zu den wichtigsten und am häufigsten genutzten Funktionen im Auswertungsmodul. Es hilft bei der Personalplanung, bei der Überwachung von Arbeitszeiten und dient der Optimierung des Personaleinsatzes.

Sie können bei der Darstellung Ihrer Ergebnisse zwischen der Wochen- und der Monatsansicht wählen. Bei  Bedarf lässt sich auch beliebig zwischen beiden wechseln. Je nach Länge Ihrer Ergebnisliste kann das aber auch mit einer längeren Ladezeit verbunden sein.

Wochenansicht

Die Wochenansicht eignet sich besonders gut für einen sehr detaillierten Blick auf die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters pro Woche zu erhalten.

Einstellungen für die Wochenansicht 

Wenn Sie keine Vorgaben machen, wird TROI Ihnen immer die Stundenansicht für die aktuelle Woche anzeigen, und zwar für Sie als Mitarbeiter. 

Zuerst wählen Sie den oder die Mandanten aus, für die die Stundenansicht erstellt werden soll. Anschließend legen Sie fest, für welche Mitarbeiter Sie die Auswertung erhalten möchten. 

Legen Sie jetzt den Zeitraum fest, aus dem die Stundenansicht erstellt werden soll. Dazu wählen Sie zuerst den Monat, dann das Jahr. Anschließend können Sie aus dem gewählten Monat noch die gewünschte Kalenderwoche aussuchen.

Wenn Sie hier keine Angaben machen, wird automatisch die aktuelle Woche gewählt. 

Sie können noch zwischen Stunden und Materialien wählen.

Klicken Sie dann auf den blauen GO-Button, um sich die Auswertung anzeigen zu lassen.

Abb.: Standardansicht für die Stundenauswertung pro Woche

Wochenansicht interpretieren

Die Stundenansicht in der Wochenübersicht ist unterteilt in die jeweiligen Tage der Woche, die mit Datum angegeben sind. Außerdem finden Sie hier noch eine Zusammenfassung der wiederberechenbaren, sowie der nicht wiederberechenbaren Stunden der ganzen Woche.

Alle Stunden werden  außerdem noch einmal in einer eigenen Spalte zusammengerechnet. In der linken Spalte mit der Überschrift Projekte, findet, sortiert nach Projekt und Mitarbeiter, eine weitere Filterung der täglichen Stunden statt. In der obersten Zeile eines jeden Mitarbeiters finden Sie die von ihm erfassten Stunden für jeden Tag vor.

Gleich darunter befinden sich die Abwesenheiten des Mitarbeiters, sofern für diesen Tag welche eingetragen wurden. In der Zeile darunter finden Sie die insgesamt für diesen Tag erfassten Stunden: Anwesenheiten und Abwesenheiten zusammen. 

 In der nächsten Zeile erfahren Sie Einzelheiten zu den Arbeits- und Pausenzeiten jedes Mitarbeiters: 

• Uhrzeit von CheckIn und CheckOut
• Pausen
• Gesamtsumme eingecheckter Stunden
• Gesamtsumme der Pausen

Diese Informationen werden Ihnen für jeden Tag einzeln aufgeführt. 

Unterhalb der Tabelle finden Sie für jeden Tag noch einmal eine Summierung aller Stunden, aller Abwesenheiten und aller Arbeitsstunden im gesamten Monat. Bei den Gesamtstunden werden auch die weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Stunden berücksichtigt.

Das ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie nicht nur einen Mitarbeiter betrachten, sondern Mehrere. 

Monatsansicht

Die Wochenansicht eignet sich besonders gut für einen sehr detaillierten Blick auf die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters pro Monat zu erhalten.

Einstellungen für die Monatsansicht   

Zuerst wählen Sie den Mandanten aus, für den Sie die angefallenen Stunden ermitteln möchten. Der Mandant beeinflusst, welche Mitarbeiter Sie später auswählen können. Sie können grundsätzlich wählen, ob alle Mandanten, mehrere oder nur einer für die Auswertung berücksichtigt werden sollen.

Wenn Sie die Option Mehrere wählen, öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie aus den hinterlegten Mandanten die Gewünschten aussuchen. 

Anschließend wählen Sie den oder die  Mitarbeiter aus, für die Sie die Stundenansicht erhalten möchten. Wenn die gewünschten Mitarbeiter nicht angezeigt werden, haben Sie möglicherweise den falschen Mandanten ausgewählt. 

Die Monatsansicht ist, anders als bei der Stundenauswertung, immer nur für einen Kalendermonat erhältlich. Wählen Sie also den Monat und das Jahr aus, für den Sie die Ansicht erhalten möchten. 

Sie können noch zwischen Stunden und Materialien wählen.

Klicken Sie dann auf den blauen GO-Button, um sich die Auswertung anzeigen zu lassen.

Abb.: Standardansicht für die Stundenauswertung pro Monat

Monatsansicht interpretieren 

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, zeigt TROI Ihnen die Stundenansicht tabellarisch an, und zwar sortiert nach Mitarbeiter.

In der linken Spalte finden Sie die jeweiligen Wochen, immer einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet. Der nächste Mitarbeiter befindet sich, mit einer eigenen Wochenübersicht, gegebenenfalls darunter. Jede Woche hat eine eigene Zeile.

Anschließend folgen die Wochentage von Montag bis Sonntag mit jeweils einer eigenen Spalte. Für jeden Tag ist das Datum hinterlegt. Dadurch können Sie immer auf einen Blick erfassen, in welcher Kalenderwoche an welchem Tag welche Arbeitszeiten vom Mitarbeiter erfasst wurden.

Sofern Stunden hinterlegt wurden, werden diese unmittelbar unter dem jeweiligen Tagesdatum angezeigt. Tage, an denen keine Stunden erfasst wurden, werden mit einem – markiert.

Neben den Wochentagen finden Sie noch Spalten für weiterberechenbare und nicht weiterberechenbare Stunden. Diese Informationen erhält TROI aus den Stundenerfassungen der Mitarbeiter für Projekte und Aufgaben.

In der vorletzten Spalte können Sie sehen, wie viele Stunden der Mitarbeiter in der jeweiligen Kalenderwoche eingecheckt war. Dahinter wird dann noch einmal die Summe aller erfassten Stunden dieser Woche angegeben.

Unterhalb aller Mitarbeiter finden Sie noch eine Zusammenfassung aller Auswertungen aus der Stundenansicht. Sie finden hier unter anderem folgende Informationen:

• Die Summe an Arbeitsstunden für alle Montage, Dienstage, usw.
• Die Summe aller weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Stunden
• Als Abwesenheiten markierte Stunden
• Die Summe aller CheckIns

Darüber hinaus zeigt die Stundenansicht Sollstunden zu Iststunden im Vergleich an. Berücksichtigt werden dafür die Arbeitsstunden, die beim Mitarbeiter hinterlegt wurden. Diese sind die Sollstunden, also die Zeit, die er laut Vertrag arbeiten muss.

Die Iststunden hingegen sind die, die er über TROI auch wirklich als Arbeitszeit, Krankheit oder ähnliches eingetragen hat.

Besteht eine Differenz (rote Minuszahl), hat der Mitarbeiter entweder weniger Stunden erfasst, als er hätte tun sollen oder zu viele. Wenn die Differenz ausgeglichen ist, entsprechen die erfassten Stunden den Sollstunden.

Ganz unten, am Ende der Tabelle und unter allen Mitarbeitern, finden Sie noch einmal die Gesamtsummen aller Stunden, sowie aller weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Stunden.

Über das Exportieren-Symbol können Sie die Informationen in eine Excel-Tabelle oder an den Steuerberater exportieren.