Referenzeinstellungen
Folgende Einstellungen haben Auswirkungen auf die Hermes-Schnittstelle, befinden sich aber in anderen Modulen in TROI:
- System → Systemeinstellungen → Hermes
DIE HERMES E-MAIL-ANBINDUNG
Mit unserer Hermes E-Mail-Anbindung ist es sehr einfach möglich, die Kundenkommunikation zu speichern und somit eine transparente Kontakthistorie zu sichern. Somit haben alle Mitarbeiter eine Übersicht, wer und wann miteinander Kontakt hatte.
Troi generiert automatische E-Mailadressen für alle Kontakte und Projekte, die eine automatische Zuordnung an den Zielkontakt (Historie) oder -projekt (Dokumente) ermöglichen.
Die Hermes-Nutzung ist mit allen E-Mail-Programmen und Betriebssystemen möglich. Eine Drittsoftware wird nicht benötigt.
ERSTEINRICHTUNG DER HERMES E-MAIL-ANBINDUNG
Hermes ist standardmäßig deaktiviert. Die Aktivierung erfolgt in den Systemeinstellungen im Troi Menü unter System → Systemeinstellungen → Hermes.
Hier muss Hermes aktiviert werden und die eigene Subdomain eingetragen werden, unter welcher der Hermes-Dienst läuft.
Wenn Sie sich unter https://firmenname.troi.de oder https://firmenname.troi.software in Troi anmelden, muss in jedem Fall firmenname.troi.software eingetragen werden.
Bitte kontaktieren Sie uns, falls Sie sich noch über eine "dh" Adresse (z.B. dh0012.troi.de/firmenname) anmelden, sodass wir einen Umzug vereinbaren können.
Inhouse-Hosting: Sofern Sie Troi selbstständig hosten, ist ein entsprechender MX-Record sowie ein offener Port 25 auf dem Troi-Server notwendig. |
Abb.: Konfiguration unter System > Systemeinstellungen > Hermes
VERWENDUNG DER HERMES E-MAIL-ANBINDUNG
Es genügt die Hermes-E-Mail-Adresse im BCC einer E-Mail einzutragen, sodass die Adresse für den Empfänger nicht sichtbar ist. Sobald die E-Mail versandt wurde, ist sie automatisch in der Kontakthistorie des Empfängers bzw. im Archiv eines Projekts aufgelistet.
Kontakt- und projektbezogene Hermes-E-Mail-Adressen
Sofern Sie Hermes aktiviert haben, sehen Sie in allen Kontakten und Projekten eine Hermes-E-Mail-Adresse, welche mit der konfigurierten Hermes Domain endet. Diese kann auch direkt in den Kontaktdetails und in den Projektgrunddaten angeklickt werden.
Smart-E-Mail-Integration
Sofern Sie in dem Kontakt, an den Sie eine E-Mail versenden, die Empfängeradresse eingetragen haben, kann Troi mit Hilfe einer generischen Hermes-E-Mail-Adresse die Zuordnung direkt zu dem entsprechenden Unternehmen oder Kontakt in Troi vornehmen.
Eine händische Pflege der individuellen Hermes-E-Mail-Adressen einzelner Kontakte ist dadurch nicht notwendig.
Um eine E-Mail einem bestimmten Kontakt in Troi zuzuordnen, fügen Sie einfach die E-Mailadresse contact@firmenname.troi.software zum Beispiel in BCC hinzu. Die Domain firmenname.troi.software ersetzen Sie durch Ihre eigene Hermes Domain.
Troi liest den entsprechenden Kontakt aus der Emailadresse, an die Sie die E-Mail versenden, aus und ordnet diesen dem passenden Eintrag in den Troi Kontakten zu.
Um die Nachricht einem bestimmten Unternehmen zuzuordnen, nutzen Sie die E-Mailadresse company@firmenname.troi.software. Über den Domainnamen wird die E-Mail dann dem entsprechenden Unternehmen zugeordnet.
Abb.: Beispielhafte Angabe der Smart-E-Mail-Integration in einem E-Mail-Programm