Öffnen Sie das TROI Menü und gehen Sie dann in den Ordner System und weiter in den Unterordner Systemeinstellungen. Gleich in der Titelzeile, rechts vom Feld mit dem Mandanten, finden Sie ein Dropdown-Menü. Hier wählen Sie den Eintrag Einstellungen Projektnummern/Dokumentnummern aus.
Automatische Nummerierung von Projekten und Dokumenten
Normalerweise nummeriert TROI Projekte und Dokumente automatisch immer weiter durch. Wenn Sie es wünschen, werden aber alle Nummernkreise mit dem Beginn des neuen Jahres auf den Startwert zurückgesetzt. Aktivieren Sie die folgenden Checkboxen, um einer Zurücksetzung zum Jahreswechsel zuzustimmen:
Projektnummer beim Jahreswechsel zurücksetzen
Angebotsnummer beim Jahreswechsel zurücksetzen
Rechnungsnummer beim Jahreswechsel zurücksetzen
Lieferscheinnummer beim Jahreswechsel zurücksetzen
Das Datum des Jahreswechsels ändern
Das Geschäftsjahr muss nicht zwingend am selben Tag enden, wie das Kalenderjahr. Grundsätzlich haben Sie mit TROI die Möglichkeit, den Jahreswechsel auf ein individuelles Datum zu verlegen.
Wir empfehlen Ihnen, das Datum des Jahreswechsels nur in Absprache mit unserem Kundensupport zu ändern. Eine Änderung hier führt zur Zurücksetzung Ihres aktuellen Nummernkreises, was unter Umständen Ihre Verwaltung und Buchhaltung beeinflusst.
Das Format des Datums muss zwingend beachtet wer
Sie können die folgenden Optionen verändern:
Datum zum Zurücksetzen der Rechnungsnummer
Datum zum Zurücksetzen der Angebotsnummer
Datum zum Zurücksetzen der Projektnummer
Eine Startnummer für den Nummernkreislauf festlegen
Mit einer Startnummer legen Sie fest, bei welcher Zahl der neue Nummernkreislauf starten soll. In der Regel ist diese Nummer die 1. Sie können aber auch jede beliebige andere Nummer wählen.
Diese Einstellung ist vor allem für Kunden wichtig, die erst im Jahr 2018 die Arbeit mit TROI begonnen haben und bei der Installation bereits eine abweichende Startnummer gewählt haben.
Folgenden Bereichen können Sie eine neue Startnummer vergeben:
Rechnungsnummern
Angebotsnummern
Projektnummern
Projektnummern und Dokumentennummen formatieren
Sie können nicht nur wie im vorherigen Schritt beschrieben die Projekt- und Dokumentennummern mit einer eigenen Startnummer versehen. Sie können auch die Formatierung der Nummern verändern. Dazu stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zur Auswahl, die unterschiedliche Funktionen haben.
In der Regel gilt: Für jeden eingegebenen Platzhalter hat die spätere Nummer eine Ziffer. Wenn Sie vier Platzhalter eingeben, besteht also auch die spätere Nummer aus vier Ziffern.
Achtung! Speichern Sie bitte jeden einzelnen der oben beschriebenen Schritte mit einem Klick auf das Diskettensymbol ab!
Das Format des Rücksetzdatums muss zwingend wie im Screenshot abgebildet eingetragen werden, zum Beispiel: 01.01 (kein Punkt am Ende)