Lieferantenrechnung

Die Lieferantenrechnung ermöglicht es Ihnen, im Controlling die Realität abzubilden, auch wenn der entsprechende Beleg noch nicht vorliegt.

So kann eine Rückstellung erstellt werden, die später, sobald der echte Beleg eingegangen ist, durch eine entsprechende Umbuchung angepasst wird.

Der eingetragene Einkaufspreis in der Kalkulation oder der in der Anfrage/Beauftragung angegeben Wert ergibt die Höhe der Lieferantenrechnung.

Die Lieferantenrechnung wird als Beleg in der Buchhaltung erfasst.

Nähere Informationen zu der Verarbeitung von Eingangsrechnungen und der Buchhaltung finden Sie unter Buchhaltung.

Vorbereitung

In der Vorbereitung entscheiden Sie, welche Fremdleistung Sie der Lieferantenrechnung hinzufügen möchten.

Aktivieren Sie dazu die Checkbox bei den gewünschten Unterprojekten oder Kalkulationspositionen und klicken auf das Plus-Zeichen unten rechts, um die Lieferantenrechnung zu erstellen.

Markieren Sie die Checkbox, bei einem Unterprojekt werden alle Fremdleistungen dieses Unterprojekts markiert. 

Abb.: Die Vorbereitung im Lieferantenrechnung-Reiter 

Stammdaten / Texte

In den Stammdaten / Texte haben Sie verschiedene Informationen und Einstellungsmöglichkeiten. 

• Gesamt
• Lieferant (mit einem Klick auf hinzufügen kann ein Lieferant hinzugefügt werden, ein Klick auf die Adresse entfernt den Lieferant)
• Ansprechpartner
• Belegnummer
• Belegdatum
• Leistungszeitraum
• Referenznummer
• Kunde
• Mehrwertsteuer
• Zahlungskonditionen (mit einem Klick auf das Plussymbol können Sie Zahlungskonditionen hinzufügen)
• Projekt
• Kurzbeschreibung
• Interne Projektbeschreibung
• Freigabestatus (ist die Freigabeadministration aktiv, kann hier die Freigabe gestartet werden)
• erstellt am
• geändert am
• Anschreiben (Anschreibentext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder Textbausteine)
• Abbinder (Abbindertext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder Textbausteine)

Damit eine Lieferantenrechnung freigegeben werden kann, muss ein Lieferant und die Belegnummer eingetragen sein, außerdem muss die Kontierung im Reiter "Drucksteuerung" gepflegt sein.

Abb.: Die Stammdaten / Texte im Lieferantenrechnung-Reiter

Im erweiterten Menü erhalten Sie eine Übersicht über alle erstellten Beauftragungen und können mit einen Klick in die Stammdaten der gewählten Beauftragung wechseln. 

Zusätzlich haben Sie mehrere Bearbeitungsmöglichkeiten. 

• Lieferantenrechnung kopieren
• Lieferantenrechnung löschen

Abb.: Das Erweiterte Menü in der Lieferantenrechnung 

Drucksteuerung

Die Drucksteuerung ermöglicht es Ihnen, die Kontierung der Lieferantenrechnung zu pflegen. 

Abb.: Drucksteuerung der Lieferantenrechnung 

Sobald ein Aufwandskonto der Position hinterlegt wurde, wird dies in der Übersicht angezeigt. 

Abb.: Drucksteuerung der Lieferantenrechnung inklusive Aufwandskonto

Lieferantenrechnung erfassen

Sobald eine Lieferantenrechnung freigegeben wurde, erscheint diese in der Buchhaltung unter dem Reiter Journal. 

Abb.: Journal in der Buchhaltung

Voraussetzungen zur Anlage einer Lieferantenrechnung

Eine Lieferantenrechnung kann im Bereich Buchhaltung angelegt werden.

Hierzu müssen jedoch zuerst die notwendigen Aufwandskonten hinterlegt werden, dies geschieht im Bereich Administration Buchhaltung > Konten.

Weiterhin ist der Lieferant im Bereich Projektadministration > Lieferantenliste anzulegen.

Anschließend kann der Lieferant mit einem Kreditor verknüpfen werden.

Abb.: Die Lieferantendetails in der Lieferantenliste 

Sollte der Kreditor noch nicht existieren, können Sie in gleich an der Stelle über den +-Button anlegen.

Abb.: Die Kontenauswahl

Abb.: Die Konten-Details

Nachdem Sie die Eingangsrechnung erfasst haben, erscheint diese in der OPOS unter den Kreditoren. 
Öffnen Sie nun die Kreditoren und setzen die Rechnung auf bezahlt, indem Sie auf den roten offenen Betrag klicken. Bezahldatum und Betrag eingeben und speichern.

Abb.: Die Zahlungsdetails in der OPOS