Projekte, die über eine längere Zeit umgesetzt werden, benötigen einen zuverlässigen zentralisierten Informationsfluss, damit man Projektänderungen, Aufgaben und Entscheidungen nachvollziehen kann.
Wenn Sie die Projekte im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Protokoll.
Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste aller erstellten Protokolle. Die Ansicht zeigt Ihnen verschiedene Informationen. Diese sind:
- Fav (zeigt Favoriten)
- Protokolltitel (Titel des Protokolls)
- Datum (Datum der Besprechung)
- Autor (Protokollführer)
- Teilnehmer (Teilnehmer der Besprechung)
- Verteilerliste (E-Mail Benachrichtigung)
Zusätzlich stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind:
- Autor
- Teilnehmer
- Zeitraum
- Suchfeld
Mit einen Klick auf GO wird die Suche gestartet.
PROTOKOLL ERSTELLEN UND BEARBEITEN
Wenn Sie ein neues Protokoll anlegen möchten klicken Sie auf das Plus-Zeichen oben rechts. Alternativ können Sie das Protokoll im Projekt anlegen, wählen Sie dazu im Projekt den Bereich Dokumente und den Reiter Protokoll aus. Im Fenster das sich öffnet können Sie verschiedene Einstellungen treffen. Diese sind:
- Mandant
- Kunde
- Projekt
- Protokolltitel
Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.
Wird das Protokoll aus einem Projekt heraus angelegt öffnet sich sofort die Detailansicht da die Einstellungen Mandant, Kunde und Projekt bereits durch das Projekt vorgegeben werden.
BASISEINSTELLUNGEN
Die ersten Informationen zur Protokollanlage sind:
- Protokolltitel
- Ziel
- Datum und Zeit
- Ort
- Zugriff
- Kalendereintrag für alle Teilnehmer erstellen
TEILNEHMER, ANSCHREIBEN UND VERTEILER
In diesen Bereichen legen Sie die Teilnehmer fest, fügen ein Anschreiben ein und legen eine Verteilerliste für die E-Mail Benachrichtigung fest. Mit einen Klick auf das Plus-/Minus-Zeichen neben den Teams können Sie die Mitarbeiterliste öffnen oder schließen. Aktivieren Sie die Checkbox bei den teilnehmenden Mitarbeitern um diese hinzuzufügen. Abwesende Teilnehmer können als Entschuldigt markiert werden. Alle Teilnehmer sind automatisch auch in der Verteilerliste, weitere Personen können Sie hinzufügen indem Sie die aktivieren.
Um externe Kontakte hinzuzufügen geben Sie im Suchfeld den gewünschten Kontakt ein, wählen im Drop Down den Kontakt aus und klicken anschließend auf das Plus-Zeichen.
PROTOKOLLINHALT, PROTOKOLLVORSCHAU UND ANHÄNGE
Im Protokollinhalt können Sie zwischen verschiedenen Typen wählen. Diese sind:
- Überschrift (H
- Entscheidung
- Information
- To Do
- Projektaufgabe
Geben Sie im Textfeld den Inhalt ein und wählen anschließend einen Typ. Nach Klick auf das Diskettensymbol erscheint das Element im Bereich Protokollvorschau. Mit einen Klick auf die Schaltfläche Anhänge können Sie eine Datei zum upload auswählen oder Sie ziehen das gewünschte Dokument via Drag & Drop auf die Schaltfläche.
HISTORIE
In der Historie sehen Sie verschiedene Informationen. Diese sind:
- erstellt von
- erstellt am
- geändert von
- geändert am
