Im Angebot wird aus der zuvor erstellten Kalkulation direkt ein Angebot erstellt, das an Ihren Kunden versendet werden kann.
Die Grundeinstellung in Troi ist pro Projekt ein aktives Angebot zu verwenden. (Basisangebot)
Multiple Angebote
Sollen mehrere aktive Angebote in einem Projekt gleichzeitig verwendet werden, ist die Funktion multiple Angebote notwendig.
Für weitere informationen siehe:
Basisangebot
Stammdaten / Texte
In den Stammdaten / Texte haben Sie verschiedene Informationen und Einstellungsmöglichkeiten.
- Belegnummer
- Belegdatum
- Kunde
- abweichender Empfänger (Mit einem Klick auf hinzufügen kann ein abweichender Empfänger hinzugefügt werden. Ein Klick auf die Adresse entfernt den Empfänger)
- Gesprächspartner
- Projekt
- Kurzbeschreibung
- Interne Projektbeschreibung
- Unterzeichner
- Freigabestatus (Ist die Freigabeadministration aktiv, kann hier die Freigabe gestartet werden)
- Version
- erstellt am
- freigegeben von
- Erstellt von
- geändert am
- geändert von
- Anschreiben (Anschreibentext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder Textbausteine)
- Abbinder (Abbindertext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder Textbausteine)
Mit einen Klick auf das Disketten-Symbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe.
Mit einen Klick auf den drucken-Button untern rechts kann das Angebot gedruckt werden.
Mit einen Klick auf den Pfeil PDF-Vorschau auf der rechten Seite können Sie die PDF-Vorschau einsehen und gegebenenfalls in der Drucksteuerung das Angebot anpassen.
Abb.: Standardansicht des Angebot-Reiters
Im erweiterten Menü können Sie mit einem Klick auf den Pfeil, der erscheint, wenn Sie das Projekt berühren, das Projekt archivieren, mit Änderung der Angebotsnummer oder individuelle Kundenfelder einfügen.
Das archivierte Projekt finden Sie im Archiv wieder.
Abb.: Das erweiterte Menü im Tab Angebot für Basisangebote
Drucksteuerung
Die Drucksteuerung ermöglicht es Ihnen, den Ausdruck des PDFs zu steuern.
Globale Einstellung vs. Individualisierung
Über das Drop-Down-Menü oben links kann eine globale Einstellung getroffen werden.
Das Drop-Down-Menü bei den einzelnen Kalkulationspositionen in der Spalte Drucksteuerung ermöglicht eine Individualisierung pro Kalkulationsposition.
Abb.: Position des globalen Drop-Down-Menüs sowie der Drop-Down-Menüs pro Kalkulationsposition
Mit einem Klick auf die Checkbox können Sie Unterprojekte oder Kalkulationspositionen ausblenden.
Darüber hinaus bietet die Drucksteuerung die Möglichkeit, die Anzahl/Betrag für das Angebot zu bearbeiten. Dafür muss auf den "Preis" oder den "Preis pro Einheit" der Position geklickt werden.
Dadurch öffnet sich das folgende Fenster, hier kann die ausgewählte Position bearbeitet werden und mit Klick auf das Disketten-Symbol gespeichert werden.
nicht gewünschte Positionen im Angebot
Positionen, welche nicht im Angebot auftauchen und somit in die Berechnung der Zwischen- und Gesamtsumme einfließen sollen, müssen in der Kalkulation auf NWB gesetzt werden.
Wenn Sie die Positionen berühren, erscheint das Seitenumbruch einfügen/entfernen-Symbol.
Mit einem Klick auf das Symbol fügen Sie einen Seitenumbruch ein, welcher mit einer roten Linie dargestellt wird. Mit einem weiteren Klick können Sie den Seitenumbruch wieder aufheben.
Vorschau
In der Vorschau erhalten Sie die Ansicht Ihrer Einstellungen, die Sie zuvor in der Drucksteuerung getroffen haben.
Multiple Angebote
Mit der Funktion multiple Angebote können mehrere aktive Angebote innerhalb eines Projekts verwaltet werden. Die Funktion ist ideal um Positionen einzeln oder nachträglich anzubieten und ermöglicht somit einen flexiblen Projektablauf sowie eine einfache Abrechnung durch Auswahl des Angebots in der Abrechnung.
Bei den multiplen Angeboten entfällt die Archivierung, da jedes Angebot wie eine Rechnung eine einzigartige Nummer erhält und automatisch im System archiviert wird. Sie finden dann alle Angebote innerhalb des Projekts durch einen Klick auf das erweiterte Menü links oben.
weitere Informationen
Für weitere Informationen siehe:
Zusätzliche Funktionen
Vorbereitung
Im Bereich Vorbereitung wählen wir die für das Angebot gewünschten Positionen aus, indem die Checkbox bei der jeweiligen Position aktiviert wird.
Anschließend erstellen wir das individuelle Angebot über einen Klick auf das Plus-Symbol unten rechts.
Abb.: Der Vorbereitung-Reiter für die multiplen Angebote
Stammdaten / Texte
Falls die Kalkulation bereits dem (ersten) Angebot entspricht, können Sie den Schritt Vorbereitung überspringen.
Unter Stammdaten/Texte ist bereits ein fertiges Basisangebot hinterlegt, für welches nach der Freigabe eine Nummer erzeugt werden kann.
Alle weiteren Informations- und Einstellungsmöglichkeiten sind gleich zur normalen Angebotsfunktion.
Angebotsnummer und Archivierung
Multiple Angebote erhalten die Angebotsnummer erst nach Änderung des Freigabestatus auf freigegeben und der Nummernvergabe über das Druck-Symbol.
Bei den multiplen Angeboten entfällt die Archivierung, da jedes Angebot wie eine Rechnung eine einzigartige Nummer erhält und automatisch im System archiviert wird.
Sobald eine Nummer erzeugt wurde, ist es nicht mehr möglich, das Angebot zu ändern.
Lehnt ein Kunde ein Angebot ab und es verliert so nach der regulären Freigabe ihre Gültigkeit, kann der Freigabeprozess abgebrochen werden. Das Angebot kann dann nicht mehr für die Rechnungsstellung ausgewählt werden.
Rechnung
Im Reiter Rechnung steht Ihnen ein zusätzliches Drop-Down-Menü zur Verfügung, in welchem Sie das gewünschte Angebot zur Abrechnung auswählen können.
Troubleshooting
Keine PDF-Erstellung
Pop-up-Blocker
PROBLEM:
Es werden beim Drucken keine PDFs erzeugt.
LÖSUNG:
Bitte überprüfen Sie die Popup-Blocker-Einstellungen in Ihrem Browser.
Chrome:
- Klicken Sie oben rechts auf das Dreipunkt-Menü Einstellungen.
- Klicken Sie unten auf Erweitert.
- Klicken Sie unter Datenschutz und Sicherheit auf Website-Einstellungen.
- Klicken Sie auf Pop-ups und Weiterleitungen.
- Aktivieren Sie oben die Einstellung Zugelassen oder Blockiert.
Firefox:
- Klicken Sie oben rechts in Firefox auf den Menü-Button und wählen Sie dort die Einstellungen aus
- Wechseln Sie links zur Kategorie Datenschutz & Sicherheit und suchen Sie nach den Berechtigungen.
- Aktivieren Sie die Option Pop-up-Fenster blockieren und klicken Sie daneben auf den Button Ausnahmen.
- Hier können Sie gewünschten Webseiten Pop-Ups generell erlauben oder eine erteilte Erlaubnis wieder zurückziehen.
Safari:
- Klicken Sie oben in der Menüleiste auf Safari und wähle Einstellungen.
- Klicken Sie auf den Tab Websites.
- Wähle Sie links unter Allgemein Pop-up-Fenster aus.
- Klicken Sie unten rechts auf das Aufklappmenü Beim Besuch anderer Websites.
- Wählen Sie Zulassen
Datensprache: englisch
PROBLEM:
Die Templates lassen sich auf Datensprache: englisch nicht drucken.
Es wird eine Fehlermeldung geworfen.
Auf Datensprache: deutsch funktioniert jedoch der Druck.
LÖSUNG:
Im Modul Länder (über System) sind folgende Punkte zwingend erforderlich:
- Deutschland muss komplett gepflegt sein
- das gewünschte Land muss komplett gepflegt
Abb.: Fehlende Übersetzung von Großbritannien
Textliche Änderungen an den Angebotspositionen
PROBLEM:
Ich habe textliche Änderungen an den Angebotspositionen vorgenommen. In der Vorschau werden sie angezeigt. Wenn ich das Angebot drucke, sehe ich nur die Überschriften (Unterprojekte).
LÖSUNG:
Werden Texte in der Vorschau oder der Drucksteuerung angezeigt, aber nicht ausgedruckt, sind die entsprechenden Textfelder nicht für Ihre Templates konfiguriert. Wenden Sie sich in diesem Fall über das Ticket-System an den Troi Support.
Einzelne Positionen in der Drucksteuerung ausblenden
PROBLEM:
Ich möchte in der Drucksteuerung einzelne Positionen ausblenden, aber wenn ich eine Position anklicke, nimmt Troi den Haken bei allen Positionen raus.
LÖSUNG:
Einzelne Kalkulationspositionen können Sie in der Drucksteuerung nicht für das Angebot ausblenden (Ausnahme Nullpositionen). Um eine einzelne Position nicht mit auf dem Angebot auszudrucken, setzen Sie diese Position in der Kalkulation auf NWB.