Arbeitszeitmodul

Das Arbeitszeitmodul

Wählen Sie eine von drei Arbeitszeiterfassungen

Troi bietet jetzt drei verschiedene Arten von Arbeitszeiterfassung. Über den Check-in/Check-out System werden Zeitstempel gespeichert und es müssen vom User keine Zeiten eingetragen werden. Die jeweilige Check-in, Check-out und Pausezeiten werden automatisch vom aktuellen Zeitpunkt übernommen. Parallel dazu ist eine manuelle Erfassung dieser Zeiten möglich um eine bessere Kontrolle zu bekommen über die eingetragenen Zeiten. Zusätzlich verfügt Troi jetzt über eine Möglichkeit, diese Zeiten als reine Zahlen einzugeben (z.B. 8,5 Stunden) um die schnellste Erfassungsmöglichkeit zu erlauben.

Normale Brutto Arbeitszeit mit Check-in und Check-out

Wenn nichts in Ihrer Troi Instanz konfiguriert wird, ist die Arbeitszeit über Check-in/Check-out und gleichzeitig das manuelle Eintragen dieser zwei Zeiten, inklusive mehrerer Pausen, möglich. Das deckt auch den Wunsch der meisten Kunden von Troi, weshalb wir es als Standardeinstellung beibehalten haben.

Ein einfacher Klick auf "Check-in", egal ob im unteren rechten Bereich von Troi oder über unsere Troi Live App, aktiviert den ersten Check-in. Das bietet die zusätzliche Möglichkeit, sich anzumelden, obwohl der erste Termin des Tages vielleicht nicht vor dem Rechner ist. Eingetragene Check-ins über die Troi Live App werden automatisch zur Browseransicht von Troi übertragen, damit man bereits eingecheckt ist, wenn man sich in Troi anmeldet.

Zwischen den eingetragenen Check-ins und Check-outs können noch zusätzlich Pausen eingetragen werden. Dies ist noch nicht über die App möglich, geht aber schnell mit einen Klick auf die Kaffeetasse im unteren rechten Bereich des Troi Fensters. Wenn Sie es vergessen, eine Pause zu starten oder zu beenden, machen Sie sich keine Sorge. Es ist jetzt möglich, Pausezeiten nachträglich zu korrigieren.

Zu guter letzt, muss man sich noch am Ende des Tages auschecken. Dies kann wieder entweder über Troi oder über die Troi Live App erfolgen. Troi meldet jeden Benutzer automatisch um Mitternacht ab, sollte sie oder er es vergessen haben. Einträge, die von Troi automatisch abgemeldet wurden, können selbstverständlich nachträglich angepasst werden.

Brutto Arbeitszeit ohne Check-in und Check-out

Obwohl das Einchecken und Auschecken eine sehr präzise Arbeitszeiterfassung ermöglicht, scheint es manchen Mitarbeitern, die es nicht gewohnt sind mit "Stempeluhren" zu arbeiten, als zu unflexibel. Manche Firmen verzichten komplett auf diese Möglichkeit, um Konflikte zwischen Arbeitgeber und -nehmer zu vermeiden. Daher bieten wir auch die Möglichkeit, den Check-in und Check-out Button zu entfernen und die Arbeitszeiterfassung trotzdem noch beizubehalten. Dazu muss in System » Systemeinstellungen im Dropdown die Stundenerfassung ausgewählt werden und in dieser Ansicht die beiden Optionen "Check-in Funktionalität deaktivieren" und "Arbeitszeiten als Zahl erfassen" angehakt werden.

Die Ansicht, die vorher zur Korrektur bestehender Check-ins und -outs gedient hat, dient nun auch als einzige mögliche Erfassungsmöglichkeit für Arbeitszeiten. Diese steht nach wie vor in allen Ansichten von Troi zur Verfügung.

Netto Arbeitszeit

Als netto Arbeitszeit versteht Troi die geleistete Arbeitszeit, Pausen nicht inbegriffen. Wenn man sich dafür entscheidet, dass alle Mitarbeiter die Arbeitszeit als dezimaler Wert (Zahl) eintragen werden, ist die Erfassung von Pausenzeiten nicht mehr relevant und der Eintrag erfolgt auf Basis von Nettozeiten.

Die Erfassung ist nun einfacher als je zuvor. Wenn man auf das Icon für die Arbeitszeiterfassung klickt, wird auf dem geöffneten Dialog die Soll (oder vertraglich geregelte) Zeit für den aktuellen Tag vorgeschlagen, die dann nach Bedarf verändert werden kann um Über- oder Unterzeit zu erfassen.

Aus drei Auswertungen wird Eine

Unter Auswertung → Arbeitszeit finden sich alle drei Reiter Arbeitszeit / Monatsansicht / Wochenansicht

Die Erklärung zur Arbeitszeitauswertung findest du hier.

Mitarbeiter kontrolliert sich selbst

Die neue Arbeitszeitauswertung steht nun den einzelnen Mitarbeitern als Reiter der Stundenerfassung zur Verfügung. Diese Ansicht ist identisch zur Ansicht im Auswertungsbereich, unterscheidet sich aber darin dass nur die Einträge des eigenen Benutzers angezeigt werden (ausgenommen er oder sie kann für "alle Mitarbeiter" Stunden erfassen). Alle anderen Inhalte dieser Ansicht sind gleich.

Unterschied zwischen Einträgen mit und ohne Ausrufezeichen

Manche Einträge der ersten Spalte (Arbeitszeit) werden gesondert mit einem Ausrufezeichen ausgewiesen. Der User wird darauf hingewiesen, dass dieser Eintrag eventuell (aber nicht unbedingt) seine Aufmerksamkeit braucht. Ausrufezeichen werden hauptsächlich durch nicht-vollständige Arbeitszeiteinträge verursacht, was aber nicht bedeutet, dass diese mit 0,00 angezeigt werden, sondern dass ein Ersatzwert angezeigt wird, was die selbe Relevanz haben könnte, wie ein vollständiger Eintrag. Folgende Regelreihenfolge wird angewendet:

• Wenn kein Eintrag oder ein nicht-vollständiger Eintrag gemacht wurde, keine Projektzeit hinterlegt wurde und dieser Tag in der Vergangenheit liegt, wird die Geplante Arbeitszeit als Ersatzwert genommen.
  • Wenn kein Eintrag oder ein nicht-vollständiger Eintrag gemacht wurde und die eingetragene Projektzeit kleiner ist, als die geplante Arbeitszeit und dieser Tag in der Vergangenheit liegt, wird die Geplante Arbeitszeit als Ersatzwert genommen.
• Wenn kein Eintrag oder ein nicht-vollständiger Eintrag gemacht wurde aber bereits eine Projektzeit vorliegt, die größer als die geplante Arbeitszeit ist, und dieser Tag in der Vergangenheit liegt, wird die erfasste Projektzeit (WB + NWB) als Ersatzwert genommen.
• Wenn ein Eintrag vollständig ausgefüllt wurde, wird kein Ersatzwert genommen.

Für alle drei Fälle wird die entsprechende Warnung angezeigt, wenn man mit der Maus auf den Eintrag geht.

Arbeitszeiten von Mitarbeitern auswerten

TROI bietet Ihnen eine ganz einfache Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auszuwerten. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel ermitteln, ob in einem bestimmten Bereich zu viel oder zu wenig Personal eingesetzt wird. Auch über besonders arbeitslastige Tage, Fehlzeiten und ähnliche Mitarbeiterinformationen sind Sie damit immer auf einen Blick informiert.

Die Auswertung von Arbeitszeiten vorbereiten

Mit einem Klick auf den jeweiligen Button können Sie festlegen, ob Sie die Auswertung in einer Wochen- oder Monatsansicht angezeigt haben möchten. Sie können jederzeit zwischen beiden Ansichten wechseln, auch nach erfolgter Auswertung.

Zur weiteren Eingrenzung haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten: Benutzergruppen und Mitarbeiter. Wenn Sie eine Benutzergruppe auswählen, werden ausschließlich die Auswertungen für  alle Mitarbeiter, die Geschäftsleitung oder individuell erstellte Gruppen angezeigt. Sie können aber auch alle Benutzergruppen wählen, damit keine Einschränkung stattfindet.

Wenn Sie einen bestimmten Mitarbeiter auswerten möchten, können Sie auch diesen auswählen. Bitte beachten Sie: Auswählbar sind nur die Mitarbeiter, die zu der vorher festgelegten Benutzergruppe gehören. Wenn Sie den gewünschten Mitarbeiter nicht finden, ändern Sie also die Benutzergruppe. Sie können sich alle Mitarbeiter, mehrere oder einen einzelnen anzeigen lassen.

In der Regel werden Arbeitszeiten in einem bestimmten Zeitraum ausgewertet, um einen gezielten Einblick nehmen zu können. Deshalb ist es empfehlenswert, einen Datumsbereich anzugeben, der ausgewertet wird. Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch individuelle Details angeben, zum Beispiel Projekte, die in der Auswertung berücksichtigt werden sollen.

Klicken Sie jetzt auf den GO-Button, um die Einstellungen auszuwerten.

Export - Controlling Auslastung

Nach Klick auf den Export Button kann der Report unter „Controlling Auslastung“ abgerufen werden. 

Abb.: Export Arbeitszeit

Spalten und Werte von Links nach Rechts Bezeichnung (Bedeutung)

• Vorname (Vorname der Mitarbeiter. Außerdem werden die Mitarbeiter nach Teams gelistet.)
• Nachname (Nachname der Mitarbeiter)
• Stunden gesamt IST (Summe aller aufgezeichneten Stunden)
• Stunden gesamt SOLL (Summe der verfügbaren Arbeitszeit im betreffenden Zeitraum ( Arbeitszeit minus Abwesenheiten wie Urlaub,Krankheit)
• Differenz (Std) (Differenz aus SOLL und IST Stunden)
• WB Stunden (Summe aller aufgezeichneten Stunden aus Kundenprojekten wb (alle Projekte die nicht das neue flag „intern“ haben))
• NWB Stunden (Summe aller aufgezeichneten Stunden aus Kundenprojekten nwb (alle Projekte die nicht das flag „intern“ haben))
• Interne Projekte (Interne Projekte (alle Projekte die das flag „intern“ haben ) 
• Auslastung IST (%) (Verhältnis der WB Stunden gemessen an der verfügbaren Arbeitszeit)
• Auslastung SOLL (%) (Geplante Auslastung aus den Mitarbeitereinstellungen)
• Differenz (Aktuelle Auslastung minus geplante Auslastung)

Besonderheiten

-       Befinden sich Mitarbeiter in mehreren Teams gleichzeitig, so werden sie eigens im Team „mehrere Gruppen“ aufgeführt

-       Werden Stunden auf ein Projekt geschrieben, das nicht eindeutig intern oder extern ist ( z.B. irrtümliche Vergabe 2 er Projekttypen,ein Typ intern,der andere nicht ), so werden alle Stunden in einer eigenen Spalte „Fehler“ aufsummiert

-       Bei den Team-Auslastungswerten handelt es sich um Mittelwerte gebildet aus den Einzelwerten der Mitarbeiter

-       Die Werte gibt es noch einmal aufsummiert in Mandantensicht und in Sicht auf alle Mandanten

-       Die SOLL Zeile auf Mandantenebene ist frei zu editieren, auf Gesamtebene wird automatisch der Mittelwert aus allen Mandanten gebildet. Der eingetragene Wert dabei ist ein Prozentwert

Systemeinstellungen

Damit der Report auch der Realität entsprechende Ergebnisse bringt, sind folgende Systemeinstellungen vorzunehmen

am Mitarbeiter

Allgemein sollten natürlich Abwesenheiten, Urlaube etc. für die einzelnen Mitarbeiter gepflegt sein sowie eine Regelarbeitszeit erfasst werden. Nur dann ist der SOLL Stunden Wert auch wirklich korrekt.

Neu ist, dass am Mitarbeiter im Tab Arbeitszeit auch die Auslastung definiert werden kann, die dann im Report verwendet wird.

Abbildung 3 Mitarbeiter Einstellung Auslastung

an den Projekttypen

Damit ein Projekt als internes Projekt bewertet werden kann und damit so die erfassten Stunden nicht in der Spalte wb oder nwb landen, muss an der Gruppe des betreffenden Projekttyps das neue flag „intern“ mittels Setzen der Checkbox vergeben werden.

Abbildung 4 Markieren von Projekttypen als "intern"

Empfehlungen für korrekte reports

• Möchte man auch korrekte Teamauswertungen, sollten Mitarbeiter möglichst nur in einem Team eingeteilt sein
• Arbeitszeiten und Abwesenheiten sollten für die Mitarbeiter gut gepflegt sein
• Projekte sollten hinsichtlich Ihres Typs immer eindeutig intern oder extern sein

Troubleshooting

Falsche Anzeige der Abwesenheiten bei Mitarbeitern mit unterschiedlichen Arbeitszeiten in der Woche

PROBLEM: 

Der Mitarbeiter hat unterschiedliche Soll-Arbeitszeiten in der Woche. Die Abwesenheiten werden falsch dargestellt.

Abb.: unterschiedliche Soll-Stunden eines Mitarbeiters pro Woche

LÖSUNG:

Tag-zu-Stunden-Verhältnis

Es muss das richtige Tag-zu-Stunden-Verhältnis eingetragen werden.

Mitarbeiter → Benutzer → Benutzer auswählen → Reiter Abrechnung

In Tag zu Stunden Verhältnis muss der firmeninterne Stundentagessatz dezimal eingetragen werden ( z.B. bei einem 8-Stunden-Tag bitte 8,00 eintragen).

Abb.: Position des Tag zu Stunden Verhältnis 

Definition Arbeitstags-Hälften

Es müssen die Arbeitstag-Hälften richtig definiert sein (relevante Information bzgl. einer Abwesenheiten für halben / ganzen Arbeitstag)

System  → Systemeinstellungen → allgemeine Einstellungen

Abb.: Definition der Arbeitszeit-Hälften

Optional: Einstellung der Einheit der Urlaubsansprüche

Um zu vermeiden, dass sich der betroffene Benutzer an einem z. B. 4-Stunden-Tag einen ganzen Tag Urlaub (= 8 Stunden) einträgt, empfiehlt es sich, die Einheit der Urlaubsansprüche anzupassen.

Bitte die Einheit der Urlaubsansprüche  von Tagen  auf eine andere Einheit setzen, sodass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die Abwesenheiten auch pro Stunde einzutragen.

 System  → Systemeinstellungen → Abwesenheiten 

Abb.: Position der Einheit der Urlaubsansprüche